机关档案室阻碍文件中心的发展
机关档案管理存在的问题及对策
机关档案管理存在的问题及对策作者：李洁来源：《中国科技博览》2014年第29期中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）29-0207-01机关档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是档案工作的重要组成部分，它详实地记录了党和国家对各项业务工作的方针政策及本机关在具体实施中的各种情况，是机关工作的珍贵参考材料。
管好用好档案，对资源开发起着重要作用。
在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。
但是，机关综合档案由于存在着管理分散、人员不稳定、保管条件差、利用率低等多种问题，影响并阻碍了机关档案管理工作的顺利开展。
一、机关档案管理工作中存在的主要问题及原因分析1、对机关档案管理的重视程度不够。
一些机关领导干部对档案工作重要性认识不够，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。
导致机关档案管理人浮于事，工作不力，档案资料收集、整理、归档工作滞后，不能充分发挥档案管理工作应有的作用。
2、管理制度不健全，管理人员素质参差不齐，管理水平不高。
有的机关档案管理制度不健全，管理混乱；有的机关档案管理有制度，但没有相关的配套实施办法和检查考核措施或检查督促考核未认真落实。
大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。
而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了档案管理水平。
一些档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。
随着计算机及网络信息技术在档案管理中的广泛运用，管理手段在不断进步。
而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段。
机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策分析
MODERN ENTERPRISECULTURE管理纵横18MODERN ENTERPRISE CULTURE 机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策分析武艳宏 云南省昆明市盘龙区联盟街道办事处摘 要 文书档案管理工作是机关单位日常管理工作的重要组成部分，做好文书档案管理工作，可以促进机关各项工作的顺利展开，从而推动我国基础事业的发展。
但是目前我国机关文书档案管理工作中还存在着很多问题，制约着机关单位的发展。
因此文章主要就机关文书档案管理工作现状、存在问题以及解决对策展开讨论，并分析了机关文书档案管理工作概述等内容，希望给相关的文书档案管理人员提供一定的借鉴价值。
关键词 机关文书 档案管理中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-1145（2021）36-018-02一、机关文书档案管理工作概述（一）机关文书档案管理工作的基本内容文书档案是形成于企事业单位、社会团体以及机关等各类社会组织行政活动过程中具有较大价值并且急需要妥善保管的文件。
机关文书档案管理工作是一项十分复杂的工作，它包含的工作内容有很多，其中最基础的工作内容主要是有以下几种：首先，机关文书档案管理人员负责接收党、政、工、团等部门移交的文件材料，并按照要求对这些有价值的文档进行整理、登记、组卷、分类以及编号等。
其次，机关文书档案管理人员负责与上级有关机关的档案管理工作人员进行联络，对本单位文书档案的数据进行统计工作。
最后，机关文书档案管理工作人员负责文书档案的借阅服务，热情接待借阅人员，并对归档的文件进行检查，保障文档和资料的完整性[1]。
（二）机关文书档案管理工作的组织结构上面我们提到机关文书档案管理工作是一项十分复杂的工作，所以在一些较大的机关中，由于它们的文书档案管理工作量十分庞大，为了提高文书档案管理的效率，往往会设立专门的组织机构比如文书处、文书科等部门，专门对机关的文书档案进行管理，有效地提高了机关文书档案管理的处理水平和处理效率。
我国当前建立文件中心的再思考
我国当前建立文件中心的再思考一、我国建立文件中心的现实需要笔者认为，我国不仅存在建立文件中心的现实需要，而且这一需要还很迫切。
理由主要来自两个方面：一是经济高效化的要求；二是多元化的需求。
首先，尽管我国已建立有比较完备的机关档案室体系，但其整体效能与具有经济和高效优点的文件中心相比还是存在一定差距。
其次，不断变化的社会环境和档案工作环境使半现行文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立半现行文件管理机构的多元化需求。
我国当前正处在变革时期，社会环境复杂多变，这对档案工作环境产生了相当大的冲击和影响。
一方面，国家政治体制改革引发的机构精简和人员调整使得相当一批政府机关的档案部门不得不撤销或合并，档案人员也不得不下岗或分流。
另一方面，社会主义市场经济的确立和发展使我国所有制成份和企业资产形式从单一走向多元化，三资企业和私营企业大量建立，国有中小企业大量改组、转制、兼并甚至破产，这些企业的档案工作或需要新建，或需要调整，或需要移交。
政府机关和企业档案工作出现的新特点和面临的新形势需要实行多元化的管理方式，以适应不同特点和需求。
必须强调一点，笔者针对上述现实需要提出我国当前建立文件中心的设想必须基于一个前提，那就是应将文件中心不再视为半现行文件管理机构的一种特定称谓，而应视为半现行文件管理最佳组织形式的代名词。
假如一味纠缠于文件中心的狭义概念，结果可能就会像某些学者那样，依据我国没有对应称谓得出“我国没有文件中心”的结论１。
退一步说，即使如此，这一结论并不意味着我国没有建立文件中心的必要，相反恰恰证明了建立的迫切需要。
实践证明，在追求文档管理最优化目标的驱动下，我国已经开始出现了一些新型档案管理组织形式，它们与文件中心可以说是名异而实同的。
二、我国现有新型档案管理机构及其与文件中心的关系一联合档案室联合档案室主要是针对区、县级机关档案管理的不足，从８０年代起建立的一种新型机关档案管理组织形式。
一般做法是在相同的行业系统或区域，在充分考虑机关单位驻地远近和档案利用方便的基础上，将原来若干“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。
文书档案管理工作中存在的问题及解决措施
文书档案管理工作中存在的问题及解决措施【摘要】文书档案管理是组织和机构中非常重要的一项工作，但在实际操作中常常存在各种问题。
在文书档案管理工作中，不规范的管理流程可能导致文书档案的混乱和丢失，进而带来信息安全风险。
文书档案的整理也是一项困难的工作，可能耗费大量时间和人力资源。
针对这些问题，可以采取一些解决措施，如加强文书档案管理意识，制定规范的管理制度，以及采用科技手段提升管理效率。
通过这些措施，可以提升文书档案管理的质量和效率，同时保障信息安全和档案整理的顺利进行。
加强文书档案管理工作的规范性和科技化程度，对于提升整个组织的运行效率和管理水平有着重要的意义。
【关键词】文书档案管理、问题、解决措施、流程、信息安全风险、档案整理、意识、制度、科技手段、效率。
1. 引言1.1 文书档案管理工作中存在的问题及解决措施文书档案管理是一项非常重要的工作，它涉及到组织内部的文书资料、文件和档案的管理和保管。
在实际的文书档案管理工作中，总会存在一些问题需要我们去解决。
这些问题可能包括不规范的文书档案管理流程、文书档案管理的信息安全风险、文书档案管理的档案整理难题等等。
为了解决这些问题，我们需要采取一些措施，比如加强文书档案管理意识、制定规范的文书档案管理制度、采用科技手段提升文书档案管理效率。
通过不断地改进和完善文书档案管理工作，我们可以更好地保护和管理组织的文书档案，确保其安全性和可靠性，提高工作效率和质量，为组织的发展提供更好的支持。
是一个需要我们深入研究和解决的重要课题，只有不断地探索和实践，我们才能更好地应对各种挑战，提升文书档案管理工作水平。
2. 正文2.1 文书档案管理工作中的问题文书档案管理工作中存在许多问题，这些问题在一定程度上影响了工作的效率和质量。
许多单位在文书档案管理方面存在着混乱和不规范的现象，没有建立起完善的管理制度和流程，导致文书档案的归档、检索和利用都存在困难。
信息安全风险也是文书档案管理中的一个重要问题，很多单位对于文书档案的保密工作做得不够严谨，容易造成信息泄露和损失。
浅谈我国文件中心及其建设
种 观 点 认 为 ，文 件 中心 是 一 种 档 案 性 质 的保 管 机 构 ，
因而 ， 不应该称之为文件中心。他们 认为， 文件 中心是一种 “
案室体 系 ，根 本没有必要 改掉 后重新建立一套文件 中心体
完全接 受， 我国所认为的文件 （ 案 ） 档 的运动过程 的划分 以及 文件和档案 的定义与西方也都是不同的， 相应 地形成 的文件 （ 档案 ） 运动规律理论也不同， 这是文件中心难 以在我国普及
的 理 论 上 的原 因。
文件中心的存在 的确给文书与档案的管理带来 了许多便利。
其 次 ， 必 须 认 识 到一 点 ， 文件 中 心 与机 关档 案 室 是 不 同 还 即
中 已经 显 示 出 较 强 的 生 机 与 活 力 。而 在 我 国 ， 到 １ ８ 直 ９ ８年
甘肃 省永靖县 才建立 了我国第一个文件 中心 ， 才从真正意义
上 拉 开 了 建 立 文件 中心 的序 幕 。
我国地大物博， Ｉ众多 ， 人－ １ 民以食为天 ， 就业 是解决人 们 基本生活的根本途径 。 原有的众多机关档 案室给人们提供 了
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的争议中找到。 笔者结合之前学者的争议以及我 国当前的实 际情况 ， 将文件中心在我 国发展缓慢 的原 因归纳为 以下几个
议， 文件 中心在 我国 的发展面 临诸多 障碍 ， 发展速 度相 当缓
机关档案管理工作存在的问题及对策
机关档案管理工作存在的问题及对策随着信息化时代的到来，机关档案管理工作变得日益重要。
机关的正常运转离不开大量的文件和档案，而这些文件和档案的管理直接关系到机关的效率和形象。
在实际工作中，我们也发现了一些问题，这些问题影响着机关档案管理工作的执行效率和质量。
我们有必要对机关档案管理工作存在的问题进行深入分析，并提出对策来加以解决。
一、存在的问题1. 档案管理流程混乱当前，一些机关的档案管理流程较为混乱，各部门之间缺乏有效的协作和沟通。
导致文件传递、审批、归档等环节存在滞后和混乱现象，严重影响了工作效率。
2. 档案管理人员素质不高在一些机关中，档案管理人员的专业素质相对较低，缺乏相关知识技能和经验。
这就导致了档案管理工作的执行效率不高，严重影响了工作质量。
3. 档案管理制度不健全一些机关的档案管理制度不够健全，缺乏明确的规章制度和相关政策法规的指导。
档案管理工作缺乏依据和标准，容易产生混乱和漏洞。
4. 档案管理技术手段落后在一些机关中，档案管理技术手段相对落后，没有充分利用现代化信息技术手段，如电子档案管理系统等，导致档案管理效率低下。
5. 档案管理安全意识不强由于档案管理安全意识不够强烈，一些机关在档案管理过程中存在泄密和丢失等安全风险，给机关的形象和工作造成了损失。
2. 提高档案管理人员素质加强档案管理人员的培训和学习，提高其专业素质和操作技能，加强团队建设，增强协作意识和责任感。
对优秀的档案管理人员进行重点培养和激励，提高整体素质。
3. 健全档案管理制度完善档案管理制度，制定明确的规章制度和相关政策法规，明确档案管理的规范和标准。
建立档案管理考核评价制度，督促各部门按照规定执行档案管理制度。
4. 推广现代档案管理技术加强对现代档案管理技术的研究和应用，积极引进和推广电子档案管理系统等现代化信息技术手段，提高档案管理效率。
在保证档案管理安全的前提下，实现档案数字化、网络化管理。
5. 提升档案管理安全意识加强对档案管理安全意识的宣传教育，建立健全的档案保密制度，加强对档案管理安全的监督和管理。
浅谈文件中心与机关档案室的职能对比
浅谈文件中心与机关档案室的职能对比作者：李宏来源：《办公室业务》 2017年第10期联合国教科文组织对文件中心的定义是：“文件中心是在档案行政机关领导之下，对各种不同行政机构的半现行文件进行经济保管和提供利用，并在这些文件被销毁、处理之前进行系统鉴定的机构”。
这一定义比较富有弹性，并未明确定义文件中心是文件机构还是档案机构，由于各个国家的理念不同，对于档案这个概念的界定也不尽相同。
“美国把在承办机关和文件中心保存的各种文件材料统称为文件，只有送档案部门永久保存的文件，才称档案”。
而在我国，大多数处于半现行阶段的文件就已经开始被当作档案来管理，甘肃省永靖县在上世纪80年代创立的第一个文件中心，2002年9月深圳市成立的文件中心和2003年7月珠海市成立的文件中心，其性质都是在档案行政部门的领导下对其他机构移交而来的现行、半现行文件进行管理的机构，这些文件中心在建立的同时便会取代机关档案室来发挥职能。
在档案事业发展的过程中究竟有没有必要用文件中心来完全取代机关档案室呢？下面就对此做一对比研究。
一、文件中心与机关档案室性质与职能的比较机关档案室是机关内部的组织机构，主要保存本机关内部产生的文件与档案，服务对象是本机关内部。
与之相对应，文件中心是在档案行政机构领导下的处于形成单位和档案馆之间的机构，文件中心保存其他机构移交而来的文件，服务的对象不仅包括产生文件的机构，还面向全社会，这些就是两者间的明显差异。
文件中心与机关档案室又有一定的相似性：两种机构都是在半现行文件向档案馆移交或进行销毁之前进行暂时保存的机构，其保管对象有一致性；两种机构的都具有保管、整理、鉴定及向档案馆移交档案的职能。
正是由于这两者的基本性质不同但保管对象及管理职能又有相似性，决定了两者无需同时设立。
通过下面的内容我们可以了解机关档案室现存的弊端以及文件中心在哪些方面更加顺应时代潮流。
二、机关档案室暴露的弊端及文件中心的优势不可否认，在设立之初，档案室的作用还是很明显的，但随着新形势下机关档案室发展滞后，一些弊端也逐渐暴露了出来：首先，设置过多过于分散造成了资源上的浪费。
当前档案收集工作存在的问题及解决对策
当前档案收集工作存在的问题及解决对策档案收集是丰富馆藏档案资源的重要途径，是档案工作最艰巨的首个工作环节。
它是档案管理工作的起点，也是档案管理后续工作的支柱。
所以档案收集工作决定了档案管理工作的质量。
随着国家档案法规文件的陆续颁布实施，档案收集工作与过去相比有了很大的改进，但现实工作情况远远没有那么乐观，这是各单位档案工作中存在的一个突出的现实问题。
一、档案收集工作存在的问题1.归档种类不齐全。
现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，对科技档案（基建档案、设备档案、科研档案等）、专门档案的收集则比较忽视，尤其是声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作更没有得到有效重视。
这样就导致单位内库存档案种类单一，很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。
2.档案意识不强导致归档文件材料不齐全、不完整。
单位内各部门工作人员由于档案工作意识不强，不注意日常工作中原始材料的积累保管，导致很多材料遗失或不知去向，到年终归档时只能有多少交多少。
有的工作虽然非常重要，但因为没有注意材料的积累，所以也就无法归档。
另外，档案部门由于不了解各业务部门每年开展的具体工作，所以所谓的监督、指导只能流于形式，最终形成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。
3.档案收集归档范围无法具体明确。
《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》也对各级机关单位文件材料归档范围进行了正确界定。
但是，这一标准太抽象、太笼统。
其中重要的、一般的材料如何界定很难具体把握，虽然各机关单位根据8号令编制了本机关单位的《归档范围和保管期限表》，但内容几乎和8号令没有什么大的变化，属于笼统性的指导性文件。
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（ 刊 贵 州 通 讯 员 周 端敏 本
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近 日， 中共银川市委办 公斤’ 市人民政府办公厅 印发了 《 银川市 电子文件管理暂行办 法》。 该 《 法 共七章三十条， 办 其中在第二章 “ 电子文件管理机 构及职责”中成立了由市委办公厅１ 市政 府办 公厅、 市档案局等七家单位组成的银川市 电子文件管理工作领导小组， 并将该领导小
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本 草纲 目 等三项 文献 成功 申报亚太 区世界记忆名录
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安 全 ， 等 提 供 备 份 重 要 挡 案 数 据 保 管所 需 的 库房 和 专 用装 具 ， 案 数 据 备 份 对 档 的移 交 工 作每 年 进 行 ｌ 次 ， 要 档 案 数 据 异 地 备 份其 他 具 体 事 宜 将 由双 方 适 ～２ 重 时 协商 。
办， 澳门文献信息学会协办。此次共有来 自１个国家和地 区的ｌ份 １ ２ 文 献 申报 亚太 区 世 界记 忆 名 录 》。除 中国 外 ， 济 、蒙 占、 西 斐 新
兰 、巴基 斯 坦 和 越 南 各有 一 份文 献 入 选 。 “ 界记 忆 亚 太 地 区 名 录 评 审 委 员会 ”对 人 选 的 两 部 中 医 世 药 古 籍 给 予 了 高 度 评 价 ， 为 “《 帝 内经 理 所 当 然 地 是 一 部 认 黄 珍 贵 的 文 献 ， 得 被 列 入 《 界记 忆 亚 太 地 区 名 录 ”；“《 草 值 世 本
文／ 董燕 翔
４ ２ ｌ ｎ ｏ ｏ Ｉ国档案 １ １
州省档 案馆馆长 王传福与 云南 省档案馆馆 长黄风平代表 双方 在 重 要 档 案 数 据 异 地 备 份 协 议
书上 签 字 。根 据 国 家 档 案 局 关 于 重 要 档 案 数 据 异 地 备 份 的 要 求 ， 州 省 档 案 馆 与 云 南 省 档 贵 案馆 就 双 方 互 为 重 要 档 案 数 据 黄 备份 基地 ， 达成 了组 织实 施重 长 （ 前摊右一）
举 行 第 四 次 会 议 。 议 宣 布 ，《 草 纲 目 、 黄 帝 内经 以 及 天 会 本 主 教 澳 门教 区档 案 文 献 （ 世 纪 至 Ｉ 世 纪 ） 项 中 国珍 贵 文 献 正 式 １ ６ ９ 三 被 列入 亚 太区 《 界记 忆 名 录 》。 世 此 次 会 议 由 世 界 记忆 工 程 亚 太地 区 委 员会 和澳 门 基 金 会 主
技 术手 段 解 决 信 息资源集 中与 服务 的想 法 也是 走 不通 的。 而 对 于 抵 制 现行 文 件 中心 的 发 展 、 足 现 状 、 于 即成 的 满 安 想 法更 是 要 不 得 的 。
山西档案 ２ １ ． ００ １
文／ 曹 航谢Fra bibliotek敏 《 陕西档案 ２ ０ ． ０ ９５
遇 到一 些 困难 ， 原 因 可 能在 于 ： 先 ， 县 模 式存 在 的 最 大 问题 是 其 首 和 “ 理 不合 法 ” 和 县 模 式 改 革 变 更 了现 行 的 档 案 管 理 模 式 ， 际 上 合 。 实
档 案室就一定是档案系统管理体制改革的对象 。 就机关 档 案室 而言， 本身就存在许多先天 的不合理性 。 比如 ， 档
国档 案 事业 史 上 是 没 有先 例 的 。 徽 档 案 改革 的首 创 精 神 ， 得 我 们 安 值 永远尊重。
展。 撤销 机关档 案室肯定 会带 来许多 问题 ， 要谨 慎处 需
理 。 是， 革所带来的阵痛， 但 改 只要 有 利 于 档 案 界 的 整 体
发展 ， 就是值得 的。 那些既想保留机关档案室， 又要发展 现 行 文件 中心 的想 法 是 不切 合 实 际 的， 些 试 图通 过现 代 那
和 县 模 式 的 实 质 可 以从 三个 层 次 加 以剖 析 ： 表 象 上 看 ， 县 从 和 模 式 的 主 要 成 就 是 实 现 了县 域 范 围 内档 案 资 源 的实 体 整 合 。 一 步 进
而言， 该模 式实际上是否定 了现行 的专业档案管 理模 式。 更深 层 在 次上， 和县 模式实 际上 是变 “ 统一 领导 ， 分级 、 专业管理 ” “ 分 为 统 领导 ， 分级 、 中统一管理 （ 集 由综合档案馆） 似乎可 以认 为是 对 ”， 我国现行的档案工作基本原则的 “ 突破” 但和 县模 式在推行和推广 。
组 办 公室 设 在 市 档 案 局 ， 由市 档 案 局 局 长 张 芳 兼 任 办 公 室 主 任 。同时 ， 明确 了领 导 小 组 的 主 要
职 责。
（ 刊 宁 夏 通讯 员 边 本
莉）
机 关档案室阻碍 文件 中心的发展
要实现档 案系统的现代管理 ， 要建立相 应的服务型
社 会 化 体制 ， 使 档 案 界 真 正 融人 社 会 ， 使 公 民真 正 意 要 要 识 到 国家 档 案馆 的 社 会不 可 或 缺性 ， 必 须 毫 不 犹 豫 地 就 强 化 现 行 文件 中心 的功 能 。 要 真 正实 现 这 种 功 能 ， 关 而 机
案 实 体 的分 割 化 ， 案信 息 利 用 的局 限性 ， 约着 档 案 馆 档 制 的发 展 ， 、 、 的 极 大 浪 费 ， 碍 了现 行文 件 中心 的 发 人 财 物 阻
是否定了对 于科技档案和专门档案实施 的 “ 条块结合” 管理 体制 ， 因 此招致了一些专业 主管机关的反对 。 笔者认 为， 和县模式不具有～ 般 性， 在多数情 况下， 适合在县一级的小城市进行推广Ｄ 案资源 的 更 －档 实体整 合是 和县模式 的亮点 ， 但通 过信息 技术实现档案信息资源 整 合也应 大力提倡 。 在一 个省 范围内进行档 案管理模 式改革 ， 这在 中
纲目 代表了当时东亚最先进 的科学思想， 被认 为是该地 区科学 史领 域 最 重 要 的 参 考 书 目， 烈 推 荐 将 这 部 文 献 列 人 《 界 记 忆 强 世
亚 太 地 区 名录 。 ” 国家档 案局 副局 长李 明华 率 中国代表 团一 行５ 人出席 了会 Ｉ。 义 ３ １ 月 ９日，国家 中医 药 管 理 局 、 家 档 案 局 联 合 举 办 新 闻 通 国 气 会 ， 布 两 部 中 医药 古 籍 顺 利 人 选 该 名 录 。 公