造价部档案管控办法

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工程造价类档案管理制度

工程造价类档案管理制度

一、总则为了规范工程造价类档案的管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,特制定本制度。

二、档案范围本制度所指的工程造价类档案包括但不限于以下内容:1. 工程设计文件、图纸及变更通知单;2. 工程招投标文件、合同、协议;3. 工程预算、结算、审计报告;4. 工程造价咨询、评估、鉴定等相关文件;5. 工程造价管理制度、操作规程、工作记录;6. 其他与工程造价相关的文件和资料。

三、档案管理职责1. 档案管理部门:负责工程造价类档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 项目管理部门:负责项目工程造价类档案的收集、整理和归档工作,确保档案的完整性和准确性。

3. 个人:负责个人形成的工程造价类档案的收集和整理,并按照规定归档。

四、档案收集与整理1. 收集:工程造价类档案的收集应遵循及时、完整、准确的原则。

项目管理部门应按项目进度收集相关档案,并及时报送档案管理部门。

2. 整理:档案整理应按照档案分类、编目、装订等规范进行。

档案分类应科学、合理,便于查阅和管理。

3. 归档:整理好的档案应在规定的时间内报送档案管理部门,由档案管理部门进行归档。

五、档案保管与利用1. 保管:档案管理部门应建立档案保管制度,确保档案的安全。

档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗的专用库房内。

2. 利用:档案的利用应遵循合法、合理、保密的原则。

档案管理部门应提供档案查阅、复制等服务,并做好借阅登记。

六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理的有关规定执行。

2. 档案销毁前,应由档案管理部门进行审核,确认档案确无保存价值。

3. 档案销毁后,应做好销毁记录,并存档备查。

七、奖惩1. 对在工程造价类档案管理工作中表现突出的个人和部门,给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度,造成档案丢失、损坏、泄露等行为的,依法依规追究责任。

八、附则本制度由档案管理部门负责解释,自发布之日起施行。

造价行业档案管理制度

造价行业档案管理制度

第一章总则第一条为了加强造价行业档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规,结合造价行业特点,制定本制度。

第二条本制度适用于从事造价业务的企事业单位、社会团体和个体工商户(以下简称“单位”)的造价档案管理工作。

第三条造价行业档案管理工作应当遵循以下原则:(一)依法管理原则:严格按照国家有关档案管理的法律法规和政策规定进行档案管理。

(二)统一管理原则:单位应当建立健全档案管理制度,实行统一管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

(三)分级管理原则:根据档案的重要性和利用价值,对档案进行分级管理,确保档案的保密性和安全性。

(四)安全第一原则:确保档案在收集、整理、保管、利用等各个环节的安全。

第二章档案分类与归档第四条造价行业档案分为以下类别:(一)项目档案:包括建设项目、设计变更、施工图、招标文件、合同、竣工验收报告等。

(二)业务档案:包括造价咨询、招标代理、造价鉴定、造价评估等业务活动产生的档案。

(三)行政管理档案:包括单位内部管理制度、财务报表、人事档案、会议记录等。

第五条档案归档应当遵循以下要求:(一)归档范围:单位应当将所有与造价业务相关的文件、资料、数据等纳入档案管理范围。

(二)归档时间:档案应当在项目完成后或者业务活动结束后及时归档。

(三)归档质量:档案应当符合国家有关档案质量标准,确保档案的完整、准确、真实。

第三章档案整理与保管第六条档案整理应当遵循以下原则:(一)分类整理:按照档案类别、年代、项目等进行分类整理。

(二)有序排列:按照档案的重要性和利用价值进行有序排列。

(三)便于检索:确保档案的检索方便、快捷。

第七条档案保管应当遵循以下要求:(一)档案室建设:单位应当设立专门的档案室,配备必要的档案保管设施。

(二)温湿度控制:档案室应当保持适宜的温度和湿度,防止档案霉变、虫蛀、老化。

(三)防火、防盗、防潮、防尘:采取有效措施,确保档案安全。

关于造价档案管理制度

关于造价档案管理制度

一、总则为了加强造价档案管理,确保造价档案的完整、准确、安全,提高造价档案的利用率,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规,结合我国造价管理工作的实际情况,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我国各类企事业单位、政府部门、社会团体在造价管理过程中形成的各类造价档案。

三、管理原则1. 完整性原则:造价档案应完整无缺,确保档案内容的真实性、准确性。

2. 系统性原则:造价档案管理应形成系统,便于查询、利用。

3. 安全性原则:造价档案应采取有效措施,确保档案的物理安全和信息安全。

4. 保密性原则:涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的造价档案,应按照国家有关规定进行保密。

5. 可持续性原则:造价档案管理应适应造价管理工作的需要,不断改进和完善。

四、组织机构及职责1. 造价档案管理部门:负责制定造价档案管理制度,组织实施造价档案管理工作,对造价档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行监督和指导。

2. 造价档案管理人员:负责造价档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作,确保档案的完整、准确、安全。

3. 各级造价管理部门:负责本部门造价档案的管理工作,按照本制度要求,建立健全造价档案管理制度,加强造价档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

五、造价档案的收集与整理1. 收集范围:包括造价项目的立项、设计、招投标、施工、竣工、结算等各个环节形成的各类造价文件。

2. 收集要求:收集的造价档案应真实、完整、准确,符合国家有关法律法规和行业标准。

3. 整理要求:造价档案应按照档案管理规范进行分类、编号、装订,确保档案的有序性和可检索性。

4. 归档要求:造价档案应在项目完成后及时归档,归档前应进行审核,确保档案的完整、准确、安全。

六、造价档案的保管与利用1. 保管要求:造价档案应按照国家档案保管标准,采用防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施,确保档案的物理安全。

2. 利用要求:造价档案的利用应遵循合法、合规、便民的原则,为造价管理工作提供有效服务。

造价工程档案管理制度

造价工程档案管理制度

第一章总则第一条为了加强造价工程档案管理,确保造价工程档案的完整、准确、系统,提高造价工程档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的造价工程档案管理工作,包括工程前期、施工、竣工、验收等各个阶段的档案。

第三条造价工程档案是造价工程活动的真实记录,是维护造价工程合法权益、指导造价工程管理、提高造价工程效益的重要依据。

第四条造价工程档案管理应遵循以下原则:(一)真实性原则:造价工程档案应真实反映造价工程活动的实际情况。

(二)完整性原则:造价工程档案应全面、系统地反映造价工程活动的全过程。

(三)准确性原则:造价工程档案应准确无误地记录造价工程活动的各项数据和信息。

(四)安全性原则:造价工程档案应采取有效措施,确保档案的保密、安全和长久保存。

(五)利用性原则:造价工程档案应便于查阅、利用,提高档案的利用率。

第二章职责分工第五条单位领导对本单位的造价工程档案管理工作负总责,分管领导具体负责档案管理的组织实施。

第六条档案管理部门负责造价工程档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。

第七条项目管理部门负责项目实施过程中的造价工程档案的收集、整理和移交。

第八条造价工程师负责造价工程档案的编制、审核和归档。

第九条信息技术部门负责造价工程档案的数字化、信息化建设。

第三章档案收集与整理第十条造价工程档案的收集应按照以下要求进行:(一)及时性:在造价工程活动过程中,及时收集相关档案材料。

(二)全面性:收集齐全造价工程活动的各项档案材料。

(三)准确性:确保收集的档案材料准确无误。

第十一条造价工程档案的整理应遵循以下要求:(一)分类:根据档案的性质、内容、用途等,对档案进行分类整理。

(二)编目:对档案进行编号、编制目录,方便查阅。

(三)装订:按照档案的保存要求,对档案进行装订。

第四章档案保管与利用第十二条造价工程档案的保管应遵循以下要求:(一)安全保管:采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施,确保档案安全。

造价项目档案管理制度

造价项目档案管理制度

第一章总则第一条为加强造价项目档案管理,确保档案的完整、准确、规范和系统,提高造价项目档案的利用率,根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定,结合本单位的实际情况,特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有造价项目的档案管理,包括但不限于项目立项、设计、施工、竣工、结算等各个阶段形成的各类档案。

第三条造价项目档案管理应遵循以下原则:(一)统一管理原则:造价项目档案实行集中统一管理,确保档案的完整性和安全性。

(二)分类管理原则:根据档案的性质、内容、用途等进行分类,便于查找和使用。

(三)规范管理原则:严格执行档案管理的各项规定,确保档案的规范性和准确性。

(四)保密原则:严格遵守国家保密法规,确保档案的保密性。

第二章职责与分工第四条造价项目档案管理部门负责造价项目档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

第五条项目经理负责造价项目档案的全面管理,对档案的完整性、准确性、规范性负责。

第六条项目部其他人员根据工作职责,协助档案管理部门做好档案管理工作。

第三章档案收集与整理第七条造价项目档案的收集应遵循以下要求:(一)全面性:收集齐全项目各阶段形成的各类档案。

(二)准确性:确保档案内容的真实性和准确性。

(三)及时性:在项目各阶段形成档案后,及时收集归档。

第八条造价项目档案的整理应遵循以下要求:(一)分类整理:根据档案的性质、内容、用途等进行分类整理。

(二)编目立卷:对收集到的档案进行编目立卷,确保档案的有序性。

(三)装订成册:对整理好的档案进行装订成册,便于查阅和使用。

第四章档案保管与使用第九条造价项目档案的保管应遵循以下要求:(一)安全保管:确保档案的物理安全,防止档案损坏、丢失。

(二)保密措施:严格执行国家保密法规,确保档案的保密性。

(三)定期检查:定期对档案进行检查,确保档案的完好。

第十条造价项目档案的使用应遵循以下要求:(一)合法使用:按照档案管理的相关规定,合法使用档案。

(二)借阅手续:借阅档案需办理借阅手续,确保档案的安全。

造价合约部档案管理制度

造价合约部档案管理制度

第一章总则第一条为加强造价合约部档案管理,确保档案的完整性、准确性和安全性,提高档案利用率,特制定本制度。

第二条本制度适用于造价合约部所有档案的收集、整理、保管、利用等工作。

第三条造价合约部档案管理应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保档案的完整无缺,真实反映造价合约部的工作情况;2. 准确性原则:确保档案内容的准确无误,符合国家法律法规和公司规章制度;3. 安全性原则:确保档案的安全保管,防止档案遗失、损毁和泄露;4. 利用性原则:提高档案利用率,充分发挥档案在造价合约部工作中的重要作用。

第二章档案管理机构及职责第四条造价合约部设立档案管理小组,负责档案的日常管理工作。

第五条档案管理小组职责:1. 制定和实施档案管理制度,确保档案管理工作的规范化、标准化;2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作;3. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁,确保档案的及时更新;4. 对档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的业务水平;5. 协助上级部门对档案工作进行监督和检查。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围:1. 造价合约部各项工作形成的各类文件、资料、图表、照片等;2. 与造价合约部工作相关的会议记录、报告、通知、请示、批复等;3. 造价合约部内部管理制度、工作流程、操作规范等;4. 造价合约部与其他部门、单位往来的信函、合同、协议等。

第七条档案整理要求:1. 按照档案的种类、时间、内容等特征进行分类;2. 对档案进行编号、登记,确保档案的有序存放;3. 档案整理应保持文件的原貌,不得随意修改、删减或涂改;4. 档案整理应使用规范的档案盒、文件夹等,确保档案的整洁和美观。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求:1. 档案库房应保持干燥、通风,防止档案受潮、霉变;2. 档案存放应按照档案分类、编号进行,确保档案的有序存放;3. 档案管理人员应定期对档案进行清点、检查,确保档案的完好无损;4. 档案管理人员应严格执行档案借阅制度,确保档案的安全。

造价服务方案档案管理制度

为加强造价服务方案的档案管理,确保档案的完整、准确、系统,提高档案管理水平,特制定本制度。

二、档案管理制度1. 档案分类(1)按项目类型分类:分为建筑工程、市政工程、水利工程等。

(2)按档案内容分类:分为方案编制、方案审批、方案实施、方案验收、方案总结等。

2. 档案收集(1)方案编制过程中,应收集以下档案:方案编制说明、方案编制依据、方案编制人员名单、方案编制时间等。

(2)方案审批过程中,应收集以下档案:方案审批意见、方案审批时间、方案审批人员名单等。

(3)方案实施过程中,应收集以下档案:方案实施记录、方案实施照片、方案实施总结等。

(4)方案验收过程中,应收集以下档案:方案验收报告、方案验收时间、方案验收人员名单等。

(5)方案总结过程中,应收集以下档案:方案总结报告、方案总结时间、方案总结人员名单等。

3. 档案整理(1)档案整理应遵循统一标准,确保档案的完整性和准确性。

(2)档案整理应按照档案分类进行,将同类型档案归档在一起。

(3)档案整理应包括以下内容:档案名称、档案编号、档案形成时间、档案内容摘要等。

4. 档案保管(1)档案保管应确保档案的安全、完整、整洁。

(2)档案保管应按照档案分类进行,分别存放。

(3)档案保管应定期进行清点、检查,确保档案数量与实际相符。

5. 档案利用(1)档案利用应严格按照规定程序进行,确保档案的保密性和安全性。

(2)档案利用应提供以下服务:查阅、复制、摘录等。

(3)档案利用应记录利用者信息、利用时间、利用目的等。

6. 档案销毁(1)档案销毁应严格按照规定程序进行,确保档案的保密性和安全性。

(2)档案销毁应经相关部门审核批准。

(3)档案销毁应记录销毁时间、销毁人员、销毁方式等。

三、责任与奖惩1. 各部门应按照本制度规定,认真履行档案管理职责。

2. 对违反本制度规定,造成档案丢失、损坏、泄密等后果的,应追究相关责任。

3. 对在档案管理工作中表现突出的个人或集体,给予表彰和奖励。

工程造价行业档案管理制度

一、总则为加强工程造价行业档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据国家有关档案管理的法律法规和行业规范,结合本行业实际情况,特制定本制度。

二、档案管理范围1. 工程造价咨询项目文件:包括项目委托书、合同、设计方案、预算书、结算书、审计报告、验收报告等。

2. 工程造价咨询机构内部管理文件:包括机构章程、规章制度、业务报告、培训资料、内部通讯等。

3. 工程造价行业相关政策、法规、标准、规范等。

三、档案管理制度1. 档案收集与整理(1)工程造价咨询机构应按照档案收集范围,及时、全面地收集档案资料。

(2)收集的档案资料应分类、编目,并按照规定的格式进行整理。

2. 档案保管(1)工程造价咨询机构应设置专门的档案室,配备必要的档案保管设施。

(2)档案应按照规定分类存放,确保档案的整洁、有序。

(3)档案保管人员应定期检查档案,发现损坏、丢失等情况,应及时报告并采取措施。

3. 档案利用(1)工程造价咨询机构应建立健全档案查阅制度,确保档案的安全和保密。

(2)档案查阅人员应遵守档案查阅规定,不得擅自复制、泄露档案内容。

(3)档案利用过程中,如需复制、摘录档案内容,应征得档案保管人员的同意。

4. 档案鉴定与销毁(1)工程造价咨询机构应定期对档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案,按规定程序予以销毁。

(2)档案销毁前,应进行登记、造册,并报上级主管部门批准。

四、档案管理责任1. 工程造价咨询机构负责人对本机构的档案管理工作负总责。

2. 档案保管人员应认真履行职责,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

3. 工程造价咨询机构全体员工应积极配合档案管理工作,共同维护档案的合法权益。

五、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由工程造价咨询机构负责解释。

3. 本制度如与国家有关法律法规相抵触,以国家有关法律法规为准。

造价咨询机构档案管理制度

第一章总则第一条为规范造价咨询机构档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本机构实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于本机构所有造价咨询项目的档案管理工作。

第三条本机构档案管理工作应遵循以下原则:(一)真实性:档案内容必须真实、准确、完整,不得篡改、伪造;(二)完整性:档案应全面反映造价咨询项目全过程,确保档案的完整性;(三)安全性:采取有效措施,确保档案实体和信息安全;(四)利用性:档案应便于查阅、利用,提高档案服务效能。

第二章档案分类与归档第四条造价咨询机构档案分为以下类别:(一)项目档案:包括造价咨询项目合同、项目资料、计算书、审核报告、验收报告等;(二)业务档案:包括人员培训资料、资质证书、业务合同、业务记录等;(三)行政档案:包括机构设置、人事管理、财务管理、会议记录等。

第五条档案归档应遵循以下要求:(一)归档及时:造价咨询项目完成后,应及时将档案材料整理归档;(二)分类有序:按照档案类别和项目阶段,对档案进行分类、编号;(三)整理规范:档案材料应按照统一格式进行整理,确保档案整洁、规范;(四)手续完备:归档档案需填写归档登记表,经相关人员签字确认。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求:(一)存放条件:档案存放环境应保持干燥、通风,温度控制在15℃-25℃之间,相对湿度控制在40%-60%之间;(二)安全措施:采取防火、防盗、防潮、防虫等措施,确保档案安全;(三)定期检查:定期对档案进行清点、检查,确保档案完整、安全。

第七条档案利用应遵循以下要求:(一)查阅权限:查阅档案需经机构负责人批准,并填写查阅登记表;(二)保密要求:涉及国家秘密、商业秘密的档案,需按照相关规定进行保密;(三)借阅手续:借阅档案需填写借阅登记表,并按规定期限归还;(四)利用效果:档案利用应注重提高档案服务效能,为机构发展提供有力支持。

第四章责任与奖惩第八条机构负责人对本机构档案管理工作负总责,各部门负责人对本部门档案管理工作负直接责任。

造价部门档案管理制度

第一章总则第一条为了加强造价部门档案管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本部门实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于造价部门所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条造价部门档案管理工作应遵循以下原则:1. 集中统一管理原则;2. 完整性、准确性原则;3. 安全性、保密性原则;4. 利用性、服务性原则;5. 法规性、规范性原则。

第二章档案分类与归档第四条造价部门档案分为以下类别:1. 项目档案:包括项目可行性研究报告、初步设计、施工图设计、招标文件、投标文件、合同、变更通知、结算文件、竣工文件等;2. 造价档案:包括工程量清单、计价依据、造价分析、成本控制、预算编制、结算审核等;3. 管理档案:包括内部管理制度、工作计划、会议记录、文件资料、人员培训等;4. 其他档案:包括荣誉证书、奖励证书、新闻媒体报道等。

第五条档案归档应按照以下程序进行:1. 归档材料应当齐全、完整,并符合归档要求;2. 归档材料应当按照档案分类进行整理,并编制目录;3. 归档材料应当由归档人填写归档登记表,并由档案管理人员进行审核;4. 归档材料应当由档案管理人员进行编号、登记,并归档保存。

第三章档案保管第六条档案保管应遵循以下要求:1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗,确保档案安全;2. 档案管理人员应定期检查档案的保存状况,发现问题及时处理;3. 档案管理人员应定期对档案进行消毒、防霉处理;4. 档案管理人员应定期对档案进行整理、归档,确保档案的完整性和准确性。

第四章档案利用第七条档案利用应遵循以下原则:1. 公开、公正、公平原则;2. 需求导向原则;3. 安全保密原则。

第八条档案利用方式:1. 阅卷利用:档案管理人员应提供查阅档案的条件,并做好登记;2. 复印利用:档案管理人员应提供复印档案的条件,并做好登记;3. 电子档案利用:档案管理人员应提供电子档案的查阅和下载服务。

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造价部档案管控办法
为了使归档材料更加规范,便于整理,延长使用寿命,增强造价资料管理的连续性,特制订以下管控办法:
1、各自负责预、决算造价人员应支持档案资料的立卷归档工作,档案资料由各自负责预预决算人员在出具正式结算书后每月20日前将需存档的资料进行分类整理(对原始结算依据的书面资料、公司领导批示文件、工程预、决算计算文件、工程预、决算文本资料、影响工程预、决算的文本资料等进行分类整理),并移交档案管理人员进行装订(双方签署移交是手续),任何人不得将应存档资料据为己有,不得以任何理由拖延归档。

因主办人原因造成档案资料丢失或无法查阅,无法完成第一次警告处理、第二次按工作失职过失单处理处罚50元/次、第三次按工作失职过失单处理处罚100元/次;按公司绩效考核制度进行考核。

移交标准见附件、二级审核:资料的完整性、规范性,反复退件超过三次,纳入考核,单项核算工作单人负责制,从收件-核算、二级审核-复印转件均由主办人负责。

2、各种档案的文字书写,必须用碳素笔或蓝黑墨水书写,禁用其它笔书写。

已整理好的归档材料装订要整齐美观,不掉张页,案卷标题应注明工程项目名称、工程类别、总造价等资料。

能够正确反映案卷的内容和成份。

存放在专用的柜子里,建立归档材料电子检索,取放方便。

按要求填写案卷封面、案卷目录,贴上标签后装盒上柜。

3、档案管理人员将收集的资料应及时在每月22日整理、页码编号、立卷、归档并负责档案统计工作,每月25日为固定检查日、资料管理员每周一次。

按要求填报档案统计, 并做到迅速、真实、准确无误地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

一个工程项目可以分成若干卷,分卷时不能把一个项目分在两个案卷中,保持案卷内容相对的完整性。

4、档案管理人员要严格按照档案管理办法办理借阅手续,借阅档案,要说明借阅的目的和归档时间,由借阅人在“借阅档案登记薄”上登
记签字并及时将借出的档案催交收回。

查阅借阅档案者要爱护案卷,不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点,严防污染档案;借出或还回的案卷,必须严格履行登记、注销和检查手续,当面点清,如发现差错,及时追究责任,并采取补救措施。

在每月22日前将借出的资料收回,如需续借另行办理手续。

5、每年12月末之前,要立好前一年的卷,连同归档文件目录向主管领导上报。

6、工程造价档案的管理应规范化,计算机管理档案信息与文本同步,建立文本检索和计算机检索两种检索工具,保全档案信息,提高工作效率。

造价部内部转件签收程序:
1、收到公司转件(造价部主管领导签收并在内部转件薄登记)-接收人在内部转件薄签收(项目名称、工程量等)-预结算初审稿在内部转件薄登记转出并跟进落实-按公司程序审核完毕整理资料-转
档案管理员签收-存档。

2、造价部内部转件薄:中转(分项目登记、进度结算、总决算、经济签证、价格核价单)、终转。

3、档案分类:合同、经济签证、价格确认单、水电费、材料结算确认单、设计变更(图纸会审)、前期资料、结算单、监理资料;。

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