档案工作的分化与整合规律
档案学概论第六章
第六章档案工作的特点、规律与发展一、档案工作的特点（五大特点）档案工作的特点是指档案工作区别于其它事物的内在规定性。
它主要包括以下五个方面:◎1、服务性(1)原因：档案工作一不直接生产物质财富,二不直接从事国家管理、科技研究等活动,而是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。
档案工作实现自身价值的这种特殊途径,决定了它是一项服务性工作。
(2)表现：服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素。
☞机关档案工作要为提高机关行政效率服务,☞企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务,☞国家档案工作则应为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础型服务的同时,为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务。
◎2、文化性档案工作,特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。
(1)原因：档案馆是科学文化事业的组成部分(2)表现：☞档案是社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用。
档案信息资源是重要的生产要素、无形资产和社会财富，档案馆作为社会文化的聚集地，汇集了具有重要文化内容的档案，从一定意义上看，档案馆具有文化传承的作用。
档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。
档案馆在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。
☞档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用。
档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务。
档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要的标志。
☞档案馆具有传播社会文化教育的作用。
档案馆所保存的档案室社会文化历程的结晶，是一种凝固的历史，它既是反映和维护民族真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。
☞档案馆具有发展科学文化的作用。
档案馆作为科学文化事业的重要组成部分和档案工作的主体，理应为推动社会文化的进步做出贡献。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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逐渐分化原则和整合协调原则
逐渐分化原则和整合协调原则逐渐分化原则和整合协调原则是组织管理中的两个重要原则，它们在不同的情境下起着不同的作用，但是对于组织的发展和管理都具有重要的价值。
逐渐分化原则，是指将一个大的系统分解成若干个小的子系统。
这一原则旨在将大的组织分解成更小的、更容易管理的部门，以便实现更高效的运营。
在实践中，逐渐分化原则可以有助于减少组织的复杂性，有助于提高效率，减少管理者的工作量，并加强分工和专门化。
在分解过程中，每个子系统应该具备相对独立的特性和任务，但它们也需要与其他子系统保持连接。
这种连接可以通过制定明确的、协调的计划和程序来实现，以确保子系统之间不会出现矛盾和冲突。
逐渐分化原则的一个例子是企业的分支机构。
大的公司可以将其分解为多个分支机构，以便更好地管理各个部门。
这种分解可以根据不同的业务需求进行安排，例如，针对不同的地理位置、不同的业务类型或不同的市场需求。
每个分支机构都有自己的管理框架和目标，但也需要与其他分支机构协同工作。
整合协调原则，是指将不同的子系统或单位协调整合成一个更大的整体。
这种合并可以提高组织的整体性能，增加公司的竞争力。
整合协调原则的实施需要强有力的领导，充分的协商和谅解，充分的资源和信息共享。
整合协调原则的典型例子是企业兼并或合并。
许多公司都通过合并或收购公司来实现更大规模、更强大的市场地位。
这种合并可以将不同的业务和资源集中在一起，降低成本，提高效率和整体业绩表现。
整合协调原则和逐渐分化原则之间的区别在于，前者是将不同的系统或单位进行整合，而后者是分解一个大系统，以达到更小、更容易管理的子系统。
但是两者都是组织管理中非常重要的原则，可以帮助企业更好地管理和发展。
总的来说，逐渐分化原则和整合协调原则对于组织管理都有很大的影响。
了解这些原则的含义和应用可以帮助我们更好地管理公司和实现组织发展的目标。
档案学概论的主要内容
3、档案学概论主要内容一、档案概念与档案现象1、档案的定义档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
2、档案的本质特征——原始纪录性3、档案概念的理解社会性、历史性、确定性、原始纪录性——档案的本质属性1、档案与信息档案与信息是种概念与属概念的关系：档案是信息的一种。
2、档案与文献档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。
二者核心含义不同。
3、档案与文书两者之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系。
从逻辑上讲，二者内涵不同，外延有大面积交叉。
4、档案与图书●档案是社会实践的记录；图书是系统认识的产物。
●二者的社会功能不同●二者内容上的交叉重合局部，其特点也明显不同。
5、档案与资料从逻辑上讲，这两个概念的外延有大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。
但其内涵上的区别是比较明显的。
6、档案与文物从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有局部交叉重合。
1、公共档案与私人档案这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念，它主要可解决档案的归属即所有权问题。
2、历史档案与现行档案这是从档案形成时间的迟早以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念。
历史档案是指形成时间较早，离此刻较长远且主要起历史文化作用的档案。
现行档案是指形成时间较晚，离此刻的时间距离较近且主要起现时性查考作用。
3、文书档案、科技档案与专门档案这是人们自然而然地逐渐形成地三个概念。
文书档案实际上是指行政办理档案，即在社会的行政办理活动中由各种行政性或曰政治性公文转化而成的档案。
科技档案是指人们在科技、出产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。
4、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案中华人民共和国成立后档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案革命历史档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，归国家所有的档案。
档案学概论知识点
档案学概论知识点集团档案编码：[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]《档案学概论》知识点一、名词解释：1、档案学P191是以档案现象为研究对象，以提示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科。
2、档案P6是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
3、电子文件P42是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
4、来源原则P239来源就是通常所说的档案形成者，包括机关组织和个人。
据此，来源原则指的就是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
5、档案价值P47是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。
它是主体(档案利用者及其利用需求)与客体(各不同时代产生的各种类型、载体、内容的档案)之间的关系范畴。
档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。
6、档案工作基本原则P76档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
7、职能鉴定论P274应按照文件形成机关在政府机构体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值和保管期限。
8、数字档案馆P130是利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相联结，提供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。
二、简答1、简述档案的凭证价值。
P48档案是历史的真凭实据，它这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值之一——凭证价值。
档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本的特点。
档案是确凿的原始材料和历史记录，它可以成为查考、研究和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争，外交斗争和教育人民的工具。
档案之所以有凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。
进一步《档案学概论》题目整理
《档案学概论》档案的价值与作用2.1档案的价值形态1、凭证价值和情报价值档案的凭证价值是档案的基本价值之一，是档案不同于其他各种资料的最基本的特点。
档案是事实、知识和经验的纪录，它的这种可靠的广泛的可参考的特征构成了档案的又一基本价值——情报价值。
2.3实现档案价值的规律性1、档案价值扩展律档案价值扩展律是实现档案价值的重要规律之一。
档案价值扩展律是指档案的价值形态由单一转为多样化的规律。
2、档案机密程度递减律档案机密程度递减律也是档案价值实现的重要规律之一。
它是指具有密级的档案，随着时间的推移和条件的变化，密级逐渐降低或解除的规律。
3、档案价值的时效律档案价值的时效律是指档案对社会的有用性是有时限的，在一定时期内有价值，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值的规律。
4、档案价值的条件律社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。
3.2档案工作系统内部结构之间的关系1、档案工作系统的目的性档案工作系统的总目的是提供档案信息为社会实践服务，不明确会严重影响档案工作为社会实践服务。
2、档案工作系统的整体档案工作系统是由各个业务环节组成的有机整体，应局部服从整体，整体控制局部。
3、档案工作系统的相关性档案工作系统各个业务环节不是彼此孤立的，而是相互关联相互作用的。
因此，每个环节的工作都不要单打一，而要兼顾其它环节。
4、档案工作系统的有序性档案工作系统结构是分层次的，是井然有序的。
是一个纵横交织的网络模式。
4.3档案工作的基本原则我国档案工作的基本原则是统一领导，分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
这三部分内容是辩证统一的有机整体。
前者是核心，中者是手段，后者是目的。
3、数字档案馆建设数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。
其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。
档案学-期末考试重点整理
第一章导论第一节档案一、概述（一）名称雅称“档案”，在明末清初已被使用，《起居注册》中首次提出“档案”一词。
俗称“档子”“牌子”；相关名称，又称“兰台”。
（二）含义档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值，各文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
《中华人民共和国档案法》（三）属性1. 原始记录性（基本属性）2. 信息性（1）原始性（2）丰富性（3）回溯性3. 知识性（1）原型（2）孤本（3）继承（四）国家档案全宗及档案种类1. 含义国家档案全宗，是指归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
2. 种类（1）建国后的档案（建）（2）民国政府档案（旧）（3）革命政权档案（革）（五）档案的分类1. 来源：国家机关、党派团体、企业、事业、名人档案等。
2. 内容：普通、专门3.载体形式甲骨、纸质、羊皮4. 记录信息形式：文字、图表、音像、电子5. 时间：历史、现代6. 所有权：国家、集体、个人所有档案7. 我国最常见的档案分类：（1）文书档案：党务、政务档案等（2）科学技术档案：科学研究、基本建设、生产技术档案等（3）专门档案：人事、会计、公安档案等文书是档案的前身，档案是文书的归宿。
（六）档案的作用山西档案：再现刘湖南就义壮举；陈独秀被捕：留下的指纹记录（七）档案的基本价值1. 凭证 2. 情报（八）实现档案价值的规律性1. 档案作用的时效律和扩展律第一价值（对机关的作用）和第二价值（对社会的作用）的交融，体现出多元化的扩展，而档案管理中“高龄案卷应当受到尊重”。
2. 档案机密性递减规律和社会性递增规律3. 档案行政作用弱化律和科学作用强化律4. 档案发挥作用的条件律（1）档案利用实践（档案价值实现的最基本条件）（2）档案发展水平（3）社会档案意识（4）档案管理水平第二节档案学一、概述（一）名称“档案学”一词，是德国档案学家约瑟夫.奥格所著的《一种档案学理论思想》一书中首次提出的。
档案学原理
1、什么是档案？答：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
2、档案的作用？答：行政作用（机关工作的凭证和参考、有序化）业务作用（生产、建设的参考依据）文化作用（在对于人类社会文化的积累、传播、发展和进步，所发挥的各种功能）法律作用（人们行为的大规范、大规则以及政治斗争的必要手段）教育作用（中央政治集权的需要以及“文治教化”的需要）3、档案发挥作用的规律？答：档案价值的扩展律档案工作的时效律实现档案价值的条件4、什么是全宗？答：指的是一个独立的机关、组织、人物在社会活动中形成的档案的有机整理。
5、档案事业的内容?答：档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案宣传工作、档案科学研究工作、档案国际合作与交流工作6、档案工作的原则？答：（1）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则a、分级、有各部门进行管理b、各级档案行政机构统一、分级、分专业管理c、对党政档案和党政档案工作实行统一管理（2）维护档案的完整与安全a、维护档案的完整：数量完整、质量完整b、维护档案的安全：物治安全（不损坏，延长其寿命）、政治安全（确保机密档案不丢失、不泄密、不超范围扩散）（3）便于社会各方面的利用。
7、档案馆的性质与任务？性质：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。
任务：a、接收与征集有关资料b、通过各种方式，积极地开展档案资料的利用工作c、参与编史修志d、宣传教育职能。
8、档案室的性质与任务？性质：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部组织机构，是保存档案的过渡性机构，主要任务是服务与本机关。
任务：a、接收并科学管理本单位的服务b、积极提供档案为本单位各项工作服务c、为党和国家积累档案财富d、对下属单位的档案工作进行监督、指导和检查。
9、档案局的任务？a、拟定档案工作的规章及发展规划b、指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作业务；c、规划和筹建档案在业务上指导档案馆工作d、制定档案价值鉴定标准、监督和审议有关档案销毁问题e、组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部培训和档案科学研究f、组织和参与档案工作的国际交流。
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档案工作的分化与整合规律
作者：李娜
来源：《科学与财富》2011年第03期
[摘要] 从材案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。
中华人民共和国成立之后，我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来，发展成为一个独立的工作系统.本文将对档案工作的分化与整合规律做进一步探讨。
[关键词] 档案工作分化整合规律
从材案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与文书工作是不分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。
中华人民共和国成立之后，我国档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来，发展成为一个独立的工作系统，各级档案行政管理机关和档案馆的单独设立就是一个显著的标志。
从此以后，我国档案工作在国家文化建设事业中承担起任何其他工作都无法替代的作用。
新中国成立后几十年的实践表明，档案工作已成为维护党和国家历史真实面貌、推动社会主义物质文明与精神文明建设的重要事业。
伴随着档案工作自身的不断发展壮大，特别是档案信息资源观的形成和信息技术在档案工作中的广泛运用，档案工作的发展又面临着一些新的变化。
这些变化主要表现在：
一、文档管理一体化
“文档管理一体化”，是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。
在新中国成立之初，为了提高文书工作、档案工作的水平，我国针对文书工作、档案工作分别制定了一系列管理原则和操作规范，理论界和基层实践工作者一般都以“归档”环节作为文书工作与档案工作的界限。
应该说，文书工作与档案工作的分离对处于初创阶段的社会主义国家档案事业，特别是对总结相关的工作经验、提高文书工作和档案工作的水平有着极为重要的意义。
而且，围绕着“归档”这一关口设置，我国分别形成了一系列文书工作制度和档案管理制度。
这些管理制度的建立与健全，对加强我国文书工作与档案管理工作无疑发挥厂积极作用。
但是，文书工作与档案工作的分离，也带来了一系列问题和消极影响。
这具体表现为：
第一，由于在日常机关工作中，人们大都只注重文件的现行目的和现行作用，只关心文件的内容与办理过程及结果，加上缺乏对文书工作的专门管理，使得文件在质量上出现了物质形态不统一、制成材料不合乎质量要求、信息记录要素不完整、归档范围内的材料不齐全等一系列问题。
第二，由于“归档”是文书工作和档案工作的结合部分，因此，归档工作质量的好坏就从根本上决定着档案工作的质量。
为了确保归档工作的顺利进行，在我国，自1956年国务院发布《关于加强国家档案工作的决定》起，就开始全面推行文书处理部门立卷制度。
在省级以上大型机关，立卷工作多由文书部门与档案部门配合进行，文书工作部门和档案工作部门之间也并没有严格、机械地划分归档工作的界限；在省级以下中小型机关，因文书人员兼管档案工作，文书工作与档案工作也不可能截然分开。
第三，由于我国没有统一管理全国文书工作和档案工作的机构，文书工作和档案工作各自作为独立的系统，理应由两组管理机构体系分别承担，但实际情况并未满足这种要求。
就档案工作而言，管理机构体系较为完整，管理职责也比较明确；而与档案工作系统相比，文书工作系统从上到下没有一个专门业务管理机关对文书工作全面履行“指导、监督和检查”的职责，文书工作的各项制度、办法难以得到全面落实。
为了解决上述问题，理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。
特别是在办公自动化和网络环境下，电子文件大量涌现，电子文件具有其自身的诸多特点，电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件和档案的管理存在很大不同，新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理，才可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现，文档管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。
档案界讨论多年的文档管理一体化将会在信息技术广泛运用的背景下真正得以实现。
从一定意义上看，信息技术的运用既是文档管理一体化的诱发动因，又是文档管理一体化的支撑条件。
从诱发动因的角度看，信息技术的广泛运用生成了大量电子文件，电子文件的数字化信息形态以及其他特征，使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。
从支撑条件的角度看，信息技术的运用为我们在文件管理中强调业务流程的整合提供了有效的工具保证。
例如，为了保证电子文件的内容、背景、结构等信息的完整性，必须实行文件与档案的一体化管理。
从中外一体化管理的实现条件和已有的实践方法看，运用信息技术建立科学的一体化管理信息系统则是行之有效的。
二、档案、图书、情报管理的一体化
从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。
可以说，档案、图书、情报管理一体化是一个世界性的趋势。
我国档案界对档案、图书、情报管理一体化的认识基本上是统一的，但对一体化管理的具体模式却存在分歧。
一种观点认为，应建立全国一体化的协调机构，统一规划和安排档案、图书、情报工作，实现工作的标准化和规范化，共同开发信息资源，发挥信息的整体优势；另一种观点则主张建立一体化的实体管理机构，对档案、图书、情报实行统一管理。
在选择档案、
图书、情报一体化管理的模式时应具体情况具体分析。
一般来说，对面向社会的档案、图书、情报工作进行一体化的实体统一管理应持慎重态度，而在机关、企业、事业单位内部则可以考虑建立统一管理档案、图书、情报的信息中心，以发挥信息系统的整体效应。
随着上述两个一体化趋势的日趋明显，档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合。
这种整合不是上述几项工作的简单合并，也不是回归到早期的“三位一体”，而是要求档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透的基础上实现综合管理，从而使信息资源管理系统的功能放大。
档案工作的分化整合规律，要求档案学界在注重研究档案信息及档案信息管理个性特征的基础上，也应重视对信息管理的一般理论方法的探讨与研究，并注重引进和借鉴相关学科理论成果，真正使档案管理工作成为信息资源管理家族中独具个性又不可缺少的一员。
参考文献：
1、王庆云现代档案管理学青岛出版社2002
2、曹兴凤.科技档案管理与利用.中国农业科学技术出版社.2009。