信息交流管理程序
信息交流管理程序
信息交流管理程序1目的通过公司内部与外部信息交流，保证环境管理体系有效运行。
2范围本程序适用于公司内、外部环境信息的交流与处理。
3责任与权限3.1 总经理办公室负责环境综合信息交流、发布与管理。
3.2 各部门负责归口业务范围内信息交流与管理。
4控制要求4.1环境信息的种类4.1.1内容信息：①公司简介、环境方针、目标与指标、环境管理方案及实施情况。
②公司适用的环境法律、法规及标准要求。
③公司环境管理体系建立与运行情况、内审及管理评审结果。
④公司内部责任部门之间的各种信息通报、环境监测结果。
⑤公司内部员工的有关环境保护的意见或建议等。
4.1.2外部信息：来自相关方的各种信息。
相关方：股东、政府机构、消费者、供应商、社会公众等。
4.2环境信息的交流方式：文件或通知、会议、电话、报告与报表、新闻广告媒体。
4.3内部信息交流4.3.1公司简介、环境方针、目标与指标、环境管理方案由总经理办公室以内部文件或通知方式下发至公司各相关部门，并要求各部门以会议或通知形式将内容传达至有关员工，如需要报经环境管理者代表批准，以通知形式通报相关方，做好记录。
4.3.2公司适用的环境法律、法规及标准要求由技术部负责以文件形式发至各相关部门。
4.3.3环境管理体系建立与运行情况、由总经理办公室每半年召开公司中层干部会议通报有关情况。
4.3.4内审及管理评审结果由总经理办公室出具报告，经环境管理者代表审核后，下发至各部门。
4.3.5各部门间的信息通报、环境监测结果由归口部门出具报告、报表或通知，传递至相关部门。
接受部门要对协助事项给予反馈。
4.3.6总经理办公室每三个月组织有关人员检查目标与指标的进展情况及环境管理方案的实施情况，作出书面报告，经环境管理者代表审核，通报至有关部门。
4.3.7公司内部员工的有关环境保护的意见或建议等由总经理办公室发布征集公告，定期收集，交有关部门给予解决并反馈公布。
4.3.8所有内部信息由通报部门作好发放记录。
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序
IATF16949程序文件14信息沟通管理程序1、目的为了确保公司内部和外部的信息能够及时、准确、有效地传递和交流，以支持公司的运营和决策，特制定本信息沟通管理程序。
2、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与供应商、客户、认证机构等相关方之间的信息沟通管理。
3、职责31 信息管理部门负责制定和维护信息沟通管理程序，收集、整理、分析和传递公司内部和外部的信息，为公司决策提供支持。
32 各部门负责本部门内部和与其他部门之间的信息沟通，及时向信息管理部门反馈相关信息。
33 管理层负责审批重要的信息沟通决策，确保信息沟通符合公司的战略和目标。
4、信息分类41 内部信息包括公司的方针、目标、战略规划、年度计划、管理制度、工作流程、质量目标完成情况、生产计划完成情况、设备运行情况、人员培训情况等。
42 外部信息包括客户需求、市场动态、竞争对手信息、法律法规和标准的变化、供应商信息、行业协会信息、认证机构信息等。
5、信息沟通方式51 内部沟通方式511 会议定期召开管理层会议、部门会议、项目会议等，讨论和决策公司的重要事项。
512 报告各部门定期向管理层提交工作报告，包括月度报告、季度报告和年度报告。
513 邮件公司内部使用电子邮件进行日常工作的沟通和信息传递。
514 公告栏在公司内部设置公告栏，发布公司的重要通知和信息。
515 即时通讯工具使用即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，进行实时沟通。
52 外部沟通方式521 电话与客户、供应商、认证机构等通过电话进行沟通。
522 邮件与外部相关方通过电子邮件进行沟通。
523 拜访定期拜访客户和供应商，了解需求和反馈。
524 商务谈判与供应商进行商务谈判，确定合作条款。
525 参加行业会议和展会了解行业动态和竞争对手信息。
6、信息收集61 内部信息收集各部门指定专人负责收集本部门的信息，并按照规定的时间和格式向信息管理部门提交。
62 外部信息收集信息管理部门通过市场调研、网络搜索、参加行业会议等方式收集外部信息。
信息交流管理程序
1、范围：
本程序规定了本公司对内、对外环境信息交流的种类、内容、方式和必要的记录。
适用于本公司内外部与环境相关的信息交流。
2、引用文件：
《内部审核程序》
《管理评审程序》
《纠正预防措施管理程序》
《记录控制程序》
《环境法律、法规与其他要求管理程序》
《监测管理控制程序》
3、职责：
3.1、本程序由技术部归口实施，各有关部协同实施。
4、工作程序：
4.1、环境信息是指本公司内部和外部关于环境因素和环境管理体系的信息。
4.1.1、内部信息包括：
a、公司环境方针、目标、指标、方案的贯彻实施信息。
b、公司环境管理体系的日常运行情况。
c、内部环境管理体系审核及管理评审的有关信息。
d、相关法律法规及其他要求的交流信息。
e、本公司监测程序中规定的监测信息。
f、各级员工关于环境因素及环境管理的意见建议等信息。
4.1.2、外部关于环境因素和环境管理体系的信息包括：
a、来自上级环保部门和其他政府部门的信息。
b、顾客提出的信息。
c、供方（包括质量管理体系和环境管理体系中的供方）提出的信息。
d、公司周围及社会公众提出的信息，包括投诉和抱怨。
e、第三方环境管理体系审核中提出的信息。
4.2、信息交流的方式以下几种：
a、通过各种会议的口头交流。
b、电话交流。
c、以书面文件或电子文件形式交流。
d、电视、广播等新闻媒体的交流方式。
e、其它适用的交流方式。
4.3、信息交流的实施见下表：
履历表。
制度范文--信息交流与协商管理程序规定
制度范文一信息交流与协商管理程序规定
信息交流与协商管理程序规定
1、概述
1.1目的
使公司两化融合/质量管理体系的相关信息在公司内各层次及部门之间、在其他相关方之间及时、有效、准确地沟通和交流，以确保管理体系的有效运行。
12适用范围
适用于公司管理体系信息的内外部沟通和信息交流的管理。
1.3术语
无
I4职责
II4.1管理部是信息交流的归口部门，负责公司内信息沟通与交流方式的确定、并组织实施和协调；负责与上级和行业主管部门以及相关方的信息接受、传递、处理和回应。
III.2质量部负责公司管理体系运作过程中相关信息的内、外部沟通、交流与协商。
14.3采购部负责采购过程与供应商的交流与沟通。
1.4.4设备部负责对产品交付后的交流与沟通，负责体系运行控制与上级主管部门以及相关方的信息沟通、协商与回应。
14.5技术部负责计算机软件开发过程的交流与沟通。
15相关标准条款
GB/T23001-2017标准5.4条款
、记录
3.1员工满意度调查问卷
4、相关文件
《文件和记录管理程序》5、附件。
信息交流管理程序
d)对突发事件（质量事故）沟通
5.2内部沟通的方式、渠道、时机
NO
行动与要求
负 责
01
内部沟通可通过会议、文件、公告、电子邮件、局域网等方式进行。
行政部
02
会议:公司明确了各种会议制度，规定了各层次和（或）部门召开会议名称、主要内容、主持部门和召开频次等，通过会议形式组织、协调、协商和检查各项工作，加强层次部门间的相互联系
适用于质量的信息内外沟通和控制。
3.0定义
无。
4.0 职责
总经理
负责在公司内及公司与相关方建立有效的沟通渠道。
行政部
负责组织公司各级的会议。
负责公司、各部署有关质量信息的上传和下达。
各相关部门
关质量信息的上传和下达。
负责组织各自牵头的会议。
以上未尽之处详见5.0。
5.0内容
5.1沟通信息的内容
NO
行动与要求
负 责
01
与质量管理体系相关的信息沟通，包括内部沟通和外部沟通。
各责任部门
02
内部沟通，内部沟通的内容包括，但不限于以下内容：
a)有关质量方针和质量目标的沟通：如公司的价值观、公司对顾客或其相他关的承诺，公司在质量方面的追求的方向；公司各过程的目标，公司对岗位的工作目标等。
b)有关要求的沟通，如：顾客对产品的要求、对服务的要求、交付后的要求及惯例等；与公司的产品相关的法律法规要求；公司对内部各职能的职责/权限的要求；公司对各职能的工作要求等。
03
公司通过内部区域网络发布各种信息。
责任部门
04
文件:
a).公司通过内部文件的传递进行各层次和部门之间沟通。
信息交流管理程序 Environmental Communication Management Procedure
XXXX-EMS-General-Procedures环境管理体系程序文件Environmental Communication Management Procedure环境信息交流管理程序0 INDEX 0 目录1. Document Control 1．文件控制2. Objectives & Scope 2．目的和范围3.Terms and Definitions 3．术语和定义4. Responsibilities 4．职责5. Flow Chart 5．流程6. Requirements 6．要求7. Reference Documents 7．相关文件8. Annexes 8．附件1．DOCUMENT CONTROL 1．文件控制1.1Documentation and filing 1.1文件归档This document shall be managed by site EHS department. 本文件由基地EHS部负责管理.1.2Modification service 1.2更改服务The site EHS department is responsible for revision of this document. 本文件的更改由基地EHS部负责提供变更服务。
1.4Distribution 1.4发放1.4.1Softcopies 1.4.1软拷贝The signed electronic documents saved in site EHS department is the only original soft copy, to be used by authorized personnel.在基地EHS部保存的带有电子签名的电子文档为基地内唯一的原版软拷贝,以供授权范围内的人员使用。
1.4.2Hardcopies 1.4.2硬拷贝The signed hard copy saved in site EHS department is the only original hard copyOther hard copies are regarded as non-controlled documents. The user is responsible to preserve the newest edition.When documents are updated, the site EHS department administrative personnel is responsible to update hard copy of the site EHS department, and is responsible to inform managers of various factories/departments update there own hard copy at the same time. 基地EHS部保存的基地内带有签名的硬拷贝为唯一的原版硬拷贝。
5信息交流管理程序
修改码/发行版本：0/A 信息交流管理程序文件编码：XQDS／CX-2006页码：1/31目的及时准确地收集、传递及反馈内部和外部的有关信息，增进公司各职能部门和层次间的相互理解，促进QHSE管理体系有效运行和过程效率的提高，实现公司不同职能部门和层次间的全方位的内外部信息交流。
2适用范围本程序文件适用于与QHSE体系有关的内、外部沟通所需求的信息交流与信息管理。
3 职责3.1总经理办公室是信息交流管理的主管部门，负责公文管理和制定其他信息管理办法。
3.2规划计划处负责法律法规方面的信息交流管理工作。
3.3工程技术处负责公司计算机信息管理系统、计算机网络的管理以及公司机关计算机与网络的维护、硬件维修和办公自动化系统的开发、维护工作。
3.3公司机关各部门负责主管专业的信息收集、传递和发布。
3.4各地方管理处及下属站、队负责基础信息的调查、测量和上报。
4 管理程序4.1 信息的内容4.1.1 外部信息主要包括：国家法律法规，国内外监管部门，股份公司、专业分公司信息，经济信息以及客户、供应商、竞争对手的信息等。
4.1.2 内部信息主要包括：财务政策信息，经营信息，规章制度信息，标准化信息，其它重要综合信息。
4.2 信息的收集与处理4.2.1外部信息主要获取渠道主要有国家部委和外部监管方的文件、期刊杂志、中介机构、互联网、广播、电视、公司采购及销售部门收集的市场和价格信息、驻外办事处提供的信息、外部来信来访；参加行业会议、座谈交流等多种渠道。
4.2.2内部信息主要获取渠道有各部门调研报告；财务会计报告；信息员搜集、反映；群众来信来访、员工直接向上级沟通的信息；内部刊物、资料；公司局域网；各种会议提案、记录、纪要等。
4.3信息报告4.3.1例行报告各级人员按照公司管理的组织结构和岗位职责描述，定期向上级反映其管辖部门或其所在岗位的工作情况。
各职能部门向上级请示、报告工作，要先按照公司领导的工作分工向分管领导请示、报告，再根据请示报告类别，按照行政两级（股份公司－地区公司）或业务三级（股份公司－专业分公司－地区公司）管理体制向对口的上级请示、报告。
信息交流管理程序
信息交流管理程序目的确保公司内部各部门之间，以及与外部相关单位之间及时、准确地交流、沟通，互通信息，以保证管理体系的有效运行。
2 范围适用于公司内部沟通和外部信息的交流与传递。
3 职责3.1 管理者代表负责安排与政府或上级主管部门、认证机构、业主方的联络；负责重大信息的处理，组织处理相关方的投诉；负责协调公司内部各部门、各层次之间信息的双向交流。
3.2 办公室负责职责范围内的内外信息的传递和交流，管理公司的OA办公系统，受理外部投诉。
3.3 质量保证部具体负责与认证部门的信息交流；负责公司内部与质量和环境管理有关信息的交流。
3.4 安全监察部负责与业主、政府有关部门的安全信息交流及公司内部与职业健康安全管理有关信息的交流。
3.5 工程部具体负责与业主、设计、监理、技术监督部门及其它相关方的信息交流。
3.6 物资公司、资产管理部负责与物资、设备供货方及相关方的信息交流。
3.7 计划经营部负责与工程分承包方及其相关方的信息交流。
3.8 检测中心负责与计量检测部门、技术监督部门及其相关方的信息交流。
3.9 工会负责员工及其相关方关于劳动保护方面的信息交流。
3.10 公安保卫部负责与公安、消防及其相关方的信息交流。
3.11 政工部负责与各新闻、宣传及其相关方的信息交流。
3.12 项目工地的相关部门负责本工地与上述职责相关的信息交流。
3.13 其它部门负责职责范围内的员工及其相关方的信息交流。
4 信息交流的内容4.1内部信息交流的主要内容：a) 项目招投标、合同订立及变更、资源调配和调整情况；b) 重大事项的决策、公司指令的贯彻执行情况c) 相关事故的调查分析、工程项目信息收集与协调、顾客要求和满意度测量情况；d) 施工生产计划及计划调整情况；e) 环境因素／危险因素相关信息；f) 法律法规及其他要求的遵循以及程序文件、作业文件的执行情况；g) 目标、指标和管理方案的完成情况和效果；h) 内审、外审和管理评审信息；i) 监测、测量和监视情况；j) 不合格（不符合）与纠正措施、预防措施执行情况；k) 事故、应急准备与响应情况；l) 相关的培训情况；m) 公司有关管理工作的文件、决定、要求等。
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信息交流管理程序
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文件名称 信息交流管理程序 版本号 A/1
文件编号 页 数 1/2
1.范围
本标准适用于内部各层次和职能间以及与外部相关方的质量/环境/HSF管理有关信息及时、有效地传
递、交流。
2.规范性引用文件
下列文件中的条款通过引用而成为本标准的条款。
3.职责
3.1 品质部负责与质量管理体系认证的传递和交流，与计量、认证、测试有关的机构进行信息的传递和交
流
3.3 采购部负责与供方相关信息的传递和交流。
3.4 营销部负责收集客户和市场的信息。
3.6 各部门/公司负责工作范围内信息的传递和交流。
4.1信息的分类
4.1.1外部信息
a) 外部监测类信息，如质量技术监督局、认证机构等；
b) 政策法律、法规标准类信息，如产品标准等；
c) 相关方反馈及其投诉类信息，相关方指客户、供方、等；
d) 其它外部信息，如各部门直接或间接从外部获取的有关环境、质量、技术等方面的信息。
4.1.2内部信息
a) 正常信息：如方针、目标、体系文件、检验测试记录、内部审核、管理评审报告以及体系正常
运行时的其它管理活动与记录等；
b) 异常信息：如质量信息反馈、体系内部审核的不合格报告、纠正与措施报告等；
c) 其它内部信息。
4.2信息的收集与处理
4.2.1 信息可采用书面资料、讨论交流、咨询、电子媒介等各种方式进行收集和传递，以上信息收集由
各部门根据本部门的工作情况进行，收集的信息交各部门管理人员审核，各部门管理人员根据分析结果
传递到各相关部门，记录由各相关部门保存。
4.2.2外部信息的收集和处理
a) 品质部负责收集监测等部门的监测结果信息，呈报公司相关部门审查﹐当测试结果出现不符合情
况时，按《纠正措施控制程序》的要求进行处理；
b) 公司负责与供应商进行信息沟通，对有环保要求的供应商应对其环保要求进行信息沟通；
c) 营销部和售后服务部门负责与客户进行信息沟通；
d) 对于相关方回馈的一般信息，各相应部门需传递给相关部门组织处理，当相关方有要求时，应尽
快给予解决或答复；
e) 各部门也可直接或间接从外部获取信息，应反馈到相关部门。
4.2.3内部信息的收集和处理
公司内部信息的收集和处理、流通，各部门或个人根据实际需求，收集、保管和传递。
4.2.4 信息的管理和归档
a) 各部门对本部门发生信息活动形成记录，自行归类保管；
b) 各部门根据《文件控制程序》要求收集法律法规的外来文件，并负责归口管理；
XXXXXXXX有限公司
文件名称 信息交流管理程序 版本号 A/1
文件编号 页 数 2/2
c) 员工提案按所涉及信息的需要，需要传递到所联络单位或个人。
4.3 记录管理
有关记录按《记录控制程序》要求执行。