物业管理程序文件手册范本
物业管理手册范例范本
物业管理手册范例范本第一章物业治理方案电子文档：GLFA001名目GLFA001.名目GLFA002.前言GLFA003.物业治理要点(1)一种模式(2)二项承诺(3)三个重点(4)四项措施GLFA004.拟采纳的治理模式(1)物业治理架构(2)物业治理岗位编制GLFA005.职员聘请(1)高层物业治理人员(2)物业治理部(3)工程治理部(4)安全治理部(5)财务治理部GLFA006.物业治理人员培训(1)新职员上岗培训(2)在岗职员循环培训GLFA007.物业治理所需物质条件(1)办公及职员住宿用房打算(2)物业治理工具与装备价格参照表GLFA008.物业治理工作岗位职责(1)物业经理岗位职责(2)物业经理助理岗位职责(3)物业治理部经理岗位职责(4)物业治理文员岗位职责(5)物业治理员岗位职责(6)物业商务治理员岗位职责(7)物业清洁员岗位职责(8)工程治理部经理岗位职责(9)工程技术员岗位职责(10)强电技工岗位职责(11)弱电技工岗位职责(12)暖通技工岗位职责(13)修理工岗位职责(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责(15)安全经理岗位职责(16)安全治理员岗位职责(17)财务经理岗位职责(18)财务会计岗位职责(19)财务出纳岗位职责(20)财务收费员岗位职责GLFA009.物业治理预算(1)物业治理开支分类预算表(2)物业治理处开支预算明细表GLFA010.物业治理规章制度和档案的建立与治理(1)治理规章制度(2)物业档案建立与治理GLFA011.各项专业治理工作方案(1)公共设施设备治理(2)安全治理(3)装修治理(4)消防治理(5)车辆治理(6)清洁治理电子文档：GLFA002前言一、物业简介〔略〕二、服务宗旨以人为本、规范治理、追求创新、至诚服务。
三、追求目标以公司经营为主导，为业户推出完善的治理服务，为公司制造效益，为企业打造品牌。
电子文档：GLFA003物业治理要点运用连续进展的战略，确保物业的保值与升值。
公司物业管理手册样本
武汉保利物业管理物业手册（参考稿）目录1.0 序言 (2)2.0 物业部职员岗位职责 (3)3.0 物业部管理制度 (10)3.1 物业验收制度 (10)3.2 入伙装修制度 (10)3.3 投诉处理制度 (13)3.4 造访业主制度 (14)3.5 清洁管理制度 (14)3.6 绿化管理制度 (35)3.7 前台服务 (39)3.8 业主档案管理制度 (42)3.9 防火管理制度 (43)3.10 物业管理保险制度 (48)3.11 有偿服务收费管理制度 (50)3.12 物业管理法规依据 (50)3.13 业主报修制度 (53)3.14 业主投诉制度 (54)3.15 小区文化活动管理制度 (55)3.16 公共场地使用管理制度 (55)3.17 突发性事件或异常情况处理程序 (57)3.18 安全管理制度 (60)1.0 序言为确保业主有一个舒适、优雅、整齐、安全环境，维护及树立企业形象，我们每位管理人员全部应把本身形象和企业形象溶为一体，严格推行本岗位职责，必需做到：1.服务态度，文明礼貌；2.服务行为，合理规范；3.服务效率，立即快捷；4.服务效果，完好满意。
小区管理处负责业主之管理和公共地方管理工作，在业主事务方面，首要任务是推进业主教育，使她们进驻小区后明白要遵守公共规则、珍惜公物、维护业主正当权益、及促进业主相互间之睦邻关系。
而作为业主之代理人亦有必需解释相关之设备及供给之能量，予业主认识。
另外，亦要让业主明了水电费分摊计算方法、电梯和手扶电梯之数量及使用方法及向业主提供之基础设施。
另外，亦要解释相关签署之文件，需办理之手续（如装修手续、物品放行手续）及退场程序等。
编制成业主手册提供予业主参考，继而解释装修守则内之要求，管理处亦要兼顾公共地方清洁、卫生之维护及公共设施之养护，使管理能发挥其应有之功效。
2.0小区管理处职员岗位职位：管理处经理工作纲领：统筹整个圣莫丽斯小区日常管理工作，包含：职员监管、保安、清洁、维修和保养，同时处理投诉问题、管理费诉讼及追讨等事宜。
物业管理手册(10)范文(标准完整版)
物业管理手册确定管理体系策划，根据策划时间进行管理评审,以确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性源自管理资料物业管理手册:[职责和权限]最高管理者要求人力资源部对公司员工的职责和权限做出明确规定，形成文件并予以传达。
1、总经理以业主满意度为关注焦点，制定公司管理方针、管理目标，批准体系文件的执行。
全面领导公司日常工作,向公司传达满足业主及法律法规要求的重要性。
任命管理者代表。
确定管理体系策划,根据策划时间进行管理评审,以确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
为确保管理体系正常运行，提供必要的资源，包括人力资源、专项技能和财力资源。
确定各部门职责、权限，并确保沟通顺畅。
协调解决公司重大问题。
2、总经理助理协助总经理制定管理方针、管理目标，监督体系文件的执行情况。
按总经理授权，负责分管范围内的各项工作。
参与公司管理评审工作，协助总经理处理重大问题。
3、财务部按照政府及集团的各项财务要求开展日常财务工作。
对公司各部门的财务收支、成本核算、资金使用和财产管理等进行监督和指导。
监督经济合同的执行情况。
审查公司经营管理和投资方案的效益。
负责将管理方针和目标传递给本部门员工和相关方，全员参与、遵守，持续改进。
4、管理部a)负责公司管理制度的制定并监督执行。
b)负责公司内外联络及公章管理工作。
c)负责公司法律事务咨询和管理工作。
d)负责公司计划管理工作。
e)负责公司相关文件和档案管理工作。
f)负责物资采购的合同评审、供方能力评价及仓库的管理工作。
g)负责公司资产管理和后勤总务管理工作。
h)负责管理案例的收集和问题的汇编。
i)建业物业品牌策划。
j)建业物业信息及网站建设。
k)受理客户投诉，客服需求调查分析，完善客户服务体系。
物业管理手册范文(标准完整版)
物业管理手册一、人员的配备随着管理方式、管理手段的现代化，物业管理队伍的结构也发生革命性变化，xxxx一期物业管理人员的配备已从劳动密集型向技术密集型转化，管理人员应是高学历、高水平的复合型人才。
为此，我们在人员配备上坚持以XXXX 公司的“精干、高效、敬业”的用人原则为基础，确定“重学历也重能力、重水平更重品德”的用人标准，严把人才选聘关。
管理层学历上要求达到大专以上水平，工程技术岗位引进大专以上包括计算机网络、通信技术的专业人才。
人才来源上我们以内部选送为主，并高标准外聘专业人员，保证管理队伍的高素质和高水平。
在管理队伍建设上，我们将采用规范管理和人性化管理相结合的方式，运用激励机制，充分调动全体员工的工作积极性，严格考核，并实行10%淘汰率，确保管理目标得以实现。
二、人员配备说明xxxx一期是集住宅和商业用房于一体的综合项目，为便于集中管理，只设一个管理处，人员配置共79人。
配置表如下：部门岗位人数管理区域班次配备标准三、物业管理各项承诺及完成指标采取的措施依照《全国优秀管理住宅小区标准》《xxx普通住宅区物业管理公共服务费等级收费暂行办法》，以及《xxxx一期物业管理招投标要求》中物业管理的招标要求，并结合我司ISO9001-2000质量标准，公司郑重承诺：自接管xxxx 一期之日起，按五级等级标准实施物业管理服务，两年内成为市级、省级物业管理优秀住宅小区，三年内在硬件条件符合要求的情况下，成为国家示范项目。
针对《招标书》中物业管理招标要求，我们对房屋、设备、安全护卫等各分项指标共14项以表格的形式予以承诺，并在列项中概述保障各项指标完成的实际措施。
1 房屋完好率98%2 房屋零修、急修及时率98%3 维修工程质量合格率100% 维修工程质量回访率100%4 地下停车场完好率95%5 清洁保洁率99%6 小区内治安条件发生率1‰以下自行车、摩托车、汽车被盗率1‰以下7 大型及重要机电设备完好率95%8 火灾发生率1‰以下9 违章发生与处理率100% 发生率0.5‰10 业户有效投诉率2‰以下;业户投诉处理率95%; 投诉回访率95%11 业户对物业管理满意率95%12 绿化完好率95%。
物业管理工作流程与服务标准手册
物业管理工作流程与服务标准手册物业管理是一项综合性的服务工作，涉及到小区或建筑物的方方面面，旨在为业主提供舒适、安全、便捷的居住或工作环境。
为了确保物业管理工作的高效性和优质性，特制定本工作流程与服务标准手册。
一、前期介入阶段在物业项目开发建设之前，物业管理公司应提前介入，从物业管理的角度提出建议和意见，以减少后期管理中的问题。
1、参与项目规划设计与开发商、设计单位沟通，了解项目的整体规划、建筑设计、配套设施等情况，提出关于物业管理用房、停车位、垃圾处理设施、安防系统等方面的建议。
2、跟进工程施工定期巡查施工现场，关注施工质量和进度，对发现的问题及时与施工单位沟通解决，确保物业设施设备的安装符合使用和管理要求。
3、协助开发商进行销售提供物业管理方面的咨询和服务，协助开发商制定物业管理方案和收费标准，解答业主关于物业管理的疑问。
二、接管验收阶段当物业项目竣工并具备交付使用条件时，物业管理公司应进行接管验收工作。
1、成立验收小组由工程技术人员、管理人员等组成验收小组，明确职责分工。
2、资料验收收集开发商移交的相关资料，包括项目规划、设计图纸、竣工验收报告、设备清单等，并进行核对和整理。
3、现场验收对物业的房屋建筑、附属设施设备、公共区域等进行全面检查，重点验收房屋结构、水电设施、消防设备、电梯等，记录存在的问题并要求开发商整改。
4、接管验收合格经整改后验收合格，物业管理公司正式接管物业项目，并与开发商办理交接手续。
三、入伙阶段业主入住小区或建筑物时，物业管理公司应做好入伙服务工作。
1、准备入伙资料包括业主手册、装修指南、物业服务协议等，提前通知业主入伙时间和所需携带的资料。
2、办理入伙手续核对业主身份和资料，收取相关费用，发放房屋钥匙和各类卡证，与业主签订物业服务协议。
3、陪同业主验房安排专人陪同业主验房，记录业主提出的问题，并及时安排维修。
4、开展入伙宣传向业主介绍物业管理公司的服务内容、收费标准、联系方式等，解答业主的疑问，增进业主对物业管理的了解。
深圳物业管理公司程序文件手册
深圳物业管理公司程序文件手册WTD standardization office【WTD 5AB- WTDK 08- WTD 2C】深圳X X物业管理有限公司S H E N Z H E N P R O P E R Y M A N A G M E N C O.,L T D 编号：PD版本号：A程序文件PROCEDURE DOCUMENTS编制：日期：审核：日期：批准：日期：文件受控章及分发号声明：体系文件未经相关人员许可，不得翻印。
责任部门：物业管理部程序文件目录01 文件控制程序版本：A编制：时间：审核：时间：批准：时间：文件修改记录01 文件控制程序A/0 1/31．0目的通过对质量体系文件和外来资料的管理控制，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、保存和更改的规定，处于受控状态。
2．0范围适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。
各单位是指各部门和管理处的统称。
3．0 职责3．1 总经理办公室负责对各单位与体系有关文件的控制，并进行指导和管理。
3．2各单位文件管理员负责体系文件和相关资料的接收、登记、分类、编号、整理、存档及发放等工作。
4．0 程序4．1 文件和资料的制定、审核、批准4.1.1公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。
4．2 文件和资料的发放4.2.1质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由总经理办公室建立发放记录。
4.2.2程序文件的《文件发放名单》由总经理确定，总经理办公室负责发放。
4.2.3作业指导书由相关制定单位确定发放范围，并建立发放记录。
4.2.4设备标准、图纸，工程类标准、技术图样等由管理处负责管理。
4.2.5 法律法规类文件由总经理办公室负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。
4.2.6 以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后填写《收文记录》。
物业管理手册使用指南标准范本
编号：QC/RE-KA6691物业管理手册使用指南标准范本In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value.（管理规范示范文本）编订：________________________审批：________________________工作单位：________________________物业管理手册使用指南标准范本使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。
文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。
物业管理手册的使用指南1 管理公司1.1 通过本手册及其支持文件的编制和实施，管理公司可以系统地对物业服务运作进行策划、指导和控制。
管理公司应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行管理责任的重要内容，不断丰富和积累物业服务运作的管理经验，持续提升决策和监督水平。
1.2 本手册及其支持文件是管理公司评价各项目所在公司、物业分公司物业管理业务运作效率和规范程度的客观依据，管理公司在审查项目所在公司、物业分公司提交的工作计划、报告，或进行现场检查时，均应评估项目所在公司、物业分公司业务运作过程及其结果与本手册规定的符合程度。
1.3 管理公司物业管理部及其他职能部门在项目开发前期阶段，必须按本手册及其支持文件的规定认真履行其在物业服务领域的具体操作职责。
2 项目所在公司2.1 项目所在公司在项目开发前期阶段履行物业服务领域的具体操作职责，以及对物业分公司的日常物业服务运作实施监督时必须依据本手册及其支持文件的规定。
物业管理手册(14)范文(标准完整版)
物业管理手册第一部分总则㈠、根据已收到的《xxxx一期物业管理项目》招标文件的要求，遵照《xxx住宅物业管理服务标准》、《xx市普通住宅物业管理公共服务等级收费标准》、《物业管理条例》的规定，我司经考察现场和研究招标文件后，经过仔细测算，小区按xxx物业管理服务标准五级提供服务，公共服务费按人民币x元/m2.月（不含公共能源分摊费）价格收取，办公用户及商业部分将按照xxx优秀物业管理大厦的标准提供服务，公共服务费分别按人民币x/元和x元/m2.月（不含公共能源分摊费）价格收取。
按招标文件的要求实行综合一体化物业管理。
㈡、我司保证：自接管xxxx一期物业管理项目起随时随地为业户提供优质服务，打造精品工程，三年之内将成为市级、省级物业管理优秀项目并力争创建全国物业管理示范小区。
㈢、若我司有幸中标，将在签订物业管理合同时，向贵司交纳xx万元银行履约保函。
第二部分xxxx简介及相关资质证明材料sxxxx管理有限公司，为集团成员企业，由房地产业有限公司和xxxx 有限公司共同投资组建。
公司管理面积达xxx万平方米，公司业务主要分布在xxxx等。
接管物业类型包括办公楼、别墅、公寓、高层住宅等。
管理项目主要有：xxxx，目前在职员工xxx余人，其中管理人员大专以上学历高达xx%。
物业管理的最终目的是为了发挥物业的最大使用功能，是其保值增值，并为物业所有人和使用人创造整洁、文明、安全、舒适的生活和工作环境，最终实现社会、经济、环境三个效益的统一和同步增长。
这也是我们xxxx人在工作中为之奋斗的目标，为了更好、更快的实现这一目标，本公司自创建以来，就以“发展精品战略，创建名牌企业”为指导思想，坚持企业做到“高起点、高标准、高质量”。
并在工作中形成了以下几点特色：1、以人为本、重视培训人才对企业来说，是最重要的资源，是决定企业发展的主要因素，为人才的成长和发展创造一个良好的环境是我们坚持的一贯方针，在我司内部，已形成了“能者上，庸者下”，奖惩严明的良好的用人体制。
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QP1.1管理评审程序1.0目的确保质量体系持续适应和有效以及质量方针和质量目标得以贯彻实施。
2.0适用围本程序适用于管理处管理评审程序。
3.0 职责3.1 总经理批准《管理评审计划》主持管理评审会议。
3.2 管理者代表或其指定合适人员制定《管理评审计划》，负责管理评审的组织会务工作和负责准备评审会所需的资料，管理者代表负责验证纠正和预防措施实施结果，并形成书面报告，负责记录整理发放《管理评审报告》工作。
3.3 各部门经理负责就管理评审中涉及本部门的不合格项制定并实施纠正和预防措施。
4.0 运作程序4.1 管理者代表或其指定的合适人员制定具体的《管理评审计划》,报总经理审批,《管理评审计划》中必须明确评审的目的、围、依据、成员、评审时间及议程安排工作要求等。
4.2 管理评审容：A. 对部质量体系审核的结果进行评审；B. 对组织结构,包括人员和资源是否合适评审；C. 对质量体系的适应性、有效性及是否符合国际标准和管理处质量目标评审；D. 对产品或服务的实际质量状况与质量的符合性(用户投诉情况的分析反馈信息分析等)；E. 是否发生重大质量安全事故；F. 审核重大的纠正和预防措施。
4.2.1根据部质量审核安排情况评价部质量审核的效果。
4.2.2根据部质量审核情况评审现有组织结构，包括人员和资源对于现行质量体系运作和质量方针、质量目标的实施是否合适。
4.2.3根据《部质量审核报告》及《不合格处理报告单》评审质量体系的结构适用性、有效性以及实施程序是否符合计划要求。
4.2.4根据顾客投诉问题处理的记录，以及部反馈的服务质量信息处理是否及时、正确的情况加以评审。
4.3评审的实施4.3.1管理评审会议由总经理主持。
4.3.2管理者代表和各部门经理及部审核员参加管理评审。
4.3.3评审项目责任部门负责述被评审项目的现状。
4.3.4与会人员对评审项目进行评审，做好详细的记录。
4.3.5管理者代表根据会议记录及评审结果编写或指定合适人编写《管理评审报告》，经总经理批准后，两周下发到有关部门登记。
4.3.6《管理评审计划》、《管理评审报告》保存二年，由行政人事部负责保管、发放。
4.3.7每年至少一次管理评审安排于部质量体系审核结束后一个月进行，特殊情况可以增加评审频次。
4.4纠正和预防措施对管理评审中发现的不合格项，由管理者代表或其指定合适人负责填写《不合格处理报告单》，各部门根据《纠正和预防措施控制程序》执行,由管理者代表负责跟踪验证纠正结果,并将落实情况报告经理。
5.0相关文件5.1《质量手册》第4.1章5.2《纠正和预防措施控制程序》QP14.16.0记录性文件6.1《管理评审计划》6.2《管理评审报告》6.3《部质量审核报告》6.4《不合格处理报告单》QP3.1合同评审程序1.0目的通过对合同或合约的评审，确保各项要求都有明确的规定,口头、电讯意向或投标等与顾客理解一致,并形成文件。
2.0适用围适用于本管理处提供的各类服务、合同协议的草案及正常服务围外的维修或安装合约的评审。
3.0职责3.1总经理主持并组织有关部门或人员对大项目合同的评审。
3.2一般性服务合同由合同涉及部门负责人组织对合同的合法性、完整性、明确性、业务协调性及质量手册要求方面的容进行评审。
3.3正常服务围以外的维修或安装合约由工程部经理进行评审。
3.4《合同评审记录》由行政人事部负责保存。
3.5管理者代表负责对合同或合约的主要容进行评审。
4.0运作程序4.1重大项目合同的评审4.1.1总经理负责组织有关部门或人员通过与顾客了解接触、沟通、联络以及对市场的调查和分析来了解顾客的真实需要。
4.1.2在合同签定之前，总经理主持召开专题会议，有关部门或人员对合同草案容以及服务质量标准进行评审,确认本管理处有能力达到用户或发展商的要求。
4.1.3对合同评审的确保A在签订合同之前,各项条款容明确、合理；B管理处具有满足合同能力的地方已得到解决；C与合同变更时,应重新评审，评审后更改的容及时准确传达到有关部门。
4.1.4各相关部门负责对合同涉及到本部门的容进行评审，并在《合同评审记录》上填写评审记录,经总经理签定确认。
5.2一般性服务合同的评审5.2.1在合同签定之前，由合同签定部门经理组织有关人员对合同的草案容进行评审，报副总经理批准。
5.3维修或安装合约的评审5.3.1在口头或书面等方式出现的属于正常服务围之外的维修或安装合约，工程部经理负责组织人员评审。
5.4合同的修改5.4.1合同的双方发现合同中存在需修改问题时，均有义务就待修改条款通知对方，并取得一致意见，修改后的合同要进行重新评审并做好评审记录。
6.0相关文件6.1《质量手册》4.3章6.2《合同评审记录》QP5.1文件和资料控制程序1.0目的使质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程处于受控状态，确保每个使用场所都保持文件和资料的有效性和统一性。
2.0适用围适用于管理处质量体系文件(质量手册、程序文件、作业指导书等)和相关的外来文件(如强制执行的文件或参考标准、合同用户提供的图纸等)的控制。
3.0职责3.1 ISO9000办公室负责对管理处有关质量体系文件的总体控制。
3.2行政人事部负责质量手册、程序文件的发放控制和正本保管。
3.3各部门负责人指定一名文件管理人员负责对本部门有关质量体系文件的管理。
4.0运作程序4.1文件和资料的分类4.1.1本管理处有关质量体系的文件和资料分为受控和非受控两种。
受控文件是指受更改控制的文件，包括与质量体系相关的外来文件；非受控文件是指不受更改控制的文件。
4.1.2质量体系文件包括：第一层文件：质量手册第二层文件：程序文件第三层文件：操作规程、各种表格、报告等4.2质量体系文件的控制4.2.1编制与审批A管理处的质量手册由指定的专项负责人编写，管理者代表负责审核，由总经理批准发布。
B质量程序文件由ISO9000办公室组织各部门经理负责编写审核自己部门相关的程序文件，由管理者代表批准并指定发放围；C工作规程由各部门负责人组织编写，由管理者代表批准；4.2.2标识和编号1)受控的质量手册、程序文件、工作规程加盖红色的“受控文件”专用印章。
非受控的质量体系文件加盖蓝色的“非受控文件”专用印章。
2)无“受控文件”红色章标识的质量体系文件禁止在管理处使用。
3)文件的编号文件的编号方法见《深华商业大厦管理处文件分类及编号办法》。
文件的版本号采用A、B、C等英文字母表示。
每章的修改状态采用阿拉伯数字表示。
4.2.3文件的复制受控文件未经批准不得复印，质量手册和程序文件的复印由各部门文件管理负责人员填写《受控文件复印申请表》，经行政人事部核实，管理者代表批准后，由行政人事部执行；其他文件的复印由使用人向部门文件管理人员申请，经部门经理批准后，由部门文件管理人员执行。
4.2.4文件的发放文件的发放和控制由行政人事部负责，确定发放围，经管理者代表批准。
A质量手册按《质量手册发放控制页》所列的向有关部门或人员发放，并做好发放记录；B程序文件和操作规程按《深华商业大厦管理处文件发放清单》并作好发放记录；C文件破损严重影响使用或不慎遗失时，应重新办理申请手续，由文件管理员填写《受控文件复印申请表》后按4.2.3执行补发；D发放文件时，应注意文件分发号的确定，该分发号对于每个部门固定不变；E非受控文件的发放由有需要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由文件管理人员做好发放登记。
4.2.5文件的保管4.2.5.1文件均分有正本、副本两种，其中正本为打印件，副本为复印本，正本由行政人事部保管。
4.2.5.2文件的接收部门负责对文件的副本加以保存；管理处必须保证相关场所或人员现场使用的文件是最新有效版本，并及时撤出失效或作废的文件。
4.2.6文件的更改4.2.6.1若文件运作中发现问题需要更改，首先由发现问题的部门填写《文件更改申请单》，由管理者代表或有关部门经理审批同意后，返回该文件编写部门更改。
4.2.6.2更改不影响其它部门时只作部讨论，影响其他部门时，要同有关部门说明情况并达成共识，并在《认同单》上签字认同。
4.2.6.3文件更改后重新打印，并更改相应的状态标识，质量手册和程序文件在文件《修改记录》章中填写更改信息。
4.2.6.4质量手册和程序文件中章节修改超过一半，则文件换一个版本（版本号升一级并重新打印发放）。
4.2.6.5更改后的文件按本程序4.2.2-4.2.5条款标识、编码、复制、发放和保管。
同时由行政人事部负责按原发放记录表重新发放并收回失效文件，将失效文件盖红色“作废”章，失效文件保存一份作好标识存档。
4.3外来文件的控制4.3.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件（包括政府部门或上级管理机构发布的强制性文件如法律、法规、条例等，须引用或参考的标准合同、图样和技术要求等）。
在使用前由各部门经理进行评审后批准使用。
4.3.2标识批准后的外来文件应加盖红色的受控文件专用印章。
4 3.3发放与保管各部门文件管理员对外来文件的发放和保管，须作好发放登记，外来文件的原件由行政人事部存档。
4.3.4复制外来文件的复制，仍须填写《受控文件复印申请表》，经部门经理批准，方可复制。
4.3.5收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所，收回旧版文件；若新版外来文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。
4.4公开文件的控制4.4.1公开文件是指本管理处向业主公开的规定和服务项目（如用户须知、收费标准、服务项目清单等）4.4.2每份公开文件上均应注明版本号和生效日期。
4.4.3有固定贴、发放地点或人员的公开文件，由文件管理人员负责做好发放登记。
4.4.4公开文件的容每发生一次更改，版本号和生效日期就随之变更一次。
同时管理处发出公开告示，确保更改后的文件容能及时传达给用户及有关人员。
4.5质量记录的控制见《质量记录的控制程序》。
4.6质量记录表格的控制4.6.1行政人事部保存所有质量记录表格式样一份存档。
其他部门保存本部门所需使用质量记录表格式样一份，并列出《质量记录表格清单》。
4.6.2《质量记录表格清单》，其中的“批准人”即为相应文件的批准人，“日期”即为相应文件的生效日期或更改生效日期。
4.6.3质量记录表格更改日期时，文件管理人员经随之更改《质量记录表格清单》经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的表格打印件交行政人事部备案。
4.7对电脑文件资料控制见《电脑文件控制程序》.5.0相关文件5.1《质量手册》第4.5章5.2《质量记录控制程序》5.3《电脑文件控制程序》5.4《深华商业大厦管理处文件分类及编号办法》6.0记录性文件6.1《深华商业大厦管理处文件发放清单》6.2《受控文件复印申请表》6.3《文件更改申请单》6.4《认同单》6.5《质量记录表格清单》QP5.2电脑文件控制程序1.0目的通过对电脑文件的控制，保证本公司所有电子数据的正确性、准确性和性，并及时得到相应处理。