【档案员培训资料】声像、电子、实物档案的收集与整理课件
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《声像档案管理》PPT课件
归档的数码照片应是用数字照相机直接拍 摄形成的原始图像文件，经过添加、合 成、挖补等修改的数码照片不能作为档 案归档；
3、收集时间
随时归档与定期归档相结合，应及时整理， 一般不跨年度
〔二〕底片的整理方法、要求
分类：同一类型时不用分类 排列：按底片的收集时间顺序进展排 列 底片编号：底片册号——底片号
1－5
**局2010 2010 1－2 年度工作 .3.1 会的照片 0
1 181－185
6－10 **局召开 2010 2－4 **研讨会 .5.2 的照片 4
1 186－190
……
〔四〕数码照片的整理方法、要求
1、在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限—— 形成年度——组〞分类。
2、同一组内的数码照片档案按形成时间或重要程度 先后排列。
3、要建立数码照片档案的定期检查制度。光 盘每满4年进展一次抽样机读检验，抽样率不 低于10％，发现问题应及时采取措施。
定 对反映同一内容的假设干张照片，应选择其主
要照片归档
传统照片的要求
❖ 底片、照片、说明应齐全 ❖ 底片与照片影像应一致 ❖ 无底片的照片应制作翻拍底片，无照片
的底片应制作照片
数码照片的要求：
数码照片归档时，应由形成部门和档案部 门共同进展真实、完整、可用方面的鉴 定和检测；
具有永久保存价值或者其他重要价值的数 码照片，应当转换为纸质照片同时归档 ；
2008.3 70 永
－
久
2011.1
1
2008.4 65 永
－
久
2011.1
2
……
〔七〕数码照片的保管
1、推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体 。移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数 码照片档案备份使用，不能作为长期保存的 载体。
3、收集时间
随时归档与定期归档相结合，应及时整理， 一般不跨年度
〔二〕底片的整理方法、要求
分类：同一类型时不用分类 排列：按底片的收集时间顺序进展排 列 底片编号：底片册号——底片号
1－5
**局2010 2010 1－2 年度工作 .3.1 会的照片 0
1 181－185
6－10 **局召开 2010 2－4 **研讨会 .5.2 的照片 4
1 186－190
……
〔四〕数码照片的整理方法、要求
1、在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限—— 形成年度——组〞分类。
2、同一组内的数码照片档案按形成时间或重要程度 先后排列。
3、要建立数码照片档案的定期检查制度。光 盘每满4年进展一次抽样机读检验，抽样率不 低于10％，发现问题应及时采取措施。
定 对反映同一内容的假设干张照片，应选择其主
要照片归档
传统照片的要求
❖ 底片、照片、说明应齐全 ❖ 底片与照片影像应一致 ❖ 无底片的照片应制作翻拍底片，无照片
的底片应制作照片
数码照片的要求：
数码照片归档时，应由形成部门和档案部 门共同进展真实、完整、可用方面的鉴 定和检测；
具有永久保存价值或者其他重要价值的数 码照片，应当转换为纸质照片同时归档 ；
2008.3 70 永
－
久
2011.1
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〔七〕数码照片的保管
1、推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体 。移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数 码照片档案备份使用，不能作为长期保存的 载体。
城建声像电子档案课件
第四节 城建声像档案的 编制、整理、归档要求
二、城建声像档案运动拍摄的主要拍摄形式 （一）工程录像
3.用好几种主被摄主体在画面由近 至远由局部到全体地展示出来，使得主体或主 体的细节渐渐变小。拉镜头强调是主体与环境 的关系。
城建声像电子档案课件
城建声像电子档案课件
第一节 声像档案概述
基本含义有以下三个方面： （一）形成于一定的专业单位、部门或个人； （二）声像档案的形式、功能有明显的特色； （三）辅以文字说明。
城建声像电子档案课件
第一节 声像档案概述
二、声像档案的特点 （一）形意结合，形象逼真； （二）时间感、空间感强烈； （三）易复制、好转移，原、复制件难区分。
第一章 城建声像档案
第一节 第二节 第三节 第四节
声像档案的概述 城建声像档案 城建声像档案的归档范围和内容 城建声像档案的编制、整理、归档要求
城建声像电子档案课件
第一节 声像档案概述
一、声像档案（Audio-visual Archives）的定义 亦被称为视听档案，是指国家机构、社会组
织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教 育、军事等活动中形成对国家和社会有保存价 值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等以 视听符号为主，并辅之以文字说明的历史记录。
第四节 城建声像档案的 编制、整理、归档要求
二、城建声像档案运动拍摄的主要拍摄形 （一）工程录像
3.用好几种主要拍摄形式 （2）运动镜头——推 推是指使画面由大范围景别连续过渡的拍摄 方法。推镜头一方面把主体从环境中分离出来 ，另一方面提醒观者对主体或主体的某个细节 特别注意。
城建声像电子档案课件
城建声像电子档案课件
第二节 城建声像档案
三、城建声像档案的分类 （三）城建照片档案
建设工程声像档案收集归档培训课件.pptx
二、照片档案的拍摄整理
（一）、照片档案收集归档要求 3. 以数码相机拍摄的照片资料，必须以专业相机拍摄，摄 制设备传感器达到APS-C以上，照片分辨率不小于1200万像素， 以RAW或JPEG格式存储和报送
建设工程声像档案的收集归档
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二、照片档案的拍摄整理
（一）、照片档案收集归档要求 4. 拍摄人员应具备摄影专业技能，并使用专业单反相机
建设工程声像档案的收集归档
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三、录像档案的拍摄整理
（一）录像档案收集归档要求 4. 建设工程的摄录应采取多机位、多视角，多景别，选择最能 反映工程质量和特点的画面。应使用三脚架等稳定器材，确保录 像素材稳定可用
建设工程声像档案的收集归档
3
一、工程声像档案收集归档的内容
收集原则： 原则一：真实性 （1）真实记录本工程现场实际情况 （2）不做任何后期处理
建设工程声像档案的收集归档
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一、工程声像档案收集归档的内容
收集原则： 原则二：同步性 （1）拍摄进度要与工程进度同步 （2）工程现场安排专人跟踪进度，及时与拍摄人员联系
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一、工程声像档案收集归档的内容
（二）基础工程 1. 建筑物基础类型及施工
包括打桩、基础开挖、桩基础、基础钢筋、基础浇灌、 基础墙、基础回填、支撑、垫层、承台等
2. 建筑物基础异常处理 如因地质情况特殊，采用特殊方式处理等
建设工程声像档案的收集归档
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一、工程声像档案收集归档的内容
（三）主体工程 1. 钢筋工程 2. 管线工程 3. 砌体、砼灌注 4. 主体结构布局、大型构件安装 5. 防水、保温、防腐工程 6. 采用新材料、新技术、新工艺等施工情况
建设工程声像档案的收集归档
声像档案管理课件培训(ppt 39页)
（1）分类：可采用下列一种方法，且相对固定。 ① “ 保管期限-年度-问题”法：首先按照
片的保管期限分开，然后区分其形成的年度，最 后再依据照片反映的问题分为重大活动、重大事 件、重要会议等类进行整理。适用于单位规模小， 照片形成数量少的单位。
②“保管期限-问题-年度”法：首先按照片的 保管期限分开，然后区分照片所反映的问题，最 后再以年度为单元整理。适用于单位规模大，照 片档案数量多的单位。
二、声像档案整理程序与要求
（三）整理－档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理
（8）编制卷内目录： ①构成：包括照片号、题名、时间、页
号、底片、备注。 ②位置：照片册内最前面 ③方法：以单张或每组照片为条目顺
序编制。
二、声像档案整理程序与要求
（三）整理－档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理
三、声像档案整理程序与要求
（三）整理－档案规范化管理的核心
5. 电子声像档案整理： （1）分类：方法同常规录音录像档案。
即，将录音带与录像带分开整理，并设 文件夹。 （2）排列：“年度－时间顺序”法。 （3）编号：一个电子声像文件编一个号。 一个电子文件夹中的声像文件编制顺延 流水号。
三、声像档案整理程序与要求
声像档案管理
北京市档案局 赵丽萍
一、声像档案的内涵和外延
（一）声像档案的内涵：
国家机构、社会组织或个人在社会活动 中直接形成的，对国家和社会具有保存 价值的，以磁性感光材料为载体, 摄影摄 像为记录方式的历史记录。
此内涵的三个核心点。一是必须是 直接形成的；（档案的原始属性);二是具 有保存价值的（档案的查考属性)；三是 历史记录（凭证属性）.
（9）编制案卷目录 ①构成：包括照片号、题名、时间、页号、
片的保管期限分开，然后区分其形成的年度，最 后再依据照片反映的问题分为重大活动、重大事 件、重要会议等类进行整理。适用于单位规模小， 照片形成数量少的单位。
②“保管期限-问题-年度”法：首先按照片的 保管期限分开，然后区分照片所反映的问题，最 后再以年度为单元整理。适用于单位规模大，照 片档案数量多的单位。
二、声像档案整理程序与要求
（三）整理－档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理
（8）编制卷内目录： ①构成：包括照片号、题名、时间、页
号、底片、备注。 ②位置：照片册内最前面 ③方法：以单张或每组照片为条目顺
序编制。
二、声像档案整理程序与要求
（三）整理－档案规范化管理的核心 1.常规照片档案的整理
三、声像档案整理程序与要求
（三）整理－档案规范化管理的核心
5. 电子声像档案整理： （1）分类：方法同常规录音录像档案。
即，将录音带与录像带分开整理，并设 文件夹。 （2）排列：“年度－时间顺序”法。 （3）编号：一个电子声像文件编一个号。 一个电子文件夹中的声像文件编制顺延 流水号。
三、声像档案整理程序与要求
声像档案管理
北京市档案局 赵丽萍
一、声像档案的内涵和外延
（一）声像档案的内涵：
国家机构、社会组织或个人在社会活动 中直接形成的，对国家和社会具有保存 价值的，以磁性感光材料为载体, 摄影摄 像为记录方式的历史记录。
此内涵的三个核心点。一是必须是 直接形成的；（档案的原始属性);二是具 有保存价值的（档案的查考属性)；三是 历史记录（凭证属性）.
（9）编制案卷目录 ①构成：包括照片号、题名、时间、页号、
第三讲 声像、实物档案管
❖ 重要会议 ❖ 纪念活动 ❖ 领导视察、参观 ❖ 本单位的主要职能业务和成果 ❖ 生产、建设、科研和教学过程 ❖ 重大、突发事件 ❖ 外事活动……
注意：——
❖ 坚持“以我为主”和“突出特色”的 原则
2、收集、归档的要求
❖ （1）及时、定期、不得分散 ❖ （2）真伪鉴定 ❖ （3）质量把关 ❖ （4）多套备份 ❖ （5）文、图配套齐全
处理过的音视频文件不能归档 ❖ 3、元数据应齐全，特别是“标题”“标
记”“备注”等内容及摄录者信息要齐全
❖ （二）完整性 ❖ 主要场景 ❖ 重要人物 ❖ 完整程序
❖ （三）高品质 ❖ 声音清楚 ❖ 画质清晰 ❖ 质量精良
❖ （四）要配以文字说明
❖ 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人 物、背景、摄录者等要素，概括该音视频文 件或文件组所反映的主要内容。
时间、照片文件号、文件位置等）
❖ （7）及时将整理好的案卷或文件夹
❖ 通过照片档案册、网络、U盘、光盘等形式 与途径移交给档案部门。
2、档案部门——（6项工作）
❖ （1）建立制度，制定规范，集中统一管理本 单位照片档案
❖ （2）对归档照片文件进行鉴定、审核 ❖ （3）接收档案，办理移交手续 ❖ （4）年终将该年度收集到的所有照片的案卷
录音录像档案的整理
❖ （一）分类 ❖ 音频文件和视频文件分开 ❖ （二）排列 ❖ 按照形成时间顺序排列 ❖ （三）命名编号 ❖ 采用“属类—年度—组号—件号.文件格式” ❖ 例如：LY-2012-0001-0001.MP3
❖
LX-2012-0001-0001.AVI
❖注意：——
❖ 编号中必须注意两个一致：一是录音录像盒上的编 号与外包装盒上的编号一致；二是录音录像盒上的 编号与其相应的文字说明一致。
注意：——
❖ 坚持“以我为主”和“突出特色”的 原则
2、收集、归档的要求
❖ （1）及时、定期、不得分散 ❖ （2）真伪鉴定 ❖ （3）质量把关 ❖ （4）多套备份 ❖ （5）文、图配套齐全
处理过的音视频文件不能归档 ❖ 3、元数据应齐全，特别是“标题”“标
记”“备注”等内容及摄录者信息要齐全
❖ （二）完整性 ❖ 主要场景 ❖ 重要人物 ❖ 完整程序
❖ （三）高品质 ❖ 声音清楚 ❖ 画质清晰 ❖ 质量精良
❖ （四）要配以文字说明
❖ 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人 物、背景、摄录者等要素，概括该音视频文 件或文件组所反映的主要内容。
时间、照片文件号、文件位置等）
❖ （7）及时将整理好的案卷或文件夹
❖ 通过照片档案册、网络、U盘、光盘等形式 与途径移交给档案部门。
2、档案部门——（6项工作）
❖ （1）建立制度，制定规范，集中统一管理本 单位照片档案
❖ （2）对归档照片文件进行鉴定、审核 ❖ （3）接收档案，办理移交手续 ❖ （4）年终将该年度收集到的所有照片的案卷
录音录像档案的整理
❖ （一）分类 ❖ 音频文件和视频文件分开 ❖ （二）排列 ❖ 按照形成时间顺序排列 ❖ （三）命名编号 ❖ 采用“属类—年度—组号—件号.文件格式” ❖ 例如：LY-2012-0001-0001.MP3
❖
LX-2012-0001-0001.AVI
❖注意：——
❖ 编号中必须注意两个一致：一是录音录像盒上的编 号与外包装盒上的编号一致；二是录音录像盒上的 编号与其相应的文字说明一致。
2024档案培训ppt课件完整版
制定档案安全管理制度
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
$number {01}
目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
建立完善的档案安全管理制度，明确 各级管理人员和工作人员的职责和权 限，规范档案管理流程。
加强档案安全管理培训
定期开展档案安全管理培训，提高员 工的安全意识和操作技能。
建立档案安全监督机制
设立专门的档案安全监督机构或指定 专人负责监督档案安全工作，确保各 项安全措施得到有效执行。
问题一
档案材料缺失或不全
解决方案
通过调查、询问相关人员或查阅相关记录，尽可能补齐缺 失的档案材料。对于无法补齐的部分，应做好记录和说明 。
问题二
档案材料分类不准确
解决方案
重新审查档案材料的内容和性质，按照正确的分类标准进 行重新分类和整理。同时，加强档案管理人员的培训和指 导，提高分类准确性。
问题三
2024档案培训ppt课件完整版
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目录
• 档案基础知识 • 档案收集与整理 • 档案鉴定与保管 • 档案检索与利用 • 档案信息化管理 • 档案安全与风险管理
01
档案基础知识
档案定义与分类
档案定义
档案是指国家机关、社会组织、企事 业单位和个人在各项活动中形成的具 有保存价值的文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。
档案分类
根据档案的性质、内容和载体等特征 ，档案可分为文书档案、科技档案、 会计档案、人事档案、声像档案、实 物档案等。
档案价值与作用
档案价值
档案具有凭证价值和情报价值，是历史文化的传承和发展的重要载体，也是国 家和社会治理的重要依据。
档案作用
档案在各个领域发挥着重要作用，如为领导决策提供参考，为科研工作提供资 料，为教育工作提供素材，为文化传承提供支撑等。
完善档案安全考核机制
声像档案归档培训课件3
建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
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建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
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建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
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建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
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三、录像档案的拍摄整理
（一）录像档案收集归档要求 n 1. 录像素材应当使用高清数字摄像机拍摄，分辨率采用 1920*1080 25p或1920*1080 50i，码流15Mbps以上，存储采用 H.264或MPEG4格式，每个录像素材按时间+拍摄内容命名。
声像档案归档培训课件3
三、录像档案的拍摄整理
（一）录像档案收集归档要求 n 2. 录像素材应当主题明确，图像稳定，画面清晰、色彩真实、 并记录同期声
建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
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三、录像档案的拍摄整理
（一）录像档案收集归档要求 n 3. 录像素材应适当剪辑，剪辑后的录像档案时长不少于20分钟， 并配有相应的文字说明
建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
36
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/18
声像档案归档培训课件3
建设工程声像档案的收集归档 声像档案归档培训课件3
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三、录像档案的拍摄整理
（一）录像档案收集归档要求 n 4. 建设工程的摄录应采取多机位、多视角，多景别，选择最能 反映工程质量和特点的画面。应使用三脚架等稳定器材，确保录 像素材稳定可用
建设工程声像档案的收集归档 声像档案ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ档培训课件3
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三、录像资料的拍摄整理
声像档案的整理103页PPT文档
(2)照片——照片是与被拍摄景物颜色相同的正影
像,它是通过底片冲印而成的。
(3)文字说明——文字说明是对照片档案内容的介
绍和补充,它与照片相辅,互不可分。文字说明应 包含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素。
（二）、照片档案的种类
（一）从成像原理与载体上分，可分为传统 照片档案和数码照片档案。
保携便时形 管带于间意 要使复感结
二 、
求用制、合 声
高方和空、 便转间形 换感象
像 档
强逼 案 烈真 的
特
点
开国大典
三、声像档案的作用
1、较强的凭证作用（为其他种类档案提供印 证）
2、重要的科研和宣传素材（为工作研究提供 依据，为新闻报道提供服务）
3、便捷的信息交流（可运用多媒体技术在不 同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体 技术进行存储和传播 ）
案卷号
保管期限
自
年
卷内底片共
张
月起至
年
月止
全宗号 目录号 案卷号
底片册内备考表
本册情况说明： 本册1—15号的底片经过修复。
立册人： 检查人： 立册时间：
底片册册脊
全宗号 目录号 案卷号 年度
案卷号
底片档案案卷目录
题名
起止年月 底片 保管 备 张数 期限 注
知识点
• 底片与照片要分开存放，底片要放入底片册，照 片放入照片册，不得混放。这是由于底片与照片 使用的目的、频率和保管条件不同要求的，也是 底片的原始性和唯一性要求的。
4、底片装袋
底片应放入专用的底片袋中保存。一 张一袋，并在底片袋右上方标明底片 号。
5、底片入册
底片要按照排列与编号的顺序依次插入底 片册。
像,它是通过底片冲印而成的。
(3)文字说明——文字说明是对照片档案内容的介
绍和补充,它与照片相辅,互不可分。文字说明应 包含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素。
（二）、照片档案的种类
（一）从成像原理与载体上分，可分为传统 照片档案和数码照片档案。
保携便时形 管带于间意 要使复感结
二 、
求用制、合 声
高方和空、 便转间形 换感象
像 档
强逼 案 烈真 的
特
点
开国大典
三、声像档案的作用
1、较强的凭证作用（为其他种类档案提供印 证）
2、重要的科研和宣传素材（为工作研究提供 依据，为新闻报道提供服务）
3、便捷的信息交流（可运用多媒体技术在不 同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体 技术进行存储和传播 ）
案卷号
保管期限
自
年
卷内底片共
张
月起至
年
月止
全宗号 目录号 案卷号
底片册内备考表
本册情况说明： 本册1—15号的底片经过修复。
立册人： 检查人： 立册时间：
底片册册脊
全宗号 目录号 案卷号 年度
案卷号
底片档案案卷目录
题名
起止年月 底片 保管 备 张数 期限 注
知识点
• 底片与照片要分开存放，底片要放入底片册，照 片放入照片册，不得混放。这是由于底片与照片 使用的目的、频率和保管条件不同要求的，也是 底片的原始性和唯一性要求的。
4、底片装袋
底片应放入专用的底片袋中保存。一 张一袋，并在底片袋右上方标明底片 号。
5、底片入册
底片要按照排列与编号的顺序依次插入底 片册。
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传统录音录像带的整理基本程序
录音录 像带整理 录音带 录像带
永久
30年
10年
传统录音 录像带
数码录 音录像
1995 1995 年 年
1996 1996 年 年
1995年
1996年
会议
视察检查
其他
会议
视察检查
其他
会议1
会议2
5
某领导 视察
一样，一般情况 下，直接分类、编号、排列。应当注意的是，录 音带、录像带应分开整理，不应混合排列与编号。
三是按电子文件类型分类。电子文件类型 包括：
文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。 图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。 视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。 音频文件以WAV、MP3为通用格式。
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电子档案整理前进行真实性、完整性 和有效性进行检验。入册前在光盘上 用油性笔编上全宗号-分类号-保管期 限-盘号，标明电子文件格式和运行环 境，也可以贴标签。 如：51-Dg1-1，表示51号全宗电子档 案永久保管第1盘
1、分类
在一般单位，录音带、录像带较少，此时可 将录音带、录像带分开后，按其收到的先后次序 编号、编目、排列即可。
6
在广播电台、电视台、高等院校等录音录像 较多的单位，应先将录音录像带分开后，再采用 问题分类法将其分为若干类。其分类方案一般可 根据本单位录音录像的数量及其内容自编。一般 教育部门应采用学科分类方法，如基础学科、应 用学科、综合性学科等；广播电台的录音带可按 其节目分类，电视台的录像带可按其内容分新闻、 专题、故事片等；艺术团体的录音、录像带可按 艺术种类分类。
最后编制目录。
17
电子档案保管单位目录
保管 单位号
51-Dg11
题
名
载体 类型
光盘
保管 期限
永久
起止 时间
200701 200812
备 注
2007年至2008 年数码照片
…… …… ……
…… …… ……
…… …… ……
18
19
20
实物档案
21
实物档案是指：
单位或个人在公务活动中形成的具有保存利用 价值的奖品、印章、字画、产品等实物。有条 件的单位应设陈列室，应将实物陈列出来，起 到爱岗敬业教育基地的作用。实物档案具有形 体直观、形状多样，有较高保存价值的特点。 要使这些实物档案发挥更大的作用，就必须对
14
二、电子文件材料的整理 分类： 一是按载体分。电子文件分为光盘文 件、硬盘文件和软盘文件。目前多数 单位电子文件为光盘存储格式。 二是按反映的内容分。电子文件比较 多的可分为机关活动类、业务活动类、 会议类、领导视察类等。当前各单位 整理电子档案可以不分类，按年度排 列。
15
23
二、实物档案整理 实物档案较多的单位，一般分为奖品、印 章、字画、赠品等类，同类中实物按接收 时间顺序编号， 按时间先后顺序排列,用 口取纸贴于实物的右下方，编制实物档案 保管单位档号。
档号编制方法： 全宗号—分类号—件号
51-SWj-1
24
提示：实物的整理程序
实物 整理
奖品
印章
字画
7
2、编号 档号编制方法： 全宗号—分类号（保管期限代码）—盘号， 保管期限永久和30年分别用数字“1”和 “2”表示。 如： 51-Sy-1 51号全宗录音档案第一盘 51-Sx-1 51号全宗录像档案第一盘
8
3、填写标签 录音带、录像带的盒套外应贴上标签。应 在标签上写明题名、录音(像)日期、摄录 时间、版次及其责任者、档号等，最后编 制目录。 4、盒盘排列 先将录音带、录像带分开，再分类别，同 类别中按其编号顺序排列。 5、编制保管单位目录 按《湖北省机关档案工作业务建设规范》 格式编制。
… …
…… ……
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印章档案整理细则
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目录柜摆放
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谢谢大家
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声像、电子、实物档案 的收集与整理
1
声像文件材料 收集与整理
2
声像文件材料的定义 声像文件材料是指：在公务活动中形成的 具有保存和利用价值的照片、录音带、录 像带、唱片等具有声音、图像的文件材料。
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声像材料整理基本程序
声像 材料
录音 录像 数码 录音录像
照片
相纸照片
数码照片
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传统录音 录像带
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声像档案保管单位目录
保管 单位号
51-Sx-1 …… …… ……
题名
警示教育录像带 ……… ……… ………
保管 期限
30年 …… …… ……
起止时间
20071208 …… …… ……
备注
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湖北省照片档案规范管理指导意见
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电子文件载体收集与整理
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提示：电子文件载体的整理程序
按档 号结 构设 文件 夹
电子文 件载体 移动 硬盘
光盘
2009年
2010年
2009年
2010年
光盘1
光盘2
光盘3
类别1
类别2
类别3
事由1
事由2
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事由1
事由2
一、电子文件载体的收集范围 主要涉及载体为光盘、移动硬盘、磁盘。 电子文件材料除文书、科技、专业、声像 等内容的电子文件材料外，本单位形成的 电子文件材料还应收集其过程文件、软硬 件环境的信息。 目前在没有实现办公自动化的单位，至少 应收集本单位形成的文件材料、各种应用 软件等光盘或磁盘。禁用软盘、优盘存储 档案。
赠品
其他
年度1
年度2
年度N
按归档 时间排
奖品1
奖品2
奖品N
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实物档案保管单位目录
保管 单位号 实物 类型
奖牌 奖牌
题
名
保管 日期 期限
2007 1210 2007 1231
永久 永久
备 注
襄樊市2007年度最佳 51-SWj-12 文明单位 湖北省交通厅2007年 51-SWj-13 目标管理优胜单位
其进行规范的整理。
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一、实物的收集范围
奖品（SWj）：本机关获得的奖状、奖杯、锦旗、 奖章、荣誉证书等。 印章（SWy）：本机关及所属单位失效的印章。 字画（SWz）：上级领导、著名人物来本机关视 察、指导时留下的题词、签名、书画。 赠品（SWp）：有关单位及个人赠送给本机关的 纪念性物品 。 其他（SWq）：反映本机关主要职能活动的有代 表性的实物。