试论档案信息化和数字化建设

的 档 案 目录 中心 。 ３ 化 专 业 结 构 ． 好 队伍 建 设 。档 案 工 ． 优 抓
作 向前发展 的趋势 ， 对档案 工作人员的专业结
构 提 出 了新 要 求 ， 是 档案 人 员必 须 不 断更 新 一
１建 立 档 案 馆 （ ） 页， ． 室 网 开展 网上 利 用服 务。随着各部门 内部局域 网盼建立， 档案部 门 将 充分 利 用 内网制 作 自己的 网 页 ， 极 组 织上 积 网数 据 和 信 息 ，使 档 案 管 理服 务 系统联 网 ， 实 现 档 案 信 息 的 网上 检 索 ， 用 户提 供 更 好 的服 为 务 。 目前 ， 内许 多单 位 档 案馆 （ ） 用 互联 国 室 利 网 开展 的 网上服 务 ， 已成 为 为社 会 和 单 位提 供 档案 利 用 服 务 的一 种 重 要 形 式 。 案 工 作 者要 档 以 网站 为 基 础 ， 进一 步 加 快 档 案信 息资 源 数 据 库 建设 。尤 其是 电子 文 件 全 文数 据 库 建 设 ， 在 网站 上 实现 电 子 文件 的 实时 管理 与利 用 。 现 实 档 案信 息 资 源 数 字 化 、 据 库 化 ， 案 信 息服 数 档 务利用网络化 ， 档案管理工作 自动化 ， 档案信 息 管理 法制 化 。 ： 如 输入 目录管 理 数据 库 。 网 在 上 公 开 部 分 档 案 目录 ， 便 查 询 检 索 ； 案 棺 方 档 （ ） 宣传 部 门密切 配合 ， 以将 本单 位 重 大 室 与 可 活 动 中形 成 的 新 闻录 像 档 案 数 字化 并及 时 归 档 ， 立数字化视频档案数据库 ， 建 以便 于 宣 传
（ ） 势在必行 ， 这给企 事
业 的 档 案 信 息 化 、数 字 化 建 设 提 出 了新 的课
题。文章首先论述 了档案信息化建设的 必要 性， 并通过企事业的档案信息化 、 字化 建设 数 现状分析 ， 档案信息化 、 字化建设进行 了 对 数
●档案管理
《 经济师｝００ ２１ 年第 １ 期
明确 的 措 施 ， 止在 转 换 过程 中造 成 信 息 的损 防
失 。 电子 档 案 的利 用有许 多便 捷 之 处 ， 是 各 但
试论档案信息化和数字化建设
●靖 广华
摘 要 ：随 着信 息技 术作 用的 日益 深广 ， 的 领 导 者 ， 要 有 明确 的 分 工 ， 力把 档 案 信 需 努 息 化 建设 作 为 政 务 建设 的一 个 重 要 内容 ， 步 逐 构 建起 档 案 信 息 平 台 ． 高工 作 水 平和 工 作 效 提 率 、 高服 务 质 量 。 提 ２建 立 完整 的 档 案数 据 库 和 档 案 网络 。数 ． 据 库 管 理 和 检 索服 务 系统 是 实现 档 案 信 息 化
和利用。
新 知 识 结 构 才 能适 应 形 势 的发 展 ， 在职 人 员 对
个 新课 题 。
一
可进行在职培训或 出去 深造 等各种形式的再 教育 ， 以适应新技术发展 的需要 。二是单一的 人 员结 构 已不能 满 足 档 案 工作 现 代 化 的 需要 。 档案管理不仅 需要档案专业人 员， 同时还 需要 信 息技 术、 计算机、 数据库、 网络技术等方面的 专业人 员。 因此 ， 应注意引进这些方面的人 才， 优 化 人 员 结构 ， 建 立 复合 型 多 层 次 的 专 业 队 伍， 以适 应档 案 工 作 现 代化 的 需要 。 ４ ．档 案计 算机 管理 和 电子 文 件 元 数 据 管 理 。在 电 子 文件 的形 成 、 处理 、 归档 ， 子档 案 电 的保管、 利用等各个环节， 信息都有被 更改、 丢 失的可能 ，即使拥有完善的信息安全技 术， 也 需要 有 相 应 的 管 理 措 施 来 保 证 其 得 以 实 施 。 建立并执行 一整套科 学、 合理、 严密的管理 制 度 ， 每 一 个 环 节 堵 塞 信 息 失 真 的 隐 患 ， 维 从 是 护 电子 档 案 原始 性 、 实性 的 最重 要措 施 。 电 真 子 文件 全过程 管理 中有关维护其信息安全 方
探讨。
的基础 。要在原有的基础上 ， 逐步实现重要档
信息化 数 字化 建 设
案 的 全 文 扫 描 录入 ， 实现 照 片档 案 ， 星 工 程 明 文 献标 识 码 ： Ａ
关键词 ： 案 档
中 图分 类 号 ：２ １ Ｇ ７
文章 编 号 ：０ ４ ４ １（ ００）１ ２０ ０ １０ — ９ ４ ２ １ ０ — ９ — ２ 档案 信 息 化 建设 是 指 以 所 藏档 案 为 基础 ， 培 育 、 展 智 能 化 工具 为 代 表 的档 案 资 源 开发 发
种 用户 和 各 种形 式 的 利 用 活动 。 会 给 电子 档 也
案 管理带来一些不安全的隐患， 因此必须加 强 对 电子档案的开发利用活动的管理。 三、 网络环境下的档案创新服务 当前档案 工作 者的重要使 命就是 开发和 利 用档 案 信 息 资 源 ，不 断创 新 档 案 服 务 机制 。 要通过计算机网络 为各部 门提供服务 ， 并加 强 各 项 事 务 管 理 ， 使 档 案 管理 现 代 化 。 促
利用机制 的过程。而档案数字化， 可改善档案 管理工作 。只有实现档案数字化 ， 才能冲破 档 案 利 用 的种 种 局 限 ， 档 案 管 理部 门从 封 闭 走 使 向开 放 ，从 档 案 的 保 管 和 利 用 职 能 向信 息 采 集、 理和服务职能转 变， 管 实现 档 案 信 息 资 源 的合 理 配 置 、 学 管理 ， 企 事 业提 供 高效 、 科 为 优 质 的服 务 。部 分 企 事业 单 位 的 档案 信 息 化 、 数 字化 建 设 起 步 较 晚 ， 因此 ， 速 推 进 档 案 信 息 快 化、 数字化建设 ， 加快档案管理现代化步伐 ， 是 档案部 门适应企事业单位全 面发展 而提 出的
一
档案等特 色档案的数字化 建设 ， 并逐步在全行 业 范 围 内推 广 电子 文 档 。其 次是 要 加 强 档 案 网络 建设 。 用 良好 的 用 户界 面 ， 过 用 户终 端 通 （ 个人 计 算机 和 工作 站 ） 立 建 全 网络 。建 全 内 建 部 局 域 网 ， 分 发 挥 内部 局 域 网优 势 ； 成 行 充 完 业档案信 息网站的重建， 特别是要 做好平 时的 维护、 内容 的更新 工作 ； 企事业机 关各单位 在 中推 广使 用统 一 的 档 案 管理 软 件 ， 设 全行 业 建