公关会议活动执行细则
PR-会议活动执行细则
晚宴管理
领导祝酒
外请演出
互动游戏
抽奖
专业AV人员，确保晚宴现场灯光、音响、视频等AV设备正常使用； 专人负责演员管理和催场； 抽奖道具落实 确保互动游戏道具正常使用；
旅游管理
专人对旅游人数进行统计，确保车辆、导游等安排就绪，确保旅游质量。 安排专业旅行社进行旅游指导 全程优秀导游景点介绍 有组织的进行旅游活动 旅游全程为没人上意外伤害保险 车上配备饮料及备用医药箱
现行业内问题
异地会议活动供应商旅行社、酒店 专业性较差
会议所用设备AV、布展材料等 沟通障碍
普通话不好、客户对你的要求一定要去落实
旅行社及酒店优势
对本地实际情况非常了解 我们要根据当地实际情况给予客户建议，包括接机、酒店、 会议设备、演出、旅游、礼品等
客户
北京、上海等地大型公关广告公司 这类客户是非常专业，通常是按照要求进行实施。利润较 低
AV设备知识及布展材料知识 后期提供活动报告
活动照片、活动视频集锦、活动报告
AV设备及布展材料
AV：音响、灯光、视频 建议找各自AV供应商进行定期培训
布展 背景板制作、特殊异性背景制作、展示区制作。 建议找各自布展供应商进行定期培训
活动执行
接机 签到入住酒店 会议 晚宴 旅游 送机
专业引领方向 细节提升价值
公关会议活动执行细则
专业引领方向 专业性：任何一个行业都有自己的专业性，“隔行 如隔山”你选择这个行业就要充分了解此行业的专 业知识，才能更好的服务客户，使之得到客户的认 可。 细节提升价值 细节：现行业状况，全国从事此行业公司不计其数， 怎样才能脱颖而出？重视每一步细节，从前期业务 沟通到会议活动中的执行再到后期总结，都要细致 入微，只有这样你才能脱颖而出，在行业内树立口 碑，从而得到更多的客户，创造更大的价值。
公关部的各项规章制度
公关部的各项规章制度
一、工作职责。
1. 公关部负责公司对外宣传和形象建设工作，包括但不限于媒
体关系维护、活动策划和执行、公关活动的宣传推广等。
2. 公关部负责制定公司对外宣传的整体策略和方案，并确保执
行落实。
二、工作流程。
1. 公关部应按照公司的宣传计划和要求，及时准确地开展各项
工作。
2. 公关部应与其他部门密切合作，协调好各项宣传活动的执行。
三、信息保密。
1. 公关部应严格遵守公司的信息保密规定，确保公司的商业机
密和敏感信息不会被泄露。
2. 公关部在对外宣传时，应提前征得公司相关部门的批准，并确保宣传内容的准确性和合法性。
四、行为规范。
1. 公关部的工作人员应严格遵守职业道德和行为规范，不得利用职务之便谋取个人私利。
2. 公关部的工作人员应保持良好的工作态度，积极主动地完成各项工作任务。
五、奖惩制度。
1. 公关部将根据工作人员的工作表现和成绩，制定相应的奖励机制，以激励员工的工作积极性。
2. 公关部将根据工作人员的工作表现和成绩，对不符合要求的行为进行相应的处罚。
以上规章制度，由公关部全体工作人员共同遵守和执行。
如有违反规定的行为，将受到相应的处罚。
会议活动执行要求
会议准备内 容
主要工作要求及内容说 明
相关责任人 联系方式
备注
一、前期事项准 备
1、活动选址
要筹备一次活动，需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和 情况，来决定活动的内容和方式，以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒 店 和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便，之前可根据实际情况与酒店销
赵敏娜：1924
等涉及较多金额的 环节。
根据参家活动人员的信息收集，与酒店方面沟通，做出住宿房间数量和用餐情况的
5、住宿房间数 量、用餐
估计，要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后，进一步与酒
地点和 车辆使用次 数的
会议筹备负 责人
店确认房间数量和用餐 人数。车次的使用根据活动安排，排出车辆的使用时间，预
市场部 会务专员 韩再辉：2032
会议筹备负 责人
把 出 库 单 保存 好，后 续 清 点时 需要用到
市场部 会务专员 韩再辉：2032
7、茶歇
以简单，优质，丰富为准，记得准备抽 式纸巾。
香 蕉 等 水 果需 当 天 购 买
三、前期准备的 其他
1、确定主持人
负责会议串场和专家介 绍，保证会议开始时间的预 留，大概需要 3 0分钟时间 。
主要工作要求及内容说 明
相关责任人 联系方式
备注
1、水
会议期间的矿泉水，需贴上纳通 水标
2、易拉宝、横幅
根据会议主题，选择相应产品的易拉宝。根据会议题 目，制作横幅。
3、播放设备
公关部管理规章制度
公关部管理规章制度
第一条为了规范公关部的工作秩序，提高工作效率，保障公司形象，特制定本规章制度。
第二条公关部是公司对外沟通的窗口，负责公司形象宣传、媒体关系维护、公共关系管理等工作。
第三条公关部应当遵守国家法律法规，尊重职业道德，维护公司利益，严禁违法违纪行为。
第四条公关部应当建立健全工作制度，包括但不限于媒体接待、新闻稿件发布、公关活动策划等方面的规定。
第五条公关部应当及时了解公司的最新动态，积极为公司争取良好的媒体曝光机会，提升公司形象。
第六条公关部应当与各部门密切合作，及时了解各部门的工作需求，为其提供有效的公关支持。
第七条公关部应当建立健全媒体关系数据库，及时更新媒体
联系人信息，保持良好的媒体关系。
第八条公关部应当定期组织公关活动，包括但不限于新品发布会、公益活动等，提升公司在公众心目中的形象。
第九条公关部应当建立健全危机公关预案，及时应对各类突发事件，保障公司形象不受损害。
第十条公关部应当加强团队建设，提升员工素质，不断提高公关工作水平。
第十一条公关部应当定期向公司领导层报告工作进展，接受领导的指导和监督。
第十二条公关部应当建立健全绩效考核制度，对员工的工作表现进行评估，激励优秀员工，督促落后员工提高工作水平。
第十三条公关部应当认真执行本规章制度，如有违反，将受到相应的处罚。
第十四条本规章制度由公司公关部负责解释和修订，经公司领导层批准后执行。
供应商交流会公关活动策划
供应商交流会公关活动策划一、活动背景近年来，我公司与各供应商之间的合作关系愈发紧密。
为了加强与供应商之间的沟通与合作，提升合作伙伴关系，我公司决定举办一次供应商交流会。
为确保此次活动圆满成功，特邀请公关团队参与活动策划与执行。
二、活动目标1. 加强公司与供应商之间的合作关系，促进双方信任与理解；2. 提升供应商对我公司的认知度和形象；3. 提供供应商了解公司最新发展动态的机会，增强合作共赢意识。
三、活动策划方案1. 主题确定针对供应商交流会，主题定为“共创未来，互利共赢”。
2. 活动时间与地点时间：xxxx年xx月xx日地点：xxxx会议中心3. 活动内容（1）开场致辞：由公司高层领导对供应商表达欢迎与感谢之意。
（2）企业介绍：通过公司宣传片与演讲，向供应商介绍公司概况、发展历程、核心价值观等。
（3）成功案例分享：邀请已与公司合作多年的供应商代表分享个案，展示双方合作成果。
（4）合作探讨：分组进行圆桌讨论，就供应链管理、产品创新等议题展开交流与深入探讨。
（5）颁奖典礼：表彰在供应商合作中取得卓越成绩的供应商，并授予奖项。
（6）闭幕致辞：感谢供应商的参与与支持，并展望双方未来的合作前景。
4. 宣传推广（1）邀请函：设计精美的邀请函，寄送给所有受邀供应商。
（2）媒体发布：通过新闻稿、微博、微信公众号等渠道向外界宣传活动，并吸引更多关注。
（3）现场布置：考虑整体活动氛围，为现场设置展板、企业LOGO等装饰元素。
（4）活动后续：通过公关渠道发布活动回顾文章、照片等，延续活动效果。
5. 预算及资源评估（1）预算：根据活动规模和参与人数，综合考虑场地租赁、餐饮、礼品等费用，做出合理预算。
（2）资源调配：协调公司内部各部门资源，确保活动筹备与执行过程顺利进行。
四、活动执行计划1. 活动筹备期：确定各项细节，制定活动计划表，确保有时间跟进每个环节。
2. 活动执行期：按照活动计划表，准确执行各项任务，确保活动流程顺畅、无差错。
公关策划部规章制度
公关策划部规章制度
第一条为了规范公关策划部的工作秩序，提高工作效率，特制
定本规章制度。
第二条公关策划部是公司对外传播形象的重要部门，负责公司
宣传、公关活动的策划和执行工作。
第三条公关策划部需遵守公司的各项规章制度，服从公司领导
的工作安排，保守公司机密，维护公司利益。
第四条公关策划部需定期进行工作总结和评估，及时调整工作
方向和策略，确保工作的有效性和针对性。
第五条公关策划部需与其他部门密切配合，共同推动公司的宣
传工作，确保宣传信息的准确性和一致性。
第六条公关策划部应建立健全的工作档案和信息管理制度，保
障工作的连续性和可追溯性。
第七条公关策划部需不断提升自身的专业水平，关注行业动态，
不断创新工作方式和手段，提高工作效率和质量。
第八条公关策划部应建立健全的危机公关预案，及时应对各类突发事件，保障公司形象和声誉不受损害。
第九条公关策划部应建立健全的绩效考核制度，激励员工的工作积极性和创造力，提高工作效率和质量。
第十条公关策划部应定期进行员工培训和学习交流，提升团队整体素质和能力。
第十一条公关策划部应及时向公司领导汇报工作进展和成果，接受领导的监督和指导。
第十二条公关策划部应建立健全的风险防范机制，确保工作的稳定性和安全性。
第十三条公关策划部应加强内部沟通和协作，建立和谐的工作氛围，共同推动公司宣传工作的顺利进行。
第十四条公关策划部应不断总结工作经验，改进工作方法，提高工作效率和水平。
第十五条本规章制度自颁布之日起正式执行，如有违反者，将受到相应的处理和处罚。
以上为公关策划部规章制度，望周知。
公关活动管理办法
公关活动管理办法一、活动策划与组织公关活动的成功与否离不开精心的策划和组织。
活动策划应该从明确目标、明确受众、确定主题等方面入手，确保活动的目的明确，活动的内容吸引力强。
同时，要制定详细的组织计划，明确每个环节的责任人，并确保每个环节的落实与质量。
1.1 目标明确在策划一场公关活动时，首先要明确活动的目标。
目标可以是提升企业形象、推广新产品、增加客户群体等，不同的活动目标要有针对性地制定策略和行动计划。
1.2 受众定位确定目标受众是公关活动成功的关键。
在活动策划过程中，要对受众进行精准定位，了解他们的兴趣、需求和消费习惯，以便制定相应的活动内容和传播渠道。
1.3 主题确定一个好的主题能够吸引受众的注意力，增加活动的吸引力。
在决定主题时，要考虑与目标受众的匹配度，确保主题能够引起受众的兴趣和共鸣。
1.4 组织计划一场成功的公关活动离不开详细的组织计划。
组织计划主要包括时间安排、人员分工和活动预算等。
要确保每个环节的执行人员清楚责任和要求，并能够及时沟通和协调。
二、活动执行与监控活动的具体执行和监控是公关活动成功的关键环节。
在活动执行过程中，要确保每个环节按照计划进行，并及时做好监控和调整。
2.1 活动宣传为了吸引受众的关注和参与，活动的宣传工作非常重要。
可以通过媒体发布新闻稿、社交媒体宣传等方式，将活动的信息传递给更多的人群。
2.2 活动准备活动开始前，要做好充分的准备工作。
包括场地布置、物料准备、活动道具等。
确保所有需要的准备工作都按时完成，以确保活动的顺利进行。
2.3 活动执行活动开始后，要确保每个环节都按计划执行。
包括主持人的开场、嘉宾演讲、互动环节等。
同时，要随时调整活动节奏，保持与受众的互动和参与。
2.4 活动监控活动进行过程中，要及时进行监控和反馈。
对活动的接待情况、受众反馈等进行记录和分析，以便及时调整活动策略和改进活动效果。
三、活动评估与总结活动结束后，要进行评估和总结，以便改善下一次活动的策划和执行。
公共关系活动策划与执行规范
公共关系活动策划与执行规范在当今竞争激烈的商业环境中，公共关系活动对于企业和组织的形象塑造、品牌推广以及与公众的良好沟通起着至关重要的作用。
一个成功的公共关系活动不仅能够提升知名度和美誉度，还能为企业带来更多的商业机会和社会支持。
然而，要确保公共关系活动的顺利进行并达到预期效果，就需要一套科学、规范的策划与执行流程。
接下来，让我们详细探讨一下公共关系活动策划与执行的规范。
一、明确活动目标在策划公共关系活动之前，首先要明确活动的目标。
目标应该是具体、可衡量、可实现、相关且有时限的（SMART 原则）。
例如，是为了推出新产品、提升品牌知名度、改善企业形象、处理危机事件，还是加强与利益相关者的关系？明确的目标将为后续的策划和执行提供清晰的方向。
二、确定目标受众了解活动的目标受众是谁至关重要。
不同的受众群体具有不同的特点、需求和兴趣。
通过市场调研、数据分析等手段，深入了解目标受众的年龄、性别、职业、兴趣爱好、消费习惯等方面的信息。
这将有助于我们制定更有针对性的活动策略和内容，提高活动的吸引力和参与度。
三、制定活动策略根据活动目标和目标受众，制定相应的活动策略。
这包括选择合适的活动主题、形式、时间和地点。
活动主题要紧扣目标，具有吸引力和独特性；活动形式可以是新闻发布会、线上线下推广活动、公益活动、庆典活动等；时间和地点的选择要考虑受众的便利性和参与意愿。
四、策划活动内容活动内容是公共关系活动的核心。
要确保内容丰富、有价值、有趣味性和互动性。
例如，如果是产品推广活动，可以安排产品展示、试用、专家讲解、用户体验分享等环节；如果是品牌宣传活动，可以通过故事讲述、文化展示、品牌价值观传递等方式来吸引受众。
同时，要注意活动内容的连贯性和逻辑性，让受众能够清晰地理解活动的主旨和意图。
五、制定传播计划在策划阶段，还要制定详细的传播计划。
确定使用哪些传播渠道来宣传活动，如社交媒体、新闻媒体、广告投放、口碑传播等。
制定传播时间表，明确在不同阶段发布什么样的信息，以吸引更多的人关注和参与活动。
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领导祝酒
舞蹈－好日子 互动游戏 竹竿舞 互动游戏 杂技 互动游戏 抛绣球 壮族舞蹈 大力水手 与来宾互动 哈利波特 登人 疯狂舞蹈秀
活动流程—上午
项 目 内 互动游戏 节目演出 晚宴结束 容 备 超级时装秀 注 20:15-20:35 20:35-20:40 20:40
设计部分
邀请函
酒店外横幅
提升专业度
前期与客户沟通体现专业性
成功案例
专业的策划方案PPT、 背景分析、主题策划、亮点策划、晚宴策划、旅游建议、酒店推荐、 视觉设计、执行管理等
专业报价单excel 中期会务管理
AV设备知识及布展材料知识
后期提供活动报告 活动照片、活动视频集锦、活动报告
AV设备及布展材料
AV：音响、灯光、视频 建议找各自AV供应商进行定期培训
乳石在灯光的照射下折射出银子般的光芒；
15：50：游电影《刘三姐》拍摄地、刘三姐与阿牛哥抛绣球定情处——【大榕树 风景区】，观令人称绝的【月亮山】、高田风光及阳朔第一高峰—碧莲峰。 16：40 车返桂林
18：10 抵桂林晚餐。
公司人员配备
团队支持 人员配备 客户经理 总体协调 项目经理 文案策划 项目策划 创意策划 平面设计 提供服务 把控整体项目的沟通、 执行、分工及审核„„
会议管理
专业AV人员，确保会议现场灯光、音响、视频等AV设备正常使用； 按照流程表进行，随时与灯光、音响、视频人员沟通，确保会议进展顺利。 制作时间提示牌，确保演讲人按时完成演讲。 提前与摄影师及摄像师沟通，确保不漏拍，保证全程摄像效果。 及时调节会场温度，确保来宾能够在舒适的环境中进行沟通交流；
会议部分
会场设计
全体会议
颁奖典礼
分会场会议
会议签到
会议室外摆放签名墙，每位来宾签下自己的名字。
对签名墙进行拍照，存档，留作以后会议的素材。
主会场效果
大会开场
Opening Video
脚本： 金字塔，古代文明的奇迹。。。 奇迹=10万人+20年+230万块石料 奇迹=智慧+力量+团结 今天我们也能创造金字塔般辉煌的奇迹。。。 是你，是我，我们共同携手 衔接 令我们的2008耀眼璀璨—2007-2008年市场活动—2007-2008 年推出的新产品—2007-2008年D-Link所取得的成绩—让我们共同 创造更加辉煌的明天。
布展管理
活动前一天将所有制作物资运至酒店，根据会场图有效率的进行搭展工作。 施工期间要求施工人员按照酒店规定进行，保证所有物资搭建牢靠，连接处 牢靠，保证安全。 要求所有电线以安全线路布置，外露线路要求用盖板盖好。 布展期间要求所有制作工人高效率完成，并按照施工图纸安全操作，并在搭 建完成后迅速清理现场垃圾。
布展
背景板制作、特殊异性背景制作、展示区制作。
建议找各自布展供应商进行定期培训
活动执行
接机 签到入住酒店 会议 晚宴 旅游 送机
接机服务
根据活动参加人数，安排全天在机场接机；
为了确保每一位客人的安全，确保每个座位都有安全带； 提前统计的来宾行程，按照到达时间表； 机场设计醒目接机牌和车头牌； 合理安排接机车辆，并提供矿泉水和湿纸巾；
沟通障碍 普通话不好、客户对你的要求一定要去落实
旅行社及酒店优势
对本地实际情况非常了解 我们要根据当地实际情况给予客户建议，包括接机、酒店、 会议设备、演出、旅游、礼品等
客户
北京、上海等地大型公关广告公司
这类客户是非常专业，通常是按照要求进行实施。利润较 低
直接客户
通常这类客户对行业专业知识不是很了解，更需要我们的 专业来打动客户。包括前期活动策划、中期管理及后期总 结。利润较高
通过Video在开场时震撼全场，吸引代理商眼球，使来宾融入到会议的气氛中。彰显DLink公司大气风范。
颁奖典礼（方案一）
颁奖视频+星光大道。 隆重的颁奖典礼可以提高代理商的尊荣感及 奖项的荣誉度，使代理商对奖项提高渴望度。 主持人宣布颁发奖项，现场大屏幕播放颁奖 视频，获奖代理商走红地毯上台领奖。 采访获奖感言
精美欢迎卡
嘉宾胸卡
大堂签到处
X展架
接机牌
车头牌
嘉宾席牌
导游旗
酒店推荐
桂林宾馆 （四星级）
桂林宾馆是桂林唯一一家通过德国莱茵公司ISO9001和ISO14001国 际质量、环境体系双认证的四星级酒店。酒店位于市中心著名的榕 杉湖景区内，宾馆周围古树名木，叠石碑刻，亭台碧水，宛如一幅
美丽的画卷。沿湖漫步仅十分钟即是市中心最繁华的商业街区。宾
晚宴管理
领导祝酒
外请演出
互动游戏
抽奖
专业AV人员，确保晚宴现场灯光、音响、视频等AV设备正常使用； 专人负责演员管理和催场； 抽奖道具落实 确保互动游戏道具正常使用；
旅游管理
专人对旅游人数进行统计，确保车辆、导游等安排就绪，确保旅游质量。 安排专业旅行社进行旅游指导
全程优秀导游景点介绍
细节提升价值
细节：现行业状况，全国从事此行业公司不计其数， 怎样才能脱颖而出？重视每一步细节，从前期业务 沟通到会议活动中的执行再到后期总结，都要细致 入微，只有这样你才能脱颖而出，在行业内树立口
碑，从而得到更多的客户，创造更大的价值。
现行业内问题
异地会议活动供应商旅行社、酒店 专业性较差
会议所用设备AV、布展材料等
你现在能做到的也许你的竞争对手也能做 到，如何能够脱颖而出？如何树立自己的 品牌形象？
专业引领方向
细节提升价值
谢 谢！
活动主题
共成长
共分享
共未来
——D-Link 2008年华北、中西区代理商大会
大会主形象
人性化温馨提示
手机短信发送平台
制定活动手机短信群体发送平台，活动前期及活动中随时短信通知来宾活动通知等。 来宾到达桂林将会收到D-Link公司发送的欢迎短信，同时提醒会议信息。 会议当天短信提醒会议时间，用餐地点等通知。 会议当天晚上提醒旅游信息安排及注意事项，用餐情况等。 短信发送送机时间安排 此环节能够与来宾随时取得联系，形式较为新颖，体现亲和力，操作简便，可实施性强。
专业引领方向 细节提升价值
公关会议活动执行细则
自我介绍
从事公关活动行业8年 现工作于：北京博大传播机构 任职：客户总监 服务客户：IBM、壳牌、H3C、李宁、国航等
专业引领方向 专业性：任何一个行业都有自己的专业性，“隔行 如隔山”你选择这个行业就要充分了解此行业的专 业知识，才能更好的服务客户，使之得到客户的认 可。
有组织的进行旅游活动 旅游全程为没人上意外伤害保险 车上配备饮料及备用医药箱
案例分享
D- Link 全国代理商大会
时间：2008年8月28日-31日
地点：桂林宾馆
人数：160人
活动安排
时间：2008年8月29日—8月31日 地点：桂林 人数：160人 受众：核心代理商合作伙伴管理高层 具体安排： 8月28日-29日接机入住 8月29日 全体会议、颁奖、分会场会议 欢迎晚宴 8月30日 全天旅游 8月31日 送机
酒店管理
会务人员前期与酒店进行细致详尽的沟通；
酒店房间提前确认房间，签到时要求酒店服务人员进行配合。 提前与酒店确认用餐菜单、时间、地点及人数等，执行时专人随时与酒店沟 通用餐时间。 专人会议期间随时与酒店沟通茶歇时间，确保客人能够按时享用茶点； 提前检查酒店安全通道、消防设施； 活动中专人负责酒店用电等各项协调管理工作，确保活动流畅、顺利进行； 确保酒店能够处理活动中的一些突发事件；
在车上统计来宾信息，并通知酒店签到处工作人员，提前准备签到
物资； 合理的接机安排保证每一位客人不等候，确保不标志； 根据前期分房信息提前准备出房间钥匙； 酒店专人在签到台协助办理入住手续，缩减签到时间； 在来宾房间准备制作精美的欢迎卡
馆拥有总统套房、豪华套房、标准套房、豪华间、商务间、标准间 共329间。所有房间内均设有高速宽带接口，助您的商务活动“e臂 之力”。
旅游线路安排
7：30 8：30 叫早，早餐， 集中乘车赴漓江磨盘山码头
09：00 乘船游览桂林【漓江】——阳朔百里画廊：九马画山、黄布倒影、仙人推 磨、兴坪风光等著名景点；约13：00抵达阳朔千年古镇；漫步具有异国情调的阳朔 13：40 车往荔浦游世界级岩溶宝库——【银子岩】：岩洞内钟乳石高达数十米雄、 奇、幽、美，像银子似钻石，晶莹剔透，洁白无瑕，含有石英石、方解石微粒的钟
外请演出
聘请当地民族特色的舞蹈团队现场助兴 壮族民族特色舞蹈，竹竿舞等现场与来宾互动。
活动流程—上午
项 目 内
来宾入场
容
备
注
18:15-18:45
大屏幕循环播放大会照片
18:45-18:50
18:50-19:00 19:05-19:20 19:20-19:30 19:30-19:45 19:45-19:55 19:55-20:05 20:05-20:15
整体包装、亮点策划、 文案撰写„„
设计团队
三维设计
色调搭配、统一的设计 风格、合理的布局、会 务用品设计
如何开拓客户
客户介绍客户（成功率较高） 人才挖掘
淡季去各地区拜访客户
去大型公关活动论坛发布消息，提高公司知名度。
公关活动QQ群
建议
从北京及上海等城市挖掘专业人才 定期安排员工专业知识培训 项目负责人全程参与活动，储备策划经验增加执行经验。