【规范标准编写】规范标准体系文件编制导则
体系文件编写规则
4.3.1若需发布、执行关联公司等外部文件，应在文件的首页首行标识：
本文件等同采用***×××文件（版号）
本文件等效采用***×××文件（版号）
本文件参照***×××文件（版号）制定
注：不作任何修改或原意翻译并要求一定执行为“等同采用”；不作任何修改或原意翻译但只推荐或建议采用为“等效采用”；以此为样本参照制定或引用部分或对其作部分修改则为“参照”。
注2：***为文件编码；×××文件名称。
4.3.2等同和等效采用外部文件的文件编码如下：
本公司文件编码规＋外部文件文件编码或其他简便方式
如HTR&D2.321－YD/T731，YD/T731为国家邮电通信行业标准。
4.4质量记录编码说明
质量记录文件编码必须对应规定性文件的编码，如：ENPR&D1.101,由此文件派生的质量记录其编码为：HTR&D3.101－01直至HTR&D3.101－99。又如：
HTPD1.711，若有派生的质量记录，则是HTPD3.711－01。
质量记录的文件编码和版号在记录的右下角标注。
5、版本号
换版印发次数，如V1.0、V3.3、V6.5、V8.0标注。其中，小数点前的数码表示版本号，它从1开始，一直往上升；小数点后的数码表示修订状态，修订状态采用五进制标识，即每一版文件修订至5次，再修订即予升版。首版修订状态为0，第一次修订为1，最高至5。若修订未达五次但遇较大修改，可直接升级换版，（如右表）。
⑤HT－公司名称识别码。
⑥◇－特许简码。
⑦××－在某规定性文件派生的有限的质量记录范围内的序号，如01、02……16等。
4、应用指南
4.1职能代码（如附表）
4.2特许简码的应用
体系文件编写导则
编号/版号
××××××××
更改标记 页码
内容编排详见附录 4—程序文件编排格式。
****-××-×××/×× 第X页共Y页
****有限公司作业指导书
体系文件编写导则
编号/版号 更改标记 页码
WI-506/1.0 第 11 页 共 12 页
附录 7 记录格式
××××××
****-MR-××-×××/×× 编号（可选）：
第X页 共Y页
总要求： 正文字体：宋体；字号：小四；颜色：黑色。
编排格式如下： 1 目的
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××。 2 适用范围
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××。 3 职责 3.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××； 3.2 ××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××× ××××。 4 工作程序 4.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××。 4.1.1 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××。 4.1.1.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××。 4.1.1.1.1 ×××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××。（条的编号最多分到第四层。）
体系文件编写导则
编号/版号 更改标记 页码
WI-506/1.0 第 6 页 共 12 页
附录 3 单个程序文件封面
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。
●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。
●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。
二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。
●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。
即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。
排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。
●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
●可操作性●要符合企业实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。
●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。
因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
●精简●节省。
●减少差错。
●降低人员素质和培训要求。
●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。
●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。
《标准编写规则第6部分规程标准》
《标准编写规则第6部分：规程标准》（征求意见稿）编制说明一、工作简况（一）任务来源《标准编写规则第6部分：规程标准》是根据国家标准化管理委员会2014年9月下达的2014年第一批国家标准制修订计划制定的，项目计划编号为“20141507-T-469”，计划完成时间为2016年。
该计划项目由全国标准化原理与方法标准化技术委员会（SAC/TC 286）提出并归口。
（二）标准制定的目的和意义标准化活动主要包括制定标准和应用标准，其中制定标准的工作之一是起草高质量的标准文本。
为了保证标准化活动的有效性，我国已经建立并不断完善支撑标准制定工作的基础性国家标准体系。
GB/T 1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》是该标准体系中普遍适用于起草各类标准的通用标准。
它规定了起草标准的总体规则，并没有确立某类标准的特定起草规则。
实践中，每个标准都发挥着特定的功能，相同功能的标准的技术要素构成及其内容表现形式具有一定的相似性。
按照标准的功能可以将标准划分为不同的类型，通常有术语、符号、分类、试验方法、规范、规程和指南标准。
GB/T 20001即是在GB/T 1.1规定的总体规则基础上，针对这些不同类型的标准分别确立起草规则，建立标准起草规则体系。
本标准即是这一规则体系中针对规程标准的起草确立的特定规则。
规程标准的标准化对象通常为过程。
对过程进行标准化，典型的做法之一就是在标准中规定过程需要满足的要求（如过程的功能特性、拟达到的作用指标等）。
然而，实践中，有时不能够清晰界定出过程的功能特性、拟达到的作用指标，或者技术上能够界定出来但商业上不可行。
在这种情况下，通常可以考虑通过规定一系列明确的履行程序的行为指示，并在程序的所有或关键阶段之间/步骤之间规定转换条件，实现标准化的目标。
如果有必要判断声称符合这些标准的各种活动是否履行了标准中规定的程序，就要在标准中描述对应的追溯/证实方法，以便通过该方法验证标准中的行为指示、转换条件是否被遵守，这样形成的标准即是规程标准。
文件编写导则
文件编写导则文件编写导则《质量体系文件编制指导书的编写方法》1.目的明确文件编写的规则、编写范围，根据需要在规定界限内编写文件，达到各类文件的完整、统一，便于文件之间的协调并保持上下一致，被所有员工理解文件的编制、批准和控制的要求。
2.适用范围适用于与质量有关文件的编写。
3. 职责3.1 企管部负责质量体系文件的管理；3.2 各职能部门按导则在规定的界限内编写文件。
文件编写导则《质量体系文件编制指导书的编写方法》(一) 文件的层次质量体系文件质量手册、程序文件和质量文件三个层次；质量手册的编写，(二) 文件的编写质量体系文件的编制是宣贯ISO9000标准、?建立文件化质量体系的重要组成部分；是质量体系总体设计后对质量体系方案的具体化。
质量体系文件建立在科学、先进、紧密结合企业实际的基础上，文件内容实事求是，与标准要求相一致。
同时，要结合实际，而高于实际，并具有很强的操作性；也就是按文件去做能达到预期目的。
因此，这项工作的组织指导直接影响到文件的质量。
编制一个科学易操作的“质量体系文件编制指导书”并认真执行是有效实施ISO9000标准的基础和前提。
“指导书”一般应包括文件类别与编号、内容与要求、工作程序、参考资料、附录等。
一、文件编制的时机与人员“指导书”?的编制应在ISO9000标准培训学习、企业现状调查分析、质量体系要素及质量活动展开表和文件编制计划均已完成，以及文件编制人员已确定、文件起草之前进行；“指导书”一般由管理标准化人员编写比较合适。
困为，管理标准化人员对原来的企业标准（特别是管理标准）和文件编制规定与方法比较清楚；所以，更便于新老文件的规范化，可以少走弯路。
二、编制内容与要求1.文件的结构与分类整个质量体系文件分三层五大类；即：第一类质量手册（第一层）?；包括质量保证手册和质量管理手册。
根据企业规模各分厂可以编制分手册或部门专用手册。
第二类质量体系程序文件（第二层）。
第三类其他质量文件（第三层）?；包括程序文件的支持性管理标准、技术标准、作业指导书等。
文件编写导则
文件编写导则文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期目录1. 目的1. 合用范围2. 术语和缩略语3.1 程序3.2 程叙文件3.3 技术文档4. 编制规范4.1质量体系文件的结构4.2文件的版面4.3文件的封面4.4文件的目录4.5文件的正文4.6表格文件4.7文件编写注意事项5. 引用文件附录一：“质量体系文件封面格式”附录二：“质量体系文件正文格式”附录三：“技术文档封面格式”附录四：“技术文档正文格式”1.目的为使公司所用的各种文件的编写规范、统一、提高工作效率特制定本导则。
2.合用范围合用于质量体系文件和技术性文档的编写。
3.术语和缩略语3.1 程序（procedure）：本公司质量体系文件中所说的程序，是指为保证产品质量，在进行软件开辟或者质量活动时所必须遵守的一系列步骤。
不能和软件开辟过程产生的计算机程序（program）相混淆。
3.2 程叙文件：以书面形式规定的在软件开辟或者质量活动中所必须遵守的步骤，即本公司质量体系文件结构中的第二层文件。
3.3 技术文档：指在软件开辟过程中所需的各种文档，它是执行质量体系文件产生的结果。
例如，需求分析报告、详细设计报告等。
4.编制规范4.1 质量体系文件的结构本公司质量体系文件可分为四层，其结构如下图：质量手册程叙文件支持性文件4.2 文件的版面所有质量体系文件用纸规格均为A4，页面的上、下边距为20毫米，左边距为25毫米，右边距为15毫米；页眉边距为15毫米，页脚边距为17.5毫米。
正文行距为1.5倍行距。
4.3 文件的封面 4.3.1质量体系文件的封面1) 封面是质量体系文件的第一组成部份，文件封面包括公司注册图标、文件名称、公司名称和控制栏；2) 控制栏包含项目有：受控编号、保密级别、文件编号、修改状态、版次、总页数、正文页数、附录页数、生效日期、拟制人、审核人、批准人； 3) 修改状态的表示方法：修改状态表示为“版次号+修改标识”，修改标识用一位大写字母表示，取值从“A~Z ”。
企业标准编写导则
XXX有限公司标准（技术、管理、工作）编写导则1 目的为了规范公司标准及记录的制定，确保标准及记录在制定过程中能够统一格式，达到视觉系统的协调、美观、一致。
2 范围适用于公司内部所有标准（含工作标准、管理标准、技术标准、管理手册）及表单的编制；也可依据标准或表单内容进行适当调整。
3 职责3.1 体系办负责本标准的有效实施与控制。
3.2 相关部门负责配合实施。
4 工作标准编写导则4.1 页面设置4.1.1 页面设置：边距文件→页面设置→方向选择“横向”，页边距上1.3厘米、下1厘米、左右1.5厘米，版式--页眉1.3厘米、页脚1厘米，确定。
4.1.2 页眉页脚设置：视图→页眉页脚→输入原文件编号，如果是新增文件，则输入：XQGZBZ-XXX-2012 A/0，对齐方式选靠右，字体用Times New Roman小五号加粗。
4.1.3 去掉页眉文字下方的横线：选中文字→格式→页面设置→版式→边框→无边框→应用于段落，确定。
4.2 字体设置4.2.1 标题：字体用三号黑体，居中。
4.2.2 正文：表格→插入→表格选4列2行→确定，居中。
4.2.3 第一行项目要求：表格中第一行的字体选用五号黑体居中，内容分别为“实施部门、工作流程、工作标准、考核细则”，表格每列的宽度可根据内容调整。
4.2.4 第二行正文内容的字体原则上用小五宋体，行间距根据内容调整，特殊情况时字体可根据内容调整为六号宋体、五号宋体。
4.3 实施部门实施部门中的部门（执行及接口部门）和工作流程中的流程图的节点对应一致。
4.4 工作流程4.4.1 添加文本框：自选图形→流程图→对应的文本框→右击文本框→添加文字→输入文字。
工作流程中的框应保持高度一致，框内文字用小五宋体，框高设置（建议）：第一种：双击文本框→大小→一行文字的高度设0.65厘米、两行的高度设1.1厘米→选中文字→段落→行距→固定值12磅，确定；第二种：选择文本框→设置自选图形格式→文本框→内部边距的上下都选0厘米、重新调整自选图形栏打√→确定，文本框的长度根据文字内容调整，在一个流程图中文本框的长度原则上应一致（可调整好一个后复制）。
gbt1.1 - 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写
GB/T 标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写（摘要）封面封面为必备要素，它应给出标示标准的信息，包括：标准的名称、英文译名、层次（国家标准为“中华人民共和国国家标准”字样）、标志、编号、国际标准分类号（ICS号）、中国标准文献分类号、备案号（不适用于国家标准）、发布日期、实施日期、发布部门等。
如果标准代替了某个或几个标准，封面应给出被代替标准的编号；如果标准与国际文件的一致性程度为等同、修改或非等效，还应按照GB/T 的规定在封面上给出一致性程度标识。
标准征求意见稿和送审稿的封面显著位置应按附录C中的规定，给出征集标准是否设计专利的信息。
目次目次为可选要素。
为了显示标准的结构，方便查阅，设置目次是必要的。
目次所列的各项内容和顺序如下：a) 前言；b) 引言；c) 章；d) 带有标题的条（需要时列出）；e) 附录；f) 附录中的章（需要时列出）；g) 附录中的带有标题的条（需要时列出）；h) 参考文献；i) 索引；j) 图（需要时列出）；k) 表（需要时列出）；目次不应列出“术语和定义”一章中的术语。
电子文本的目次应自动生成。
前言前言为必备要素，不应包含要求和推荐，也不应包含公示、图和表。
前言应视情况依次给出下列内容：a)标准结构的说明。
对于系列标准或分部分标准，在第一项标准或第1部分中说明标准的预计结构；在系列标准的每一项标准或分部分标准的每一部分中列出所有已经发布或计划发布的其他标准或其他部分的名称。
b)标准编制所依据的起草规则，提及GB/T 。
c)标准代替的全部或部分其他文件的说明。
给出被代替的标准（含修改单）或其他文件的编号和名称，列出与前一版本相比的主要技术变化。
d)与国际文件、国外文件关系的说明。
以国外文件为基础形成的标准，可在前言中陈述或相应文件的关系。
与国际文件的一致性程度为等同、修改或非等效的标准，应按照GB/T 的有关规定陈述与对应国际文件的关系。
e)有关专利的说明。
凡可能涉及专利的标准，如果尚未识别出涉及专利，则应按照的规定，说明相关内容。
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标准体系文件编制导则
1、目的
为统一****有限公司（以下简称“公司”）标准体系文件的编写格式、编号和表述规则，确保标准体系文件编制的规范、统一，制定本导则。
2、范围
本导则适用于公司标准体系文件的编写。
3、职责
计划发展部负责指导标准化文件编制和修订，各部室负责业务管理制度的编制和修订，副总经理负责审批。
4、内容
4.1公司标准体系文件由四个层次组成，即管理标准、技术标准、工作程序标准和岗位工作标准/作业指导书。
4.1.1管理标准是对标准化领域中需要协调统一的管理事项所制订的标准。
它是以专业管理中的重要管理事项为对象，包括对管理工作的组织与分工、管理的原则以及管理方式与方法等所制定的规范。
4.1.2技术标准是对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制订的标准。
包括技术基础标准、产品标准、原辅材料标准、生产技术规程、能源标准、检验标准、设备标准、安全环保标准、计量标准等。
4.1.3工作程序标准是以职责划分为基准，以现行工作为内容，把承担的管理工作程序化、规范化，以业务流程图的形式表述，并附以文字说明。
它是以具体业务管理事项的处理为对象所制定的规范。
4.1.4岗位工作标准/作业指导书是对企业标准化领域中需要协调统一的事项所制订的标准。
4.2管理标准编码
4.2.1专业管理标准编码
01………基础管理
02………生产管理（计划管理）
03………技术管理
04………设备管理
05………质量管理
06………安全环保管理
07………工程管理
08………营销管理
09………物资管理
10………计量管理
11………信息管理
12………财务管理
13………人事管理
14………政务管理
15………企业文化管理
4.2.2二级单位标准编码
20………小关矿
21………洛阳矿
22………渑池矿
23-………豫中矿
24-………张青岗矿
25………焦作矿
26………三门峡矿
4.3标准体系文件和记录的编号
4.3.1管理标准编号为 A；技术标准编号为 B；工作程序标准编号为 C；岗位工作标准/作业指导书标准编号为 D。
4.3.1.1公司级标准序列号由9个汉语拼音、专业管理编码与标准编号组成。
具体如下：
Q／ZLKY X X A／B／C／D X X—2009
其中：“Q”表示企业标准;
“ZLKY”表示中铝矿业有限公司;
“X X”表示专业管理编码；
“A／B／C／D”表示具体标准编码；
最后“X X”表示序号。
4.3.1.2二级单位标准序列号由13个汉语拼音、单位编码、专业管理编码与标准编号组成。
具体如下：
Q／ZLKY X X X X X X A／B／C／D X X—2009
其中：ZLKY后的六个“X”中，前“X X’’表示二级单位编码；后面“X X”表示车间编码（车间编码由各矿山自行编号，如为矿部文件，此两位编码省略）；
最后“X X”表示专业管理编码；
“A／B／C／D”表示具体标准编码。
“X X”表示专业管理编码。
4.3.2记录的编号
4.3.2.1按照标准文件编号规则，将编号代码中的A／B／C／D更换为JL。
4.4标准的制定
4.4.1制定的原则
——贯彻国家和地方有关的方针、政策、法律、法规，严格执行强制性国家标准、行业标准和地方标准。
——有利于企业技术进步，保证和提高产品质量，改善经营管理和增加企业经济效益。
——积极采用国际标准和国外先进标准。
——有利于合理利用国家资源、能源，推广科学技术成果，有利于产品的通用互换，符合使用要求，技术先进，经济合理。
——有利于对外经济技术合作和对外贸易。
——公司内部的各类、项标准之间应协调一致。
4.4.2标准的编制
4.4.2.1职能部室根据专业管理的需要，编制某项标准时，需提出制定标准的申请，经公司计划发展部审核后，提请公司主管副经理批准后，方可编制。
4.5标准的审核与发布
4.6.1管理标准：
——主要内容一般包括:文件编号和标题、目的、适用范围、术语、标准内容、相关支持性文件、附加说明。
文件编号和标题：根据管理活动的层次，对管理标准进行统一编号，以便查询和管理，标题应说明开展的活动及特性。
——目的：概述该标准的目的或意图，即说明为什么要开展这一管理活动，以及要达到的期望目标。
——范围:指出该标准适用于哪些部门。
——术语:（如没有必要解释，可删除此项）说明该标准中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。
——内容:明确该标准所规定的具体内容。
——相关文件：（如没有必要解释，可删除此项）指在标准中引用的文件，所引用的文件应写清文件号及名称。
——附加说明：主要包括编制、审核、批准等事项。
4.6.2技术标准。
参照GB/T1.1格式编写
4.6.3工作程序标准：
——主要内容一般包括:文件编号和标题、目的、适用范围、术语、职责、工作程序、相关支持性文件、附加说明。
——目的：概述该标准的目的或意图，以及要达到的期望目标。
——范围：指该程序标准涉及哪项工作。
——术语:（如没有必要解释，可删除此项）说明该标准中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。
职责：明确该标准涉及的有关部门和人员的管理职责和权限。
——工作程序：明确该标准具体工作步骤，并附上该程序工作流程图。
——相关文件:在标准中引用的文件（管理标准）。
——附加说明：明确该标准编制、审核和批准等事项。
4.6.4岗位工作标准（管理岗位）：主要内容一般包括:岗位名称、工作部门、上级主管岗位、任职资格、主要职责、——工作要求、考核、附加说明。
——岗位名称：所在岗位的名称
——工作部门：所在部门
——上级主管岗位：上级行政主管岗位
——任职资格：包括所受教育、经历、技能和应具备的能力
——主要职责：在本岗位上承担的主要工作
——工作要求：完成的工作质量和时间要求。
——检查与考核：对本岗位所列标准和要求履行情况，受上级领导和主管部门的检查。
根据《×××责任目标绩效考核办法》执行考核。
——附加说明：明确该标准编制、审核和批准等事项。
4.6.5作业指导书（生产岗位）：主要内容一般包括:任务、组织、作业范围、资源配备、作业安全分析、作业程序、记录、考核内容。
——任务：所在岗位的作业主要工作；
——组织：所在岗位的工区（班组）；
——作业范围：工作的区域；
——资源配备：人员的需求、劳保穿戴要求，工器具、技术文件；
——作业安全分析：风险分析、预防措施；
——作业程序：现场作业、设备维护保养、开停机时的检查操作、异常问题的处理、卫生及设备清洁、检修准备工作；安全要求、作业操作顺序、设备维检要求、信息传递要求、异常处理；
——记录：生产作业过程中，正常和异常情况处理、设备点检、润滑、交接班。
——考核内容：对本岗位所列标准和要求履行情况，受上级领导和主管部门的检查，根据《×××责任目标绩效考核办法》执行考核。
4.6.7标准体系文件编写格式
纸张和字体要求。
标准纸张一律用A4纸。
正文的字体一律用宋体小四号字。
封面格式见附录A，文件格式见附录B。
装订：所有标准以活页的形式进行装订。
修订：当标准文件某页中需要修改时，修改后要把修改的部分改成楷体字型；如此页再次修改时，要将上次修改的部分还原为宋体字型。
附录A
Q
（规范性附录）
附录B （规范性附录）
（文件名称）（三号黑体）
1．目的（小4号黑体）
1.1
1.2
……
2．适用范围（小4号黑体）
2.1
2.2
……
所有文件正文部分均采用小4号宋体，行距为1.5倍行距，页边距上下2.5cm，左右为2.5cm，文件编制一律采用WORD文档格式，A4纵向纸型。