如何做好建筑工程资料归档工作

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工程档案资料归档管理制度

工程档案资料归档管理制度

工程档案资料归档管理制度第一章总则第一条为了便于管理工程项目过程中产生的各类文件资料,规范资料归档管理工作,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本制度所制定的规范适用于本公司的所有工程项目,包括施工项目、设计项目、勘察项目等。

第三条工程项目资料包括但不限于设计文件、施工合同、施工图纸、竣工资料、检验报告等各类有关工程项目过程中产生的文件资料。

第四条工程项目资料的归档管理必须遵循准确、完整、有序、方便检索的原则。

第五条公司成立专门的资料管理部门,负责资料归档管理工作,建立健全的文件管理系统。

第二章资料归档管理流程第六条工程项目资料须分类归档,确保每份资料都有明确的责任人和归档位置。

第七条工程项目资料归档应当分为电子化和实物化两种形式存档,并且电子化资料必须备份在公司服务器或云端存储中,确保数据安全。

第八条归档管理部门应当定期对公司各工程项目的资料进行检查整理,及时剔除无效、重复的文件资料。

第九条在归档管理过程中,应当建立清晰的文档编号和索引体系,以及相应的检索方法。

第十条工程项目资料的归档管理应当与相关部门密切合作,及时更新资料,确保信息的准确性和及时性。

第十一条公司每年定期对资料归档管理工作进行评估,确定问题,提出改进建议,并不断完善资料管理制度。

第三章资料归档管理责任第十二条各部门负责人应当对本部门所有工程项目资料的管理负责,并确保资料的完整性和准确性。

第十三条项目管理人员应当对项目的资料归档管理负责,并向公司领导层汇报项目资料管理情况。

第十四条归档管理部门应当定期对资料归档情况进行检查,发现问题及时处理。

第十五条公司领导层应当重视资料归档管理工作,指导各部门建立有效的档案管理制度,并加强对制度的宣传培训。

第四章资料归档管理规范第十六条工程项目资料的文件名称、格式、大小、存储规范必须符合公司要求,不得私自更改。

第十七条所有文件资料必须按照公司规定的文件分类标准进行归档,不得擅自更改类别。

第十八条归档管理部门必须及时更新文件索引,并确保文件位置的准确性,以方便后续查阅和检索。

工程单位资料整理制度

工程单位资料整理制度

工程单位资料整理制度一、目的与原则制定本制度的目的,在于规范工程单位内部资料的收集、整理、保存和使用流程,确保工程信息的完整性、可靠性和安全性。

本制度遵循合法性、实用性、系统性和保密性的原则,以适应工程项目管理的需要。

二、资料分类工程资料按照性质和用途,可分为技术性资料、管理性资料和财务性资料等类别。

每一类资料应明确归档要求和保管期限,便于检索与利用。

三、资料收集与归档1. 所有资料必须及时收集,并按照规定的格式进行整理。

2. 资料归档应做到内容完整、数据准确、分类清晰、易于检索。

3. 归档资料应注明日期、来源、责任人等信息,并进行电子化处理。

4. 特殊重要或涉密资料,应采取加密或其他安全措施保护。

四、资料保存与管理1. 资料的保存环境应干燥、通风、防潮,确保资料不受损。

2. 定期对存档资料进行检查,发现问题及时纠正。

3. 建立资料借阅制度,明确借阅权限和归还期限。

4. 定期对过期无用资料进行销毁,确保信息安全。

五、资料的使用与查询1. 任何人员使用资料前需提出申请,说明使用目的和范围。

2. 资料查询应遵守查询规定,不得随意携带或复制敏感资料。

3. 对于经常使用的常规资料,应建立快速查询系统,提高查询效率。

六、责任与监督1. 指定专门部门或人员负责资料整理工作,并对其进行培训。

2. 建立健全监督机制,对资料管理工作进行定期检查和评估。

3. 违反资料管理制度的行为,应依据情节轻重予以相应的处理。

七、附则1. 本制度自发布之日起实施,由工程单位负责人解释。

2. 根据工作实际情况和管理需求,本制度可适时进行调整和完善。

建筑公司文件归档管理制度

建筑公司文件归档管理制度

建筑公司文件归档管理制度建筑项目的成功与否很大程度上取决于信息的准确性和及时性。

因此,建立一套科学、规范的文件归档管理制度对于建筑公司来说至关重要。

这样的制度应当包括文件的创建、接收、存储、检索和销毁等各个环节,以确保每一份文件都能在其生命周期内得到妥善管理。

建筑公司在制定文件归档管理制度时,需要明确文件分类的标准。

通常,文件可以分为技术文件、合同文件、会议记录、日常通信等几大类。

每一类文件都应有明确的归档要求和存储期限。

例如,技术文件可能包括设计图纸、施工方案等,这些文件通常需要长期保存以备未来参考;而日常通信类文件,如内部通知、会议纪要等,可能只需要短期保存。

文件的创建和接收环节也需要规范化。

建筑公司应要求员工在创建文件时使用统一的格式和编码系统,以便于未来的检索和管理。

同时,接收到的文件也应立即进行登记,并按照分类标准归档到相应的位置。

在文件存储方面,建筑公司应采用电子和纸质两种方式来确保文件的安全。

电子文件应存储在安全的服务器上,并定期备份以防数据丢失。

纸质文件则应存放在防潮、防火的专用档案室内,并有专人负责管理。

检索和使用文件是文件归档管理制度中的另一个重要环节。

建筑公司应建立一个高效的索引系统,使得员工能够快速找到所需的文件。

同时,为了保护文件的完整性和安全性,公司还应规定只有授权人员才能访问特定的文件。

文件的销毁也不容忽视。

当文件达到保存期限或不再具有使用价值时,应按照国家法律法规和公司内部规定进行销毁。

这一过程应有详细的记录,并有相关部门监督执行。

一个完善的文件归档管理制度对于提高建筑公司的运营效率和保障信息安全至关重要。

通过上述的范本,建筑公司可以根据自身的实际情况,制定出适合自己的文件管理流程,从而在激烈的市场竞争中保持优势。

如何做好建设工程档案的收集工作

如何做好建设工程档案的收集工作

明确 认 识 。振 奋 精神 , 究 ,我们探 索出了一条在工程开工前 档 案管理工作 纳入城 市建设法规 行 与建设单位签订 《 移交建设工程竣工 列 ,随之城建档案管理法制工作进入 实现思想观 念的转变


档案保证金制度是城建档案馆发 档案责任书 》、工程建设中城建档案 了一个新的阶段 ,对于促进城建档案
作 ,成为 目前亟待解决 的问题。本文 工作造成一些困难 ,但决不会从此陷
《 市管线 工程档案 管理办法 》、 城 《 建设工程文 件归档 整理规范 》、
《 城市建设档案案卷质量规定 》,特
仅就这一问题 ,结合当前城建档案馆 入 死胡同 。住房和城 乡建设部9 号 别是 《 0 城市建设档案管理规定 》 ( 住 的实际工作 ,进行一些初步探讨 。 令的发布 ,为做好建设工程档案的收 房和 城 乡建设部6 号令 )的颁 布实 1 集提供了新的法律依据 , 通过学习研 施 ,第一次以部门规章 的形式将城建
自上 世 纪 8 年 代 以来 , 国家 知道城建档案在城市建设管理 中的重 0 案收集上就会造成 门类单一、库存结 相继颁 了 《 档案 法 》、 《 城市 规划 要作用 ,不按时移交工程档案就是违 构失衡等弊端 ,甚至从某种意义上说 法》、 《 科学技术档案工作条例 》、 法行为就将受到经济处罚 ,利用这种 档案工作人员产生依赖性 ,反映在档
再对全部建设工程档案资料进行最终
按时移交档案成为一种 自觉的行为。
报送等方面的要求及规范 ,这样就可 审核 ,通过后 ,由市城建档案馆签发 龙E市建设工程档案合格证 》,未 在 国家 、省 、部 有 关规 章制 度 以在整个建设过程中有的放矢地做好 《 l 下 ,我馆也制定 了 《 口市城市建设 建设工程档案资料的收集和积累,避 取得认可文件的建设工程 ,市建设行 龙 龙 档案管理规定 》,明确 了进馆的具体 免出现用铅笔填写 ,签章不全 ,竣工 政主管部门不予办理工程备案。 《 龙 范围及要求。在实际工作中我们要维 图不加盖竣工图章等常见现象从源头 口市建设工程档案合格证 》、 《 口 护这些法规文件的严肃性和强制性 , 上抓好建设工程档案工作 ,保证工程 市建设工程竣工验收备案表》是办理 ( ) 点做好 建设 系统 内部 四 重 些专业部 门形成的规划 、房产 、土 档案保证金取消后城建档案馆的接收 档案的质量和完整性 。另一方面 ,在 房屋产权证的必备资料。

工程档案管理与归档管理制度

工程档案管理与归档管理制度

工程档案管理与归档管理制度一、总则为规范工程档案管理与归档管理工作,提高档案管理工作效率,确保工程档案的完整性和安全性,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有与工程相关的档案管理工作。

三、档案管理1. 档案管理部门负责公司工程档案的整理、归档和检索工作。

2. 档案管理部门应当建立档案目录,包括档案的分类、编号、名称、位置等信息。

3. 档案管理部门应当建立档案借阅制度,员工或部门需要查阅档案时,需提出书面申请,经批准后方可查阅。

4. 档案管理部门应当建立档案销毁制度,对于已经归档并且不再需要保留的档案,应当根据规定程序进行销毁。

5. 档案管理部门应当定期对档案进行检查和维护,保证档案的完整性和可读性。

四、归档管理1. 所有工程档案应当按照公司规定的档案分类方法进行归档。

2. 档案管理员应当对归档的工程档案进行标识,并记录档案的位置和索引号。

3. 档案管理员应当定期对归档的工程档案进行盘点,确保档案的完整性和安全性。

4. 归档的工程档案应当根据保管期限进行分类,并按照规定的时间进行销毁或转移。

5. 档案管理员应当保证工程档案的机密性,严格控制档案的借阅和查阅权限。

五、档案管理系统1. 公司应当建立档案管理系统,包括硬件设备和软件应用。

2. 档案管理系统应当能够对档案进行分类、检索、借阅和销毁等功能。

3. 档案管理系统应当能够实现档案的数字化管理,提高档案管理效率。

4. 档案管理系统应当能够实现多级权限管理,确保档案的安全性。

六、监督制度1. 公司应当设立档案管理监督机构,负责对档案管理工作进行监督和检查。

2. 监督机构应当在每年年底对公司的档案管理工作进行全面检查,并提出改进建议。

3. 档案管理部门负责接受监督机构的监督和指导,及时整改不足。

七、处罚制度1. 对于违反档案管理与归档管理制度的员工,将按公司规定的处罚制度进行处理。

2. 对于故意破坏或篡改公司工程档案的员工,将追究其法律责任。

八、附则1. 本制度自颁布之日起生效。

试论如何做好建筑工程资料整理工作

试论如何做好建筑工程资料整理工作

试论如何做好建筑工程资料整理工作摘要:在当前的工程建设施工过程中,工程技术材料的整理和归档是施工企业在进行生产经营活动中的一项必不可少的重要工作内容,更是建筑施工企业生产和管理基础和经济效益的源泉。

施工进度、施工质量和施工成本的高低、项目质量的优劣以及效益的高低,这一切管理的内容,无不与工程技术资料的整理息息相关。

为了能够优质、安全、按期完成施工项目,向业主交付一个满意的工程,并实现既定的目标,即降成本、增效益,建筑施工企业必须积极采取措施,提高建筑施工项目的科学化、精细化、规范化管理水平。

关键词:建筑工程技术资料整理建筑工程资料是系统反映工程造价形成的过程文件,是工程实体最终成果的核心单元或环节,它贯穿于整个工程的施工过程,实现质量、进度、费用的三大控制目标,对于施工企业科技创新、管理创新、机制创新、工程创优及任务承揽等同样有着非常重要的意义和作用。

施工技术资料是建设项目鉴定、维护、改建、扩建、管理的依据。

施工企业在建筑工程竣工验收后保修期内,由于施工中存在的质量缺陷或构造措施不得力,养护不及时等原因,造成板间出现通长性裂缝,出现各种质量缺陷,为了延p1、及时做好技术资料的搜集、整理、编制工作工程技术材料的整理和归档是施工企业在进行生产经营活动中的一项必不可少的重要工作内容,因而及时搜集施工实践进度的有关材料,并与计划进度比较分析进而进行调整, 做到同步管理,要做到“工程材料整理工作与工程建设进程同步进行, 事后充足估计工作中问题的潜在产生性,相当增强工作力度,完美细化前期工作,减少乃至根绝材料事后补办现象的发生。

工程中所用到的水泥,钢材,木材,玻璃,陶瓷,外加剂,节能资料等原材料、构配件、设备的质量、规格、数量,是否符合规范要求,是否符合设计要求,而材料等的质量控制应从“进场把关,取样送检。

由于受到时间段及其他有关信息等事项的原因,资料经几次转手, 生产制造企业、工厂检验、资料合格证及检验报告是复印件或难以与原资料同一时间到达施工场所,例如:资料员不能及时、准确、完整搜集, 送样复试,复试合格后予以报送验,资料供给松驰,施工前提的转变,都会影响工程质量及施工进度,这就要求施工企业指定专人担任,逐项跟踪搜集、整理, 并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录,使资料的整理与工程形象进度同步, 记录真实清楚,交圈对口。

解读如何做好工程内业资料整理与归档工作

解读如何做好工程内业资料整理与归档工作

解读如何做好工程内业资料整理与归档工作摘要:随着我国各类公布工程建设项目数量的增多,我国的工程建筑业技术也得到了有效发展,各类操作及文档资料工作也向着国际通用标准迈进,在这一过程中,我国的建筑工程单位往往存在重视外业工作而轻视各项内业工作的现象,这对于相关单位的切实利益以及未来发展都会造成相当程度的不利影响,所以我们要重视内业资料整理与归档工作,提高我国建筑行业的工程整体技术水平。

在国家的工程建设过程中,重视施工现场操作,轻视相关管理制度的实行,重视外业,轻视内业是普遍存在的通病,认为在工程建设过程中对于各种实际操作保证规范,相关施工工作按程序进行即能够达到较好的工程整体建设效果。

这样的思路即忽略了工程内业资料对于工程建设过程以及工程竣工后的实际作用,而且还让相关的工程建设管理工作也不能达到一个良好的效果!在此本文对如何做好工程内业资料的整理及归档工作进行一个较为详细的分析。

一、工程内业资料管理的现状(一)重视程度不够在我国的各类工程建设项目中,其内业资料管理工作除了应该保证其文档的完整性与准确性,也应该让其系统性和规范性达到一个相应的水准,这是由于工程内业资料是为工程信息查询提供依据的文档,同时也对工程建设过程起到一定监督管理作用,如果内业资料不能做到公户产能建设过程的详细的记录并符合相关整理规范,那么其监督管理以及信息提供能力将会大大折扣,失去其原有的重要作用,而当前我国的工程建设单位往往对于工程内业资料的管理工作没有足够的重视,没有认清该工作对于工程建设过程以及工程完工后的重要作用。

这导致了众多工程建设单位的工程内业资料从文档记录开始就无法达到相关要求,并且在整理归档过程中存在应付了事的心理,众多负责工程内业资料管理的工作人员在主观意识上没有意识到自身工作的责任性,这样的工作能力以及工作意识导致了工程内业资料管理工作的质量难以得到保证,尽管国家相关部门对于工程内业资料的相关工作提出了要求,但是由于思维惯性,我国各类工程建设单位在相当长的一段时间内仍对工程内业资料的管理工作无法达到足够的重视[1]。

工程资料及归档制度

工程资料及归档制度

工程资料及归档制度
工程资料的管理始于项目启动之初。

项目立项后,首要任务便是建立一个完整的工程资料
目录,这包括但不限于设计图纸、施工方案、工程变更记录、检验报告、验收文件等。


一份资料都应被赋予一个独一无二的编号,便于日后查询和引用。

随着工程进度的推进,资料的收集和整理工作应同步进行。

施工单位需按照既定的目录结构,实时更新工程资料,确保其完整性和准确性。

例如,设计变更时,应及时记录变更内容、时间、涉及人员等信息,并归档至相应位置。

在工程资料的归档过程中,电子文档和纸质文档的管理工作同等重要。

电子文档应存储于
专门的服务器或云端平台,实行权限管理,防止未授权访问和修改。

纸质文档则应分类存
放在固定的档案室内,环境要求干燥、通风,以防资料受潮损坏。

为了确保资料的安全和可靠性,定期对工程资料进行审核是必不可少的环节。

这不仅包括
对资料完整性的检查,还包括对资料内容的复核,确保所有记录真实反映了工程的实际情况。

在工程竣工后,资料的归档工作尤为重要。

此时,应组织专业人员对所有工程资料进行全
面整理,编制竣工资料汇编,并对外公开,以供后续的运营、维护或是其他相关人员参考。

值得注意的是,工程资料及归档制度的有效实施,离不开人员的培训和监督。

因此,企业
应定期对员工进行资料管理相关的培训,提高他们的专业知识和工作效率。

同时,建立一
套完善的监督机制,确保每个人都能严格遵守制度要求,从而形成一种良好的工作习惯。

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如何做好建筑工程资料归档工作的探讨摘要:在建筑市场中,工程质量责任主体共有五方:建设单位、监理单位、勘察单位、设计单位、施工单位。

本人通过近十年来从事的建筑工程管理工作之经验,谈谈如何做好建筑施工企业工程施工管理资料的收集、编制、整理与归档,从而确保建筑工程档案的完整性。

供同行借鉴。

关键词:建筑工程;文件资料;施工资料;竣工资料;归档
1引言
建筑工程竣工资料属于施工项目施工资料管理信息系统的范畴,它是施工信息的一种表达方式,是一种文件或记录的汇集。

施工资料是施工企业在施工过程中形成并收集汇编的文件或资料的
统称,其编制方是施工企业;工程竣工资料是工程建设全过程形成的并收集汇编的文件或资料的统称,其编制方为参建设五方主体。

竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目的安全运行重要文件,就必须保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全,真实地记录和反映施工和竣工的全过程,做到原始资料和实物相符,技术数据真实可靠,签字手续完备齐全,同时又必须规范、标准,符合归档要求。

2工程文件资料、竣工资料编制相关规定
按《建设工程文件归档整理规范》gb/t50328-2001的要求,竣工文件资料,应做到编制、收集、整理及时,内容完备,项目齐全,数字准确、真实,其中的图表规格、填写方法、计量单位及有关各
方技术负责人认证、单位公章、签字手续具备,确保交工档案资料完整准确与系统性。

因此,在编制工程资料的过程中,要遵循以下规定:
(1)工程文件资料要真实地反映施工的全过程,与工程实际相符合,不得擅自修改、伪造或事后补做。

(2)归档的工程文件应为原件。

(3)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、规程、标准的要求。

(4)工程文件采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不应使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)工程文件字迹清晰、图表整洁,签字盖章手续完备,不允许涂改。

(6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格为a4幅面(297mm×210mm)。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图,竣工图是新蓝图。

计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

(8)编制资料选用的表格规定:工程资料的编制选用当地所规定的表格填写,如在广西,就选用gb50300-2001《国家标准建筑工程施工质量验收规范广西应用手册》。

(9)施工组织设计、项目质量计划、施工方案、施工技术交底
等技术文件的编制按照各企业相关规定及相关技术规范、规程、标准的要求编制。

(10)施工资料采用电脑打印,手写签名的办法编制。

(11)竣工图编制要求
各项新建、扩建、改建、技术改造的项目,在项目竣工时要编制竣工图。

所有竣工图(在原图上有小变动修改)均加盖竣工图章,并签字确认。

重大结构变更,设计单位重新出蓝图,施工单位提出修改意见,请设计单位签章确认。

竣工图章尺寸为:50 mm×80mm。

图章示例如下:
竣工图章要使用不易褪色的红印泥,盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,要重新绘制竣工图。

(12)工程资料的归档
归档文件要完整准确系统,能够反映工程建设活动的全过程文件材料。

经过分类整理的归档文件,组成符合要求的案卷。

施工企业在收齐工程文件并整理立卷后,由建设单位、监理单位根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整性、准确性、系
统情况和案卷质量进行审查。

3工程文件资料、竣工资料编制方法
建筑工程施工资料是施工过程的真实记录,是竣工验收的必备条件。

编制施工资料需要一个从开工到竣工备案较长的过程,因此,要想在施工过程中有条不紊编制和整理好施工资料,首先要对施工资料进行整体策划。

(1)明确企业施工管理人员在施工资料建立和编制的职责。

(2)编制单位工程项目资料的归档方案。

(3)按照职责和资料的归档方案建立相关资料档案卷和分册档案。

(4)做好施工过程控制资料的各项记录。

施工技术和管理人员做好各项工作的施工记录,为建立和编制施工资料收集相关素材。

(5)按照规定履行签字手续。

相关文件资料的签字是各级相关技术人员进行审核和把关的必要过程,只有签字的文件才是有效的文件资料。

(6)按照工程资料归档方案的目录要求进入资料类别相关的文件夹。

(7)进行资料的审核,当所有施工资料完成后,最后由企业相关主要负责人签字。

4工程施工文件资料、竣工资料的核查方法和验证方法
4.1核查方法
(1)与施工图核对法:施工图纸是最规范、权威的工程语言。

按图施工,按图编制和收集整理资料是最基本的方法,在施工资料检查前,首先要查阅施工图纸,尤其是部说明,以此来了解工程概况、结构类型和所用材料,然后根据图纸要求进行资料核查。

例如通过图纸可知钢材的材质、规格、连结方式、间距;砼的品种、强度等级;防水材料的种类等等。

尤其要注意特殊部位的特殊要求,做到心中有数,有的放矢地进行资料核查工作。

(2)与施工现场核对法:施工现场施工工艺流程及质量检查实测量的数据是施工过程资料形成的真实反映。

在施工资料检查前,应检查现场的施工部位;所用钢材的品种、规格、搭接长度、定位措施;模板的布置类型;砼浇筑部位;同条件试块的留置等情况。

并在现场进行质量抽检,如构件截面尺寸、钢筋保护层厚度、钢筋间距等数据。

在资料核查时,要重点检查是否全面,是否与现场施工进度和施工质量的真实反映。

(3)纵向资料检查和横向资料检查结合法:纵向资料和横向资料的交圈能保证施工过程资料形成的规范性和完整性。

在施工资料检查中,纵向资料检查要和横向资料检查相结合,也就是核查不同资料的内容、时间、工艺是否交圈吻合;各工序交接检查是否合理;工程资料用语是否规范、统一。

横向资料交叉检查是资料检查的重点,也是最能反映资料问题的方法。

如抽查到地下防水工程报验单,可以查检防水材料的质量保证资料是否齐全,复试报告是否合格,以及防水隐检内容是否合理,时间是否对应。

又如抽查模板拆除,检查砼施工记录拆除时间与砼拆模试块报告是否达到设计强度合
格标准,施工日记拆除和监理员监督日志时间是否吻合。

4.2验证方法
(1)按照竣工图和竣工验收资料归档目录规定,验证应有资料和实有资料,即具有完整性。

(2)对照各种规范、标准、规程、规定,验证各项资料的符合性和有效性,即具有符合性。

(3)验证资料数据的真实性,验证时间的及时性,各项资料是否交圈吻合,即具有真实性。

(4)验证施工资料的格式、整洁、清晰、签章、装订等内容是否美观、整齐,即符合外观质量要求。

5结束语
上述对工程竣工资料的编制与归档整理作全面的阐述,而建筑工程分部、分项较多,专业性较强,施工过程中对各施工工序、环节和系统的技术要求非常严格。

因此,对竣工资料的编制与归档整理,如能按文中要求明确有序,准能交出满意的答卷。

(作者单位:广西大伟建筑工程有限公司)。

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