化妆品公司文件和管理
公司化妆品规章制度
公司化妆品规章制度第一章总则第一条为规范公司化妆品生产、销售和管理工作，保障公司和员工的权益，制定本规章制度。
第二条公司化妆品包括护肤品、彩妆品、香水等多种种类，制定本规章制度适用于公司生产、销售的化妆品范围内。
第三条公司化妆品生产、销售工作应遵循国家相关法律法规，确保产品质量安全和消费者合法权益。
第四条公司员工应具备相关专业知识和技能，遵守本规章制度，不得从事违规操作，损害公司和消费者利益。
第五条公司化妆品管理属于公司生产领域，由相关部门负责具体执行。
第六条公司每年将根据需要对本规章制度进行评估和调整，确保适用性和可操作性。
第二章化妆品生产管理第七条公司化妆品生产应符合国家相关法律法规，确保产品质量安全和消费者利益。
第八条公司化妆品生产工艺流程应符合相关标准和规定，确保产品安全有效。
第九条生产人员应定期接受培训，了解最新的生产技术和知识，提高生产水平和质量。
第十条生产设备和器材应定期维护和检修，确保生产正常进行。
第十一条生产过程中应注意卫生和安全，避免交叉污染和意外事故的发生。
第十二条生产出的化妆品应进行严格检验和质量控制，未经合格检验不得投放市场。
第十三条生产过程中应建立相关记录和档案，以备查证和管理。
第三章化妆品销售管理第十四条公司销售人员应了解化妆品产品的特点和功效，根据消费者需求进行推广和销售。
第十五条公司销售人员应接受相关培训，提高销售技巧和服务水平，增强竞争力。
第十六条公司销售渠道应合法合规，不得进行虚假宣传和销售，损害消费者权益。
第十七条公司销售产品应具备合格产品证明，确保产品质量和安全。
第十八条公司销售产品应建立健全售后服务体系，解决消费者投诉和疑问。
第十九条公司销售过程中应注意卫生和安全，避免交叉感染和疫情传播。
第二十条公司销售活动应定期进行监测和评估，确保销售目标的实现。
第四章化妆品管理制度第二十一条公司化妆品管理属于公司生产领域，由相关部门负责具体执行。
第二十二条公司化妆品管理应建立健全内部管理制度和程序，确保管理效率和质量。
化妆品生产方质量管理体系全套文件及表格汇编(符合新规要求)
化妆品生产方质量管理体系全套文件及表格汇编（符合新规要求）1. 引言化妆品行业的快速发展，使得化妆品生产方面的质量管理变得尤为重要。
为了满足新规要求，我们整理了一套化妆品生产方质量管理体系的全套文件和表格，以帮助您建立和完善化妆品质量管理体系。
2. 文件和表格概述我们提供的文件和表格主要包括以下几个方面：2.1 质量管理体系文件•质量方针和目标文件•组织结构和职责文件•文件控制及记录管理文件•人员培训和资质管理文件•内部审核和管理评审文件•紧急事件和事故处理文件•不符合和纠正预防措施文件•监测和测量设备管理文件•供应商评估和合同管理文件•风险管理和持续改进文件2.2 质量管理表格•原材料采购检验记录表•在线生产检验记录表•成品质量检验记录表•不良品处理记录表•内部审核记录表•管理评审记录表•供应商评估记录表•培训记录表•紧急事件和事故处理记录表•不符合和纠正预防措施记录表•监测和测量设备管理记录表•风险管理记录表3. 质量管理体系文件详细介绍在这一部分，我们将逐个介绍每个质量管理体系文件的内容和目的，以帮助您更好地理解和应用。
3.1 质量方针和目标文件这个文件用于明确化妆品生产方的质量方针和目标，以指导全体员工的行动和努力。
3.2 组织结构和职责文件这个文件澄清了化妆品生产方的组织结构和各个部门的职责，确保责任和授权的明确。
3.3 文件控制及记录管理文件这个文件涉及到质量管理体系内的文件和记录的控制和管理，包括版本控制、变更管理和备份等。
3.4 人员培训和资质管理文件这个文件用于规定化妆品生产方对员工的培训和资质管理要求，确保员工具备必要的知识和技能。
3.5 内部审核和管理评审文件这个文件规定了内部审核和管理评审的程序和要求，以确保质量管理体系的有效性和持续改进。
3.6 紧急事件和事故处理文件这个文件用于应对紧急事件和事故，包括制定应急预案、事故调查和纠正措施等。
3.7 不符合和纠正预防措施文件这个文件规定了不符合和纠正预防措施的处理程序和要求，以确保问题能够得到及时解决和预防。
化妆品质量管理体系文件
序号：状态：各部门：任命任命任命任命负责检验工作。
任命刘勤同志为本公司的技术员，负责技术管理。
山东卫康生物医药科技有限公司二〇一二年二月一日质量安全管理体系组织机构图经理质量安全负责人质检科供销科办公室化验室仓库生产车间1、目的2、职责查。
34、产品质量安全事故应急措施4.1产品质量安全事故主要有：顾客投诉发生质量问题的、上级质量监督部门在检查中发现质量问题的、已售出产品因质量问题造成危害的。
4.2产品质量安全事故发生后，应首先报告经理，组成事故处理小组对发生的质量安全事故进行处理。
4.3质检科负责对发生质量问题的产品进行追溯及原因问题分析，找出事故发生的原因。
4.4办公室负责针对原因制定相应的措施。
首先对已发出的产品实施召回，通知各销售商停止销售，产品召回后根据不合格程度对产品实施消毁、返工等处置方式。
同时，办公室依据质量安全问题产品造成的影响程度，进行赔偿等后处理。
4.5办公室负责对产品质量安全事故的执行情况进行检查，并对执行不到位的进行相应处理。
5、生产安全质量事故5.1生产安全质量事故主要有：易燃物资引起的火灾事故、有毒有害液体存在的潜在泄漏、特殊气候（如暴雨等）引起的紧急情况。
5.2办公室对公司内的防火设施、消防器材进行定点标识，每月定期检查其数量及完好性，并进行合理的维护与保养。
生产技术科每半年对主要电器设施、电路干线进行一次安全检查，并做好记录，以减少事故隐患。
仓库保管员每天对易燃物品和危险用品的贮存环境进行巡检，并将危险用品放于仓库出口处，做好相应标识。
生产车间相关人员通过日常观察和巡视，对发生的异常情况进行及时处理。
5.35.4询。
5.55.5.1a.b.c.d.5.5.25.65.6.1交管理者代表确认后予以实施，并由办公室对纠正措施的实施效果进行监督、验证。
5.6.2事故发生后，由办公室组织对本程序以及有关的应急预案进行评审与修订，使其不断完善。
质量安全管理制度为提高产品的质量水平，提高产品的信誉，规范企业在国家规定的法律法规的范围内活动，促进企业的可持续发展，特制定本制度如下：1)各职能部门分工明确，在各自的职权范围内，对产品质量负责，经理对最终的产品质量负责。
化妆品生产质量管理制度文件范本
第一章总则第一条为确保化妆品生产过程的质量，规范生产管理，提高产品质量，保障消费者健康安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有化妆品生产部门，包括原料采购、生产加工、成品检验、包装及仓储等各个环节。
第三条公司质量管理部门负责本制度的制定、实施和监督，确保各项质量管理制度得到有效执行。
第二章质量管理体系第四条公司建立健全质量管理体系，确保产品质量满足国家相关法规和标准要求。
第五条质量管理体系应包括以下内容：1. 质量方针：确保产品质量，满足消费者需求，持续改进。
2. 质量目标：产品质量合格率≥98%，顾客满意度≥90%。
3. 质量管理制度：包括原料采购、生产加工、成品检验、包装及仓储等环节的管理制度。
4. 质量标准：参照国家相关法规和标准，结合公司实际情况制定。
5. 生产工艺规程：明确生产过程中各环节的操作要求。
6. 岗位操作规程：明确各岗位的操作规范和职责。
第三章原料采购与检验第七条原料采购应选择信誉良好、质量可靠的供应商，确保原料质量。
第八条采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确质量要求。
第九条原料入库前，由质量检验部门进行检验，合格后方可入库。
第四章生产加工第十条生产部门应严格按照生产工艺规程和岗位操作规程进行生产。
第十一条生产过程中，质量检验部门应进行不定期的抽检，确保产品质量。
第十二条生产过程中发现质量问题，应立即停止生产，并报告质量管理部门。
第五章成品检验第十三条成品检验应在生产结束后进行，检验项目应包括外观、理化指标、微生物指标等。
第十四条检验不合格的产品，应立即隔离，并报告质量管理部门。
第十五条检验合格的产品，由质量检验部门出具检验报告，并办理入库手续。
第六章包装与仓储第十六条包装材料应符合国家相关法规和标准，确保产品安全。
第十七条包装过程应严格执行操作规程，确保产品包装质量。
第十八条仓储部门应保持仓库整洁、干燥、通风，防止产品受潮、变质。
第七章不合格品处理第十九条不合格品处理应遵循以下原则：1. 隔离：不合格品应立即隔离，防止流入市场。
化妆品文件管理制度
化妆品文件管理制度第一章总则第一条为了规范化妆品文件的管理，提高文件管理效率，保障文件的完整性和安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于化妆品企业内的所有文件管理工作。
第三条文件管理应符合国家有关法律法规和标准的要求，并秉承“便民、便企、便政”原则。
第四条文件管理应实行分类管理、全程管理，确保文件的完整、快捷访问和便于查阅。
第五条文件管理应加强电子化管理和信息化技术应用，提高工作效率，减少纸质文件的使用。
第六条文件管理应加强知识产权、商业秘密等重要文件的保护，杜绝泄密，保护企业的合法权益。
第二章文件管理的责任第七条文件管理应明确责任，依法依规、及时准确管理各类文件。
第八条公司领导对文件管理负有直接责任，应当建立健全文件管理工作机构，指导、监督文件管理工作。
第九条各部门负责人应当认真履行文件管理职责，严格按照规定管理和使用文件。
第十条文件管理工作人员应当具备较强的专业素养和管理能力，认真履行文件管理工作职责。
第三章文件的分类管理第十一条文件应根据内容和用途予以分类，按文件保存年限和文件类型等进行分级管理。
第十二条严格执行文件的收集、整理、鉴定、归档等流程，确保文件的真实、完整、准确。
第十三条建立文件管理目录和档案检索系统，方便用户快速检索和使用文件。
第十四条对于涉密文件，应当严格遵守相关保密规定，加强安全管理，防止泄密。
第四章文件的借阅和报废第十五条对外部人员借阅文件应当严格审批和管理，确保文件安全。
第十六条对于文件的报废，应按照规定程序进行审核、审批和销毁，不得随意处理文件。
第十七条对于纸质文件和电子文件的备份和归档，应当严格按照相关规定进行操作，确保文件的安全和完整性。
第五章电子化管理和信息化技术应用第十八条公司应当推进电子化管理和信息化技术应用，提高文件管理的效率和质量。
第十九条建立健全电子化管理制度和文件信息化系统，提高文件管理的便民性和便利性。
第二十条健全信息安全管理机制，确保电子文件不受外界攻击和病毒侵扰。
化妆品生产方质量管理体系全套文件及表格汇编(符合新规要求)
化妆品生产方质量管理体系全套文件及表格汇编（符合新规要求）.docx本文档旨在提供化妆品生产方质量管理体系全套文件及表格的汇编。
本文档将介绍该汇编的目的和背景，并解释其在化妆品生产方质量管理中的意义和重要性。
化妆品生产方质量管理体系是确保化妆品产品符合质量要求的关键工具。
随着化妆品行业规范的不断提高，制定合规的质量管理体系文件和表格成为了一项重要任务。
该汇编的目的是为化妆品生产企业提供一套完整且符合新规要求的质量管理文件和表格，以帮助企业有效管理和控制化妆品生产过程中的质量风险。
在化妆品生产方质量管理体系中，以文件和表格的形式记录和规范各个环节的质量管理要求和流程是必不可少的。
该汇编将提供包括质量手册、程序文件、作业指导书、报告表格等一系列文件和表格，以满足化妆品生产企业在各个环节的质量管理需求。
通过使用本文档提供的化妆品生产方质量管理体系全套文件及表格汇编，化妆品生产企业将能够更好地组织和管理质量相关的工作，确保产品的质量合规性，并不断优化和改进质量管理体系，提升企业的竞争力和市场形象。
本文档的意义和重要性在于，它为化妆品生产企业提供了一个可操作的参考，使其能够轻松理解和落实质量管理体系的要求。
同时，该汇编也将有助于提高企业的管理效率和质量控制水平。
补充说明：本文档所提供的所有内容均来自公开和可确认的信息，没有引用不能确认的内容。
本文档旨在列出化妆品生产方质量管理体系的总体要求，包括质量目标、质量方针和相关政策。
以下是具体要求：确保化妆品生产方的产品质量和安全性。
提供满足客户需求的产品。
持续改进产品质量和生产效率。
保证符合法规和法律要求。
始终以顾客为中心，满足他们的需求和期望。
坚持科学技术创新，不断提升产品质量。
重视员工的培训和提升，为他们创造良好的工作环境。
严格遵守化妆品生产方面的法规和标准。
强调环境保护和可持续发展。
确保化妆品生产过程中的合规性和合法性。
确保原材料的质量和安全性。
强调控制产品的生命周期，包括生产、包装、存储和配送。
化妆品生产管理制度
化妆品生产管理制度一、目的为确保化妆品的生产过程符合相关法律法规和标准要求，保障产品质量和安全，提高生产效率，建立化妆品生产管理制度。
二、范围本制度适用于公司内所有从事化妆品生产工作的人员。
三、责任和权限1. 生产经理负责制定、实施和改进本管理制度，并向全体员工进行培训。
2. 生产部门负责具体的生产计划、排程和执行。
3. 质量部门负责检验化妆品原材料和成品，确保合格。
4. 设备管理部门负责设备维护和保养。
5. 员工需遵守本管理制度并积极配合相关部门工作。
四、工艺流程1. 原材料采购：按照相关法律法规规定，并确保原材料的质量和供应商的可靠性。
2. 原材料检验：质量部门对所有原材料进行检验，包括外观、气味、纯度等指标。
3. 生产计划：由生产部门根据市场需求和公司的销售计划编制生产计划。
4. 生产执行：生产部门按照生产计划执行，负责生产过程的控制和监督。
5. 产品检验：生产完成后，质量部门对成品进行检验，确保产品符合质量标准。
6. 包装和贮存：产品包装按照相关要求进行，并存储在干燥、清洁、防潮的环境中。
7. 成品发货：按照销售计划进行产品发货，并确保货物的完整和准确。
五、设备管理1. 购置：设备购置需经过合理的评估和决策，并保证设备的质量和性能符合生产需求。
2. 维护和保养：设备管理部门负责设备的定期维护和保养，以确保设备的正常运行。
3. 故障处理：设备出现故障时，设备管理部门需及时处理，并记录故障原因和处理情况。
六、人员管理1. 培训：公司应定期组织化妆品生产工作人员进行培训，包括化妆品生产技术、安全操作、质量控制等方面的知识。
2. 健康管理：生产工作人员应定期进行健康体检，并确保身体健康情况适合从事化妆品生产工作。
3. 安全防护：生产工作人员应戴好个人防护用具，保证工作场所的安全。
七、质量管理1. 质量控制：质量部门负责制定质量控制标准，并监督执行。
2. 不合格品处理：质量部门按照相关处理程序对不合格品进行处理，确保不符合要求的产品不进入市场。
化妆品公司的规章制度(精选7篇)
化妆品公司的规章制度（精选7篇）化妆品公司的规章制度1为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。
一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导树立[一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极x、创造x和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
六、公司实行[岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保x，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
化妆品公司的规章制度2为保x本公司办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本制度。
办公用品包括:公司办公桌椅、文件柜、电脑、可移动磁盘、电话机、传真机、打印机、复印机、多媒体器材、摄影摄像器材、车辆、部门专用器材和员工日常工作所需的办公文具、耗材及公司为部门购置的书籍、杂志和报刊等。
办公用品的管理 :公司公共办公用品由综合管理部统一管理和维护(办公室协管办公耗材)。
一、办公用品的领用:1、部门指定专人负责办公用品领用，须至综合管理部填写[办公用品领用登记”。
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XX化妆品有限公司文件和资料管理1. 目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。
2. 适用范围本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。
3. 术语和定义参见ISO9000:2000之规定。
4. 职责4.1 各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；4.2 各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；4.3 各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；4.4 各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；4.5 各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；4.6全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。
5.工作程序5.1文件的分类5.1.1 一级文件：质量手册；5.1.2 二级文件：程序文件；5.1.3 三级文件：作业指导书；5.1.4 记录表格5.1.5 规范、标准5.1.5.1公司内部技术标准a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；b.化工原、辅料检验标准；c.成品质量标准/产品内控标准；d.已备案的企业标准；e.工艺技术文件；f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g.国家强制执行的有关标准；5.1.5.2公司外部参考标准（包括可收集到的国际、国内先进标准，同行企业标准等）；5.1.6 顾客提供的文件和资料（包括图样）5.1.7 法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。
5.1.8 公司内部各项管理规范、制度5.1.9 公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。
其中5.1.1-5.1.9所描述的文件为受控文件。
5.2文件的编写、审核和批准5.2.1文件的编写5.2.1.1品质/技术部组织编写《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《表格管理规程》，对文件编写的格式、文件内容要求及表格格式等进行规定，并下发到各职能部门，同时组织各部门指定的文件编写人员学习以上文件。
5.2.1.2 各部门按照《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《记录表格管理规程》及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的设制，编写人员应熟悉ISO9001：2000标准要求和本文件所规定的内容，对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责；5.2.1.3 对5.1.5.1所规定的公司内部技术标准由品质/技术部组织编写《技术文件管理规程》（或分别制定《标准管理规程》、《工艺管理规程》、《配方管理规程》等技术文件），由品质/技术部按照本规程进行相应文件的编写工作。
5.2.1.4 各部门依据工作需要按照公司制定的模版，自行进行日常公文的起草、审核、批准和传递工作。
5.2.2 文件审核5.2.2.1《质量手册》由管理者代表审核；程序文件、管理规范由各责任部门经理审核；作业指导书由各部门业务负责人审核；公司内部技术标准由品质/技术部负责人审核；审核人对所审定的文件（包括所涉及的表格）进行签名确认，同时要签具审核日期；5.2.2.2 审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；5.2.2.3 当文件涉及多个部门执行时，由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审，会审人员对审定通过的文件进行签名确认并签具会审日期；5.2.3 文件批准5.2.3.1《质量手册》由总经理批准；程序文件、管理规范由总经理/管理者代表批准；作业指导书由各部门负责人批准；公司内部技术标准由管理者代表或指定人员批准；表格随文件的类别所规定的权限进行批准，如涉及程序文件、管理规范的表格则由总经理/管理者代表批准，以此类推。
5.2.3.2批准人对文件所涉及的资源配置需要增加给予有效支持，对文件的可操作性及有效性负责。
5.2.3.3公司所有质量体系文件必须按照5.2.3.1的规定进行批准，然后到品质/技术部备案后才能下发实施；5.2.3.4所有文件经规定的权限批准时，批准人必须签署本人姓名和批准日期，否则视为无效文件，执行部门有权拒绝执行。
5.3文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。
5.3.1文件编号5.3.1.1 公司内部通用标准和产品标准编号格式为：Q/BB XXX-YYYY其中：●Q-企业内部标准代号BB-公司代码：GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）●XXX-顺序号（001-999）●YYYY-年号（以自然年号为准）5.3.1.2 一般性技术标准、管理规范和制度编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。
修正号（VV）顺序号（XXX）部门下一级机构（TT）部门代号（AAA）文件类别（DD）公司代码（BB）其中：● BB—公司名称代号:GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）● DD—文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号）● AAA—提出该作业指导书的部门● TT—部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从01—99之间的任何数字● XXX 顺序号，可以是从000—999之间的任何数字● VV 修正号，如是新作业指导书，则定义VV为00，作业指导书每修正一次，VV则递增01，VV可以是从00—99之间的任何数字。
5.3.1.3 公文FE字（BBBB）XXX号其中：F-部门英文缩写MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；FIN-财务部；QT-品质/技术部● E-公文种类简称，如：联络书简称为联。
● BBBB-公元年号 ● XXX-顺序号 5.3.2文件受控状态5.3.2.1所有文件分为两种状态，即“受控”和“非受控”。
所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。
印章格式如下：5.3.2.2所有受控文件只能为使用者在工作岗位上使用，一律不允许对外（包括公司内与本岗位无关的人和公司外部）；非受控文件可以对外，但必须有发放登记，领取人需办理相应的签领手续。
5.3.3文件有效性标识5.3.3.1所有文件必须到品质部备案，并在文件封面加盖文件管理专用章、同时对文件进行唯一编号方为有效。
5.3.3.2若为作废文件，由各部门回收，文件管理员加盖红色“作废”章；印章格式如下：XX XX 文件管理专用章XX XX 文件管理专用章XX XX 文件管理专用章5.4文件发布、发放5.4.1所有质量体系文件必须经编写人、审核人、批准人签名确认，报品质/技术部备案对文件进行标识后才能发布，否则视为无效文件；5.4.2所有质量体系文件的发放由品质/技术部文件管理员按《文件分发清单》发放到各部门文件管理员，各部门文件管理员按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中。
5.4.3 所有管理文件由各部门文件管理员按《文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部门内部《文件分发清单》再发放到相应的工作岗位人员手中；5.4.4公司所有的文件管理员必须建立文件管理台帐，发放文件时，要求文件领取人在管理台帐上完成签名及签署领取日期手续；5.4.5 当文件、资料有严重的损坏等不能正常使用时，使用部门应申请更换，经部门负责人批准后交回破损文件，由原始文件发放部门文件管理员用原件复印并完成标识后按5.4.2和5.4.3规定发放，并在文件管理台帐上注明补发原因；文件发放部门的文件管理员对破损文件加盖“作废”章并妥善保存；5.4.6当使用部门丢失文件，使用者必须说明原因经部门负责人核实后提出补发申请，然后按发放规定进行；5.5文件更改5.5.1质量体系文件、资料需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据,将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；5.5.2 管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；5.5.3文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。
5.5.4文件、资料更改批准后，才允许发布。
文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照5.4规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。
对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。
5.5.5所有文件更改在未获批准前一律执行原文件的规定。
5.6文件作废及处理5.6.1 各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）。
5.6.2作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。
5.6.3 各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。
需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。
5.7文件保管、复制、贮存、归档5.7.1 文件管理员对文件的管理必须建立《文件管理台帐》，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。
5.7.2 文件的复制者必须申请，填写《文件复制、补发申请表》，经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。
5.7.3文件的使用者和管理者对于所有文件都必须妥善保存，确保文件完好，并注意保密工作，不得随意借与他人进行复制。