办公室管理知识整理
办公室知识点
办公室知识点在办公室工作是现代社会中许多人常见的工作环境。
对于办公室工作的人来说，掌握一些办公室知识点是非常重要的。
本文将介绍一些办公室工作中常用的知识点，以帮助读者更好地应对办公室工作。
1. 电脑操作技巧在办公室工作中，电脑是最常用的工具之一。
掌握一些电脑操作技巧可以提高工作效率。
例如，熟练使用快捷键、掌握常用软件的基本操作和设置、了解电脑网络的基本知识等。
2. 文件管理办公室工作中，经常需要处理各种文件和文档。
良好的文件管理能够提高工作效率。
首先，要注意文件的分类和整理，确保能够快速找到需要的文件。
其次，要定期备份重要文件，以免文件丢失造成损失。
3. 会议礼仪在办公室，各种会议是常见的工作场景。
参加会议时，要注意一些基本的会议礼仪。
例如，准时出席会议、尊重他人发言、注意听取他人意见等。
良好的会议礼仪可以促进良好的工作氛围，提高团队协作效果。
4. 电话沟通技巧在办公室工作中，电话沟通是必不可少的。
掌握一些电话沟通技巧可以提高沟通效果。
例如，用简洁明了的语言表达自己的意思、注意语速和语调的把控、礼貌地与对方沟通等。
良好的电话沟通技巧可以提高工作效率和沟通效果。
5. 邮件沟通技巧邮件是办公室工作中经常使用的沟通工具。
良好的邮件沟通技巧可以提高工作效率和沟通效果。
例如，恰当地选择邮件主题、用清晰简洁的语言表达自己的意思、注意礼貌和文明用语等。
同时，在回复邮件时要及时回复，确保工作的顺利进行。
6. 人际关系处理办公室是一个人员复杂的环境，处理好人际关系非常重要。
要注意尊重他人、关心他人、分享自己的知识和经验、积极合作等，建立良好的人际关系。
良好的人际关系可以提高工作效率和团队凝聚力。
7. 时间管理在办公室工作中，时间管理是非常重要的。
要合理安排工作时间，合理分配各项工作的优先级，提高工作效率。
例如，制定工作日程表、避免拖延症、掌握合理的工作节奏等。
8. 效率工具应用在办公室工作中，有很多效率工具可以帮助提高工作效率。
办公室整理整顿标准
办公室整理整顿标准标题：办公室整理整顿标准引言概述：办公室整理整顿是保持工作效率和提升工作环境的重要措施。
本文将介绍办公室整理整顿的标准，匡助员工更好地管理办公空间，提高工作效率。
一、文件管理1.1 确定文件分类标准：将文件按照工作内容、文件类型等进行分类，建立清晰的文件管理体系。
1.2 设立文件存储规范：确定文件存放位置、编号规范等，确保文件易于查找和归档。
1.3 定期清理文件：定期清理不需要的文件，避免文件堆积过多影响工作效率。
二、办公用品整理2.1 统一存放办公用品：将办公用品按照类别存放在指定位置，方便员工取用。
2.2 设立用品补充规范：建立用品库存清单，及时补充不足的办公用品。
2.3 定期检查用品状态：定期检查办公用品的使用情况，及时更换损坏或者过期的用品。
三、办公桌面整理3.1 保持桌面整洁：定期清理桌面上的杂物，保持整洁的工作环境。
3.2 设立工作区域规范：确定工作区域的范围，避免杂物混杂影响工作效率。
3.3 建立个人习惯：培养整理桌面的良好习惯，提高工作效率和专注力。
四、会议室整理4.1 统一布置会议室：根据会议需求布置会议室，确保会议进行顺利。
4.2 设立会议室使用规范：建立会议室预约制度、使用规范等，避免资源浪费。
4.3 定期清理会议室：定期清理会议室，保持整洁的会议环境，提升工作效率。
五、电子设备整理5.1 统一管理电子设备：建立电子设备管理清单，统一管理电脑、打印机等设备。
5.2 定期清理电子设备：定期清理电脑文件、打印机墨盒等，保持设备良好状态。
5.3 建立设备使用规范：制定设备使用规范，避免设备损坏和资源浪费。
结论：办公室整理整顿标准是提高工作效率和工作环境的重要措施，员工应按照标准规范管理办公空间，创造舒适的工作环。
办公室管理规范
办公室管理规范
在现代社会中，办公室是许多人每天必须面对的工作场所。
一个良好的办公室管理规范不仅可以提高工作效率，还可以营造良好的工作氛围。
本文将从五个方面详细介绍办公室管理规范。
一、办公室环境规范
1.1 保持办公室整洁干净
1.2 定期清理办公桌和文件柜
1.3 注意办公室卫生，定期消毒
二、办公室行为规范
2.1 遵守公司规章制度
2.2 尊重同事，保持团队合作
2.3 注意言行举止，避免冲突与争吵
三、办公室文件管理规范
3.1 建立完善的文件管理系统
3.2 分类整理文件，标注清晰
3.3 定期清理过期文件，保持档案整洁
四、办公室设备使用规范
4.1 妥善使用办公设备，避免损坏
4.2 定期维护保养设备，确保正常运转
4.3 合理使用电脑和网络资源，避免浪费
五、办公室沟通规范
5.1 遵循有效沟通原则，清晰表达意图
5.2 定期开会交流工作进展
5.3 善于倾听他人意见，建立良好沟通氛围
总之，办公室管理规范对于提高工作效率、营造良好的工作氛围至关重要。
只有遵守规范，才能使办公室工作更加顺畅、高效。
希望每个办公室都能建立起一套适合自己的管理规范，让工作更加顺利、愉快。
办公室内务管理
办公室内务管理标题：办公室内务管理引言概述：办公室内务管理是指对办公室内部的各项事务进行有效管理和组织，以确保办公室的正常运转和高效工作。
良好的内务管理能够提高办公室工作效率，减少资源浪费，提升员工工作满意度，是办公室管理中不可或者缺的重要环节。
一、办公用品管理1.1 确保办公用品充足：定期盘点办公用品，及时补充不足的物品，避免因缺货而影响工作进度。
1.2 合理使用办公用品：建立使用规范，避免浪费，提高资源利用率。
1.3 统一采购渠道：建立固定的采购渠道，保证用品的质量和价格。
二、文件管理2.1 建立文件分类系统：按照文件的性质和用途进行分类，便于查找和归档。
2.2 定期清理文件：定期清理不必要的文件，避免文件堆积和占用空间。
2.3 建立档案管理制度：建立档案管理规范，确保文件的安全和保密性。
三、设备维护管理3.1 定期维护设备：定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运转。
3.2 建立维修记录：建立设备维修记录，及时处理设备故障，提高设备利用率。
3.3 更新设备技术：定期更新设备技术，提高设备性能和效率。
四、办公环境管理4.1 维护办公环境清洁：定期清洁办公室，保持办公环境整洁舒适。
4.2 管理室内温度和湿度：保持室内温度和湿度适宜，提高员工工作舒适度。
4.3 绿化办公环境：增加绿植和装饰品，改善办公环境，提升员工工作积极性。
五、员工行为管理5.1 建立行为规范：制定员工行为规范，规范员工的工作行为和言行举止。
5.2 提供培训和指导：为员工提供相关培训和指导，提高员工的工作素质和效率。
5.3 激励员工积极性：建立激励机制，奖励表现优秀的员工，激励员工提高工作表现。
结论：办公室内务管理是办公室管理中的重要环节，通过科学有效的内务管理，可以提高办公室的工作效率和员工工作满意度，为企业的发展和进步提供有力支持。
因此，办公室管理者应重视内务管理，不断完善管理制度，提高管理水平，实现办公室管理的高效运转。
办公室安全应知应会知识
办公室安全应知应会知识一、办公室安全常识1. 办公室消防安全（1）熟悉消防设施：每个办公室都应该配备消防设施，如灭火器、消防栓等，员工需要了解这些设施的使用方法和位置。
（2）预防火灾：注意不要在办公室内吸烟，严禁使用明火，如蜡烛、鞭炮等。
（3）定期检查消防设备：消防设备需要定期进行检查和维护，以保证在发生火灾时能够正常使用。
2. 办公室电器安全（1）正确使用插座：不要在一个插座上插入过多的电器，以免导致过载或短路。
（2）定期检查电器：办公室内的电器需要定期进行检查，如插头、插座、电线等，确保电器的正常使用。
（3）避免使用老化电器：老化的电器容易出现故障，员工应该避免使用老化的电器。
3. 办公室人员安全（1）遵守办公室规定：遵守办公室的安全规定和操作流程，不私自更改或忽略规定。
（2）防止跌倒摔伤：办公室内避免摆放杂物，保持地面清洁和干燥，以避免员工跌倒摔伤。
二、应急逃生知识1. 办公室逃生演练办公室管理部门应该定期组织逃生演练，让员工了解逃生的路径和方法，提供紧急情况下的有效救援。
2. 应急逃生设施（1）了解避难场所：在发生紧急情况时，员工需要知道离自己最近的避难场所。
（2）熟悉疏散通道：了解办公室的疏散通道和逃生出口的位置，避免在紧急情况中陷入困境。
（3）避开疏散通道：在发生火灾或其它紧急情况时，不要上电梯，应沿着疏散通道迅速逃离。
三、办公室安全管理1. 安全检查办公室管理人员需要定期进行安全检查，发现隐患及时处理，确保办公室的安全环境。
2. 安全培训办公室的安全意识是每个员工必须具备的，因此管理部门应该定期进行安全培训，提高员工的安全意识和应急逃生能力。
3. 安全宣传通过张贴标语、安全宣传板等形式，提醒员工注意办公室安全，以避免发生事故。
四、办公室安全管理制度1. 安全制度建设建立健全的安全制度，规范员工的行为规范，确保办公室内的安全。
2. 安全责任明确相关人员的安全责任，从领导到员工每个人都应该对自己的安全负责。
办公室日常行为管理规范
办公室日常行为管理规范标题：办公室日常行为管理规范引言概述：办公室作为一个工作环境，需要遵守一定的行为规范，以维护良好的工作秩序和工作效率。
本文将介绍办公室日常行为管理规范的相关内容。
一、着装规范1.1 穿着整洁：员工应该穿着整洁、得体，不得穿着过于暴露或者不得体的服装。
1.2 遵守公司着装规定：遵守公司的着装规定，不得穿着违反公司规定的服装。
1.3 注意个人形象：员工应该注意自己的个人形象，避免浮现不雅观的穿着。
二、言行规范2.1 尊重他人：员工应该尊重他人，不得言语攻击或者冒犯他人。
2.2 避免办公室八卦：不得在办公室传播八卦、谣言等不实信息。
2.3 避免使用粗口：不得在办公室使用粗口或者不文明用语。
三、工作纪律3.1 准时上班：员工应该按时上班，不得迟到早退。
3.2 遵守工作安排：遵守领导的工作安排，不得擅自调整工作内容或者时间。
3.3 保持工作效率：保持高效的工作状态，不得在工作时间浪费时间。
四、办公室卫生4.1 保持办公环境整洁：员工应该保持办公桌面整洁，不得乱丢垃圾。
4.2 定期清理办公桌：定期清理办公桌面，保持整洁。
4.3 注意个人卫生：员工应该保持个人卫生，不得在办公室内吃东西或者乱扔垃圾。
五、设备使用规范5.1 善待办公设备：员工应该善待公司提供的办公设备，不得私自调整或者损坏。
5.2 合理使用办公设备：合理使用办公设备，不得私自占用或者浪费。
5.3 定期维护设备：定期对办公设备进行维护保养，确保设备正常运行。
结论：遵守办公室日常行为管理规范，不仅能够维护良好的工作环境和工作秩序，也能提升整体工作效率和团队合作精神。
希翼每位员工都能自觉遵守规范，共同营造一个和谐的办公氛围。
简述办公室管理的主要内容
简述办公室管理的主要内容
办公室管理是指从管理者的角度，对办公室内运作流程进行综合性的规划、安排和监督，包括管理资源、设置机制、实施措施等，以确保办公室能有效有序运行的工作过程。
一、资源管理：即对办公室设备、财务、人力等全部资源进行管理和调度，包括入库、出库、财务分析、资源最优利用等。
二、外部环境监控：从办公室的外部关系进行有效的监控，包括集团公司条例说明、客户关系、新技术的更新、国家法规等，工作及时性。
三、内部规范管理：为保证办公室日常工作秩序，监控员工的工作行为和行为规范，以及劳动安全、健康等基本要求，建立规范制度，实施运行。
四、协调管理：维持各部门的正常沟通与交流，实施职责与权限之间的协调，调整优先级以保证效率，以及对办公室管理运营中出现的问题及时处理解决。
五、发展战略：掌握办公室发展的方向，分析现行的管理模式与环境，合理制定发展目标，并定期审核管理方案，持续改进。
总之，办公室管理的主要内容是对办公室资源的有效管理，对外部环境的监控，对内部规范的管理，保证协调管理，制定发展战略等。
办公室日常管理规范
办公室日常管理规范标题：办公室日常管理规范引言概述：办公室是一个工作效率和团队协作的重要场所，良好的日常管理规范可以提高工作效率和员工满意度。
下面将介绍办公室日常管理规范的五个方面。
一、办公室环境管理1.1 保持办公室整洁干净，定期清理办公桌、文件柜等工作场所。
1.2 确保办公室通风良好，定期清洁空调和通风设备。
1.3 鼓励员工节约用电，避免浪费资源。
二、文件管理规范2.1 建立文件分类和归档制度，确保文件存档清晰有序。
2.2 确保文件备份和保密工作，防止文件丢失和泄露。
2.3 定期清理和更新文件，避免存储过时和无用文件。
三、会议管理规范3.1 提前安排会议时间和议程，确保会议高效有序。
3.2 鼓励员工提前准备会议资料，促进会议讨论和决策。
3.3 确保会议记录完整准确，及时跟进会议行动项。
四、员工行为规范4.1 遵守公司制度和规定，尊重他人，保持良好的工作态度。
4.2 鼓励员工互相合作和支持，建立良好的团队氛围。
4.3 管理员工工作时间和请假制度，确保员工工作积极性和出勤率。
五、办公设备维护规范5.1 定期检查和维护办公设备，确保设备正常运转。
5.2 做好办公设备的安全防护工作，避免设备损坏和事故发生。
5.3 提供员工使用设备的培训和指导，保证设备正确使用和保养。
结论：办公室日常管理规范对于提高工作效率、促进团队合作和员工满意度至关重要。
通过建立良好的管理规范，可以有效提升办公室整体运营水平和员工工作质量。
希翼每一个办公室都能重视日常管理规范，创造一个和谐高效的工作环境。
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办公室管理知识整理
办公室管理
教学大纲
PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论
PART 2: 办公室人员与管理优化
PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化
PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论·办公室
一、办公室的概念——什么是办公室？
二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研究办公室？
三、办公室的性质
四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？
五、办公室工作及其特点
·办公室管理
六、办公室管理的概念
七、办公室管理的内容
八、办公室管理的目标
一、办公室的概念
1.办公室的内涵
办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。
2.办公室的历史渊源
时代称谓功能
原始社会末奴隶社会初男“祝”；女“巫”为酋长传达上
天的旨意；将卜
辞刻在甲骨上
殷商后期、西周史官起草诏令、草拟
文件
秦御史大夫与太尉府、丞相
府一起合称中
央三大机构
汉尚书省略
隋尚书、中书、门
下三省
略
清（康熙）内阁略
国民政府秘书处、政务厅略
3.办公室的当前类型
二、办公室的地位和作用
文字表述图示表述
中心·
枢纽
窗口
三、办公室的性质
●综合性——工作内容
●服务性——工作宗旨
四、办公室的职能
提供信息、建议和材料P5
职能
简称
具体内容注意事项
参与政务直接为领导决策和决
策的贯彻实施服务，主
要是为领导提建议、拟
方案
态度积极，同时需
要适度恰当
办理事务协助领导处理日常行
政业务工作
重督办、催办，而
忌包办、代办
搞好服务为领导、部门、基层和
职工服务
服务对象是多元
的，而非单一的
讨论：
1.办公室工作职能与秘书工作职能的差异
2. 办公室工作职能与各业务部门工作职能的差异
办公室的
工作职
能参与政务
秘书的
工作职能办理事务
政务方面的具体事务，如文书处理，公务接待等
后勤工作，如收发、值班、车辆管理、办公设备和用品的购置与维护等
办公室 各业务部门 工作性质 综合性、服务性 专业性
工作角色 中介
生产、销售或研发等
思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力办公室就有多大的权力VS 没有权力
办公室职能的“四个转变”
● 从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；
● 从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综合处理信息转变；
● 从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变； ● 从被动服务，向主动服务转变。
五、办公室工作特点及内容
1.办公室工作特点
工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服务面宽；联系广，协调任务重；机要保密性强；被动性与突击性；
现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多功能化P9
2. 办公室工作内容概括与列举P5
六、办公室管理的概念
为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作用而形成诸如机构设置、人员配备、物质条件的优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活动和管理关系。
七、办公室管理的内容
办公室机构设置与
人员配备
机构设置与人员配
八、办公室管理的目标
三种观点：系统论；效率论；自动化论；科学论P18
办公室日常事务管理 办公空间规划； 办公室行政业务管理（贴近秘书工作） 公文与公文管理；会办公室管理现代化的主要内容
科学化
办公室的各项工作符合客观规律，如机构设置科学化、指导思想科学化、人员安排科学化等；同时，办公室管理在技术与方法上尽可能实现量化。
办公室管理的科学化：规范化、程序化、制度化
西方办公室管理理论
●泰罗
●狄更斯
●莱芬韦尔
●海克斯、利托尔费尔德
●现代办公室管理理论
我国办公室管理理论
特点：
●对传统管理的继承性
●学科定位的准确性
●结构内容的包容性
思考题
1.什么是办公室？
2.简要概括办公室的地位和作用？
3.阐述办公室的性质
4.办公室的基本职能是什么？
5.简要区分办公室工作与秘书工作
6.什么是办公室管理？办公室管理的主要内容
包括哪些？
7.如何理解办公室管理现代化？
8.我国办公室管理理论的特点是什么？
PART 2: 办公室机构与人员
➢机构设置
➢人员配备
➢办公室主任
一、办公室机构设置P17
（一）办公室机构设置的基本原则：
●目标一致原则
●职责权一致原则
●效率原则
●依法设置原则
●精简原则
●层次管理原则
（二）办公室机构设置现状
●在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办
公），如中共中央办公厅、国务院办公厅，是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局；人大、政协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作。
●在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办
公室，大企业设有党委办公室、厂长或经理办公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。
在办公室下面，根据具体情况，分别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等。
● 人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；民主党派参照同级党政机关级别，实行秘书长领导下的综合办公制，设立办公室。
二、 办公室人员配备
（一）办公室人员的类别
文字型；办事型；技术型
文字型办公室人员
主要从事文字处理和
写作工作。
具体包括：
➢ 信息资料工作
办事型办公室人员
主要从事日常行政
事务。
具体包括：
➢ 接待工作
技术型办公室人员 主要从事现代办公机器和设备的使用与保养、维修。
职位类别 ➢ 办公室主任
➢ 办公室副主任 ➢ 行政文管
（二）办公室人员个体素质结构
知识结构能力要求道德素质心理条件
基础知识专业知识相关知识基础能力
一般技巧
特殊技能
服从领导
埋头苦干
公道正派
严守机密
兴趣
性格
心理健康基础办事能力的养成
❖凡事计划在先
❖朝思暮想
❖小本随身
❖办公用品齐全，摆放有序❖从小事做起
❖化繁为简
❖即事即作
❖一次完成
一般技巧❖参谋技巧
❖ 调研技巧 ❖ 协调技巧
参谋技巧：
办公室人员性格特征
➢ 意志坚强 ➢ 灵活应变 ➢ 幽默 ➢ 合作
办公室人员的心理健康
心理健康的标准 常见几种心理障碍 有正确的自我意识 嫉妒 有良好的智力和适应 焦虑 有开朗的心境 急躁 有统一的人格 厌烦 有和谐的人际关系 自傲和自卑
（三）办公室人员群体素质结构
➢ 掌握领导的脾性、工作和生活习惯 ➢ 选择适当的时间、地点、场合
✓ 充分了解自己
的任务
✓ 拥有健全的意
1. 一个有效的办公室人员群体，应具备的功能
2. 办公室人员群体的结构因素
3. 办公室人员群体结构的优化的原则
三、办公室主任
（一）办公室主任的职务特点
✓ 年龄因素 ✓ 知识因素
➢ 个体要素有效原则
➢ 群体互补原则 ● 梯形的年
内部的行政首长；对外的联络员；本单位领导集体中的一员
（二）办公室主任的工作特点
政治性；辅助性；全面性；事务性；保密性（三）办公室主任的作用
参谋作用；助手作用；咨询作用；协调作用（四）办公室主任的职责
承办职责；参谋职责；管理职责；协调职责（五）办公室主任的科学思维方式
从实际出发；系统思维；用发展观点看待一切
（六）办公室主任的领导作风
实事求是；严于律己；民主作风
（七）办公室主任的领导艺术
科学管理；知人善任
思考题：
1.办公室机构设置应遵循哪些原则？P17
2.办公室人员配备的原则是什么？
精兵简政；优化组合；健全制度；优质服务
3.对办公室人员个体，有哪些素质要求？
4.一个有效的办公室群体，应该具备哪些功能？
5.办公室人员群体机构优化的原则是什么？
6.什么是办公室主任？如何理解办公室主任职
务的双重性？
7.办公室主任工作有什么特点？
8.办公室主任的作用体现在哪些方面？
9.办公室主任的工作原则是什么？
10.办公室主任的工作职责包括哪些内容？
11.办公室主任需要掌握哪些科学思维方式？。