信息化条件下企业项目档案整理方式的变革

员编 制较为紧缩 的情况下 ， 如 笔 整 理 与验 收 赢 得 了 时 间； 二是“ 预 格 按 档 号 进 行 排 列 ， 库 房 的 标 识 者 所 在企 业 一 名科 技 档 案 管理 人 立 卷 ” 可 及 时 将 归 档 文 件 录 入 系 也 相 对 简 单 明 了 ， 便 于 调 卷 和 管
３ ． 组织 案卷 ， 问题 不 少
设的逐步深入 ， 给 项 目档 案 整 理 整 卷 进 行 重 新 的 组 卷 ； 五 是 方 便
无 论是 借 阅还是 复制 、 扫 对 项 目前 期 文 件 、 竣 工 验 收 方 式 的变 革 带 来 了契 机 。笔 者所 利 用 ， 文 件 等 归 档 文 件 的整 理 而 言 ， 按 在 企 业 依 据 《 科 学 技 术 档 案 案 卷 描 ， 都 可 以针 对 单 份 文 件 进 行 操 ， 结 合 企 业 实 作 ， 照科技档 案的组卷原 则， 为 保 持 构 成 的 一 般 要 求 》 保 证复 印质 量 。 文件之 间的有机联系 ， 必 须 等 到 际 ， 在 项 目档 案 整 理 方 式 上 进 行
传 统 整 理 方式 下 的案 卷 需 要 脊 等 的 打 印 工 作 ， 然 后将 “ 预 立 以取 消 原 二 级 类 目的设 置 （ 包 括
装订 ， 这 给 档案 利用 带来 不便 。 卷” 变 成 正式 案卷 。
如 借 阅案 卷 内的 某 份 文 件 ， 只 能
而所 谓 “ 卷” 、 “ 件” 结合， 就 是 艺 、 土建、 给 排水 等 十 多个 专 业） ，
（ 二） 简化 整 理方 式 ， 注重 管理
实效
项 目文件 基 本 收集 齐 全 后才 能整 了一系 列变 革 ， 举 例 如下 。
理组卷 。这样 ， 势 必 带 来 两 方 面 在 项 目档 案 整 编 人 员 手 中 ， 容 易
（ 一） 采取 “ 预 立卷” ， 并“ 卷”
信 息化 条 件 下 的档 案整 理 工 作， 提 倡 档 案分 类 简 化 ， 组卷 方 法
堇
的施 工文 件 、 竣工 图、 监 理 文件 则 实践 证 明专业 的划 分对 档案 的提
供 利用毫无意义 ， 因此 也 给 予 了 此举 的几大优 点 ： 一 是 将 整 取 消 。档 案 分 类 编 号 易 简 不 易
二、 项 目档 案 整 理 方 式 的 变 按 “ 卷” 整理。
件” 结 合 的 方 式 的 弊端 ； 一方 面 ， 归档 的文 件 滞 留 “
所谓“ 预立卷 ” ， 就 是 在 接 收 灵 活 ， 著 录 信 息细 化 ， 整 理注 重 实 １ ． 分类编 号 简化 以科 技 档案 分 类 体系 简 化 为
遗 失或 遗 忘 ； 另 一 方面 ， 相 关 的著 首 份项 目文 件 归档 后 就 及 时将 其 效 ， 以提 高管 理 效率和 利用 效果 。
整 卷提 供 利用 或 拆 卷后 单 份 提供 根据 项 目文件 中不 同 的文 件特 性 因 此 ， 现 项 目档 案 的 档 案 号 则 基
利用； 又 如 复 印单 份文 件 ， 较 厚 的 分 别采 用 以“ 卷” 或 以“ 件” 为 单位 本 采 用 一 级类 目下 的流 水 编 号 。 案 卷 若 采 取 整 本 复 印 的方 式 ， 则 的组卷 方 式 。如 对 项 目的前 期文 又 如原 先 执行 的冶 金行 业 的 科研 可能无法 复印或效果不佳 ， 若 拆 件 、 竣 工验 收 文件 、 设 备 随机 文件 档 案 分 类 编 号 规 则 ， 其 二级类 目 除装订再 复印， 则存 在 复 印后 还 按 “ 件” 整 理； 对 项 目竣 工 文 件 中 也 是 由二 十 多个 专 业 代
一
卷 或将 散件 放在 该案 卷 的最后 。
４ ． 案卷 装订 ， 利用 不便
份文件 整理结束后 ， 再 进 行 卷 先执 行 的冶 金行 业 的 基建 档 案 分 内 目录 、 备 考 表 以及 案 卷 封面 、 背 类 编 号 规 则 ， 在 信 息 化 条 件 下 可 综合 类 、 机械、 电气 、 总 图运 输 、 工
充 归 档 的散 件 需插 入 案卷 内也 是 卷 内 目录 、 备考表， 也 不填 写 案卷 档 案 四大 类） ， 或 根 据 企业 实 际 简
一
件 比较 困 难 的事 ， 只 能重 新 组 封 面 及 背 脊 ； 待 该 案 卷 内 的最 后 化 或调 整 二 级类 目的设置 。如 原
上述 问题 始 终 困扰 着 企业 档 理 化 整 为 零 ， 减 轻 短 时 间 集 中组 繁 ， 档 号段 位 少则 简 单 易记 ， 整 理 案 管理部 门， 在 目前 企 业 档 案 人 卷 的 工 作 压 力 ， 为 后 期 项 目档 案 不 易 出错 ； 库 房 内案 卷 的 排 序 严
录信 息未 能 及 时录 入 到档 案管 理 作 为一 个 案 卷 先 行 整 理 ， 录 入 系 系统 中 ， 利 用 者 则 无 法 从 网 上 及 统 并入 库 保 管 。在 整 理 步 骤 上 ，
时 利 用 己归 档 的 文件 。而对 已经 “ 预立卷” 与 正 式 案卷 略 有 不 同 。 例， 可 以只 设置 一 级类 目（ 即产 品 完 成 组卷 的 案 卷 ， 事 后 若 再 有 补 “ 预立卷” 最初入库 时， 先 不 打 印 档 案 、 科研 档 案 、 基 建 档案 和 设 备
员往往 要身兼数职 ， 除文 件 材 料 统 ， 并 可 不 断添 加 相 关文 件 ， 为 相 理 ； 同时， 可减 少库 房 倒 架 次 数 ，
整编 工作外 ， 还 要 从 事 技 术 资 料 关 人 员 利 用 档 案 提 供 及 时 、 便 捷 提 高 库房 空 间的利用 率 。 的接收、 分发 ， 以及 对 各 归档 单 位 的服 务 ； 三 是 单 份 文 件 随 时 归 档 进 行业 务 指 导 ， 收集 归档 文件 ， 审 随 时立 卷 入 库 ， 降低 档 案 遗 失 的