秘书学——秘书的工作职能
秘书学与秘书工作
秘书学与秘书工作
《秘书学与秘书工作》
（一）秘书学概述
秘书学是一门应用性的职业学科，它将理论结合实践，在研究秘书从业者的技能、应用方面做出了深入探讨。
秘书学以促进日益增加的办公管理工作的高效完成为目的，致力于为秘书从业者提供实用的秘书技能，使其可以在办公环境中有效地完成工作任务。
秘书学主要提供了一些秘书知识，由负责管理文件、协调管理资源、安排工作日程安排、控制工作质量，编辑文书、会议等相关秘书知识，使秘书从业者能够在现代办公环境中提高技能水平、根据现代秘书学要求制定有效的工作原则，高效完成办公管理工作。
（二）秘书工作
秘书工作是一种为组织及管理者提供各种服务的专业性工作，它的基本职能是为管理者提供秘书类服务，其具体包括：安排日程；编写文件及信函；收集有关资料；协调管理资源；组织会议及会议资料；负责处理管理者的部门文件；帮助管理者完成工作；协助管理者完成有关事宜；收发邮件；为部门文件作好归档；帮助组织工作会议等等。
秘书工作采用的方法和手段多种多样，三要素：文件管理、邮件管理、会议管理。
它的特点是要求秘书从业者具备较强的文化接受能力和熟练的办公技术，能够有效地运用办公软件，提高工作效率。
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秘书学 课件 03秘书工作机构的职能与工作要求
2.秘书人员的自我管理 2.秘书人员的自我管理
1）工作管理 ——明确的工作计划 ——明确的工作计划 ——区分轻重缓急 ——区分轻重缓急 ——高标准严要求 秘书无小事” 高标准严要求“ ——高标准严要求“秘书无小事” 2）行为管理 3）时间管理 4）办公环境管理
二
秘书工作机构的地位与性质
1.秘书ห้องสมุดไป่ตู้作机构的地位 1.秘书工作机构的地位 1）分类
①中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的 人员设施齐全、 工作机构（秘书工作机关） 工作机构（秘书工作机关） ——承首脑机关之命具有一定权力 ——承首脑机关之命具有一定权力 ——规范指导秘书工作 ——规范指导秘书工作
3.工作机构成员 3.工作机构成员
1）秘书班子成员的不同层次要求 高层—— 中层—— ——→ ——→ 高层——→中层——→基层 理论、组织管理、协调决策、 ○理论、组织管理、协调决策、文字表达 思想作风、专业知识、阅读表达、 ○思想作风、专业知识、阅读表达、活动能力 ○基础知识、文字技术、统计计算、办公器械 基础知识、文字技术、统计计算、 ○职业道德 2）秘书班子的群体优化 异质结合：不同的专长、学历、年龄、性格、 ①异质结合：不同的专长、学历、年龄、性格、性别 合理分工，密切合作， ②合理分工，密切合作，职才相适 ③部分调整以至重新组合
②纵向层次尽量少
“办公厅一般分设两层，最多不超过三层。” 办公厅一般分设两层，最多不超过三层。 ——为上下沟通方便，避免中间阻隔 ——为上下沟通方便， 为上下沟通方便
③横向幅度可适当加大
“为便利工作，可多设副职，分工领导。”“适应 为便利工作，可多设副职，分工领导。”“适应 业务分工，组织机构可适当向横的方面发展” 业务分工，组织机构可适当向横的方面发展” ——工作涉及面广 头绪多、 工作涉及面广、 ——工作涉及面广、头绪多、事务繁杂
秘书学(整理版)
填空题1、秘书的职业特征：（1）服务的直接性。
（3）年轻化：（2）服务的稳定性：（4）女性化（5）知识化：秘书以处理书面信息为主要工作内容。
秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。
秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层。
2、秘书工作的作用：助手作用；参谋作用；协调作用；信息枢纽作用；公共关系作用3、秘书学得研究对象包括两方面：一是秘书工作，二是秘书人员。
4、秘书学研究的发展方向：秘书学教学理论、秘书工作理论、秘书学相关学科研究。
5、我国建党初期秘书工作的特点：“精”、“密”6、就全世界而言，秘书工作的显著特征：普遍化、年轻化、女性化7、秘书工作机构的组织形式：分理制和综理制8、秘书工作机构的性质：机密性；辅助性；综合性；服务性，这是由其职能决定的。
9、秘书人员的自我管理：工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理。
10、秘书的培训主要有三种模式：学历教育、岗前培训、在职培训11、秘书的考核内容：德（政治思想品德），能（工作能力），勤（工作出勤率），绩（工作业绩）12、秘书的考核方法：平时考核，年终考核13、邮件收进的程序：分类、拆封、登记、分封、阅办14、秘书接待的方式：迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式。
15、值班工作的基本任务：来访接待、通讯联络、安全保卫16、信息的表现形态（形式）：文字形态、声像形态、记忆形态17、调查的方法：观察法、访问法、文献法、问卷法18、文书处理工作具有政治性、时限性、机要性、规范性的特点。
19、信访工作的四要素：信访人、信访受理者、信访关系、信访工作。
20、沟通的四个特点：社会性、选择性、互助性、创造性概念1、秘书工作：秘书机构和秘书人员围绕领导机构和领导提供辅助服务过程中所展开的一系列综合性工作，包括政务和事务，内容十分繁杂。
2、秘书学：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性地科学。
秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
秘书学概论-第三章秘书职能
（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大 量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领 导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性 与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。 办理文书的职能主要可分解为：依领导意图 撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收 文与发文两大系列；组织内部档案管理工作 ；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是 为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相 互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职 ，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处， 其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决 策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞 好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策 的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使 复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全 面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅 或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、 秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等 部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
秘书学第三章 秘书职能环境
了解秘书职能环境的纵向层次 了解秘书职能环境的横向要素 理解秘书职能环境支撑因素 理解资源发展的导向性 理解资源配置的促动性 理解领导者、被领导者、作用对象及环 境间的关系。 理解领导活动与秘书工作的关系
能处理与上级与下属与部门的关系
能把握资源变化的机遇性
能明确领导需要怎样的秘书 能处理好与领导班子的关系 能处理好各种职能环境关系
（二）社会政治环境
秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家政 治制度、法律法规允许的框架内开展各项业务活动； 秘书必须辅助其领导人与各级政治行政组织保持 良好的沟通往来关系，特别是要与相关政府主管部门 保持经常性联系，促进相互理解与合作，以便其领导 人遵从依法行政的调控，依法经营和管理； 秘书必须按照社会政治原则，维护自身的政治权 利和合法权益，维护平等的人格地位； 秘书必须适应社会政治的发展和变化，每当社会 政治制度和政治格局出现发展变化时，秘书往往要经 受特殊的考验。
（一）秘书机构内部环境
秘书机构是秘书开展业务活动分工合作 的基本单元，是各类管理领导机关的日常办 公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、 管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、 人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及 办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构 的内部环境。
（一）秘书机构内部环境
形成和保持秘书机构内部良好的环境必须具备 六方面的条件： 要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、 具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人； 要有健全的工作制度； 要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的 工作流程； 要形成灵敏的信息处理及综合加工机制； 要形成和保持和谐的人际关系； 要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件。
天长地久“同事情” “同事文化”势在必行 同事有更多的共同语言。但不同年龄段，不同 行业的就不同，这不仅有性格上的差异，更有观念 上的本质差异。 积极参与“同事文化” 同事之间利用业余时间共同消遣一番，不仅能 增进友谊更能减压，是都市白领们普遍需要的感情 调节剂。 工作第一友谊第二 对流行的“同事文化”，既要热情参与，又要 冷静对待。
对于秘书学的认识
对于秘书学的认识人文学院 10级音乐文管班许盛通过一个学期的学习，我对秘书学这一学科了解很多。
不仅在专业知识上进步很多，而且在日常生活中得了很多待人接物的礼仪。
在专业知识方面，主要了解到秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称，以及秘书实务的基本内容，还有作为一名秘书应该具备的技能。
秘书的主要职能有以下几点：1:后勤保障职能——后勤保障职能秘书的传统职能；后勤工作是为了保证领导机关的正常运转。
在秘书部门中，后勤保障工作又是花费人员、精力、钱财最大的工作。
党委与政府领导机关的行政事物管理一般都归秘书长领导，也就是人门所讲的广义的秘书部门。
广义的秘书部门后勤保障工作有很多。
机关（含事业领导财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、国有资产与产权管理、机关所办企业管理、职工生活管理、大单位的治安及交通管理、职工的福利与文化生活管理等等。
狭义的秘书工作中，后勤工作也是掺透其中的，比如秘书要收集加工信息，电话不通、车辆坏了、缺笔少纸、停点等都会影响工作的质量与效率。
2：办理文书的职能（办理文书的职能秘书的传统职能，古代领导者使用秘书的一个重要原因，就是秘书协助处理文书方面的事务）。
办理文书的职能又可分为四个方面即有关联又有区别的系列工作。
⑴起草撰写公文和其他公务应用文，诸如计划、总结、讲话稿、祝贺类等等⑵文书处理工作，包括收文与发文两大系列⑶档案工作，国家1988年颁布了《中华人民共和国档案法》。
秘书长通常领导档案工作，秘书部门通常负责文书立卷归档，，秘书工作中也常常需要利用档案⑷信息工作，早期的信息工作形式主要是各种简报、内参，近十余年来迅速发展为秘书部门的一项重要工作。
3：信息管理的职能（信息工作成为秘书部门的一项经常的、重要的工作，管理信息是秘书部门的重要职能）。
信息的基本特征主要有五点⑴无限性，无时无刻不断产生着信息⑵客观性，信息反映的是客观事物及其属性⑶主观性，信息与观察主体的目的密切相关⑷时效性，信息的价值又与时间密切相关，⑸共享性，即可传递又可共享秘书信息工作是一种智谋性助手工作，在秘书信息工作中存在着收集、加工、传输、反馈等等环节，都很重要。
秘书学基础知识
1、秘书的涵义：是社会主义国家工作人员职务名称之一。
其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书，档案，人民来信饿，会务工作以及其他日常行政工作和交办事项，在党政机关，企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员或简称为秘书。
2、秘书的类别：机关秘书、企业秘书、私人秘书、商业秘书、涉外秘书3、秘书的层次：行政级、执行级、文书级、助理文书级4、秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性5、秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用6、秘书学的研究对象：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法；另一方面是秘书秘书人员，如他们的只是、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎么有机地结合。
7、秘书工作的起源和发展（了解）p28——378、秘书工作机构的设置原则：一是精简原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。
9、秘书工作机构的职能：助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能10、秘书人员的自我管理：包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理11、秘书的智能结构：包括知识结构和能力结构知识结构包括：基础知识、专业知识、行业知识、相关知识能力要求包括：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力12、职业道德：忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公13、秘书处理人际关系的准则：尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允14、秘书与上司关系的处理原则：主动配合适应、服从但不盲从、委婉提醒，适时规劝、维护上司间的团结15、办公室管理的作用：办公室是指挥室、办公室是工作室、办公室是窗口16、办公室的布局与布置：小办公室、大办公室、接待室会，会议室（p107）17、办公室管理的内容与要求：整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品18、通讯工作（p110——114）19、接待工作（p114——120）20、日程安排的原则和要求：服从于组织的总目标和整体计划、区分轻重缓急、随时补充调调整、提示和督促、酌留弹性劳逸结合21、订约事宜：事先征求上司意见、再次确定及时提醒、善用台历和备忘录22、差旅事宜：做好准备工作、旅途服务、随时联络23、督查工作的作用：1、督查队领导的作用：（1）督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。
秘书部门的职能和工作特征
1 秘书部门的职能和秘书的工作特征一、秘书工作的起源、发展和秘书学的形成秘书的定义，秘书是直接为领导服务的办公室人员，协助领导处理政务和日常办公事务，是领导的参谋和助手。
他的从业范围很宽，凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书，主要分布在党政机关、群众团体和企事业单位等。
秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。
原始社会，生产力低下，没有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。
二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。
因此，秘书同文字、公文是密不可分的。
秘书起源于什么时代？一般地说，起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期，这个时期是部落联盟的昌盛时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。
因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广、人口多，单靠口头指挥难以实施管理，因为语言在空间上不能传于异地，在时间上不能传于异时，语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。
这个时候，公文应运而生，秘书和秘书工作也就产生了。
秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的，秘书产生后，作为领导的参谋和助手，又促进了生产的发展和社会进步。
夏朝是我国第一个奴隶制国家。
那时已有了正规的文书，“尚书”就是一部最早的文书集，收入该书的多是帝王的作战命令。
西周时期，开2始有了秘书机构，叫太史尞，就是现在的办公室，并且有了文书档案，“左传”、“国语”，就是根据文书档案编写而成的。
东周（战国）时期，开始有了私人秘书，当时的高级官僚，养了不少门客，这些门客就是做秘书工作的，大家听说过毛遂自荐的故事，毛遂是当时赵国平原君的秘书。
秦汉时期，秘书工作已经形成制度，并通过法律的形式固定下来。
著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身，曾当过秦朝长史（政府秘书长）写过著名的《谏逐客书》，对秦朝统一中国，建立一个中央集权国家发挥了重要作用。
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秘书学——浅谈秘书的工作职能
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浅谈秘书的工作职能
摘要:秘书的工作职能在本质上是辅助管理、综合服务，它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统,是完整的管理系统中不可或缺的有机构成部分。
总体来说,秘书的工作职能主要作用就是为领导工作服务,综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。
具体来说，它在辅助管理中的作用还体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面。
关键词：秘书;工作职能;参谋咨询；沟通协调;督促检查
一、引言
随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展,秘书工作的内容将不断扩大,秘书工作也将呈现出新的作用。
在综合辅助管理中,只有了解秘书的工作职能，深入学习秘书工作的特点和作用，秘书人员在不断实践、调节与创新的过程中才能取得更大的进步,以适应新形势下的现代社会高效率的管理，使秘书工作更好地开展，充分发挥其职能作用。
因此,研究和探讨秘书工作的职能,有利于秘书人员进一步认识和把握秘书工作的特点和规律，也有利于全面认识秘书工作的具体情况,更有针对性地做好秘书工作。