病案形成过程及病案管理
病案管理
病案管理病案管理是指针对病人的基本信息、病历、就诊记录等进行收集、整理、存储、分析和应用的一项管理工作。
它在医院、医疗机构和医疗行业中具有重要的作用，能够提高医疗服务的质量、效率和安全性。
本文将就病案管理的定义、流程以及其在医疗健康领域中的应用进行探讨。
首先，病案管理是指对病历和相关信息进行系统化管理的过程。
病案是医疗机构记录和保存的与患者有关的医疗文件，它包括病人的基本信息、诊疗过程、治疗结果等内容。
病案管理通过建立制度化的工作流程和标准化的操作规范，将病人的病历信息进行收集、整理、存储和分析，以便为医务人员提供准确、完整的医疗信息，同时为机构管理者提供数据支持，帮助其进行绩效评估、医疗质量控制和资源分配。
病案管理的流程可以分为病案录入、病案质控、病案统计和病案应用等环节。
病案录入是指将病人的病历信息录入电子病历系统或纸质档案中，包括病人基本信息、就诊记录、治疗过程等。
病案质控是指对病案信息进行审核和评估，确保病案的完整性、准确性和合规性。
病案统计是指对病案信息进行统计、分析和报告，为医院管理者提供决策依据。
病案应用是指根据病案信息进行临床研究、医疗质量控制、医保结算等工作。
病案管理在医疗健康领域中有着广泛的应用。
首先，病案管理可以提高医疗服务的质量和安全性。
通过建立完善的病案质控系统，可以及时发现并纠正医疗过程中的错误和缺陷，提高医务人员的工作水平和责任意识。
其次，病案管理可以优化医疗资源的分配。
通过对病案信息的统计和分析，可以对医院的科室设置、医生的工作量和病人的就诊特点进行评估，从而合理配置医疗资源，提高医疗效率和满意度。
再次，病案管理可以支持医院管理者的决策。
通过对病案信息的分析和报告，可以为医院管理者提供决策依据，帮助其进行绩效评估、政策制定和预测分析。
总之，病案管理是指对病人的基本信息、病历、就诊记录等进行收集、整理、存储、分析和应用的一项管理工作。
它在医疗健康领域中具有重要的作用，能够提高医疗服务的质量、效率和安全性。
病案管理制度
病案管理制度为加强病案管理，保证病案资料客观、真实、完整，按照《医疗机构管理条例》、《医疗事故处理条例》和《医疗机构病历管理规定》等法律法规，结合医院实际情况制定本制度。
一、病案分为住院病案及门、急诊病案，住院和急诊病房的病案由病案室保存，门诊病案由患者自行保存。
二、门诊病案号以印刷号为准。
首次入院患者的病案号由入院处在病案首页上填写，病案室对所有归档病案逐一进行重号查询，将再入院病人的病案按唯一识别病案号集中保存，确保患者就诊资料的完整性和连续性。
三、各类医务人员必须根据病案质量标准的有关要求，完整、系统、客观地记录和填写好所有的医疗文书（包括医疗、医技、护理等）。
四、各临床科室负责在院运行病历的管理，原则上不得由非本科（专业）或非医务人员查阅本科室（专业）病历。
五、出院病人的病案必须在3日内（死亡病案在7日内）完成并由专人送交病案室归档，超过规定时限的按50元/天进行处罚。
六、病案室负责出院病案的登记、整理、疾病编码和保管工作，对病案内容排序、首页填写、主要疾病选择等存在问题情况反馈给科室整改。
涉及医疗纠纷争议的封存病案及病案复印件由医务处负责保管，封存病案解封后及时送交病案室归档。
严禁任何人涂改、伪造、隐匿及销毁病案。
七、急诊病历档案的保存时间自患者最后一次就诊之日起不少于15年，住院病案原则上永久保存。
八、病案室负责病案查阅及复印接待工作，查阅及复印病案必须严格按照《四川绵阳四0四医院病案查阅及复印管理规定》执行。
九、病案管理人员应切实做好病案室的安全以及防火、防鼠、防潮和保洁工作。
未经批准，非病案室工作人员不得进入病案库房。
十、违反病案管理制度，泄露患者病案资料或抢夺病案、遗失病案者，由当事人及管理者承担相应的法律责任。
十一、为保证患者就诊时对所需病案的可及性，对已归档的病案的查阅和复印需求，原则上要求30分钟内完成。
病历查阅及复印管理规定为进一步规范病历管理，依据《医疗事故处理条例》和《医疗机构病历管理规定》，特制定归档病历查阅及复印管理规定。
病案管理
病案管理规范一、住院病案管理规范1．病案室工作流程：住院病案形成——病案室回收——完整性检查——整理装订——用ICD-10给疾病分类编码——计算机录入出院病案信息——打印登记本通知医师、护士修改完善——病案分级、装袋——医疗统计——归档——借阅2. 住院病案在各临床科室的收集和管理2.1 病案在形成过程中，临床医务人员需及时收集、整理病人住院期间的医疗记录和护理记录以及各种检查结果报告单；护理组长负责保管住院病历，并将其登录在收费处的《出院病案签收本上》，然后存放于固定位置，以便于病案管理人员回收。
2.2 病人住院期间，病案排列顺序如下：2.2.1 体温单；（按日期先后到排）2.2.2 长期医嘱单；(按日期先后到排)2.2.3 临时医嘱单；(按日期先后到排)2.2.4 入院病历；2.2.5 首次病程记录、诊断分析及诊疗计划；2.2.6 病程记录（按页数次序排列），有手术时按手术同意书、麻醉记录单、手术记录单、术后记录顺序排放，如再有手术时，应按先后顺序接在后面；2.2.7 特殊治疗记录单、特殊护理记录单、护理记录单（按日期先后顺排）；2.2.8 会诊记录单（按日期先后顺序）；2.2.9 影像学检查报告单（按X线摄片、CT单、数字减影、MRI等）；2.2.10 超声检查报告单；2.2.11 内窥镜检查报告单及其它特殊检查报告单；2.2.12 心电图报告单；2.2.13 病理检查报告单；2.2.14 检验结果粘贴单（按报告日期顺排，自上而下，浮贴于专用纸左边）；2.2.15 病案首页；2.2.16 住院证；2.2.17 门诊病历；2.2.18 其他（如外院检查报告单）；3．新入院患者，由病区准备病案首页入院病历页，由病区值班护士准备体温单、医嘱记录单、护理记录单等，由负责医师准备病历纸、其他各单由有关人员随时补充。
4．住院期间各种检查报告单，会诊记录单等须及时收集在病历里。
所有记录应由住院医师每日检查，主治医师巡诊时检查，主任医师巡诊时检查，以保证病案质量。
病案管理制度及工作流程
一、前言病案是医疗机构重要的档案资料，是医院开展医疗、教学、科研、管理等工作的重要依据。
为了规范病案管理工作，提高病案质量，确保病案的真实性、完整性和保密性，特制定本制度及工作流程。
二、病案管理制度1. 病案收集与整理（1）病案收集：病案由患者或其代理人提交，也可由医疗机构通过电子病历系统收集。
（2）病案整理：病案收集后，应及时进行整理，确保病案内容的完整性和准确性。
2. 病案保存与保管（1）病案保存：病案应按照规定保存期限进行保存，一般保存期限为30年。
（2）病案保管：病案应存放在安全、干燥、通风、防尘、防潮、防盗的专用病案柜中。
3. 病案查阅与借阅（1）查阅：医院内部人员查阅病案，需填写查阅申请单，经相关部门审批后方可查阅。
（2）借阅：外单位借阅病案，需提供正式借阅函，经医院相关部门审批后方可借阅。
4. 病案保密（1）病案保密：病案内容涉及患者隐私，应严格保密，不得泄露。
（2）保密措施：病案查阅、借阅过程中，应采取保密措施，确保病案安全。
5. 病案销毁（1）病案销毁：病案达到保存期限后，需进行销毁。
（2）销毁程序：病案销毁前，需进行审核，确认无误后，方可进行销毁。
三、病案工作流程1. 病案收集（1）患者入院时，由护士负责收取病案，并进行初步整理。
（2）医生根据患者病情，填写病历，并及时将病历内容录入电子病历系统。
2. 病案整理（1）护士对收集到的病案进行整理，包括病历、检查报告、影像资料等。
（2）整理后的病案，由病案管理员进行审核，确保病案内容的完整性和准确性。
3. 病案保存与保管（1）病案管理员将整理好的病案存放在病案柜中。
（2）定期检查病案保管情况，确保病案安全。
4. 病案查阅与借阅（1）医院内部人员查阅病案，需填写查阅申请单，经相关部门审批后方可查阅。
（2）外单位借阅病案，需提供正式借阅函，经医院相关部门审批后方可借阅。
5. 病案保密（1）病案查阅、借阅过程中，病案管理员应采取保密措施，确保病案安全。
病案管理流程
病案管理流程
病案管理是医院临床工作的重要组成部分，是全院管理工作中的一
项重要内容。
良好的病案管理工作不仅可以提高医疗质量，还可以为
医院的科研和教学提供重要依据。
下面将对病案管理流程进行详细介绍：
一、病案信息收集
病案管理的第一步是信息的收集。
在患者入院时，医务人员应及时
对患者进行登记并开立病案首页。
病案首页包括患者的基本信息、疾
病诊断、治疗方案等内容。
在患者治疗过程中，医务人员应及时记录
患者的病情变化、治疗效果等信息，确保病案信息的完整性和准确性。
二、病案质控
病案管理的第二步是病案质控。
医院需要建立完善的病案质控制度，对病案进行审核、评价和指导，及时发现和纠正错误和不规范之处。
通过对病案的质控，可以提高医疗质量，减少医疗风险，保障患者的
安全。
三、病案归档
病案管理的最后一步是病案的归档。
医院需要建立完善的病案归档
制度，将病案按照规定的程序整理、分类、存档。
归档后的病案要保
证安全，方便查阅，确保病案的完整性和保密性。
病案管理流程对医院的管理工作具有重要意义，不仅可以帮助医院提高医疗质量，还可以为医院的发展提供重要支持。
医院应加强对病案管理工作的重视，建立健全的管理制度，不断完善病案管理流程，提高管理水平，为患者提供更好的医疗服务。
病案管理制度及流程
病案管理制度及流程病案管理制度及流程是指医疗机构为确保病案质量和合法性而建立的一套管理规范和操作流程。
病案管理是医疗服务质量管理的重要组成部分，包括了病案的收集、整理、归档、保管、使用和销毁等各个环节。
下面将详细介绍病案管理制度及流程。
一、病案管理制度1.病案管理的基本原则：明确病案管理工作的宗旨、目标和原则，包括病案质量管理、病案保密和病案信息的合法使用等。
2.病案管理的组织机构：明确病案管理工作的组织结构、职责和权限，包括病案管理科、病案管理委员会等。
3.病案管理的流程：明确病案管理工作的具体流程和操作规范，包括病案的收集、整理、归档、保管和使用等。
4.病案管理的责任制度：明确各级医疗机构和相关人员在病案管理中的责任和义务，包括病案质量评审、病案质量监测和病案管理人员的考核等。
5.病案管理的质量控制：建立病案质量控制体系，包括病案质量评估、病案质量监测和病案质量改进等。
二、病案管理流程病案管理流程是指病案在医疗机构中的各个阶段的操作流程。
病案管理流程包括以下几个环节：1.病案的收集：医疗机构通过各个科室和门诊收集患者的病案，包括病历、检查报告、诊断证明和手术记录等。
2.病案的整理：医疗机构将收集到的病案进行整理，包括病案的分类、编号和装订等。
3.病案的归档：医疗机构将整理好的病案按照一定的顺序归档，包括建立病案档案和病案档案管理系统。
4.病案的保管：医疗机构对病案进行保管，包括病案的密封、防火和防水等。
5.病案的使用：医疗机构根据需要使用病案，包括病案的查阅、复印和传递等。
6.病案的销毁：医疗机构对已经过时或无用的病案进行销毁，包括病案的清理、销毁和记录等。
三、病案管理的重要性病案管理对于医疗机构来说具有重要的意义，主要体现在以下几个方面：1.保障病案质量：病案管理可以确保病案的完整性、准确性和合法性，保障病案质量和医疗服务质量。
2.促进医疗信息化：病案管理是医疗信息化建设的重要组成部分，通过建立病案管理系统和电子病历系统，实现病案信息的电子化、共享化和便捷化。
病案管理制度及流程(定版)
吴忠市人民医院病案管理制度目录吴忠市人民医院 ................................................................................................ - 1 - 病案管理制度................................................................................................................ - 1 - 病历（案）工作制度..................................................................................................... - 2 - 病案管理工作制度 ........................................................................................................ - 4 - 病案管理流程图 ............................................................................................................ - 6 - 病历交接、保管制度..................................................................................................... - 7 - 病案收集制度................................................................................................................ - 8 - 病案归档上架制度 ........................................................................................................ - 9 - 病案保存制度...............................................................................................................- 10 - 病案库房防护管理制度 ................................................................................................- 11 - 病案库温湿度监测记录表 ............................................................................................- 13 - 病案保护及信息安全制度 ............................................................................................- 14 - 病案库房定期安全检查表 ............................................................................................- 16 - 病案室应急预案及处置流程.........................................................................................- 17 - 病案室安全应急预案流程图.........................................................................................- 22 - 病案服务管理制度、规范及程序 .................................................................................- 23 - 病历复印制度...............................................................................................................- 25 - 病案借阅归还管理制度 ................................................................................................- 32 - 吴忠市人民医院病案借阅流程图.............................................................................. - 33 - 病案示踪卡............................................................................................................... - 33 -病案借阅、归还登记本 ............................................................................................ - 33 - 回避与保护患者隐私的规范与措施..............................................................................- 34 - 病案管理员外出学习、培训制度 .................................................................................- 35 - 病案室进修学习完成情况登记表.............................................................................. - 36 - 病历质量全程监控、评价、反馈制度..........................................................................- 36 -病历（案）工作制度一、严格按照《中华人民共和国侵权责任法》、《医疗事故处理条例》、《病历书写基本规范》和《医疗机构病历管理规定》等有关法规、规范管理病历（案）。
病案管理制度
病案管理制度第一章总则第一条目的与意义为了规范和加强医院的病案管理工作，提高医院的服务质量和管理水平，保护病人的合法权益，建立一个高效、安全、准确的病案管理体系，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于医院内全部科室和相关人员，包含医生、护士、病案员、信息员等。
第三条定义1.病案：指医院对患者的诊断、治疗、护理及疾病发展过程进行综合记录的文书和电子资料。
2.病案管理：指对病案的收集、整理、编码、质控和统计分析等工作的管理活动。
第二章病案的收集和整理第四条病案的建立1.患者就诊时，医生应及时建立电子病历并勤实书写纸质病历，确保病情记录准确完整。
2.每个患者的病案应依照时间次序进行编号，并在病案封面注明相关信息，包含患者姓名、性别、年龄、住院号等。
第五条病案的收集1.医生在治疗患者的过程中，应认真记录患者的相关信息，并及时归入病案系统。
2.护士应依照流程规定，及时将护理记录和其他相关资料归入病案系统。
3.手术室、检验科、放射科等部门应及时将手术记录、检验报告和影像资料归入病案系统。
4.病案员应定期巡查各科室，确认病案的完整性和准确性，并进行必需的修正和增补。
第六条病案的整理1.病案员应依照规定，对收集来的病案进行整理和分类，并确保病案的次序和完整性。
2.病案员应及时增补和整理病案缺失的资料，确保病案的准确性和连续性。
第三章病案的编码和质控第七条病案的编码1.病案员应掌握疾病分类标准和编码规定，对病案进行科学合理的编码。
2.编码应准确、完整，并在肯定的时间内完成。
第八条病案的质控1.病案员应对病案进行质量把控，确保病案的准确性、完整性和规范性。
2.病案员应定期开展病案质控工作，对病案的编码、目录和索引等进行审查和检验。
第九条病案数据统计分析1.病案员应将病案数据及时录入病案系统，确保病案数据的及时性和准确性。
2.医院管理部门应定期进行病案数据的统计分析，为医院的管理决策供应参考依据。
第四章病案的保管和借阅第十条病案的保管1.病案员应依照国家规定，对病案进行保管，并建立病案档案库。
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病案形成过程及病案管理摘要病案是医院的宝贵财富和医学领域的主要信息资源之一，属于国家科技档案，对医学发展和人类健康有着十分重要的作用。
病案是有关病人身体健康情况的文书资料，包括病人本人或他人对其病情的主观描述，医务人员对病人的客观检查结果，对病情发生、发展、转归情况的分析，医疗资源的使用和医疗费用的支付等信息。
病案是动态医疗行为的静态书面记录，它客观、真实、系统、完整地记录了人类在维护生命安全以及与疾病和伤残作斗争过程中形成的理论、方法和技能，是具有法律意义的医疗科技档案。
病案信息管理是医院信息管理的重要组成部分，包括病案组织的管理、病案质量的管理、病案技术的管理、疾病分类和手术操作分类的规范管理、医院统计信息的管理等。
关键词病案病案管理1 病案的编号1.1编号的方法系列编号：这种方法是患者每住院一次或门诊患者每就诊一次就给一个新号，即每次都将患者作为新患者对待，发给一个新号，建立新的患者姓名索引和新的病案，并与该患者以前的病案分别存放。
这种方法使患者在医院内可有多份病案。
就诊、住院次数越多资料就越分散。
单一编号：在每位患者第一次来院就诊时，不管是住院、看急诊或门诊就要发给一个唯一的识别号，即病案号。
这种方法是每个患者只有一个病案号，一张患者姓名索引卡，患者所有的资料都集中在一份病案内。
系列单一编号：患者每就诊一次或住院一次，都发给一个新号，但每次都将旧号并入新号内，最终患者只有一个号码。
1.2号码的分派号码的分派有两种主要方式：集中分派：通常只有病案科负责分派号码。
如果患者到了登记处（不论是住院还是门诊患者），工作人员就要与病案科联系以得到一个新的号码。
分散分派：如有若干个登记处，病案科应将事先确定好的大量供新患者使用的几组号码同时发放到各登记处。
每组号码的数量应由每个登记处的工作量而定，这些号码应加以限制并应小心控制，登记处应将每日号码发放的情况反馈给病案科。
在每个独立的登记处，当他们的计算机可用于核实患者姓名索引并同时得到下一个病案号时就可以进行号码的分派。
2 病案的建立与形成2.1病案的特点（1）病案是医疗卫生信息的载体。
它作为一种医疗卫生记录，属于科学技术档案之一，是国家档案宝贵财富的一个重要组成部分。
（2）病案作为各种医疗的历史记录，能够客观地反映患者的发病过程、诊断经过和治疗效果，是反映各类疾病发生和发展的第一手原始资料，是患者连续医疗的基础。
（3）只有按一定要求集中保管起来的医疗记录才能称之为病案。
因此，病案是具有内在联系，能够客观全面反映患者发病过程和医疗效果的有关患者资料的总汇；是医务人员科学思维和医疗活动的结晶；亦是管理者的劳动成果。
（4）病案必须具备能够确定、鉴别病案与患者之间医疗关系的内容；必须具备能够确定医师对患者的诊断是否具有充分的依据，对患者所施的治疗是否是最恰当合理的，是否能得到最好的治疗效果的记录。
（5）病案具有实用价值。
病案从各方面记载了人类与疾病斗争的历史，并从历史的角度反映了我国医药卫生事业的发展状况；反映了我国人民生、老、病、死的情况；反映了我国不同阶段的防病、教学、科研积累了丰富的资料，它被称为是医疗教学的活的教科书，是卫生信息统计的原始数据。
2.2病案的建立2.3病案的形成门诊病案的形成：患者第一次就诊时在门诊挂号处建立门诊病案，挂号室的工作人员为其填写门诊病案首页中的患者的鉴别资料，并分派一个病案号码（在实行一号集中制管理病案的医院内，这是患者唯一的一个号码）；在诊所或是在医院门诊科室，医师和护士要将收集到的患者的一些与医疗有关的资料记录在病案表格中，并要在每一张新表格的上端（眉栏）记录患者的姓名及病案号，医师还应在每一项记录下面签字，记录所有的检验结果并将检验报告集中收集在内，即形成一份门诊病案。
住院病案的形成：从患者到住院处办理住院手续开始到出院的全过程，是医务人员相互工作的结果，如医师、护士、实验室和其他医技科室人员、营养师、住院处及结账处的工作人员等。
整个过程产生了大量有价值的医疗卫生信息，这些信息经过病案管理人员的管理、加工形成了住院病案。
一份完整病案标准：（1）有足够的资料证实已做出的诊断。
（2）叙述执行的是什么手术、为什么要做、做了什么、有什么发现，并详细叙述麻醉过程。
（3）叙述最后的诊断及外科手术操作。
(4)由治疗患者的医务工作者签名以证实无误。
（5）如果病案是逐步汇集的，应有足够的资料使其他医师或卫生工作人员能够接管对该患者的治疗。
（6）完整地收集了与患者有关的所有医疗资料及相关资料。
(7)严格地按规定的资料顺序进行整理、装订。
（8）完成病历摘要、疾病和手术分类的编码和各种索引，满足了保存病案的目的。
（9）准确无误地归档。
3 病案的收集与整理3.1病案的内容1患者鉴别资料2患者的病史记录3有关的体格检查记录4病程记录5诊断及治疗医嘱6患者知情同意书7临床观察同意书8操作及实验室检查报告9医疗结束时的结论3.2病案的收集门诊病案的收集：在每一个工作日内，需要病案管理人员在供应门诊病案的同时不断地收回就诊用毕的病案并加以整理归档，目的在于及时归档便于患者的再次就诊，并可减轻工作人员由于在下班前集中收集和归档所造成的压力。
在当天门诊工作结束时，病案管理人员应再次到各门诊、急诊护士台或诊室巡视收回全部用毕的病案，并核对示踪系统检查有无遗漏未收的病案。
住院病案的收集：病案管理人员应在患者出院后的24小时之内将所有出院病案全部收回，因此这项工作是每天要做的。
出院病案的收集要依据各病房出院患者报表的登记情况进行收集，但由于某种原因医师未能按时完成病案记录，导致病案不能全部按时收回，对未能按时收回的病案应有记录。
在收取出院病案时应注意收取滞后的检验报告单（即患者已经出院这项检验报告单才送回到病房或出院处），这样才能保证病案资料的完整性。
3.3病案的整理门诊病案的整理：为保证病案整理工作的准确性，保护病案和保持病案的整齐，门诊用后收回的病案必须——加以认真检查，把新添加的病案记录页、检验回报等按规定进行整理、粘贴、装订。
检查的目的是防止发生差错。
检查的重点在于诊疗记录、检验回报中的患者姓名、病案号是否正确，收回的病案与发生的病案数量是否一致。
在检查过程中注意可能出现的几种情况：（1）收回的病案是空袋或丢掉一部分记录（2）一份病案内装有两份不同患者的记录（3）病案袋与里面的记录不是同一个患者（4）把新增添的病案记录页或检验回报单夹在其他患者的病案内（5）病案没有退回。
以上几种情况差错，病案管理人员在检查中必须细致地一一核对，及时追查纠正，否则放过一个错误再想纠正如同“大海捞针”一样困难。
4 病案的登记4.1病案登记工作的意义（1）保证病案管理系统的完整性，是进行系统编号的关键。
（2）作为分析整理病案的基本资料，用以充分发挥病案的作用（3）作为统计的原始数据和查找供应病案的依据4.2病案登记的目的（1）明确患者是否已在医院有过病案（2）避免病案号码的重复发放或将相同的号码发给不同的患者（3）用于统计，根据登记情况计算每日门诊患者和住院者的人数(4)了解各临床科的住院情况，为病案的查找提供线索。
5病案的归档5.1病案归档系统的种类按姓名归档：如果不使用病案编号管理，，患者的姓名则是唯一检索病案的依据。
可将其按汉语拼音或字母的顺序排列，此种归档方法只适于病案数量很少或患者流动量非常小的诊所。
按户口集中存放归档：这种方法只适于街道保健机构。
其以户口为依据，类似家庭编号，将家庭中的所有成员都分别建立病案，但都集中装在户主的封袋内。
按号码归档：（1）顺序号归档系统：易于为研究目的或将非活动病案储存架上检索连续号码的病案；缺点：容易出现归档错误，易照抄已写错或读错的号码，易将号码上的数字换位（2）单一归档系统：不论门诊或住院病案均按记录日期先后集中统一装订归档；或将门诊病案与住院病案分别装订，但都集中在一个病案夹（袋）内归档。
采用此种方法不管患者住过几次院，看过几次病都永远只有一个病案号码，即是患者唯一病案号码（3）尾号归档：为了改进检索和归档的效率，一些其他的方法取代了直接顺序归档的方法。
5.2病案归档管理方式集中归档管理：是将患者的住院记录、门诊记录和急诊记录集中在一个病案夹内一个号码或住院记录与门诊记录分别编号分别归档，但都集中存放在病案科内，这样的规定管理方式分为一号集中制、两号集中制、一号分开制和两号分开制。
分散归档管理：即患者的病案分散在多个医疗部门，分散于病案科以外，如特殊的治疗科室。
分散存放在其他部门的病案最好由病案工作人员严格监督及控制。
5.3归档工作的要求（1）归档是一项重要工作。
归档时要认真细致，思想集中，看准号码，不要抢时间。
（2）防止归档错误。
（3）归档工作要坚持对制，采取归档“留尾制”，即不要一次把病案全部插入，要留一小部分于架外，经核对无误后方可将病案全部推入架内。
（4）保持病案排放整齐，归档时应随手将架上的病案拍齐。
病案排放过紧，应及时移动、调整，保持松紧适度，可防止病案袋破损，提高工作效率。
（5）对破损的病案袋或病案应在归档前修补好。
6 病案的供应6.1病案供应工作的任务（1）负责门诊、急诊、住院和健康保健病案的供应（2）负责医疗、教学、科研、复印等病案的供应（3）负责除住院病案外的其他病案的回收、整理、顺号（4）归档回收的病案，包括科研、教学等用毕的病案（5）负责病案示踪卡的填写登记、核对等管理工作（6）负责整理查找粘贴各种回报单及病案单页6.2病案供应工作的原则（1）病案只有在医疗或教学使用时可以拿出病案科（2）所有送出的病案，都要有追踪措施，以表明病案的去向。
（3）所有借出的病案都要按时收回，并有严格的借阅制度。
（4）凡为了科研、复印等临时使用病案，一律在病案科内使用，要建立有效的控制病案的方法，最大限度地做好病案的保管和使用工作7 病案的保留7.1活动与不活动的病案活动性病案的确定：（1）使用病案的人数（2）使用病案的目的，随着时间的发展只有少数病案是属于活动性的，必须有明确的指标来区分活动性与不活动性病案，活动性病案的指标：患者最后一次来院的日期（年度），病案使用的频率，科研使用病案所需的年限，所有的疾病诊断是作为另一个明确活动性病案的参与指标。
不活动性病案的确定：根据病案号的分派登记，因为所有的病案编号是按时间发放的，可在病案封面上以年度做标记并以不同颜色表示，以便在选择时清晰醒目。
7.2病案保存期限的制定（1）病案所具有的存放空间（2）目前病案的年扩展率（3）患者再次入院和就诊的类型（4）用于科研的病案数量（5）医学、法律需要的情况（6）用于制作缩微胶片或光盘存储及非活动病案储存和病案销毁的费用。
7.3病案保留的标准影响病案保留的因素：（1）医院的类型和医疗水平及病案的活动性（住院患者的再入院率及门诊患者的就诊率）（2）许多只在急诊室看病的病案永远也不会成为活动病案（3）病案的年扩展率直接影响着病案的储存空间（4）用于储存空间、工作人员、设备及各种材料的费用（5）现有可利用的空间：储存空间的大小影响着病案在活动性或非活动性病案架上的储存时间（6）大量的老病案及不活动病案用于科研及评价，是需要长久保留的因素之一（7）病案本身的实用价值，如病案书写内容的充实性，其资料的系统性、完整性、连续性决定着病案保存的意义（8）病案本身的老化问题，在长期使用中，病案会因为字迹逐渐变的模糊，纸张的磨损变质等，使其资料残缺不全。