科研项目零星采购合同办理流程(2015)
零星采购流程-南京师范大学资产管理处
申购人应事前进行市场调研，确保经费落实及所购买产品属于正规厂家 出厂标准配置，参考京东、苏宁“自营”产品。 2、其他审批环节按《申购单》上流程审批。（其中，经费主管部门：课题 项目一般属于科研院（理科项目）或人社院（文科项目），优势学科项目属 于学科建设处，人才项目属于人力资源处，教学项目属于教务处等）。 3、提交《申报表》后，资产管理处根据采购物品的类型等要素确定具体的 采购方式。（网上商城目录产品执行网上商城采购）。 4、签订合同 5、按合同验收 6、资产入库和报销手续
方式自行采购
用户将报价单和填写完整
行
的《 2万元以下货物自行
采 购
服务器、 家具、图 书、防火 墙、公务
货物类采购可 以自行询价采 购，优先在省、 市级协议供货
采购备案表》（采购小组 至少三人同时签名）一并 递交到资产管理处归档备
印刷等商
商中询价采购，
查
品
2万零星采元购流以程（下1） 采购流程
计算机、 打印机、 数码类、 复印机、 投影机、 冰箱、电 视、空调 等网上商 城目录商
提示：申购人应事前进行市场调研，确保经费落实 及所购买产品属于正规厂家出厂标准配置，参考京东、 苏宁“自营”产品。
2、按照不同类别的物品采用不同的采购方式（流程详 见下页 ）。
2万元以下采购流程
科研、教 学用仪器
由用户单位参 照询价采购、
报价低的 供货商中 标
用
仪表、机 单一来源采购
户 自
电设备等
省级协议供货
打开政府采购网，点击协议供货相应栏 目，可以查找商品信息和供应商信息
2 零星采购方 式
零星小工程、零星物品采购招标管理办法
零星小工程、零星物品采购招标管理办法第一章总则第一条为进一步加强学院零星工程建设及零星物资采购工作的管理，规范学院财务工作，提高教育资金的使用效益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合我院实际，制定本办法。
第二条本办法适用于各部门使用财政性资金进行零星物资采购或零星工程建设的相关活动。
第三条（1）本规定所称零星物资是指不纳入政府采购集中目录范围或者政府采购限额标准以下的。
（2）本规定所称零星工程是指不纳入政府采购集中目录范围或者采购限额标准以下的。
第二章申报与审批第四条学院要本着“勤俭节约、合理规划、量入为出、公开透明”的原则，严格控制采购和建设规模，落实资金来源，并将零星采购计划和零星工程建设方案提交学院研究通过后组织实施。
第五条零星采购需明确采购物资的名称、品牌、型号、单价、技术指标、预计金额、经费来源等。
第六条工程项目要委托有资质单位设计施工图纸或方案。
施工图纸或方案设计应遵循“安全、适用、美观、经济”原则。
第七条学院应在每年年初就做好零星工程项目规划工作，在一个财政年度内的同一类型零星工程应捆绑发包，不得肢解或变相肢解、规避招标，不得报大建小，套取财政资金。
同一品目或者类别的零星物资批量是指该项目在一个财政年度内的采购额度，不得化整为零、规避招标，凡是能打包进行招标的应该打包招标采购。
第三章计划实施第八条学院零星采购和零星工程建设由学院自行组织或委托资质单位实施公开招投标。
零星工程建设或零星物资采购不适合采用公开招标方式，经主管相关部门批准，可采用竞争性谈判或询价采购方式。
第九条学院零星采购和零星工程建设应当遵循“公开透明、公平竞争、公正合理、诚实信用”的原则。
第十条零星工程建设或零星物资采购项目所需资金由国内外民间组织或个人捐赠的，若是全额捐赠且资金未进入学院帐户，可参照本办法执行，其余情况均要执行本办法。
教学科研仪器设备采购供应操作规程
教学科研仪器设备采购供应操作规程第一条为加强我校教学科研仪器设备采购供应工作的统一领导，规范教学科研仪器设备采购活动，严格采购工作程序，完善监督制约机制，提高采购效益，维护学校利益，依据《中华人民共和国招标投标法》和省市有关规定，结合我校实际制定本办法。
第二条全校教学科研仪器设备的添置（教学、科研基金来源），实验室与设备管理部门是项目承办单位。
单台（套）合同估算价在5万元以上，批量在10万元以上的采购项目由招投标管理办公室（以下简称招投标办）负责采购与招标投标工作的组织、协调和管理；单台（套）合同估算价在5万元以下，批量在10万元以下的采购项目由实验室与设备管理部门组织、协调和管理。
各单位使用自有资金、自购急需专用教学科研仪器设备，须先报主管校长批准，然后才能采购；须经实验室与设备管理部门验收合格后，方可投入使用；否则不准报销、入账。
第三条严格采购工作纪律和工作程序。
所有采购活动要自觉接受纪检、审计、财务等部门的监督；各级领导干部与主管设备、教学科研仪器设备采购的人员的配偶、子女和亲属应回避参加竞标；与供货商有利益关系的人员不得进入采购工作小组；参与采购工作的人员必须坚持原则，秉公办事；严禁明招暗定、泄露标底、招标走过场。
对违反规定者，要追究直接责任人和有关负责人的责任，直至给予党纪政纪处分，触犯法律的移交司法机关处理。
第四条采购工作必须按计划执行，严禁计划外采购1. 购置计划一经批准并下达执行，采购人员必须认真研究计划的落实措施，制定方案，定期向主管领导汇报。
2. 如因《教学科研仪器设备购置计划申报、审定规程》中所列原因而确需改变计划的，必须经使用单位领导同意，按有关程序重新审批。
3. 实验室与设备管理部门每年通报一次计划执行情况，写出一份”计划执行情况报告”报学校领导。
第五条教学科研仪器设备的采购方式。
根据批准后的学校采购计划，设备的类别、性质、价格和需求情况，确定采购方式。
属于教学科研设备采购的范围，原则上由实验室与设备管理部门会同招投标管理办公室组织实施集中采购，集中采购以政府采购、公开招标、竞争性谈判为主，其他采购方式为辅。
小额零星项目采购详解
AFTER
2万元以下
非专项预算 2-5万元 采购审批 2万元以下 专项预算 项目验收 同上 一级项目负责人及项目所在部 门（二级学院）负责人审批 部门主管院领导审批
部门（二级学院）负责人审批
2-5万元
项目主管院领导审批
1. 新办法“新”在哪里？
• 报价单门槛变高了!
BEFORE
AFTER
1000-2000 元
2000元 以上
1万元以上
两方报价单
三方报价单
三方报价单
！ 1万元以下仍然需要询价哦！
1. 新办法“新”在哪里？
• 报销材料简约了！
BEFORE
国资处备案
1. 采购计划审批表
2. * 报价单（正本）
AFTER
财务处报销
1. * 采购合同（副本）
2. * 入库单（副本）
A
6
7 8
货物类
视频类低值品：摄像头、激光笔（翻页笔）、 视频转换接口、其他视频设备 网络类低值品：路由器、交换机 销毁类低值品：碎纸机、其他销毁设备
验收后须办理出入库手续
单价限 1000 元以下
单价限 1000 元以下 单价限 1000 元以下 单价限 1000 元以下、非后勤服务中心集中采 购项目 单价限 1000 元以下
审批表
• 填写《天津轻工职业
续 4.《天津轻工职业技术学院
谁审批？
在部门（二级学院）负责人审批项目
合同履约情况验收报告》
技术学院专项采购计 划审批表(三联单)》
• 预算>2万元一级项目负责人及项目所 主管院领导审批
感谢您的聆听与支持
9
10
宣传、 奖励、出访用低值品
采购合同备案及公示操作指南
一般合同 制式合同
合同备案材料
分散采购合同
所有合同模板、格式文件 均可在采购信息网“文档
下载”中下载
补充/变更合同
一般合同 制式合同
合同文本 特殊采购合同备案表
制式合同
合同文本 分散采购清单 分散采购记录
特殊采购合同备案表
制式合同
分散采购清单
分散采购记录
补充/变更合同 制式合同
word格式文件 PDF格式扫描件
采购合同备案及公示操作指南
采购与招标管理办公室
1 Part CHAPTER 采购合同备案
集中采购 分散采购
工程 集采限额 60万 货物、服务 50万 集采限额
必须签订 5万 合同限额
0万 采购合同额
1 什么样的项
目签合同
2 什么样的采购
合同需要备案
3 报销材料
必须签订采购合同
由经费负责人 （经费主管部门） 自行确定是否签 订采购合同
合同备案操作步骤
第八步:采购与招标管理办公室盖章、备案
1.“委托代理人”应为经费负责人 2.日期应为加盖合同章的日期 3.所有信息应填写完整
合同备案时需携带合同 及分散采购记录、清单
（仅分散采购）
2 Part CHAPTER 常见问题
问题一：采购各环节顺序
采购过程
集中采购：在“管理信 息系统”提交采购申请 分散采购：填写记录及 清单
所有采购合同均 需经系统备案并 加盖“大连理工 大学合同专用章 （1）”
签订合同的项目： 合同（原件）+报
销单
未签订合同的项目（仅 5万元以下）：
依据财务处“关于 变更5万以下采购项目 报销手续的通知”（校 园门户-校内通知20174-11）
零星项目申报、建设、管理、验收、结算程序规范
零星项目申报、建设、管理、验收、结算程序规范（试行）在一个大的工程建设项目之中，会涵盖众多的小型配套工程。
这些小的工程内容往往对大型工程的品质起到很重要的作用，这些工程由于工程量不大，在管理上通常容易忽略，而这种忽略会给整个工程质量和品位带来很大的危害。
为了避免这些问题的出现，十分有必要规范零星项目的申报、建设、管理、验收、结算的全过程，为此特制订本程序。
一、零星项目的定义此类工程的指向通常是弥补《建设规划设计》的不足、漏项、建筑物改造或由于工程设计变更后带来的更改而增加的小型项目。
二、零星项目的申报1、由工程部门的现场管理人员根据施工现场和整体工程的需要，捕捉项目申报线索后，口头向部门经理申报。
部门经理接到申报后，到现场实地勘察分析研究有否必要（必要时分管工程副总参加），决定项目是否申报；2、工程部门经理确定申报的工程事项；3、总经理、分管工程副总经理决定的申报事项。
4、由工程部门起草《项目申请请示》及相关附件材料，部门经理初审后报分管工程副总审签，分管副总审签后，报总经理签批。
三、零星项目申报的资料要求零星项目的申报工作由工程部门负责，通常需要报送如下资料文件：申请立项的请示、招标文件、（领导批准议标、邀标项目可不制作）建筑安装合同、工程价款计算书（表）、工程重点部位检验单、质量保证书（备用）、工程结算终结确认书（备用）。
1、起草申请立项的请示（内部）。
要求充分阐明增加项目的必要性；概要说明工程量、投资金额、工程招标办法、施工时长、工程协调、施工现场管理人员指派、确定管理的办法及管理职责、安全保障及有否“后遗症”等方面情况。
2、起草建筑安装合同。
起草合同一般应该包含下列内容：1）载明标的物；2）阐明工程概况；3）约定工程质量；4）约定工程工期；5）约定施工安全：6）约定合同价款；7）约定付款及结算方式；8）约定甲、乙双方责任；9）约定验收标准及方法；9）约定相关事项；10）约定违约责任；11）约定载明合同附件效力。
零星物资采购管理规定
零星物资采购管理规定为规范小额物资、零星工程和小型服务的立项、采购、管理工作，制定了相关管理规定，下面小编给大家介绍关于零星物资采购管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。
零星物资采购管理规定一、零星项目界定校园零星项目指政府采购目录之外的以下三种类型：小额物资，指总金额在5万元以下的各类单个物品或批量物品;零星工程，指总金额在5万元以下的日常维修维护、改建装饰、清洗翻新，以及突发抢修等工程;小型服务，指总金额在5万元以下向社会购买的各类服务项目。
二、零星项目的采购程序1、零星项目的采购申请部门根据年度预算安排，提出采购项目申请，报分管院领导、主要院领导审核同意。
2、采购咨询小组成立后保处根据立项情况，负责组成采购小组，主要成员有后保处2人、申请部门1人以上，征求分管院领导意见后实施采购。
3、零星项目中标方的选定采购小组一般采用邀请招标、竞争性谈判和询价采购等方式确定中标方。
选定中标方的主要评价标准为：资质信誉、产品质量保证、技术服务能力、工程管理能力、及时应变能力、相关工作经历，与学院协调能力、合同履约率、质量价格性价比和后续维护服务能力等方面。
采购小组采取打分、无记名投票等方式集体决策。
中标方选定后，报分管院领导、主要院领导审批。
同意后，与中标方谈判，拟定采购合同，报分管院领导、主要院领导签发。
所有采购过程(含政府采购)均应有2人以上参与，并形成过程性档案材料。
三、零星项目的采购管理在项目履行合同、实施建设中，申购部门、采购小组负责重点抓好以下环节：1、了解中标方的基本信息、联系方式、管理架构和工作模式等;2、对于小额物资采购，采购小组应认真做好前期对供应商和产品情况的评估调查工作，购买时验明物资功能、性能、品牌、数量、价格、质量等级、交货期限，确认安装调试、售后服务和维保措施等，加强合同管理，严格按合同条款进行检查，不符要求作退货处理。
3、对于零星工程采购，采购小组应确定专人负责检查监督施工现场、内容、进度、质量、材料零件、工艺手段、安全状况、施工时间、对校园其他事务的影响等，及时纠正错误和反馈信息。
零星采购大致流程
零星采购大致流程1. 询价、报价、砍价、确认交期等之后接到营运部的申购单。
2. 让供应商提供三证复印件，复印一份，一份给品质部陈银燕，一份留底（后面13有用）。
3. 让供应商填写《推荐供方质量保证能力调查表（生产型）》，然后签字确认后给品质部（其实这个你可以自己填写，还是比较简单的）。
4. 你自己填写《合格供方评审确认或取消表》，让财务的易部长、宣总签字，然后给品质部。
5. 下纸质的合同给供应商（第一次下合同包括廉政协议），供应商签字盖章确认后回传。
6. 让王海东在合同上签字，然后给宣总签字，然后在企管部程欢处盖章，包括骑缝章。
如果供应商需要，回传一份盖章的合同给他们。
7. 填写纸质版的《付款申请单》，宣总签字。
8. 合同、付款申请单，一起递交给财务部（财务部有专人负责对应的部门付款），安排付款。
9. 在ERP系统里建立供应商信息。
路径：基础信息——业务信息——定义供应商。
10. 让品质部陈银燕审批供应商信息。
11. 制作纸质的《商品信息录入》，给信息部张红莲，让其建立商品的代码。
12. 制作纸质的《制定销售价格提供信息表》，给营运部（就是给你下申购单的人），让其提供销售价格并签字确认。
13．开始制作ERP订单。
顺序是：A . 统购合同。
路径：采购合同——统购合同——制定统购合同，注意：此步需要品质部审批供应商信息后才能完成，而且在采购管理部审核前，还需要提供三证复印件给采购管理部；B. 统购价格文件。
路径：采购合同——采购价格文件——制定统购价格文件，注意：在采购管理部审核前，还需要提供《销售价格提供信息表》给采购管理部；C. 统购订货单。
路径：总部管理——订货管理——制定统购订货单。
D. 制作预付款申单。
路径：采购结算——付款管理——制定预付款申请单。
注意：审批人是不同的：饶溢审批统购合同；陈燕审批统购价格文件；傅佳斌审批统购订货单；宣总审批预付款然后陈燕做系统审批。
14. 后续事宜：确认是否付款——供应商是否收到款——发货——到货——收集入库单——供应商开发票和销售清单——发票、销售清单、盖章的合同、入库单，一起移交给财务部——基本结束。