关于做好高校院(系)办公室管理工作的若干思考

关于做好高校院（系）办公室管理工作的若干思考摘要：文章阐述了高校院（系）办公室管理工作的特性和职能，分析了高校院（系）办公室管理工作面临的主要问题，结合当前我国高校院（系）办公室管理改革发展趋势，提出了改进和完善高校院（系）办公室管理工作的思路与方法。

关键词：院（系）办公室工作思考中图分类号：g647 文献标识码：a文章编号：1004—4914（2012）06—085—03高校院（系）办公室是按照专业性质设置的学院教学行政管理组织，是学校、院（系）、教师、学生联系的桥梁和纽带，不但起着上通下达、综合协调的枢纽作用，还发挥着传递信息、研究政策，协助领导做好决策的参谋作用。

随着我国高教事业的快速发展和高校内部管理体制改革的推进，尤其是在实行二级管理机制的今天，如何做好院（系）办公室工作，是摆在我们面前的一个全新的课题和挑战。

结合笔者从事办公室工作的实践，对如何做好办公室工作谈几点认识。

一、高校院（系）办公室工作特性院（系）办公室是学校内部的基层管理单位。

它位于教学、科研的一线，直接为院（系）领导和广大师生服务，其工作特点有以下方面：1.院（系）办公室工作的执行性。

院（系）办公室属于管理层，不属于领导层，所以它的工作具有执行性的特点。

这一特点要求办公室自觉地贯彻和执行学校方针政策、院（系）的各项指示和精神。

作为院（系）办公室，工作上不能机械、教条地传达和执行，而应该根据部门的实际情况，把政策的原则性同执行方法的灵活性相结合，力求达到最完美的执行效果。

2.院（系）办公室工作的协调性。

院（系）办公室既要做好业务性工作，又要做好事务性工作。

上自校级各个职能部门，下至教师和学生，都需要院（系）办公室与他们沟通和联系。

如果说整个学院的工作是由各个职能部门来分管的，那么院（系）办公室则是这些职能部门的枢纽，其协调作用是全方位、综合性的。

高校的教学活动是一个环节紧密联系的复杂系统工程，任何一个环节都不能马虎懈怠，这就决定了院（系）办公室工作具有较强的协调性。

工作过程中一定要遵循行政为教学服务的指导思想，按时完成各阶段的教学行政管理任务，保证院（系）教学工作的正常运转。

二、高校院（系）办公室工作职能院（系）办公室是一个综合性的办事机构，是学校和院（系）、师生联系的桥梁纽带。

办公室工作人员的职责是服务和协调各方面工作，其中有政务管理工作，也有事务管理工作，有大事也有小事，有常规事也有紧急事。

归纳起来，院（系）办公室的工作主要有以下职能：1.窗口服务职能。

服务是高校院（系）办公室工作的主要职能，院（系）办公室的服务职能是通过对学校的职能部门和师生的服务来具体体现的，院（系）办公室在处理问题、办理事务的同时，展现院（系）办公室人员的服务和管理水平。

一方面，它具有教学、人事、财务、总务等方面的业务管理工作；另一方面，又要处理全院（系）日常的综合性事务。

上级职能部门布置的工作都要对口到院（系）办公室来，由院（系）办公室传达、沟通、组织执行。

因此，就决定了院（系）办公室具有窗口服务的职能。

所以说院（系）办公室不仅是一个办事机构，而且也是院（系）的形象代表，是院（系）同校内外各个单位，工作联系、交流的窗口。

2.管理职能。

院（系）办公室统筹承担院（系）的信息传递与交流、文件起草、收发归档、经费管理、人事考勤、物资采购、日常维修的协调工作和其它对外联络等各项工作，是院（系）对内对外的窗口。

平时处理大量的日常事务性工作的同时，还要随时准备处理突发性和临时性的事务，工作上千头万绪。

但院（系）的教育教学管理工作是系办公室非常重要的工作职能。

这就要求办公室人员要营造一种轻松、和谐、团结、协作的工作环境，既分工又要合作。

学习掌握一定的管理学、教育学、心理学、公共关系学等相关知识，掌握科学的管理方法，充分利用现代化、信息化办公手段，为学院教学服务，提高办公室的工作效率和工作质量。

工作中逐步把办公自动化引入到院（系）档案管理工作中，采用档案管理系统对办公室各种档案资料进行科学有序的管理，使办公室各项管理工作达到规范高效。

3.综合协调职能。

高校院（系）办公室工作千头万绪，纷繁复杂，办公室工作具有综合协调学校和院（系）各种关系的职能。

为了能够顺利展开各项工作，部门之间、教职工之间、职能部门之间，都需要院（系）办公室进行工作协调。

这当中涉及到任务协调、思想协调、职权协调、关系协调、对外协调等。

做好协调工作并不轻松，协调得当各方受益，协调不当得罪众人，协调不了工作受损。

这就要求我们在工作中必须认真听取来自各方面的意见、建议，及时询问工作的进展情况，深入了解实际工作中出现的各种问题，这样才能协助院（系）领导理顺工作、化解矛盾。

搞好院（系）办公室工作。

三、院（系）办公室工作面临的主要问题1.办公自动化程度不高，团队合作精神不够。

当今是一个信息产业飞速发展的时代，计算机及相关技术的普及应用，给社会的发展提供了前所未有的动力，在教育、科研、经济、管理等诸多领域扮演着举足轻重的角色。

目前各行各业都在向信息化发展，高校院（系）办公室管理也不例外。

现如今的高校院（系）办公室一般都拥有计算机等一批现代化设备，但由于办公室人员的信息素养不高，缺乏全面系统的软硬件学习和培训，大部分办公室计算机资源利用率较低，往往只停留在文稿处理与打印上；院（系）办公室的办公自动化、信息化程度普遍不高，直接影响着院（系）各项活动的办事效率和进程。

办公室工作中团队合作精神有待加强。

办公室工作在注重个人工作能力提高的前提下，强化团队整体的协同工作是非常重要的。

2.缺乏创新意识。

办公室工作具有“桥梁”和“中枢”作用，理应为领导科学决策当好“谋士”。

但是办公室工作人员由于受各方面的影响（比如政策水平、工作能力、领导和教师对他们工作的信任和态度等），没有很好地发挥参谋和助手作用，往往是“领导说咋办就咋办”，不敢或不愿多事和多言。

在工作上方法因循守旧、缺乏创新，工作中往往处于被动角色，遇到困难只找客观理由，不做主观努力，总是用老办法老经验解决出现的新问题，造成工作推进缓慢，完成工作质量不高。

3.人员综合素质不高，缺乏工作积极性。

随着时代的发展和社会的进步，办公室人员的综合素质也应该与时俱进，跟上大时代的步伐。

但现实情况是许多院（系）办公室人员得到培训与学习的机会很少，他们在思想、业务各方面与院（系）管理的需要还有很大的距离。

办公室人员掌握专业技术的多少直接决定了其业务水平的高低。

他们必须了解高校的运作过程、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等。

我们的人员在工作中通常还停留在“经验型”、“事务型”的管理上，总是疲于应付千头万绪的事务性或业务性工作，因为缺少独立思考的时间，工作效率和工作质量大打折扣。

由于处理不好各方面工作关系，工作局面难以开展而产生消极情绪，工作积极性不高，工作中不能发挥主观能动性。

四、改进和完善院（系）办公室管理的思路和方法1.提高办事效率。

首先，要熟悉并精通现代化办公。

办公自动化（officeautomation，简称oa），是适应信息社会发展需要，基于系统科学、行为科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的一门新型综合技术。

随着高等教育管理水平的提高，学院引进并正式实施了办公自动化（oa）系统，摆脱了长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化。

这就要求我们办公室工作人员必须改变传统工作方式，以适应信息社会发展新的需要。

熟练掌握计算机、复印机、传真机、扫描仪等其他现代办公技术知识和技能并熟练运用于办公管理过程中，做好院（系）办公室工作，就必须把握办公自动化发展趋势，促进办公室管理思想的现代化和管理方法的科学化，才能持续提高自身管理水平和工作效率，提高办公室管理的效率和准确性。

其次，要加强和完善办公室规章制度。

合理和健全的管理规章制度，是各项工作正常运作的前提。

院（系）办公室是一个独立的教学行政管理机构，工作头绪多，事务繁杂，所以必须建立健全各项规章制度，并在工作中不断地总结经验教训，逐步完善和改进这些制度。

以规范职工的行为，使之工作杂而不乱，繁而有绪，有条不紊地开展，达到规范化、系列化、科学化的要求。

同时明确分工，各负其责，理顺结构，严格岗位目标责任制，做到定岗、定人、定任务，实行量化管理，年终考核。

使院（系）办公室真正成为功能齐全，结构合理，运转协调，灵活高效的综合行政管理机构。

再次，要培养内外协调能力，增强团队协作精神。

培养较强的内外组织协调能力。

协调和安排各项工作、处理好各种关系，是做好院（系）办公室工作的一项重要内容。

办公室处在诸多矛盾的焦点和政务、事务的中心，许多难事、麻烦事、棘手事，办公室都无法回避。

我们在工作中要培养幽默性、艺术性，不断提高组织协调的能力，是院（系）办公室工作人员化解矛盾、避免冲突，确保任务完成，取得“双赢”的重要因素。

院（系）办公室工作虽然有各自的分工，但是有些工作不是靠一个人的力量就能完成的，要相互取长补短，在做好本职工作的同时，也要做好与同事的沟通与衔接工作，才能提高办公室工作效率。

最后，工作中要勇于创新。

创新，是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。

过去的工作中有许多很好的经验和传统，是人们从长期的实践中不断摸索总结出来的，是我们可以吸收和借鉴的。

但在信息化、快节奏的现代社会，不断涌现出来的新生事物和新的问题，单凭以往的经验和工作方法已不能完全适应形势发展的需要。

在这种以创新为主调的新的历史条件下，在信息和知识高速发展的时代，办公室人员一定要注重培养自身的创新能力，首先要从思想上更新观念，不能因循守旧、墨守成规，摒弃陈旧思维，努力培养和锻炼自己思考问题和解决问题的新思维新办法。

其次，要在实际工作中不断加强学习，开阔视野，在实践中发挥自身的创造性，不局限于经验主义的束缚，将创新植根于传统和经验中，并运用新的视角和手段，探索解决问题的新途径和新方法。

2.提升服务质量和水平。

加强学习，提高院（系）办公室人员综合素质。

院（系）办公室工作综合性强、接触面宽，为了适应当前工作，我们必须加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。

尤其要认真学习邓小平理论，深入学习、领会“科学发展观”的丰富内涵，有针对性地倡导全心全意为师生员工服务的理念。

通过党性教育，提高办公室人员的思想认识，增强办公室的服务意识。

除了应具备良好的政治素质、道德品质外，办公室人员还必须具备丰富的业务知识（如教育心理学、管理学以及计算机基础和应用等方面的知识），较强的语言表达能力和文字处理能力。

要具备这些实际的工作本领就必须重视和加强办公室人员的培训工作，留出一定的培训费用，通过人员进修、举办学习班、研讨班、外出考察学习等各种途径，努力提高他们的素质和能力，要引导他们既要重视对知识的学习，也要积极地在实践中锻炼自己的工作能力，要善于吸收、学习和运用一切所需的新知识，活跃思维，开阔眼界，从中吸收各种新鲜经验，做到理论联系实际，这样才能提高院（系）办公室的办公水平。