公文写作交流

• 国务院办公厅对行政系统的文件也规定了主题 词表，共分15类，786个主题词。
• 一份文件主题词一般不超过7个，最后一个表 示文种。
（二）数目字
按照国办公文处理办法第二十九条规定：公文 中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和 词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语 句中作为词素的数字必须使用小写汉字外，应 对使用阿拉伯数码。
④通过这件事，我们深深体会到：依靠群众，坚持调查研
究的重要性；
，
，
⑤某乡镇企业的一位一无学历、二无文凭、三无职称的 “土技术员”。研制成功了一项新产品。
，
，
⑥为了……，进一步加强…………，提高……。
（这里不是一句话结束）
（四）标点
2、一个长段或一篇几百字的公文，一逗到 底。
（五）引文
《国家行政机关公文处理办法》规定，引用公 文应先引标题，再用括号标注引用公文的发文 字号。如：
（2）直述式写法适用于有布置、安排性内容的通知、 指示。
标题：发文机关名称＋事由＋通知
正文：由缘由、事项、结尾三部分组成：
• 缘由—概述情况，说明目的、交代背景或陈述理由；
• 事项—提出明确要求，一般采用分条、分项式写法， 并用序码；
• 结尾—“特此通知”，“望结合本地具体情况贯彻
（参
照、研究）执行”

凭证作用

备考作用
（四）公文的分类
根据公文的使用和范围分类 根据公文的作用分类 根据行文的方向分类 根据公文制发机关的性质分类 根据对文件办理时间要求分类 根据机密程度、行文关系分类
（五）重视公文写作的重要性
二、几种常见公文的写法和需 要注意的问题
《中国共产党各级领导机关文件处理条 例》确定了13种公文文种；
或同级之间、不相隶属机关之间答复询问事项； 请求批准函：用于向主管部门请求批准有关事项。
2、函的写法
标题格式：发文单位名称＋事由＋函
正文结构分为缘由、事项、结语三部分：
•
缘由：要有针对性地陈述缘由，或根据上
级的有关部署、指示精神；
•
事项：即致函的事项，是全文的中心；
•
结语：根据函的具体内容，分别不同使用。
公文写作交流
一、公文的概念
（一）什么是公文
公文即公务文书，是指党政机关、 企事业单位、社会团体进行公务活动时 所使用的各种书面材料。
（二）公文的特点

一是政策性

二是实用性

三是真实性

四是法定的权威性

五是规范性

六是严格的时限性
（三）公文的作用

领导作用

指导作用

规范作用

联系作用

宣传作用
3、写函需注意的问题
（1）要严格采用商讨的语气； （2）不可一文多事或“节外生枝”； （3）函与请示、报告的区别： 函是用于平级或不相隶属单位之间商洽、问询、
告知、答复；
请示是用于本系统的下级向上级请求指示、批 准；
报告是用于下级向上级汇报工作、反映情况、 提出建议等。
（四）通知
1、通知的分类
（三）函
函是平行或不相隶属的机关之间商洽工作、 询问或答复问题时使用的一种公文，向有关主管 部门请示批准等，也可使用函。
1、函的分类
从函的具体作用看，一般可分为以下几种： 告知函：用于把某一事项、活动告知对方； 商洽函：用于请求协助、商洽解决有关问题； 询问函：用于询问有关情况； 答复函：用于上级机关答复下级机关询问事项，
（三）错别字
哪－那、愈期－逾期、 制订－表示创制拟定意思用订，如：制订方案不
可用制定方案 制定－表示定出的意思（法律、规程、标准、计
划等） 修订－不可用修定， 既然－即使 商定－不可用商订， 再接再厉－鼓励 再－在、做－作、的－地－得
安排－按排 竞争－竟
资源配置－制
预先（预备）－给予（准予） 零配件－另配件
《国家行政机关公文处理办法》确定了 13种公文文种；
以上2个文件确定的26种公文文种中有 9个是相同的，8个是不同的。合并相同 的，列出不同的，总计有17个公文文种。
9个相同的文种是： 请示、报告、通知、函、批复、指示、 通报、决定、会议纪要；
8个不同的文种是： 党的文件有：公报、决议、条例、规定； 行政机关的文件有： 命令（令）、议案、公告、通告。
报告则可根据实际情况，随时行文，事前、 事中、事后均可。
（3）“请示”与“报告”的行文内容不同：
请示是写带有迫切性的、需要上级机关指示、 批准的事项
报告则是汇报工作、反映情况、提出建议。
由此可见，确定写“请示”还是写“报告”， 关键是要不要上级机关答复，需要答复的就写 请示；只需要上级机关了解情况或批转而无须 答复的，则用报告。
• 根据建设部〔1994〕661号《关于……活动的 通知》的精神。
• 应改为：根据建设部《关于……活动的通知》 （建设〔1994〕661号）的精神。
（六）文种使用不当
化工部主送机械部、纺织总会、北京市政府的
《关于接待孟加拉国商工部长代表团访京的通知》
商请
率领的
函
化工部主送各省区市化工厅局的
第一、要抓准主题，搭好提纲，防止无层次、 长而繁；
第二、要注重分析、提炼观点，切忌空洞、堆 砌；
第三、要反复推敲，不断修改，力求精炼、确 切；
内容方面 ，观点是否突出，能否较好地体现文章 主题，和政策是否有出入 ，选用的材料是不是有说服 力；
写作形式上，结构是否合理，符不符合逻辑，条 理、层次是不是清楚，语句是不是通顺、简练，引文、 数字、标点、词字是不是准确。
属于反映问题的报告，应写明什么问题，分析 产生问题的原因和后果，以及解决问题的方法 和途径。
属于答复上级机关询问的报告，应写明调查的 情况，处理的结果，或表明态度和意见。
属于安排、处理或建议性的报告，应针对存在 的普遍性问题或在一定范围内需要处理的问题， 提出具体的安排、处理意见，或建议做好哪些 方面的工作、解决哪些主要问题。
发布性通知：即告知受文单位，某一章程、规定 等已经某会讨论通过或经上级批准，现予发布或 印发，并要求贯彻执行的通知；
批示（批转、转发、印发）性的通知：即肯定被 批转、转发、印发的文件，提出贯彻落实的要求 的通知；
指示性通知：上级机关需对下级机关或所属单位 下达指示，而内容又不适用“命令”或“指示” 等文种发布，即对某一事项做出具体规定或对某 一问题做出具体指示的通知；
报告的基本结构一般包括开头、主体和结 尾三个部分。写作中如何安排结构，要看具体 内容和行文目的而定。
报告的开头：
写发文依据，可以是全文的提要，也可以 是基本情况，还可以是主要背景和缘由。
报告的主体：
属于汇报工作的报告，应写做了哪些工作，进 展如何，有哪些做法，收到了什么效果，有什 么经验体会等。
2、请示的写法
请示要求内容单一，篇幅短小。
标题格式：发文机关＋事由＋请示
内容分三个层次： 第一层 请示的缘由； 第二层 请示的内容； 第三层 结束语。
3、写请示需要注意的问题
（1）说理必须充分； （2）请示的事项必须具体、明确； （3）只能一文一事，切不可一文数事； （4）只能向上一级机关或主管部门行文，不允
《关于1997年化学工业政策研究工作的安排意见》
印发
的通知
化工部报送国务院的
《关于申请再生胶行业执行税收优惠政策的报告》
请示
化工部主送财政部的 《关于申请小氮肥新技术综合试点费用的报告》
函 化工部主送国家计委的 《关于江苏张家港市引资建设大型聚苯乙烯项目
对 及布局的意见》
的函
四、如何提高公文写作水平
举例－举列 例如－列如 尊重－遵守
三废治理以新带老－三废治理以新代老
（四）标点
主要是两个问题：
1、滥用标点，例如：
、
①严禁中外记者利用采访，进行挑唆，煽动性宣传报道；
② 一、二十字，二、三十年代，五、六十岁等等；
（因约数的两个数字中间不存在语言的停顿）
③活动项目：打牌、下棋、保龄球、游泳……等等；
（一）请示
请示是下级机关或个人向上级机关请求 指示或批准的一种上行公文。
1、请示的使用范围
（1）事关方针政策、超出职权范围必须请示； （2）对文件领会不透，需上级明确指示； （3）工作中遇到难题，请上级单位协助； （4）工作中有新的计划方案，执行无把握； （5）上级规定必须请示才能办理的事项。
许多头请示，一般也不允许越级请示； （5）不可将“请示”与“报告”相混。
（二）报告
报告是下级机关向上级机关汇报工作、 反映情况、提出建议以及答复上级机关 询问或要求的一种陈述性公文。
1、报告的分类
按内容划分：综合报告、专题报告； 按行文的直接性目的划分：
呈报性报告、呈转性报告

2、报告的写法
第四、要坚持不懈、勤奋努力，力戒懒惰、怠学。 • 勤学习 一是要学理论、学党的方针政策；
二是要学相关的业务知识，包括协会的、行业的、 专业的等等；
三是要学写作，有关公文的知识、语法的知识、 逻辑思维的知识等。
• 多积累 一是要积累材料； 二是要积累好的文章。
谢谢大家
3、写通知需注意的问题
（1）明确是哪一类通知； （2）确定写作内容； （3）文字表述要周密、准确。
三、公文写作中经常出现的问题
（一）主题词
公文主题词的作用是为了促进公文管理的规范 和标准化，加快公文检索速度，以提高工作效 率。
• 中央办公厅对党的系统的文件规定了主题词表， 共分18类，171个主题词；
4、“请示”与“报告”的区别