第七章 会议实务
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第七章 秘书的会务工作
会议证件1
会议证件2
会议证件3
Hale Waihona Puke 四、布置会议场地 （一）会场布局 日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、 日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、 椭圆形、长方形、正方形、 字型 回字型、 字 字型、 椭圆形、长方形、正方形、T字型、回字型、U字 型等，所有参加者都能参与讨论。 型等，所有参加者都能参与讨论。 大中型正式会议采用礼堂式、山字型、 大中型正式会议采用礼堂式、山字型、半圆 形。 大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。 大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。 （二）会场装饰 一般小型会议、常规例会， 一般小型会议、常规例会，会议室只要清洁 明亮，设施完好，用品齐全就行。 明亮，设施完好，用品齐全就行。
六、开展会前检查 （一）会前检查的内容 检查内容主要有：会场的光线、温度、 检查内容主要有：会场的光线、温度、通风和卫生 情况；文具用品是否备齐； 情况；文具用品是否备齐；会议要用的设备是否调试 到位；电源接通与否； 到位；电源接通与否；为与会者提供的饮料和生活用 具是否周全，符合卫生要求等。 具是否周全，符合卫生要求等。 （二）检查会议地点的方法 1、亲自检查 、 2、由其他管理人员代为观察 、 3、从其他商务用处得到对会议地点的评价和推荐 、 4、检查旅游设施等级和本地商务指南 、
第三节 会间组织与服务
一、组织会议签到 1、薄式签到 、 2、卡片签到 、 3、电子签到机 、 4、会务组划到 、 签到完毕，秘书人员要填写会议出席情况报告表， 签到完毕，秘书人员要填写会议出席情况报告表， 包括会议名称、届次、日期、应到人数、缺席人数、 包括会议名称、届次、日期、应到人数、缺席人数、 实到人数等内容，在会议正式开始前报告会议主持人。 实到人数等内容，在会议正式开始前报告会议主持人。 二、监控会议进程 1、会议关键节点的服务：报到 开会——休息 、会议关键节点的服务：报到——开会 开会 休息 2、会议意外事情的处理 、 3、会议进程的协助控制 、
第七章之会议纪要、决议
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四、公报结构
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公报包括首部、正文和结尾三部分。 首部 包括标题和成文时间。 标题：公报的标题常见的有三种形式。一种是直写文种《新闻公报》；第 二种是由会议名称和文种构成；第三种是联合公报，由发表公报的双方或 多方国家的简称、事由、文种构成。 成文时间：用括号在标题之下正中位置注明公报发布的年、月、日期。 正文 包括开头、主体两部分。 开头。即前言部分。事件性公报要求用最鲜明，最精炼的语言概述事件的 核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件；会议性公报要求概述会 议的名称、时间、地点、参加人员等；联合公报要求概述公报的来由，即 在何时、何地、谁与谁举行了什么会谈或谁对谁进行了什么性质的访问等。 主体。是公报的核心内容，要求把公报的内容完整、系统、有序地表达清 楚。常见的有三种写作：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决定； 第二种是序号式，多用于内容复杂、问题问绪较多的公报；第三种是条款 式，多用于联合公报。 结尾 事件性公报和会议性公报一般没有尾部；联合公报要在正文之后写明双方 签署人的身份、姓名、年、月、日期、并写明签署地点。
• 决议与决定的区别： • 1．决议和决定都是涉及重要事务，反映发文者 对重大问题的意见和看法，而且在一定范围内带有 强制执行效力的公文，但又不可混用。 • 其主要区别为： • 第一，决议的原则较强，而决定则更具有针对性。 • 第二，决议是会议文件，必须经正式的全体会议或 代表会议讨论并通过才能形成、生效，通过决议的 会议时间和名称也必须写入文件中；决定则既可由 会议研究后作出，也可由其他程序产生，可写入文 件中，也可以不写。 • 第三，决议的内容多是带有全局性工作的原则性事 项；决定则既可表述全局的，也可表述局部的具体 工作安排。 • 2．一般文种不一定要求有号召性的结尾，决议 则一定要有号召性的结尾。
会议实务
1. 文秘人员与会议文秘人员的工作总是和各种各样的会议联系在一起。
文秘人员在会议中的角色可能是参加者、组织者、协调者、某个会议的与会者或主持者的助手，或充当会议记录员。
所以会议对文秘人员而言非常重要。
通常，会议是沟通的主要方式，而且是企业进行工作的重要活动。
上司因为本身的任务，为实施管理而主持会议；或者参加组织内外举办的各种会议。
事实上，上司在日常业务中，为会议所耗费的时间非常多。
文秘人员为尽量减轻上司的负担，必须具备会议的相关知识，也需要了解会议的事前准备和事后处理的程序，对会议安排的方方面面都要熟悉。
2. 会议的目的会议的具体目的是（1）信息的传达；（2）信息的交换；（3）相互启发；（4）作出决定；（5）收集创意。
3. 会议的计划和准备为使会议成功举行，需要文秘人员安排承办。
大中型会议应设置专门的秘书机构，即大会秘书处或大会办公室，按照会务工作的要求，秘书机构下设会务组、材料组、简报组、后勤组和保卫组等，各个小组分工明确，各负其责。
小型、内部会议则简单一些。
一般而言，会议需要准备的计划以及程序如下。
3．1 举行会议的决定企业中的会议是为了公司经营管理的需要而召开，所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要，计划及召开会议，评估成果，是上司的工作。
为了符合上司预期，遵照上司指示去准备会议，是文秘人员的重要工作。
不管会议的计划多么完善，有时会由于准备的疏忽而使会议失败。
因此会议准备工作的周全与否，对会议的成果有极大的影响。
3．2 参加会议的人选会议的目的和议题决定以后，上司要决定参加会议的人选。
如果是例行会议，人员和开会日期都已固定。
如果是为特定的问题而召开的会议，而这时人选有误，会议的成果必然不会乐观，所以应慎重行事。
文秘人员按照上司的指示，事先调查参加者是否方便？并收集会议必要的各种信息，从无法出席会议的有关人士那里获取必要的意见、答复或文件。
3．3 会议日期、时间的决定什么日期、什么时间召开会议？要考虑议题的紧急程度及预定出席者是否方便？都由上司判断并决定。
第七章 会议沟通 商务沟通 教学课件
生会/教代会、社区、政府立法机构（人
大、政协会议）。
– 团队议事会议
4、推销性会议
• 目的与作用：宣传说服、统一认识 • 适用情形：
– 需要进行宣传说服、教育培训时； – 需要当事人了解、认可和接受时。 • 主要类型： – 对内的奖励会议 – 对外的展销会议 – 企业岗位技能培训 – 文艺体育等才艺展示性集会
• 或者将已经确定的几个方向进行重新组合， 看看是否有新的发现；
• 或者少开会，尽量让自己静下来，待思考 四小时后，呈现几段话、几张草图，或描 写一个完整故事、一张小稿，然后交给创 意总监进行判断。
3、激荡深入——思路已经沉淀清晰， 必须利用集体作业深入
• 这个阶段创意总监必须率领创意人员、策略人员开会，甚 至亲自作业。
二、头脑风暴会议流程
1、理解策略——首先与客户人员、策略人员 反复沟通
2、寻找路径——每个创意人员努力发现新思 想/可能的创意路径
3、激荡深入——思路已经沉淀清晰，必须利 用集体作业深入
4、提炼成型——分工进行精致化作业
1、理解策略——首先与客户人 员、策略人员反复沟通
• 不停地开会或交谈，追求尽可能多的各类设想， 要求每个点子用一句话来描述。
第七章
会议沟通
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 第一节 会议沟通概述
一、会议概述 二、会议的作用及类型 三、如何进行会议沟通
一、会议概述
• 会议——为了解决某个共同的问题或出于 不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的 活动，是现代管理的一种重要手段。
• 问题：会议过多过滥；应该少开会，开小 会，开短会。
• 一位企业总监，1月到2月中旬的50天中， 参加各种会议17.5天，占全部工作时间的 35％。需看文件、简报、资料等共13.6斤，约185万字，每天要
大、政协会议）。
– 团队议事会议
4、推销性会议
• 目的与作用：宣传说服、统一认识 • 适用情形：
– 需要进行宣传说服、教育培训时； – 需要当事人了解、认可和接受时。 • 主要类型： – 对内的奖励会议 – 对外的展销会议 – 企业岗位技能培训 – 文艺体育等才艺展示性集会
• 或者将已经确定的几个方向进行重新组合， 看看是否有新的发现；
• 或者少开会，尽量让自己静下来，待思考 四小时后，呈现几段话、几张草图，或描 写一个完整故事、一张小稿，然后交给创 意总监进行判断。
3、激荡深入——思路已经沉淀清晰， 必须利用集体作业深入
• 这个阶段创意总监必须率领创意人员、策略人员开会，甚 至亲自作业。
二、头脑风暴会议流程
1、理解策略——首先与客户人员、策略人员 反复沟通
2、寻找路径——每个创意人员努力发现新思 想/可能的创意路径
3、激荡深入——思路已经沉淀清晰，必须利 用集体作业深入
4、提炼成型——分工进行精致化作业
1、理解策略——首先与客户人 员、策略人员反复沟通
• 不停地开会或交谈，追求尽可能多的各类设想， 要求每个点子用一句话来描述。
第七章
会议沟通
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 第一节 会议沟通概述
一、会议概述 二、会议的作用及类型 三、如何进行会议沟通
一、会议概述
• 会议——为了解决某个共同的问题或出于 不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的 活动，是现代管理的一种重要手段。
• 问题：会议过多过滥；应该少开会，开小 会，开短会。
• 一位企业总监，1月到2月中旬的50天中， 参加各种会议17.5天，占全部工作时间的 35％。需看文件、简报、资料等共13.6斤，约185万字，每天要
第7章 会议沟通《管理沟通》PPT课件
会务人员主要指会议秘书或记录员。会议 秘书的作用很重要，直接对会议主持人负 责。
会务人员应做到以下三点：
1.筹备会议
2. 记录和维持会议议程
7.3 会议中的角色
7.3.1 会议主持人 会议主持人是对会议是否顺利进行、 圆满成功影响最大的人。主持人的 角色主要是主持会议、维持会议秩 序，并确保与会人员的积极参与。
7.3 会议中的角色
7.3.2 会议成 员
1.积极的态度 2.会前的准备 3.认识群体过程 4.执行会议决定
7.3 会议中的角色
7.3.2 会议成 员
5.具备一些技巧 ①决定是否需要出席会议。 ②准时参会。 ③就某些疑点或模糊问题征询清晰的解释。 ④倾听。
7.3 会议中的角色
7.3.3 会务人 员
观众席的排座方式有两种： • 其一，自由式择座，即不进行统一安排，而由大家
各自择位而坐。
7.2 会议的组织
• 7.2.2 会议议程
1.会议议程的设计原则 • （1）明确议题 • （2）确定主次 • （3）注重实效
7.2 会议的组织
• 2.会议议程的设计步骤
①确定会议 目的、时间、 ④地表点明、顺参序加， 确人定员 时。间， 根据可用时 间和与会者
7.2 会议的组织
• 7.2.1 会前准备
7.会场的布置
• （1）会议的会场布置内容 • ①主题明显突出。 • ②准备有序。 • ③会场环境。
7.2 会议的组织
• 7.2.1 会前准备
7.会场的布置 • （2）常见的会场布置形式 • ①礼堂式。 • ②U式。 • ③长桌式。
7.2 会议的组织
图7-1 会议布置形式图
②选择重要
议题，分清
主次顺序，
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一生产经理的经验，有资格 向其他成员提供有用的意见
处理合同争议的律师顾问， 其固有的特殊技能可以促进 讨论
在一个预算会议上，如签署、 谈判一个新合同，财务主管 可在场授权这行动
请柬邀请信格式
格式一 尊敬的XX会员： 兹定于X年X月X日上午9时于我公司一层105招待事举行会员联谊活动，以感谢您对我公司的支持和厚爱。 届时请携带会员卡和本请柬前来参加。 敬请光临。 XX公司
格式二 谨定于X年X月X日（星期X）上午9时在XXX举行酒会。 敬请 光临 XX公司
请回复电话：XXXX
情景题
假设你是一家国内知名广告公司的总经理秘书，现在你所在公司想在全国范围内召开一次广告业界最新潮流 和技术研讨会，按照之前所说的步骤，确立与会人员，并拟写一份邀请信。
注意：详细标明与人人员的类型。邀请信可以选择两种样式中的一种。
第七章 会议实务
一、会议相关知识 二、会前准备 三、会间组织服务 四、会后的善后处理
会议相关知识
会议要素的构成
1、会议名称
2、会议议题 ：指会议所要讨论的问题。会议议题尽量集中，不宜
过多或太分散。议题产生有两种情
况：一种是领导指定；另一种是秘书调研，综合信息后提出，由领导审定。
3、会议组织者和与会者
会议日程、议程、程序的安排和拟写
会议日程：指在一段时间内会议进程的具体安排，使与会者了解会议期间每天的活动安排情况。有表格式和 条列式两种。日程应在会议之前发给与会者。
会议议程：一个会议常有多个议题，秘书根据议题的内在联系，主次、先后排列次序，便称为议程。议程需 呈送领导审定，在会前发给与会者 。
4、会议时间
5、会议地点 ：会址，指会议所在的城镇也指会议召开的具体会场。
6、会议方式
7、会议文书 ：反映和记录会议情况的文件材料。
8、会议服务 ：为保证会议顺利召开进行的保障性工作。
会议名称
正式会议必须有一个恰当的、确切的名称。会议名称往往由三部分组成： 会议的主持、召集单位 会议的主体：主要内容（议题）或主体（与会者）。可细分为以下三种情况： 1、以与会者的身份或职务为会议名称的主体。如：XX公司全体职工大会；XX协会XX届理事会。主体的身份有：
A、一次会议议题不能安排太多或太少，一般以安排一个主议题和一两个小议题为宜；要充分考虑每个议题需 要讨论的时间。
B、尽量将同性质的议题集中安排在一个会议讨论，便于讨论和节省时间。 C、准备一些后备议题，以备不时之需，在时间允许条件下提交讨论。
邀请与会者
选择与会者→评估与会者→通知与会者 选择与会者。三个标准：1、跟议题讨论有直接关系的人；2、可提供相关的资讯，使讨论更有效率的人；3、
会议时间
一是指会议召开的时间； 二是指整个会议所需要的时间、天数； 三是每次会议的时间限度。其中每次会议的时间限度，最好不要超过1小时。
会议方式
定时定点的会议 远程会议，运用电视、电话、广播等突破空间限制 移动会议，一次会议先后在两个以上的地点进行 “套会”，即“会中会”，在与会代表中划出一部分人员，在一个时段召开专门会议 并会形式，有些会议采取合并召开的形式 现场会，在事情发生地召开会议 座谈会，用于听取意见、征集意见、交流思想等。
闭幕式：XX同志作总结讲 话
分组讨论XX同志的工作 看文件 报告
大会发言
自由活 动
选举
文娱晚 会
领导接见、全体代表合 影留念
会议议程格式
XX公司职工代表大会议程表（安排） 一、审议2001年工作总结； 二、讨论2002年工作计划； 三、审议并通过2001年财政预算及2002年财政预算； 四、增选职工代表
发言具有代表性和权威性的人。如：新产品发布会，可以邀请研发部主管、技术专家、销售代表。 评估与会者：列出与会者的初步名单，依次确定每个人的会议贡献度，以确定与会人员。 通知与会者：会议通知三种类型：1、口头通知：常用电话通知形式，适用于内部会议。2、发正式会议通
知：外单位或跨地区会议须寄书面通知。其中跨地区会议要发两次通知：第一次预告通知，提前两倍往返邮 程的时间寄出，简要写明会议的内容、时间、地点、要求，还需附上一份或数份《与会者登记表》或《会议 回执》，要求限期回复；第二次正式通知。3、请柬式邀请信：适用于邀请性会议 。
党员、团员、经理、职工代表、局长等，都可以写到会议名称中。 2、以会议内容（主要议题）为会议名称的主体。如：XX公司海外企业经营管理会议；XX公司XXX庆功大会等。 3、有些会议主体部分不太规范，更不严格，会议名称就要简单明了即可，如校庆、厂庆。有些会议有届次序别，
届次序数往往加在主办单位和会议主体之间，如：XX公司第X次海外企业经营管理工作会议；XX协会第X届 理事会。 会议的种类（名称），在会议名称的末尾，如：XXX会、XXX大会、XXX座谈会等。
会前准备
安排议题 邀请与会者 会议日程、议程、程序的安排和拟写 会场布局 座位的安排 会场装饰
安排议题
收集议题 议题的来源：A、领导指示交办的问题；B、领导下达命令，需要各部门贯彻执行的问题；C、下级单位提请 讨论的问题。
筛选议题：根据会议目的与任务，对收集的议题进行筛选。 确定议题：将筛选的议题交领导审定，由领导最终确定议题。 注意事项：
不同会议理想的出席人数
解决问题型
少于5人
调查问题型
少于10人
工作回顾或展示型 少于30人
动员会
越多越好
信息发布会
没有限制
决策会议
7人以内
与会者的功能分类
信息提供者 意见提供者 特殊技能专家 授权者
是否拥有可分享 的信息
能否提供特殊的 意见、建议
他们的专业身份 是否有用
能否保证已获同 意的决策落实
会议程序：除了议题外，会议还有一些礼节性、结构性的内容、项目，把每一次会议的这些项目有序排列， 便成为会议程序表。
确定会议地点。
会议日程表
日期 星 期
X月X日 一
X月X日 二
X月X日 三
X月X日 四
上午（9：00~12：00） 下午（15：00~18：00） 晚上
开幕式：XX同志致辞；XX 同志做工作报告 分组讨论XX同志的工作报 告 分组酝酿人事安排