档案整理基本方法讲座1.pptx
合集下载
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
文书档案整理方法步骤ppt课件
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
2021精选ppt
37
第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
2021精选ppt
38
1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
38
2021精选ppt
7
直角装订法
2021精选ppt
8
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
2021精选ppt
9
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
※（2）年度—期限法
2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；
2002年：永久+30年+10年；
2003年：永久+30年+10年；
2021精选ppt
53
……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等）形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件（如：拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等）为
文书档案整理方法PPT演示文稿
“本单位”等含义不明，难于判断的简称； 联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责
任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。 对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可
填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚 并填写。
1返2 回
填写说明：
3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由 机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实 抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、 文件材料的件次。 4、题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、 问题、文种三个部分照实抄录。
（五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。
（八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为 一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件， 也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说2 明。
每件文件中各文种和稿本的排列顺序：
1返3 回
抄录题名时应注意如下问题：
a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录， 当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一 是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容 重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件 内容补充题名。新拟或补充题名加“［］”号表示，标题 字数不得超过规定字数。
c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的， 附件题名也应抄录，外加“( )”号，以防漏检，附件内容 过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。
1返4 回
抄录题名时应注意如下问题：
d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和 本机关人名。
任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。 对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可
填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚 并填写。
1返2 回
填写说明：
3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由 机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实 抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、 文件材料的件次。 4、题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、 问题、文种三个部分照实抄录。
（五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。
（八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为 一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件， 也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说2 明。
每件文件中各文种和稿本的排列顺序：
1返3 回
抄录题名时应注意如下问题：
a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录， 当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一 是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容 重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件 内容补充题名。新拟或补充题名加“［］”号表示，标题 字数不得超过规定字数。
c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的， 附件题名也应抄录，外加“( )”号，以防漏检，附件内容 过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。
1返4 回
抄录题名时应注意如下问题：
d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和 本机关人名。
档案管理培训ppt课件
02
档案收集与整理
档案收集方法与途径
常规收集
定期从各部门、各岗位 收集档案资料，确保档 案资料的完整性和连续
性。
专项收集
针对特定项目、事件或 活动进行档案资料收集
，以满足特定需求。
征集收集
通过公告、通知等方式 ，向社会公众征集相关
档案资料。
网络收集
利用互联网资源进行档 案资料的收集，如官方
网站、社交媒体等。
加强对档案管理人员的专业培训，提 高其档案管理水平和服务质量。
05
数字化档案管理
数字化档案管理优势
提高档案利用效率
数字化有利于档案信息的快速检索、传递和处理，提高档案利用 效率。
节省存储空间
数字化档案可以节省大量物理存储空间，降低存储成本。
加强档案保护
数字化有利于档案原件的保护，减少因自然因素或人为因素造成 档案损坏的风险。
印、下载等。
提高档案利用效率的措施
完善档案分类与标引
对档案进行科学分类和准确标引，提 高用户查找相关档案的效率和准确性 。
提供个性化服务
根据用户需求和偏好，提供个性化的 档案推荐和定制服务。
加强档案宣传与推广
通过举办展览、讲座等活动，宣传档 案的价值和作用，提高用户对档案的 认知度和利用率。
强化档案管理人员培训
档案管理人员职业道德规范
忠于职守，爱岗敬业
档案管理人员应热爱本职工作，尽职尽责，确保档案的安全和完 整。
遵纪守法，严守机密
严格遵守国家法律法规和档案管理制度，保守机密，不泄露档案信 息。
博学求进，公正服务
不断学习和提高业务能力，提供公正、客观、准确的档案服务。
提高档案管理人员素质的途径
档案的整理与保管基本培训课件
对分类原则进行培训。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
档案整理方法33页PPT
1.1专用设备 ▪ 1.1.1 CXXXX车床 ▪ 1.1.2 XXXXXXXX ▪ ……
1.2通用设备 ▪ 1.2.1 XXXXXXXX1 ▪ 1.2.2 XXXXXXXX2 ▪ ……
四、整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制
★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 项目名称 + 内容特征 + 文件 名称 例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、 修证书
四、整理方法
②卷内目录和编制
将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。
卷内目录
档号：C—1
序 科技文件材料题名 责任者 文件 文件 页 备
号
日期 编号 次 注
1 SAMSUNG20用户指 三星电子 2003.
001
南
公司
07.23
2
四、整理方法
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行 著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文 件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类 目录一起装订成检索目录。
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、 试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备 在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件 材料）。 ②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路 安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
一、归档范围及保管期限
四、整理方法
1、组卷及卷内文件排列 ①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）
设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。
②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批 复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有 译文的外文资料译文在前，原文在后。
档案管理第三章 整理ppt课件
位， 合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成 的档案构成一个新的全宗。如果以其中的一个 立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那 么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同 一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别 构成独立全宗。
3、 【案例思考三】 ××省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸 易委员会等部门承担的有关指导国有企业改革和管理 的职能、财政局承担的对国有资本金基础管理的职能 等独立出来，组建“国有资产监督管理委员会”。 这种情况下，涉及到哪些全宗上的变化？
立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立 的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其 他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的 全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案， 作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。
2、【案例思考二】 情境一：××市纺织品集团公司将下属的 针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司 合并为××市针织品公司。 情境二：××市纺织品集团公司对下属的 针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司 进行整改，整改的结果是将效益相对较差的一 公司、二公司精简后并入三公司，改名为×× 市针织品公司。 在上述两种情况下，三个公司的档案分别 该何去何从呢？应该如何划分全宗归属呢？
【案例导入】 ××市进行企业结构调整，将该市原来的 第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为 “××市机械设备制造公司”。原来三个工厂 的档案由新组建的××市机械设备制造公司档 案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过 程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在 一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理 对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较 差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这 种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分 类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那 么，他们应该如何完成这项工作呢？
3、 【案例思考三】 ××省将经济委员会、商业委员会、对外经济贸 易委员会等部门承担的有关指导国有企业改革和管理 的职能、财政局承担的对国有资本金基础管理的职能 等独立出来，组建“国有资产监督管理委员会”。 这种情况下，涉及到哪些全宗上的变化？
立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立 的全宗予以保存。如果单位撤销后，其部分职能由其 他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的 全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案， 作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。
2、【案例思考二】 情境一：××市纺织品集团公司将下属的 针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司 合并为××市针织品公司。 情境二：××市纺织品集团公司对下属的 针织品一公司、针织品二公司、针织品三公司 进行整改，整改的结果是将效益相对较差的一 公司、二公司精简后并入三公司，改名为×× 市针织品公司。 在上述两种情况下，三个公司的档案分别 该何去何从呢？应该如何划分全宗归属呢？
【案例导入】 ××市进行企业结构调整，将该市原来的 第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为 “××市机械设备制造公司”。原来三个工厂 的档案由新组建的××市机械设备制造公司档 案室接收。该公司档案室人员在接收档案的过 程中遇到两个方面的问题；是打破界限合并在 一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理 对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较 差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这 种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分 类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那 么，他们应该如何完成这项工作呢？
现行档案整理的一般步骤与方法(ppt 34页)
第三章 档案的整理
[本章讲授] 我国整理工作的历史演变；新式 档案整理方法的主要特点；现行档案整理的一般 步骤与方法。本章的重点是现行档案整理的一般 步骤与方法。
第一节 我国整理工作的历史演变 第二节 新式档案整理方法的主要特点 第三节 现行档案整理的一般步骤与方法
1
第一节 我国整理工作的历史演变
单份公文直接装订即可。多份公文作为一件的， 装订前应先行排序，排序的规则是：正本在前，定 稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来 文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不 同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文 本在后。如有公文处理单，可放在最前面，将其作 为首页加盖归档章，更好地保护正本、维持原貌。
在实际工作中，有些关联性很强的公文，利用时通 常需要相互补充和查证，因此不宜分散，可以作为“一 件”来整理。如文件的正本与不同稿本；正文与附件 （如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规公 文等）；正文与公文处理单；来文与复文；原件与复制 件；转发文与被转发文；报表、名册、图册等。
9
装订公文旨在从实体上最终确定“件”的形态， 固定公文页次，防止公文张页丢失，便于归档后的 保管和利用。
二、也正式由于传统的立卷方法不易掌握，再加上 机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管 理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和 培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管 理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案 事业的发展；
三、不利于档案的安全和保密。试想，利用者因需 要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的 是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外 借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出， 还得盯着不让看卷内其他文件；
[本章讲授] 我国整理工作的历史演变；新式 档案整理方法的主要特点；现行档案整理的一般 步骤与方法。本章的重点是现行档案整理的一般 步骤与方法。
第一节 我国整理工作的历史演变 第二节 新式档案整理方法的主要特点 第三节 现行档案整理的一般步骤与方法
1
第一节 我国整理工作的历史演变
单份公文直接装订即可。多份公文作为一件的， 装订前应先行排序，排序的规则是：正本在前，定 稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件 在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来 文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不 同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文 本在后。如有公文处理单，可放在最前面，将其作 为首页加盖归档章，更好地保护正本、维持原貌。
在实际工作中，有些关联性很强的公文，利用时通 常需要相互补充和查证，因此不宜分散，可以作为“一 件”来整理。如文件的正本与不同稿本；正文与附件 （如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规公 文等）；正文与公文处理单；来文与复文；原件与复制 件；转发文与被转发文；报表、名册、图册等。
9
装订公文旨在从实体上最终确定“件”的形态， 固定公文页次，防止公文张页丢失，便于归档后的 保管和利用。
二、也正式由于传统的立卷方法不易掌握，再加上 机关档案专职人员较少，且又变动频繁，使档案行政管 理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和 培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管 理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案 事业的发展；
三、不利于档案的安全和保密。试想，利用者因需 要卷内的某份文件而将整卷借出去，倘若丢失，损失的 是多少件就不言自明；另外，若是涉密档案，即便不外 借，利用者也只需要某一份文件，你也得将整卷调出， 还得盯着不让看卷内其他文件；