Access 2000 教程——第6章 报表
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第6章 报表
6.7 创建和链接子报表 6.8报表快照和Snapshot Viewer
报表对象还为用户提供了另一种测试报表 对象打印效果的窗口叫作版面预览视图。
报表对象一般是以表或者查询作为
数据源，当表中的记录较多的时候，或 者查询的运算量特别大的时候，采用打 印预览视图来检验报表的布局和功能实 现情况会占用很长时间，这样会影响报 表设计的工作效率。为了让用户能够预 览报表对象的打印效果，又不至于等待 太长的时间，Access 2000为报表对象 安排了版面预览视图。版面预览视图与 打印预览视图的基本特点是相同的，唯 一的区别是版面预览视图只对数据源中 的部分数据进行数据格式化。如果数据 源是查询时，还将忽略其中的连接和筛 选条件，从而提高了报表的预览速度。
报表
将数据表中的数据 以表格的形式输出
报 表 窗 口 的 组 成
页面页脚
报表页眉 页面页眉 主体（来 自表中的 数据）
报表页脚
与窗体对象一样，报表对象也可以对事件 进行响应，不过它所能响应的事件比较少，但 对于打印控制来说已经足够了。
用户所作的报表设计工作是否达到了预 期的打印效果是无法在报表设计视图中看到的。 用于测试报表对象打印效果的窗口称为打印预 览视图。在打印预览视图中，用户可以在屏幕 上检查报表的布局是否与预期的一致、报表对 事件的响应是否正确、报表对数据的格式化是 否正确、报表对数据的输出排版处理是否正确 等等。Access 2000提供的打印预览视图所显 示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一 致的，既所见既所得。
制作自己的报表
确定数据源 报表中包括哪些字段 报表中的记录用什么次序安排 确定顶部、底部、标题、页码
是否把记录分组 报表上是否加修饰
创建报表的方法
Access数据库基础及应用教程第6章报表
图6-7 “报表”选项组
6.2.1 自动创建报表
Access 2010可以为用户自动创建报表，这是创 建报表最快速的方法。用户需要做的就是选定一个 要作为数据源的数据表或查询，然后单击“创建” 选项卡下“报表”选项组中的“报表”按钮。自动 创建的报表只包含主体区，该报表将显示指定数据 源中的所有字段，并在布局视图中打开。
报表和窗体一样，都是由一系列控件组成的， 外观也可能相似，它们的数据来源都是表、查询和 SQL语句，但是，这两种对象是有区别的：窗体用 于对数据库进行操作，可以输入、修改和删除记录； 而报表只用于组织和输出数据，并按照一定的格式 打印输出数据库中的内容，不可以输入、修改和删 除数据。
6.1 报表概述
3．图表报表
图表报表是指以图表为主要内容的报表。图表可 以更直观地表示出数据之间的关系。
4．标签报表
标签报表是一种特殊类型的报表。主要用于输出 和打印不同规格的标签，如物品标签、客户标签等。
6.1.3 报表的视图
Access报表操作提供了4种视图，即报表视图、 布局视图、设计视图和打印预览视图。4种视图的 功能说明如下：
1）报表视图：用于查看报表的设计结果。
2）打印预览视图：用于预览报表打印输 出的页面格式。
3）布局视图：界面和报表视图几乎一样， 但是该视图中各个控件的位置可以移动，用 户可以重新布局各种控件，删除不需要的控 件，设置各个控件的属性，以及美化报表等。
4）设计视图：用于创建报表或修改已有报表的 结构。
例6-2 在“教学管理”数据库中，以“学生”、 “课程”表和“成绩”表为数据源，使用“报表向 导”创建“学生成绩表”报表。
操作演示
6. 2. 3 创建标签报表
标签是包含少量数据的卡片，通常用于显示 名片、地址等信息。Access提供的标签向导可以 帮助用户创建标签报表。
6.2.1 自动创建报表
Access 2010可以为用户自动创建报表，这是创 建报表最快速的方法。用户需要做的就是选定一个 要作为数据源的数据表或查询，然后单击“创建” 选项卡下“报表”选项组中的“报表”按钮。自动 创建的报表只包含主体区，该报表将显示指定数据 源中的所有字段，并在布局视图中打开。
报表和窗体一样，都是由一系列控件组成的， 外观也可能相似，它们的数据来源都是表、查询和 SQL语句，但是，这两种对象是有区别的：窗体用 于对数据库进行操作，可以输入、修改和删除记录； 而报表只用于组织和输出数据，并按照一定的格式 打印输出数据库中的内容，不可以输入、修改和删 除数据。
6.1 报表概述
3．图表报表
图表报表是指以图表为主要内容的报表。图表可 以更直观地表示出数据之间的关系。
4．标签报表
标签报表是一种特殊类型的报表。主要用于输出 和打印不同规格的标签，如物品标签、客户标签等。
6.1.3 报表的视图
Access报表操作提供了4种视图，即报表视图、 布局视图、设计视图和打印预览视图。4种视图的 功能说明如下：
1）报表视图：用于查看报表的设计结果。
2）打印预览视图：用于预览报表打印输 出的页面格式。
3）布局视图：界面和报表视图几乎一样， 但是该视图中各个控件的位置可以移动，用 户可以重新布局各种控件，删除不需要的控 件，设置各个控件的属性，以及美化报表等。
4）设计视图：用于创建报表或修改已有报表的 结构。
例6-2 在“教学管理”数据库中，以“学生”、 “课程”表和“成绩”表为数据源，使用“报表向 导”创建“学生成绩表”报表。
操作演示
6. 2. 3 创建标签报表
标签是包含少量数据的卡片，通常用于显示 名片、地址等信息。Access提供的标签向导可以 帮助用户创建标签报表。
报表的分组、排序和汇总_Access数据库技术及应用（2010版）_[共4页]
![报表的分组、排序和汇总_Access数据库技术及应用（2010版）_[共4页]](https://img.taocdn.com/s3/m/d2a082de581b6bd97e19ea27.png)
171 ⑦ 在“设计”上下文选项卡中单击“控件”组内的“标签”图标，并在报表页脚节中通过单击或拖动添加一个标签控件，在其中输入“制表人：×××”并调整格式，如图6.34所示。
图6.33 添加报表页眉和标题 图6.34 添加标签控件 ⑧ 拖动报表页脚的节指示器的上边缘，隐藏页面页脚节，同时调整其他各节的高度，也可切换到布局视图在查看报表显示效果的同时再进行格式调整。
切换到打印预览，创建的报表如图6.29所示。
保存报表并更名为“课表预览”。
通过以上实例可见，Access 报表的创建有多种方式，每一种方式都具有各自的特点。
① 使用报表工具创建报表：只能选择一个表或查询作为报表的数据源，快速创建包括所有字段及记录的同名报表。
此方式快速简单，但是实用性不强。
② 使用报表向导创建报表：在报表向导中可根据实际需求，选择多个表或查询中的某些字段作为报表的数据源，还可以创建分组和汇总，但是，依然无法实现数据记录的筛选和计算等功能。
③ 使用设计视图创建报表：在设计视图中，可以从“字段列表”窗格中添加现有字段，或者从控件组中添加多种类型的控件，具有更高的灵活性和实用性，但要求用户熟悉报表的结构和控件的操作。
在实际应用中，应根据设计要求选择合适的方式。
较普遍的做法是：先使用向导初步创建报表，然后再在设计视图或布局视图中编辑修改报表。
这样既提高了创建报表的效率，又保证了报表编辑的灵活性。
6.3 使用设计视图编辑报表无论采用何种方式创建的报表，都可以在设计视图中做进一步的编辑。
使用设计视图可以完全按用户的需求对报表进行修改，使报表内容更加丰富，功能更加完善。
6.3.1 报表的分组、排序和汇总报表除了可以输出原始数据之外，还拥有强大的数据分析管理功能，它可以将数据进行分组、排序和汇总。
分组是将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示和打印时集中在一起，并且可以为同组记录设置要显示的概要和汇总信息，比如对同一门课程的数据或同一个班级的数据进行分组，使内容精简扼要，提高报表的可读性。
Access数据库表单和报表设计教程
Access数据库表单和报表设计教程第一章：引言Access是一款功能强大的关系数据库管理系统（RDBMS），广泛应用于各个领域的数据管理。
在Access中，表单和报表作为用户对数据库进行操作和展示的主要工具，其设计的合理与否直接影响到用户体验和数据管理效率。
本教程将介绍Access数据库表单和报表的设计原则和技巧，帮助读者提高数据库管理的能力和效率。
第二章：表单设计2.1 表单的作用和概念数据表单是用户与数据库之间的桥梁，通过表单用户可以方便地添加、修改和删除数据库中的数据。
表单设计需要考虑数据录入的便捷性和界面的美观性。
2.2 表单的设计原则表单设计需要遵循一些基本原则，例如清晰的布局、适当的字段分组和显示格式、合理的导航和提示等。
合理的表单设计可以提高用户的工作效率和数据录入的准确性。
2.3 表单设计的步骤表单设计的步骤包括确定设计目标、选择表单类型、设计表单布局、添加和调整控件、设置数据验证和规则、优化表单性能等。
每个步骤都需要根据具体的需求和数据结构进行调整和优化。
第三章：报表设计3.1 报表的作用和概念报表是用于展示数据库中存储的数据的可视化工具，通过图表、图形和文字等方式呈现数据，方便用户进行数据分析和决策。
报表设计需要考虑数据的可读性、可视化效果和打印输出的适应性。
3.2 报表的设计原则报表设计需要遵循一些基本原则，例如明确的数据展示目标、合适的报表类型选择、合理的数据排序和分组、准确的数据计算和汇总等。
合理的报表设计可以帮助用户更好地理解和分析数据。
3.3 报表设计的步骤报表设计的步骤包括确定设计目标、选择报表类型、设计报表布局、添加和调整报表对象、设置数据筛选和排序、美化报表样式等。
每个步骤都需要根据具体的需求和数据结构进行调整和优化。
第四章：表单和报表设计的高级技巧4.1 数据控件的应用在表单和报表设计中，数据控件的应用可以增加用户与数据的交互性和数据展示的灵活性。
例如，复选框、下拉列表和日期选择器等控件的合理使用可以提高数据录入和查看的效率。
Access数据库6章节报表的了解与使用
报表中的控件分为三种：
◆绑定控件：与表或查询中字段相连，主要用于显示数据库中的数据，如文本框等； ◆未绑定控件：没有数据源，主要用来显示说明性信息，是装饰元素，如分隔线等； ◆计算控件：以表达式作为数据源，表达式中可以使用报表数据源中的字段，也可以使用 其他控件中的数据，甚至是模块代码生成的数据。
边用边学Access2003
组页眉、页脚：输出分组的有关信息，页眉一般常用来设计分组的标题或提示信息。页脚 常用来放置分组的小计、平均值等。
说明：报表页眉的位置在第一页的页面页眉上边，报表页脚则在最后一页的页面页脚之上。 因为页面页眉要打印在每一页的上方，通常会放置必须在每页重复打印的数据，如字段 名。报表页眉在整个报表只打印一次，在第一页的最上方，通常放置报表标题，其下面 才是第一页的页面页眉。 报表最后一页的最后一条记录可能在页内任意处，而报表页脚是紧接着最后一条记录 的，只打印在报表的最后一页，在这一页，报表页脚内容通常会在此页的页面页脚上方， 这一点与设计窗口中显示的情况正好相反。
边用边学Access2003
5.4 使用设计视图报表
添加了控件的报表设计视图
说明：报表页眉的位置在第一页的页面页眉上边，报表页脚则在最后一面的页面页脚之上。因为页面页眉要打印在每一页的上方，通常会 放置必须在每页重复打印的数据，如字段名。报表页眉在整个报表只打印一次，在第一页的最上方，通常放置报表标题，其下面才 是第一页的页面页眉。
边用边学Access2003
操作： 1.以“学生”数据表为来源建立“籍贯学生”报表，按地区输入学生基 本信息，并输出各地区学生数量。 2.为“教师”打印“职代会入场证”，会议地点：校礼堂，会议时间： 本周五下午2：30（入场证包括姓名、性别、职称、单位和照片）。
access讲义6-报表
▪ 选择设计视图
▪ 在“请选择该对象的数据来源表或查询”后面的 组合框中，显示了当前数据库中所有的表和查询 的下拉列表，选择“分部门课程查询”
▪ 单击确定按钮并最大化窗口
▪ 此时屏幕显示出报表设计窗口，同时弹出工具箱 及查询中的字段列表窗口，如图所示。可以通过 工具箱及字段列表按钮控制两个相应窗口的显示 与隐藏。在报表设计窗口中，有页面页眉、主体 与页面页脚等3个节。
▪ 在Access主窗口中，选择文件菜单中的页面设置 选项，打开页面设置对话框
▪ 选择“边距”选项卡，单击“上”页边距后面的文 本框，将设置改为22mm，依此类推，将下边距设 置为22mm，左、右页边距设置为25mm
▪ 选择“页”选项卡，设置打印方向为纵向、纸张大 小为A4，如图6.16 所示
▪ 设置完成后单击确定按钮，关闭页面设置对话框
图6.11 报表设计视图
⑻ 在设计视图中修改报表
通过向导设计的报表一般还需要进一步修 改。首先要将标题居中，调整报表页眉中的 标签位置及格式，将组页眉，即部门名称页 眉中的标签长度加大。还可以调整主体节中 的记录显示行间距等。这方面的操作方法将 在下一节详细讨论。
自动创建报表
Access还提供了一种比向导更加简单的创 建报表的方法—自动创建报表。用户在创建 报表的过程中只需选择数据源，其它工作全 由Access自动完成。当然，这样的报表在样 式及功能上可能难以满足用户的需求。
6.1.3 建立报表的过程
建立报表的工作不仅仅是在Access的设计视图中 完成。实际上，在设计视图中创建报表之前，还需 要做一些计划准备工作。首先，报表也是建立在用 户需求的基础上。当用户希望查询的数据格式不仅 仅是数据表的格式时，或者说，当用户需要对原始 数据进行一定的整理以表达更多的信息时，对报表 的需求就提出来了。由此我们可以看出，报表的目 的就是把原始数据转换为有意义的信息。报表的建 立过程包括以下几个步骤：
▪ 在“请选择该对象的数据来源表或查询”后面的 组合框中，显示了当前数据库中所有的表和查询 的下拉列表，选择“分部门课程查询”
▪ 单击确定按钮并最大化窗口
▪ 此时屏幕显示出报表设计窗口，同时弹出工具箱 及查询中的字段列表窗口，如图所示。可以通过 工具箱及字段列表按钮控制两个相应窗口的显示 与隐藏。在报表设计窗口中，有页面页眉、主体 与页面页脚等3个节。
▪ 在Access主窗口中，选择文件菜单中的页面设置 选项，打开页面设置对话框
▪ 选择“边距”选项卡，单击“上”页边距后面的文 本框，将设置改为22mm，依此类推，将下边距设 置为22mm，左、右页边距设置为25mm
▪ 选择“页”选项卡，设置打印方向为纵向、纸张大 小为A4，如图6.16 所示
▪ 设置完成后单击确定按钮，关闭页面设置对话框
图6.11 报表设计视图
⑻ 在设计视图中修改报表
通过向导设计的报表一般还需要进一步修 改。首先要将标题居中，调整报表页眉中的 标签位置及格式，将组页眉，即部门名称页 眉中的标签长度加大。还可以调整主体节中 的记录显示行间距等。这方面的操作方法将 在下一节详细讨论。
自动创建报表
Access还提供了一种比向导更加简单的创 建报表的方法—自动创建报表。用户在创建 报表的过程中只需选择数据源，其它工作全 由Access自动完成。当然，这样的报表在样 式及功能上可能难以满足用户的需求。
6.1.3 建立报表的过程
建立报表的工作不仅仅是在Access的设计视图中 完成。实际上，在设计视图中创建报表之前，还需 要做一些计划准备工作。首先，报表也是建立在用 户需求的基础上。当用户希望查询的数据格式不仅 仅是数据表的格式时，或者说，当用户需要对原始 数据进行一定的整理以表达更多的信息时，对报表 的需求就提出来了。由此我们可以看出，报表的目 的就是把原始数据转换为有意义的信息。报表的建 立过程包括以下几个步骤：
第六章Access数据库报表的创建和使用PPT参考幻灯片
选班级、学号、姓名和家庭所在地4个字段，并直接输入：邮政编 码和清华大学等文字；布局如下图所示。
36
6.2.4 使用向导创建图表报表
例6-5 以“学生管理”数据库中的“学生选课详 单查询”为数据源，建立“学生课程平均成绩图 表1”的图表报表。具体要求是：
(1) 图表类型选“三维柱形图”； (2) 以“课程名称”为横坐标、
4
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面 页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。
5
返回
• 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
13
返回节
1、明细报表
14
2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部分的控件。
15
3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
• 使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列 对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完 成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想， 还可以在“设计”视图中进行再设计。
2返4 回节
例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名 为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。
36
6.2.4 使用向导创建图表报表
例6-5 以“学生管理”数据库中的“学生选课详 单查询”为数据源，建立“学生课程平均成绩图 表1”的图表报表。具体要求是：
(1) 图表类型选“三维柱形图”； (2) 以“课程名称”为横坐标、
4
返回
6.1.2 报表的结构
报表页眉
页面页眉
主体 页面页脚
报表页脚
报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以 包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面 页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。
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返回
• 报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都可以通过“视图” 菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创 建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页， 整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作 为整个报表的封面和封底。
13
返回节
1、明细报表
14
2、汇总报表
汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。
图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这
个报表是按“班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控
件。该报表隐藏了主体部分的控件。
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3. 交叉表报表
交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数 据的组织形式和交叉表一样。
• 使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列 对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完 成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想， 还可以在“设计”视图中进行再设计。
2返4 回节
例6-2 以“班级简况”表为数据源使用向导创建名 为“班级简况纵栏表1”的报表，包括所有字段。
access第六章 报表
列表框 命令按钮 图像 未绑定对象 框 绑定对象框 功能基本同组合框 用于建立一系列命令按钮，以实现互相联系 用于创建静态图片 用于在窗体或报表中的显示非结合的OLE对象 用于在窗体或报表中显示OLE对象
分页符
选项卡控件 子窗体/子 报表 直线 矩形 其它按钮
用于在多页窗体或报表中添加分页符
用于在窗体上创建多页的选项卡，用来切换页面 用来为建立了关系的多表创建主/子窗体，在一个窗口， 可见两个表的窗体 用于在窗体或报表中添加直线，以增加可观性 用于在窗体或报表中添加矩形，以增加可观性 系统提供的所有ACTIVEＸ控件
10
6.1.3 报表的视图方式(*)
在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，报表 的视图方式主要有：设计视图、打印预览与版面预览。有 以下几种选择视图方式的操作： （1）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在“报 表”对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从 快捷菜单中选择视图方式 （2）在“报表”对象下，使用数据库的工具栏 （3）使用常用工具栏 （4）当编辑一个报表时，欲改变“视图”方式，可使用 Access“视图”菜单的下拉菜单，从中选择
法一：先创建一个查询，把查询作为数据源；
法二：直接从数据表中选择数据，但多个表必修先创建表间关 系。
18
3. “报表向导”创建报表
例6.1 设计如图所示的教员工资分部门明细表。
添加分组
19
4.使用标签向导创建标签
在工作和日常生活中，有时常常需要向外发送
大量统一规格的信件，信封上的地址以及书信内容
二级ACCESS—报 表
42
过关练习 【2009.3】(4)下列关于报表的叙述中，正确的是 【 B 】 A）报表只能输入数据 B）报表只能输出数据 C）报表可以输入和输出数据 D）报表不能输入和输出数据 【2009.3】(5)要实现报表按某字段分组统计输出， 需要设置的是【 B 】 A）报表页脚 B）该字段的组页脚 C）主体 D）页面页脚 【2008.9】(6)Access报表对象的数据源可以是 【 C 】 A）表、查询和窗体 B）表和查询 43 C）表、查询和SQL命令 D）表、查询和报表 二级ACCESS—报 表
分页符
选项卡控件 子窗体/子 报表 直线 矩形 其它按钮
用于在多页窗体或报表中添加分页符
用于在窗体上创建多页的选项卡，用来切换页面 用来为建立了关系的多表创建主/子窗体，在一个窗口， 可见两个表的窗体 用于在窗体或报表中添加直线，以增加可观性 用于在窗体或报表中添加矩形，以增加可观性 系统提供的所有ACTIVEＸ控件
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6.1.3 报表的视图方式(*)
在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式，报表 的视图方式主要有：设计视图、打印预览与版面预览。有 以下几种选择视图方式的操作： （1）当查看一个已经生成的报表的视图方式，可在“报 表”对象下，使用鼠标指向某个报表名，单击右键，可从 快捷菜单中选择视图方式 （2）在“报表”对象下，使用数据库的工具栏 （3）使用常用工具栏 （4）当编辑一个报表时，欲改变“视图”方式，可使用 Access“视图”菜单的下拉菜单，从中选择
法一：先创建一个查询，把查询作为数据源；
法二：直接从数据表中选择数据，但多个表必修先创建表间关 系。
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3. “报表向导”创建报表
例6.1 设计如图所示的教员工资分部门明细表。
添加分组
19
4.使用标签向导创建标签
在工作和日常生活中，有时常常需要向外发送
大量统一规格的信件，信封上的地址以及书信内容
二级ACCESS—报 表
42
过关练习 【2009.3】(4)下列关于报表的叙述中，正确的是 【 B 】 A）报表只能输入数据 B）报表只能输出数据 C）报表可以输入和输出数据 D）报表不能输入和输出数据 【2009.3】(5)要实现报表按某字段分组统计输出， 需要设置的是【 B 】 A）报表页脚 B）该字段的组页脚 C）主体 D）页面页脚 【2008.9】(6)Access报表对象的数据源可以是 【 C 】 A）表、查询和窗体 B）表和查询 43 C）表、查询和SQL命令 D）表、查询和报表 二级ACCESS—报 表
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2013-7-15
9
打印和预览报表
• 页面设置
边距、页、列的设置
• 预览报表
当宽度超过页面宽度时，会产生折行，要调 整距离
• 打印报表
在文件=〉打印=〉“属性”……设置页面的纵 向/横向
2013-7-15
10
4、将窗体转换为报表
• 在 “窗体”窗口，选择要转换的窗体 • 选择菜单[文件]→[另存为] • 将“保存类型”选择为“报表”，指定报表 名 • 切换到“报表”窗口，可以预览报表
报表仅可以基于一个表或查询
3 ) 创建报表和添加控件 4 ) 排序和分组 5 ) 添加特殊效果（如：线条、图片、页眉、页脚）
2013-7-15
5
使用函数和表达式
• 自动在“性别页脚”中插入文本框：
=“汇总 ” & “„性别’ = ” & “ ” & [性别] & “ (” & Count(*) & “ ” & IIf(Count(*)=1,“明细记录”,“项 明细记录”) & “)” =Avg([政治])……
2013-7-15
15
三、组属性设置
•
– – –
不同类型的字段分组设置：
文本型 日期/时间型 数值型
四、取消分组与排序
– – – 打开“排序与分组”对话框 选中所设置的字段行 按<Del>键
16
2013-7-15
在报表中使用函数计算总计
• 计算总计：多放在“报表页眉/页脚”中 • 分组总计： “组页眉/页脚”中
关系型桌面数据库
Access 2000
（报表）
第6章 报表及其应用
6.1 报表及其工作方式
– – –
• • • •
2013-7-15
数据来源：基表、查询、SQL语句 报表与窗体设计类似 功能：
统计（求和、均值、最大、最小、计数……） 分类汇总 排序 各种表格的装饰用“自动报表”创建报表
2013-7-15
11
用标签向导制作邮政标签
“标签向导”可以用来作:
邮政标签、产品标签、磁带标签、客户标签……
步骤如下：
1.单击“新建”按钮，选择“标签向导”； 2.选择数据源，指定标签样式（或自定义） 3.按“向导”提示一步一步进行； 4.在[文件]-[页面设置]中设置标签的分布
2013-7-15
12
例：制作“学生”标签
• “字段”为文本 框 • 制作时可另加文 字，如“身高：” 2013-7-15
13
报表的高级应用
一、 排序和分组
1. 排序记录：
– – 在报表向导中选择排序字段 在“设计”视图下，使用“排序与分组” 按钮
特点：只能按某个字段排序
特点：还可以对字段值的部分或运算后的值排序。 在“分组形式”中设置
17
“域 合计”函数格式
=Dcount（ “[字段]”, “[表/查询]", "条件")
=DCount("[姓名] ", "[A班基本情况] ", "[性别]='女'")
条件中的引号用 单引号
2013-7-15
18
多列报表
• 创建一般的报表 • [文件]-[页面设置]
– 列数 – 列间距 – 列宽度
• 自动在“页面页脚”中插入文本框：
=Now() =“共 ” & [Pages] & “ 页，第 ” & [Page] & “ 页”
2013-7-15
6
在报表中使用表达式
• 在文本框中输入： =date() ---当前日期 =time() ---当前时间 =page ---当前页码 =pages ---总页码 =Format(Date(),“m”) 当前日期的月份 =Format(Date(),“yyyy”) 当前日期的年 • 报表的特殊效果：插入图片(控件工具箱)
2013-7-15
19
多页和分页
• 强制分页（主体属性）
2013-7-15
20
子报表
主报表可以包含子报表、子窗体，且 可以嵌套（最多两级） •非结合的主、子报表（二者无关联） •结合的主、子报表（二者有关联，同步） •例子： •演示例：学生及选课
2013-7-15
21
建立子报表主要步骤
• 打开主报表，调整空间；
特点：不用交互，异常快捷
2. 使用“报表向导”创建报表
3. 使用“图表向导”创建图表报表 4. 使用“标签向导”创建标签
2013-7-15
3
6.3 设计报表
1. 报表的结构组成:
主 体
2013-7-15
分组标头
4
2、设计报表
1) 设计报表的外观和功能
若信息基于多个表，则必须将报表基于查询。
2 )所需的数据和创建查询
2013-7-15
7
3 用“设计视图”创建新报表
• 单击新建按钮； • 选择设计视图，确定数据源（表或查询）； 若是基于多个表，则必须创建查询 • 建立页面页眉： (使用“标签”控件) • 设计主体：(从字段列表中拖到主体部分,格式化) • 建立页面页脚: 函数: =date()/pages/page/now() (可用菜单插入)
• 按下“控件向导”后，选择“子窗体/子报表”
控件
• 在“子报表向导”中选择数据源（表或查询） • 定义要链接的字段（保证同步） • 调整大小和格式
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A班成绩表(包括选课-子表)
• 2002学生成绩表
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End !
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空白报表与数据源的结合
若创建报表时，未选择数据源，或使用 “设计视图”创建报表时，联系方法如下：
1. 打开报表属性（或双击左上角报表选择器） 2. 打开“数据”选项卡 3. 在“记录源”中选择所需的表或查询 4. 将“字段列表”中所需的字段拖到设计网格中。 5. 插入日期： 6. 插入页码：
– 插入控件“文本框” – 直接输入相应的函数：
• SQL 合计函数：sum,max,min,count,avg…… • 域 合计函数：dsum,dmax,dmin,dcount,davg…… 例：=DCount("[姓名]","[A班基本情况]","[性别]='女 '")/Count(*)
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二、 分组记录
1) 在报表向导中选择分组字段 2) 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 • 组成：
1）组页眉：“组标头”选择“是”，将分组字段拖 入 2）组文本：即主体部分
3）组页脚：输入表达式（如：=max(数学））
– 可以在同一页，也可以在不同页 – 显示组页眉/ 组页脚: 对话框中选择“是”
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打印和预览报表
• 页面设置
边距、页、列的设置
• 预览报表
当宽度超过页面宽度时，会产生折行，要调 整距离
• 打印报表
在文件=〉打印=〉“属性”……设置页面的纵 向/横向
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4、将窗体转换为报表
• 在 “窗体”窗口，选择要转换的窗体 • 选择菜单[文件]→[另存为] • 将“保存类型”选择为“报表”，指定报表 名 • 切换到“报表”窗口，可以预览报表
报表仅可以基于一个表或查询
3 ) 创建报表和添加控件 4 ) 排序和分组 5 ) 添加特殊效果（如：线条、图片、页眉、页脚）
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使用函数和表达式
• 自动在“性别页脚”中插入文本框：
=“汇总 ” & “„性别’ = ” & “ ” & [性别] & “ (” & Count(*) & “ ” & IIf(Count(*)=1,“明细记录”,“项 明细记录”) & “)” =Avg([政治])……
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三、组属性设置
•
– – –
不同类型的字段分组设置：
文本型 日期/时间型 数值型
四、取消分组与排序
– – – 打开“排序与分组”对话框 选中所设置的字段行 按<Del>键
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在报表中使用函数计算总计
• 计算总计：多放在“报表页眉/页脚”中 • 分组总计： “组页眉/页脚”中
关系型桌面数据库
Access 2000
（报表）
第6章 报表及其应用
6.1 报表及其工作方式
– – –
• • • •
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数据来源：基表、查询、SQL语句 报表与窗体设计类似 功能：
统计（求和、均值、最大、最小、计数……） 分类汇总 排序 各种表格的装饰用“自动报表”创建报表
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用标签向导制作邮政标签
“标签向导”可以用来作:
邮政标签、产品标签、磁带标签、客户标签……
步骤如下：
1.单击“新建”按钮，选择“标签向导”； 2.选择数据源，指定标签样式（或自定义） 3.按“向导”提示一步一步进行； 4.在[文件]-[页面设置]中设置标签的分布
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例：制作“学生”标签
• “字段”为文本 框 • 制作时可另加文 字，如“身高：” 2013-7-15
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报表的高级应用
一、 排序和分组
1. 排序记录：
– – 在报表向导中选择排序字段 在“设计”视图下，使用“排序与分组” 按钮
特点：只能按某个字段排序
特点：还可以对字段值的部分或运算后的值排序。 在“分组形式”中设置
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“域 合计”函数格式
=Dcount（ “[字段]”, “[表/查询]", "条件")
=DCount("[姓名] ", "[A班基本情况] ", "[性别]='女'")
条件中的引号用 单引号
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多列报表
• 创建一般的报表 • [文件]-[页面设置]
– 列数 – 列间距 – 列宽度
• 自动在“页面页脚”中插入文本框：
=Now() =“共 ” & [Pages] & “ 页，第 ” & [Page] & “ 页”
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在报表中使用表达式
• 在文本框中输入： =date() ---当前日期 =time() ---当前时间 =page ---当前页码 =pages ---总页码 =Format(Date(),“m”) 当前日期的月份 =Format(Date(),“yyyy”) 当前日期的年 • 报表的特殊效果：插入图片(控件工具箱)
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多页和分页
• 强制分页（主体属性）
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子报表
主报表可以包含子报表、子窗体，且 可以嵌套（最多两级） •非结合的主、子报表（二者无关联） •结合的主、子报表（二者有关联，同步） •例子： •演示例：学生及选课
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建立子报表主要步骤
• 打开主报表，调整空间；
特点：不用交互，异常快捷
2. 使用“报表向导”创建报表
3. 使用“图表向导”创建图表报表 4. 使用“标签向导”创建标签
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6.3 设计报表
1. 报表的结构组成:
主 体
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分组标头
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2、设计报表
1) 设计报表的外观和功能
若信息基于多个表，则必须将报表基于查询。
2 )所需的数据和创建查询
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3 用“设计视图”创建新报表
• 单击新建按钮； • 选择设计视图，确定数据源（表或查询）； 若是基于多个表，则必须创建查询 • 建立页面页眉： (使用“标签”控件) • 设计主体：(从字段列表中拖到主体部分,格式化) • 建立页面页脚: 函数: =date()/pages/page/now() (可用菜单插入)
• 按下“控件向导”后，选择“子窗体/子报表”
控件
• 在“子报表向导”中选择数据源（表或查询） • 定义要链接的字段（保证同步） • 调整大小和格式
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A班成绩表(包括选课-子表)
• 2002学生成绩表
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End !
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空白报表与数据源的结合
若创建报表时，未选择数据源，或使用 “设计视图”创建报表时，联系方法如下：
1. 打开报表属性（或双击左上角报表选择器） 2. 打开“数据”选项卡 3. 在“记录源”中选择所需的表或查询 4. 将“字段列表”中所需的字段拖到设计网格中。 5. 插入日期： 6. 插入页码：
– 插入控件“文本框” – 直接输入相应的函数：
• SQL 合计函数：sum,max,min,count,avg…… • 域 合计函数：dsum,dmax,dmin,dcount,davg…… 例：=DCount("[姓名]","[A班基本情况]","[性别]='女 '")/Count(*)
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二、 分组记录
1) 在报表向导中选择分组字段 2) 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 • 组成：
1）组页眉：“组标头”选择“是”，将分组字段拖 入 2）组文本：即主体部分
3）组页脚：输入表达式（如：=max(数学））
– 可以在同一页，也可以在不同页 – 显示组页眉/ 组页脚: 对话框中选择“是”