纸质档案数字化的应用

立、 产生 了多种经 济组织形式 ， 这有利 于 式有所不 同。传统模式 中 ，人事档 案是由各 人才 的吸纳 、 流动 ， 与旧 的人事 制度发 单位 内部组织 人事机构 分别管 理 ， 但 比较封 闭
代理制应运而生 ， 人事管理变成 了一种社 理 中唯一的模 式 ， 而应更新 、 革旧 的模 式 ， 改
、
含 义
外界的人才信息交流 ， 由单一 的途径变为开放
二、 特点
这种模式 是在市 场经 济条件下 建立 式的交流模式。 的一种新模 式 ，与市场经 济的发展 和社 会信息化 程度密 切相关 ，所以它 应是一
义有以下四点。 １ ．人事档案社 会化开放 式管理模 式 ， 是
随着现代 信息技术 的迅速发 展和大量 电子文件 的产生 ，档案信息数 字网络化建 设是档案管 理工作 的热点和重点 。所谓纸 质档案数字化 （ 简称数 字档案 ） 就是 利用数
维普资讯
ｉｌ ｌｌ ／ｌ ｌ一
一
在档案 界 ，传统 的档案保护 和利用工 作， 已不适应当今科 技发展水 平 ， 为了便 于
档案信息 的收集 、 保存和开发 利用 ， 必须运 用先 进 的信 息 技 术来 改造 和改 善原 有 模
式。 利用数 字图像处 理技术等现代化手段 ， 对纸质档 案进 行数字 化管理 ，成为 当今档 案信息化建设 的重要 内容 。
矛盾会更加突 出。如何 勤 内 也 简 而 会 的 事 案 理 服各 自弊病 ，使人事档案管理模式更 加充实 信息化进程的发展 ， 容 较 单； 社 化 人 档 管 解决这些矛盾 ， 先应该摸清我 国未来档案 首 机构 ， 其来源要广泛得 多， 以来 自该社 区 与完善 。 可 ２ ．人事档 案社会化开放式管理模式 目前 资源管理 系统的基本模式的建立原则 。 范围内各类人员 ， 其内容也非常丰富多样。
３ ．利用者对人事档案需求 的多样性 。 主要适用于流动人员人事档案管 理。由于流
第一 。要遵循档案资源内在 规律 原则。
辞退 、 离原单位 和没有＿ 脱 Ｔ作 档案资源 管理系统 的一切活动都 是围绕档 市场经济的发展离不开人才 ，更不会 忽略 动人员是辞职 、 开发利用而进行 的 ， 因此 ， 在 单位 的科技 人员 、 管理人员等 ， 其档案与一般 案资源的收集 、 人事档案的利用 。 利用者类型 、 利用用途的 其物质对象——档 具有一定特点 ， 因而在管 系统的众多组 成要素 中 ， 多样性 ， 导致对 人事档案 内容 、 载体 、 递 人事档案 比较 而言 ， 传 案资源 始终是最基本最重要的要素 。 这一要 方式等方面需求的多样性 ；也使得 人事档 理模式与方法上也应有所不同。
的人事档案 ， 经常会被组织和个人查 阅、 档案管理模式将成为可能 。我 国政府机构 改 和作 为行动 的依 据这一特 点决定 了档案对 利 档案的形 成时期 、 档案 精简机构 、 合 于形 成者的依 随性 ； 用， 但它们 的要求不完全一样 ， 呈现出多种 革的幅度和力度将进一步加 大 ， 提供 部门考查利用时期 、 档案 向社会开放时 署办公 、联合办学 的大 口径 管理 方式将被 采 多样的需求。 ４人事档案管 理方式和服务方式的开 用 ，每个小单位 自行管 理人事档案的模式将 期三个被 归纳为档 案价值实 现的不同时期 ．
信息库 。 它包含 两个不同层次 ： 一是档案 目
录信息 的数 字化 ，目标 是建立档案 目录数 生 了巨大碰撞 ， 新型人事管理制度 如人事 和 内向，这种模式不 应成为现代人事 档案管 据库 ，关键 是严格规 范档案信息 的著录标 引并科学 选定档案 目录数据库结构 ；二是 社会 化开 放式人 事档案管 理 会化的活动。因此 ， 作为人事管理重要组 建立 新的模式 ， 档案全文信息 的数字化 。 成部分的人事档案工作 ， 也必然具有这种 模式就是一种新 的模式 ，是对原有人事档案 纸质 档案数字 化工作必须 遵守 以下原 管理模式 的补 充。这两 种管理模 式处于并存 社会化的性质 。 则 ： １规 范化 。所有 档案信息必 须按照规 （） ２人事档案来源的广泛性和 内容的复 发展 阶段 ，各有 利弊。传统人事档案管理模 定的技 术要求 、文 本格式和工作标 准进行 － 保护 ， 方便本机构使用 杂 ｌ 人事档案管理机构 、 生。 管理对象 和服务 式对人事档 案的保 密 、 数字 化 ， 尽可 能采取 通 用标 准 ；２ 安 全 并 （）
但过 于封闭 ， 用面不广 ， 行规 利 实 对象的社会性 ，决定了人事档案来源的广 具有 优势 ， 性 。在数据化过程 中要确保档 案原件的安
网络化管理难度较 大； 新的管理模式服 泛性和内容结构的复杂性 。在传统人事档 范化 、 全 ，数字化档案 信息的内容 与档案原件相 便于社会各种机构 和人员利用 ， 易采 案管理中， 人事档案的收集 、 处理和提供利 务面广 ， 我 国 目前 的档 案资源管理状况 与满 足 网络 化管理方 式 ， 存在 易泄密 、 但 用往往由各单位内部人事机构行使 ， 该机 用现代化 、 社会需求之间 尚存在着一定 差距 ， 随着社会 克 构人事档案来源单一 ， 仅限于本机构人员 ， 丢失等 问题 。我们 应充分 发挥两 者优势 ，
档 ３ 社会化开放式管理模式预示着更大范 素的特征决定 了其 内在规律的特点 ： 案形 ． 档案对于形成者的 范 围， 不仅组织上需要 ， 而且许多个 人也需 围内人事 档案管理 的一种 方向和 发展趋势 。 成和利用 目的的分 散性 ； 可以作为考察事实 当今 ，在更 大范围 内实行社会化开放式人事 活动具有某种凭据 作用 ， 要 ，那些与个 人生活和切身利益密切相关 案不可能局限于单位组织部门使用这种模式的含 市场经济条件下的～种新模式 ，是对 人事 档 案管理模 式的补 充 ， 与传统 人事档 案管理模 １人事档案管理机 构 、 ． 管理 对象和 服 式处于并存发展阶段 ，市场经济条件下 的新
据库 、 数据 压缩 、 速扫描 等技 术手 段 ， 高 将 与计划 经济时 代传统 人事档 案管理模 务对象具有较强的社会性 。 市场经济的建 模式 ， 纸质文件 系统 组织成具 有有序结构 的档案