浅谈秘书日常工作效率提高的途径
如何提高办公室文秘工作效率
如何提高办公室文秘工作效率2023年，办公室文秘工作已经成为企业运营的重要环节之一。
如何提高办公室文秘工作效率，让企业运营更加高效，已经成为企业必须面对的问题之一。
在这篇文章中，我们将探讨如何通过有效的工作方式、技能培训和高效的沟通来提高办公室文秘工作效率。
1.采用高效的工作方式在办公室文秘工作中，高效的工作方式是提高工作效率的关键。
我们可以采取以下方法来达到这样的效果：(1)优化日常工作流程在日常工作中，优化工作流程可以使文秘工作更加顺畅和高效。
例如，制定标准模板、规范化的流程以及良好的文件存档和共享机制等，可以使文秘人员更加顺利地完成日常工作，在不间断地提高工作效率的过程中，更好地完成了企业目标。
(2)合理规划时间节省时间对于提高办公室文秘工作效率是十分重要的。
合理规划时间是提高工作效率的最佳途径。
工作计划是一个重要的参考，使用时间管理工具可以帮助文秘人员更好地分配时间，按照优先级完成任务，提高工作效率。
(3)拥有高效的协同工具技术进步和信息化已经使文秘人员可以通过电子邮件、即时通讯工具和云存储等方式实现高效的沟通和协作。
使用这些高效的协同工具可以帮助文秘人员在日常工作中快速分享信息、协作工作，增加工作效率，达到工作目标。
2.不断提升技能提升技能是提高文秘工作效率的一个重要因素。
除了需要掌握一定的基础技能外，还需要掌握一些新技能来提高工作效率。
以下是一些技能培训，可以帮助文秘人员更好地掌握工作技能。
(1)信息处理能力在处理信息方面，文秘工作是需要掌握熟练技能的。
可以通过技能培训来提高信息处理能力，例如学习电子表格制作和图文处理软件，不断提高自己的信息处理水平。
(2)沟通能力在文秘工作中，沟通能力是提高效率的重要因素。
通过培训来改善沟通能力，可以使文秘人员更好地与公司内外部各方沟通，提高工作效率，避免沟通误解。
(3)自我管理能力文秘工作需要有一定的自我管理能力，例如时间管理、压力处理、决策能力等。
如何在办公室文秘工作中提高工作效率
如何在办公室文秘工作中提高工作效率2023年，办公室中的文秘工作仍然是企业运营中不可或缺的一部分。
然而，为了适应快速发展的商业环境，提高工作效率是必不可少的。
以下是一些关于如何在办公室文秘工作中提高工作效率的建议。
1. 提高自己的时间管理能力时间管理是忙碌的文秘工作中非常重要的一部分。
要想更有效地管理时间，可以采用各种技巧和工具。
例如，使用时间轴表格来安排每项任务和完成日期，利用提醒功能提醒自己完成任务的时间等等。
必要的时候，安排时间相对较空闲的时段去处理一些琐碎、个人的事务，能够避免无必要的干扰。
通过合理的时间安排，让自己能够腾出时间来处理其他工作。
2. 提高自己的沟通能力文秘工作是需要与各种不同类型的人沟通的工作，因此，良好的沟通技巧是非常必要的。
通过积极主动地与同事沟通，学会在有限的时间内有效地达成目标，可以加快沟通和协调团队的成果。
3. 对工作中所涉及的工具和技术进行熟练掌握现代文秘工作需要将各种繁琐的操作，移交给各种软件和技术进行完成。
为了更加熟练地使用这些软件和工具，了解一些快捷键、自定义软件设置和其他可能有助于简化工作流程的工具和技巧是非常必要的。
四处寻找信息，寻求培训和学习的机会，可以让自己更轻松地完成复杂的任务。
4. 学会多任务处理现代文秘工作中，经常需要同时处理多个任务，如处理不同文件、安排会议、收发电子邮件等。
了解一些多任务处理技巧，例如合理划分不同任务之间的时间，设置优先级取决于任务的重要性和紧迫性，确保在最短时间内完成重要任务，都是非常有效的方法来提高工作效率。
5. 发挥团队协调的优势强调团队合作，可以让文秘工作更加顺畅地完成。
通过了解团队成员的优势和需要，善于分配任务、协调工作流程，可以更加快速地完成任务，减轻个人的压力。
同时，开放交流态度，不断吸取团队成员的建议和意见，也可以让任务完成得更好。
总结来说，在办公室文秘工作中提高工作效率需要在许多方面上下功夫。
例如学会时间管理、提高沟通能力、熟练掌握运用工具和技术、学会多任务处理，发挥团队协调的优点等。
如何提高办公室秘书的工作效率和工作质量
如何提高办公室秘书的工作效率和工作质量【写在前面】随着时代的变迁，办公室的秘书作为高效运营的重要一环，扮演着日益重要的角色。
然而，角色的重要性及职责的扩大也增加了秘书工作的难度，因此，秘书需要不断探索和提高自己的工作效率和工作质量，满足职业发展的需求。
【第一部分：如何提高工作效率】对于秘书而言，提高工作效率就意味着能够完成更多的工作任务，在更短的时间内获得更好的工作效果。
以下是一些提高工作效率的有效方法：1.指定任务优先级：当秘书有多个工作任务需要完成时，可以先制定一个优先级列表，将复杂、高优先级的任务处理在前面，从而更好地掌控时间和完成任务。
2.利用工具及技术：为了提高秘书的工作效率，我们可以采用一些工具和技术，如利用办公软件，开设工作群，设置快捷键，充分利用互联网资源等，减少需要手动处理的任务。
3.协调时间安排：对于一些重要任务，办公室秘书需要花费较多时间来规划和安排。
因此，在安排时间时，秘书需要预留出足够的工作时间，特别是对于一些紧急任务，需要合理地安排好时间，以免因为拖延而影响工作质量。
【第二部分：如何提高工作质量】秘书的工作质量是办公室事务工作的重中之重。
有时候秘书的工作质量会直接影响到企业的运营以及公司形象，因此，如何提高工作质量是每一位秘书都需要了解的重要问题。
1.注意工作细节：秘书的重要任务之一就是安排以及处理各种任务。
因此，在处理任务时，需要了解任务细节，确保每一个环节都安排合理，且没有疏忽。
同时，秘书需要对工作和任务保持高度的责任感，以确保任务得到完美的执行。
2.不断学习、探索：办公室秘书是一个具有高度协调性的职业。
因此，秘书需要对行业有更深入的理解，全面掌握各种相关的领域知识，如legal knowledge或者IT knowledge。
同时，不断学习新技能，可以让秘书更快地适应办公室的要求和提高工作质量。
3.监督、反馈：在工作流程进行的过程中，秘书需要及时监督进度，确保任务得以按时正常完成，同时，秘书需要及时给予反馈和提供建议，以便将任务完成得更好，提高工作质量。
秘书工作中如何提高个人效率
秘书工作中如何提高个人效率2023年，随着科技的快速发展和的不断进步，秘书工作正在发生着翻天覆地的变化。
然而，无论是现在还是未来，秘书工作都需要高效的个人效率来保证工作的顺利完成。
那么，如何提高个人效率呢？一、充分利用科技和的优势在今天，许多秘书已经通过使用各种软件和工具来帮助完成日常工作。
在未来，随着AI技术的不断发展，人们将更加依赖来解决诸多问题。
秘书可以使用各种，如语音识别、自动回复和数据分析等来帮助提高工作效率。
二、制定日程表和目标我们经常听到一句话：“没有计划就是计划失败。
”作为秘书，制定日程表和目标是至关重要的。
制定日程表可以帮助秘书更好地管理时间，合理安排各项工作。
同时，确定目标可以确保秘书持续保持高水平的工作状态。
三、学会灵活应对各种突发事件作为一位秘书，要学会灵活应对各种突发事件，如紧急会议的召开、老板的临时任务等，这些都需要秘书能够快速、准确地做出反应。
因此，要做好各种应对措施，及时应对各种突发事件。
四、与他人保持良好的沟通和协作秘书经常需要与同事、客户、供应商等人进行沟通和协作。
因此，要学会与他人建立良好的沟通和协作关系，做到彼此信任、互相支持。
这将有助于提高工作效率和团队合作能力。
五、保持专注和高效率要在秘书工作中保持高效率，必须要学会专注。
保持专注不仅可以使自己集中注意力，还可以避免浪费时间和失误。
此外，秘书还应该学会如何正确的管理时间和任务，充分利用工作时间，保持高效率。
六、持续学习和提高自身素质秘书工作涉及到各种领域，如法律知识、商业知识、财务知识等。
因此，要不断学习和提高自身素质，以更好地服务于公司和老板。
持续的学习和提高自身素质，也能让秘书在未来的职业生涯中拥有更多的发展机会。
总之，作为一位秘书，要以高效率和优质服务为目标，学习和应用新技术、制定日程表、灵活应对各种突发事件、与他人保持良好的沟通和协作、保持专注和高效率，持续学习和提高自身素质是必不可少的。
只有这样，我们才能在快速发展的未来职场中立足并不断前行。
提高秘书工作效率的方法
提高秘书工作效率的方法2023年，作为一名秘书，提高工作效率已经成为我们生存发展的必备技能。
在快节奏的工作环境中，如何成为高效的秘书已经成为我们必须面对的问题。
那么，要达到高效工作的目标，我们要掌握哪些方法与技巧呢？一、科技助力科技的发展日新月异，我们作为一名秘书要善于利用现代化的办公设备来提高工作效率。
如今，智能手机、平板电脑等数字化设备已成为我们工作中的必备品，通过使用这些设备，我们可以快速地获取和下载资料，安排行程和会议，及时回复邮件和短信，提高工作效率。
二、信息管理作为一名秘书，我们每天都会接收大量的信息，如何有效地管理这些信息则是提高工作效率不可忽视的一部分。
对于重要的信息，我们可以通过建立标签、建立文件夹等方式进行分类管理，让我们能够快速找到需要的信息。
同时利用云端存储也是一种不错的方式，可以帮助我们随时存储、查找和分享数据。
三、时间管理合理的时间规划也是提高工作效率的重要策略。
应将事务分解成较小的任务，从而更好地控制时间分配。
制定具体的日程表，根据任务的优先级和时间紧迫程度，规划好每项事情的工作时限。
这样不仅可以有效地利用时间，而且还可以保证工作质量。
四、团队合作在秘书的工作中，与他人进行有效的沟通和协作也是非常重要的。
通过与工作伙伴建立良好的合作关系，共同协作，交流工作情况，解决问题，会使我们在工作时更加互相信任和依赖，因此，团队合作对于提高工作效率来说是极其重要的。
五、学习提高学习和提高技能是我们的生命线。
随着工作环境和业务的变化，不断加强自身的素质和技能已成为赢得市场和发展的重要保障。
在自己的业余时间，秘书可以通过在线课程、研讨会和资料阅读等方式，加强自身能力，增强自信心。
总之，提高秘书工作效率需要我们善于利用科技，优化信息管理，合理规划时间，积极参与团队合作，持续不断地学习和提高自身素质与能力。
只有这样不断提升自己，才能够在高速发展的社会环境中砥砺前行，拥有更加光明的未来。
秘书工作中如何提高工作效率和生产力
秘书工作中如何提高工作效率和生产力在当今快节奏的工作环境中，秘书的角色至关重要。
他们不仅要协助领导处理各类事务，还要保证工作的高效与优质。
那么，如何在秘书工作中提高工作效率和生产力呢？以下是一些实用的方法和策略。
一、良好的时间管理时间是秘书工作中最宝贵的资源之一。
要学会合理规划和分配时间，制定详细的工作计划和时间表。
每天开始工作前，列出当天的任务清单，并按照重要性和紧急程度进行排序。
优先处理重要且紧急的任务，将不太紧急的任务安排在合适的时间处理。
同时，要学会合理预估完成每项任务所需的时间，并为可能出现的意外情况预留一定的弹性时间。
使用时间管理工具，如电子日历、提醒软件等，帮助自己更好地掌控时间。
二、优化工作流程对日常工作流程进行梳理和优化，可以大大提高工作效率。
例如，对于文件处理，可以建立一套标准化的流程，从文件的接收、登记、分类、传阅、批示到归档，都有明确的步骤和责任人。
这样可以避免重复劳动和混乱，提高文件处理的速度和准确性。
另外，学会利用现代办公技术，如自动化软件、办公系统等，实现工作的自动化和信息化。
比如，使用邮件的自动回复和分类功能，减少处理日常邮件的时间。
三、提升沟通技巧秘书需要与各个部门和人员进行沟通协调，良好的沟通技巧是提高工作效率的关键。
首先，要学会倾听，理解对方的需求和意图，避免误解和冲突。
表达时要清晰、简洁、准确，避免冗长和模糊的表述。
在与领导沟通时，要提前做好准备，明确汇报的重点和要点，以节省领导的时间。
与同事沟通时，要保持友善、合作的态度，共同解决问题。
此外，要注意沟通的方式和渠道。
对于重要且紧急的事项，选择面对面沟通或电话沟通；对于一般性的事务，可以使用邮件或即时通讯工具。
四、加强知识储备和技能提升不断学习和提升自己的知识和技能，是适应秘书工作发展的必要条件。
要关注行业动态和政策法规的变化，及时更新自己的知识体系。
提高办公软件的操作水平，如熟练掌握 Word、Excel、PowerPoint 等软件的高级功能，可以大大提高文档处理和数据分析的效率。
如何在文秘工作中提高工作效率
如何在文秘工作中提高工作效率在当今快节奏的工作环境中，文秘工作的重要性日益凸显。
作为文秘人员，如何提高工作效率，以更好地应对日益繁杂的工作任务和不断提高的工作要求，成为了一个关键问题。
以下是我在工作中总结的一些提高文秘工作效率的方法。
一、做好工作计划和时间管理有效的工作计划和时间管理是提高工作效率的基础。
每天开始工作前，先列出当天的任务清单，按照重要性和紧急程度进行排序。
将重要且紧急的任务放在首位，优先处理。
同时，合理分配时间，为每个任务设定预计完成时间，避免拖延和时间浪费。
在制定工作计划时，要充分考虑到可能出现的意外情况和干扰因素，预留一定的弹性时间。
例如，会议可能会延长，领导可能会临时交办紧急任务等。
这样，当遇到突发情况时，能够有足够的时间进行调整，不至于影响整个工作进度。
此外，可以使用时间管理工具，如电子日历、待办事项应用程序等，帮助提醒和跟踪任务进度。
通过这些工具，可以直观地看到任务的完成情况，及时发现问题并进行调整。
二、提升自身能力和素质1、提高文字处理能力文秘工作离不开文字处理，良好的文字功底是提高工作效率的关键。
要不断学习和积累词汇、语法知识，提高写作水平。
多阅读优秀的公文、报告等，学习其写作结构、表达方式和逻辑思路。
同时，注重校对和修改自己的文稿，确保语言准确、通顺、简洁。
2、增强沟通协调能力文秘人员需要与各个部门和人员进行沟通协调，良好的沟通能力能够有效地提高工作效率。
学会倾听他人的意见和需求，清晰、准确地表达自己的观点。
在沟通中，要注意语气和态度，保持礼貌和耐心，避免产生不必要的冲突和误解。
3、培养快速应变能力工作中常常会遇到各种突发情况和临时任务，文秘人员需要具备快速应变的能力。
保持冷静，迅速分析问题，提出解决方案，并果断采取行动。
通过不断积累经验和锻炼自己的思维能力，逐渐提高应对突发情况的能力。
4、掌握办公软件和设备的使用技巧熟练掌握办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint 等，能够大大提高工作效率。
如何提高秘书工作效率
如何提高秘书工作效率在当今快节奏的工作环境中，秘书的工作效率对于组织的顺利运转至关重要。
秘书往往承担着多样化的任务，从日常的文件处理、会议安排，到与各部门的沟通协调，每一个环节都需要高效完成，以确保工作的连贯性和准确性。
那么，如何提高秘书工作效率呢？以下是一些可行的方法。
一、良好的时间管理时间管理是提高工作效率的基础。
秘书可以每天开始工作前，制定一个详细的任务清单，按照重要性和紧急程度对任务进行排序。
优先处理重要且紧急的任务，如即将召开的重要会议的准备工作。
对于重要但不紧急的任务，如季度报告的起草，可以合理安排时间，逐步推进。
使用时间管理工具，如电子日历或时间管理软件，设置提醒功能，确保不会错过任何重要的截止日期和会议。
同时，为每个任务设定合理的时间预期，避免在一个任务上花费过多时间，导致其他任务延误。
二、优化工作流程对日常工作流程进行审视和优化，可以大大提高工作效率。
例如，文件处理流程中，可以制定标准的文件格式和审批流程，减少不必要的环节和重复劳动。
对于经常处理的文件类型，如合同、报告等，可以准备模板，节省起草时间。
在会议安排方面，建立一套标准化的流程，包括提前确定会议主题、参会人员、会议时间和地点，提前发送会议资料，让参会人员有足够的时间准备。
三、提高沟通技巧有效的沟通是秘书工作的关键。
清晰、准确、及时的沟通能够避免误解和延误，提高工作效率。
在与上级领导沟通时，要准确理解领导的意图和要求，及时反馈工作进展。
与同事沟通时，要保持耐心和友善，积极倾听他们的需求和意见。
在电话沟通中，要注意语言简洁明了，重要信息确认无误。
在邮件沟通中，主题明确，内容条理清晰，避免冗长和复杂的表述。
同时，要学会根据不同的沟通对象和情境，调整沟通方式和语气。
四、熟练掌握办公软件和工具随着科技的发展，办公软件和工具不断更新和升级。
秘书要熟练掌握常用的办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint 等，能够快速高效地完成文档编辑、数据分析和演示文稿制作等工作。
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编号：0607011143 扬州环境资源职业技术学院人文科学系毕业论文论文题目：浅谈秘书日常工作效率提高的途径专业：文秘与办公自动化班级： 0611文秘*名：**指导老师：**2009年5月浅谈秘书日常工作效率提高的途径摘要：金融危机的到来，各行业为了生存必须改进管理方法提高工作效率。
作为企业的重要组成人员的秘书更要提高日常工作效率。
秘书工作的特殊性容易产生很多工作效率低的因素。
围绕这些因素，本人总结了几种提高工作效率的途径，供大家参考。
关键词：秘书工作效率工作计划途径如今是信息时代，经济稳步发展，各行业以追求利益最大化为目标。
这使每个工作者都必须提高工作效率，使单位与个人的需求得到满足。
那么面对无限的信息和大量工作的秘书人员，怎样才能提高日常工作效率呢?我将着重从以下几个方面展开论述。
一、提高秘书日常工作效率的重要性（一）秘书是为上司创造最佳决策环境的人随着金融危机的到来，市场竞争日益激烈，现代企业的领导人决策的风险也越来越大，而且，公司规模越大，决策风险也越大。
企业领导人在日常工作中经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。
面对这些问题，他们必须做出各种决策，而且必须是科学和及时的。
如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策时科学而及时的。
如此就会影响公司的发展，甚至影响公司的生存。
为了让领导人的决策做到科学而又及时，必须为他们创造一个良好的决策环境。
决策环境可分为“硬”环境和“软”环境两方面。
所谓良好的“硬环境”，就是指领导人的办公室应整洁舒适，以便领导人在决策时不会受到外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，这就需要有专门的人为他们整理办公室、转接电话、接待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要掌握充分而又准确的决策信息，这样领导人才能做出科学而又及时的决策，这就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。
这种为领导创造决策环境的工作就是秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。
秘书的工作能使领导人从千头万绪的“杂务”中解放出来，使他们不论在什么情况下都能客观地认清自己面临的形势，把握追求的目标，冷静地做出决策，使企业正常发展。
(二)秘书起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用秘书的日常工作不同于一个主管某一方面业务的业务部门，其工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由秘书来承担。
同时，上级部门的方针、政策、指示，本部门的规划、计划、决策，以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要秘书来汇集、掌握、分析、处理。
这种多方面工作和信息的组合，清楚地体现了秘书工作的综合性。
由于秘书在本企业各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用，因此，它又处于中心枢纽的地位；另外，秘书要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务，需要沟通上下左右，联系四面八方，所以说，他又处于“门面”和“窗口”的地位。
（三）秘书是公司领导的代言人有人把秘书比喻为公司的商标，从某种意义上来讲，秘书的形象的确代表着公司的形象。
秘书在接待第一次来访的客人时，一定要热情周到，因为对方会把秘书看成是公司的代表，秘书的态度反映了上司的态度。
相反，如果来访者是公司的常客，秘书就不必那么多客套，给他沏一杯茶，简单的问候几句就行了；如果过分热情，反而就会让客人厌烦。
秘书接待工作的好坏影响公司在客户心中的形象，如果做的不好，时间长了会影响到公司经济效益和领导的工作效率。
从上述观点可知秘书在企业中占据重要地位，提高其日常工作效率势在必行。
二、秘书日常工作效率低的原因（一）需要当机立断处理的事情多。
秘书虽是辅助上司工作，但需要自己当机立断处理的时候也很多。
面对这类情况，秘书应事先与上司协商处理的方式，以便发生情况时能及时处理。
如果事先未予协商，则应及时请示。
某天，李总正在主持一个小型会议，这时秘书于雪接到李总的一个老朋友打来电话，对方要求找李总接电话。
按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果于雪机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总早就在等对方的电话。
于雪考虑了一下，决定悄悄走近李总身边将情况告诉他，听听他有什么吩咐。
果然此人找李总是为了一个大客户进货的事，如果当时于雪拒绝了这个电话，公司很可能损失上百万。
（二）工作中的变数多。
秘书工作的内容不仅繁杂而且变数多，需要秘书随时根据实际情况恰当调整。
秘书面对变化要沉着冷静，及时与各部门联系协调，以促进工作顺利进行。
（三）一心几用的时候多。
秘书常常必须同时处理好几个工作，对于哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能“捡了芝麻丢了西瓜”，把工作搞得一团糟，令上司大失所望。
（四）忙闲不一的情况多。
秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的。
如遇到上司长期出差或外出学习等情况，秘书就可稍微清闲一会儿。
忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲。
我在从事秘书工作时发现：每天总有一两个小时非常忙，工作很多，一个电话接着一个电话，感觉连喘气的时间都没了；每天也同样会有一两个小时非常清闲，甚至看了半本文学杂志都没人打扰。
（五）需要广博的知识面秘书是上司的参谋、助理，每天要为上司收集、整理大量的信息，还要接待各种各样的来访者，其接触面比较广。
秘书因此能学到很多知识，但同时由于信息的更新快又必须要求自身快速进步，正所谓“逆水行舟不进则退”。
如今的秘书工作不仅仅是端茶倒水、接电话那么简单，而是逐渐向决策层转移。
很多秘书人员的专业知识不足，非专业的知识不广博，影响上司决策的及时性与准确度。
有时秘书的一个疏忽、一个过错会导致企业严重亏损，甚至倒闭。
三、提高秘书日常工作效率的途径（一）强调质量意识有很多秘书在工作中非常主动，来客人时，他会迅速的去泡茶；别的部门的人让他去复印，他会立刻帮忙复印。
但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是递茶时把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件不完整，边上内容没印到，要么是页码混乱，衔接不上。
作为秘书，工作应当积极主动，但光积极主动还不够，工作还必须有质量，即对自己完成的每一项工作成果确保无误后再交给上司或同事。
工作质量反映工作态度，如果对自己的工作不能精益求精，没有质量意识，那么自己在别人心中的形象就会变差，同时工作效率会下降，甚至影响到别人的工作效率。
为此秘书要增强质量意识，采取质量管理方法：1、不断完善质量的不断完善是指个人或组织不能在成就面前止步。
不管事情做得多么好，个人或组织总可以做得更好。
当一项计划由十个人赞成增加到二十人时，还可以再让更多的人赞成。
一个人或组织一旦采纳了不断完善的方法，就踏上了没有终点的旅程：必须不断努力完善、学习、成长。
秘书工作的质量可以提高效率和上级的满意度，但质量必须建立在需求者的需要上。
例如领导让你在十点之前完成一份文件，你即使在十点半写出了一份百年不遇的好文章，那也是没有价值的。
2、再造工作中的变数多，是秘书工作的一个特点，因此秘书要感觉到变化的需求，要在变化到来时做出有效反应，对工作过程彻底的进行再思考和再设计，以便在效率衡量标准（如成本、质量、服务和速度等）上取得重大突破。
“再造”首先确定必须做什么，然后确定如何去做。
再造中最关键的部分是在理论和经验的基础上确定它应该做什么，即确定它能做得最好的是什么。
之后确定需要做的事最好是由自己做还是由其他同事来做。
采取再造方法的结果是自己工作量的减少和转办的工作增多。
（二）做好工作计划，合理安排时间秘书工作不仅范围很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂，容易带来混乱，影响效率。
有些秘书总是觉得自己很忙，时间不够用，但忙了一天却不知忙了些什么。
解决此问题就必须做好工作计划，合理的安排时间。
1、工作程序化秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤形成书面文字，这样不仅可以在平时工作时参照应用，加快任务处理速度，保持任务完成质量的一贯水准，而且使工作调动时接替自己工作的人能很快顺利的开展工作。
2、分清工作轻重缓急面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备随机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。
例如：用ABCD法则排出工作的优先等级。
A类，重要并紧急的，必须立即做、优先做；B类，重要而不急的；C类，紧急而不重要的，有时间才做；D类，既不重要又不紧急的，可以暂时不做。
每日从A 类依轻重缓急，循序着手，这样就会使工作完成的更加科学、合理，就能充分利用时间，取得最佳效益。
张清是某集团公司新来的秘书，某天早上一进办公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，说下个星期开会要用。
他看了一下，有20多页，共3万多字。
他还没来得及坐下，周总就来电话，说今天下午两点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让张清通知与会人员。
刚放下电话，机要室就给他送来一份传真，这份传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下。
他刚看完传真，办公室主任又来电话，说田副总原定下个月初到电视台做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让张清打个电话通知电视台。
人力资源部门的人又过来通知他，让他填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
一上班就遇到这么多事，张清觉得头都大了，一下子不知如何着手。
一位年长的同事看他措手不及便教他ABCD法则，分清工作的轻重缓急。
之后，张清用这种方法把早上的工作划分为：通知几位总监开会是A类工作，交传真与写报告属于B类，打电话和填写报名表是C类。
最后张清根据这种划分依次去做事，有条不紊，很轻松的完成了任务而且质量很高。
3、明确自己的工作性质明确工作的任务和职责。
当上司给你安排工作时，要想一想哪些工作应由自己亲自完成，哪些工作应协助他人做，哪些工作不参与。
要区分常规工作和非常规工作。
秘书要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。
例如，如果你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是每日的常规工作。
又如你负责办公用品的分发，这项工作不必天天做，可以协商好定期进行。
如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。
明确工作性质可以合理的分配精力，精明的利用时间，以提高工作效率。
如有时可以合并同类任务、集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。
4、使用办公辅助手段帮助组织工作办公辅助手段包括工作日志、时间表、计划表等，在上面编制日安排和周计划等。
它们能帮助个人管理时间，使工作有条不紊；有助于分析、评估自己利用时间的有效程度，从而得到启发，继续改进。