公司档案整理归档方法
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施：要严格按照档案管理程序来实施，即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理，及
时对不需要的档案进行销毁，确保档案的安全。
2、定期对档案进行整理：定期对档案进行整理，通过对档案中材料
进行统一编号、索引，确保档案的顺序性和完整性。
3、根据档案的使用来划分存放区域：根据档案的使用来划分存放区域，将按区域进行分类存放，便于检索查找；
5、建立档案管理系统：利用电脑等新技术手段，建立档案管理系统，方便快捷的查阅、检索和存档归档等，可以有效节约查找档案的时间。
二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整：
①根据档案的使用情况，根据实际情况，对各档案目录进行调整，删除、新增一些与实际使用情况不符的档案，使档案内容与现实一致，以符
合使用者的需要。
②统一各档案内材料的编号，统一文件编号，对文件进行归类和分类，使档案的材料系统、一致。
公司资料档案整理方法
公司资料档案整理方法一、前期准备工作1.明确档案整理目的：确定整理的范围和目标，例如整理公司过往的客户档案、财务档案等。
2.确定整理时间和人员：安排合适的时间和人员进行档案整理，确保整个过程高效进行。
二、档案分类与归档1.制定分类原则：根据公司业务特点和组织结构，制定合理的档案分类原则，例如按项目、按日期、按客户等。
2.设置档案分类标准：为每个分类设置明确的标准，如项目编号、日期范围、客户名称等。
3.建立档案档号系统：根据分类原则和标准，制定档案档号系统，用以标识和管理各个档案文件。
4.整理档案文件：按照档案分类原则，将各个文件进行分类和整理，并标注相应的档号。
三、文件整理与存储1.整理文件内容：对于每个文件夹内的文件，应先进行内容整理，如将多个文件合并成一个文件夹或整理到一个压缩文件中。
2.文件重命名：对于文件名不规范的文件，应重命名为有意义的文件名，以便于查找和管理。
3.文件存储设备：将整理好的文件存储到合适的存储设备中，如服务器、硬盘、云存储等。
4.备份与加密：定期进行文件备份，并对重要文件进行加密保护，确保档案数据的安全性。
四、档案检索与管理1.建立档案索引系统：根据档案分类和档号系统，建立档案索引系统，记录档案的相关信息，如文件名、档号、存储位置等。
2.档案检索方式：根据档案的特点和组织需求，建立合适的档案检索方式，如按照关键词、按日期检索等。
3.建立档案管理规范：制定档案管理规范，规定档案的使用范围、借阅流程、保管期限等事项。
4.定期档案清理与更新：定期对废弃的档案进行清理和销毁，并对档案索引进行更新和维护。
五、电子档案管理1.数字化档案实施：将纸质档案进行扫描、数字化转换，并存储到电脑或服务器中，便于管理和检索。
2.电子档案分类与归档：根据原有档案分类原则，对数字化档案进行分类、整理和归档，确保电子档案的有序性。
3.建立电子档案管理系统：利用电子档案管理软件，如文件管理系统或数据库，建立电子档案管理系统，方便对电子档案进行检索和管理。
(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
档案整理工作方案(四篇)
档案整理工作方案为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。
目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。
总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。
基本设想及工作内容如下：一、档案整理目标1.合同审批单2.合同排产单3.生产指令单4.原材料产品质量证明书5.化学成分复检报告单6.原材料进货验证记录7.工艺卡8.热处理生产记录9.拉伸试验报告10.晶间腐蚀报告11.钢管超声波(涡流、水压)探伤报告12.外观尺寸检查报告13.产品质量保证书二、分类按照公司的业务特点及档案管理的要求(以下三点)1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。
2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。
3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。
三、整理方式及内容文书档案：收集、1.合同审批单2.合同排产单3.生产指令单4.原材料产品质量证明书5.化学成分复检报告单6.原材料进货验证记录7.工艺卡8.热处理生产记录9.拉伸试验报告10.晶间腐蚀报告11.钢管超声波(涡流、水压)探伤报告12.外观尺寸检查报告13.产品质量保证书整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；四、编制档案检索工具和各种统计、登记册1、文书档案(案卷目录、分类目录、字号目录)；5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度1、借阅制度；2、归档制度；3、管理人员岗位责任制；4、保密制度；5、其它工作制度。
七、建议为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化，需要求各部门在个人手中当天所有报告单、检验单等，向档案室移交。
档案整理工作方案（二）为加强医院档案建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案：一、加强领导，明确职责为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。
公司档案归档指南(原创)
档案室归档指南一、编制依据1、《档案管理制度》；2、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；3、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。
二、档案柜与文件位置编码1、档案柜目前共6排，从里向外（从南到北）每一排编号分别为1-6；2、档案柜每排的两面用A、B表示，南侧为A，北侧为B；3、每排文件柜内分为6列，从外到内（靠门侧为外）分别为1-6，编号L1-L6；每列共6层，从下到上分为1-6，编号C1-C6；4、每列每层文件盒（袋）顺序号从左到右从001开始依次编号；5、如文件位置编码为3B-L2-C5-003，表示该文件在第3排密集架B面第2列第5层第3个文件盒内。
三、档案文件编码与档案盒信息1、每一份文件编码应唯一，参照《集团公司档案管理制度》第五条“档案分类、编码”，对档案进行分类，设置档案编码，按一级类目-二级目录-保管期限-文件年月-文件序号进行编码；2、档案盒信息参照《集团公司档案管理制度》第八条“装盒”对档案盒设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等，归档章、归档文件目录、档案盒盒脊或底边样式、备考表等参照《归档文件整理规则》要求设置；3、全宗号、一级类目、二级目录参照下表编制。
（1）公司全宗目录全宗号全宗名称全宗号全宗名称XF01办公室HS01办公室XF02财务部HS02财务部XF03安全部HS03安全部XF04工程部HS04加气站XF05运行部HS05运行部XF06客户服务部HS06调压站XF07XX业务部HS07计量站XF08XX站SJ01项目部XF09XX站SJ02XX部XF10党支部SJ03XX站XF11工会SJ04XX站（2）档案类目表类目及代码文件归档范围保管期限保管单位一级类目二级目录类目代码目录代码党群工作类01党务工作011、上级党组织召开党务工作会议的通知、报告、纪要、决议等会议文件2、公司党支部工作会议通知、报告、会议记录、纪要、领导讲话等文件材料3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等4、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件5、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等6、公司党支部制订的有关方针政策、法规性文件7、公司党支部关于表彰先进的通知、决定，公司党支部受上级表彰的通知、申请材料等8、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告9、入党相关材料、上级党组织指导与检查材料10、党建相关活动材料、照片11、其他相关材料工会工作021、工会工作年度计划、总结2、职代会、工代会等相关材料3、有关女工及文体活动的材料、参加公益事业记录4、工会工作相关规章制度、总结、决定、通知5、工会及职代会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等6、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件及活动材料7、企业文化建设有关材料8、其他相关材料其他内容自行编制4、保管期限：参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令，自2013年2月1日起施行）。
公司档案归档整理方案
公司档案归档整理方案1. 背景介绍在公司的日常运营中，档案管理扮演着至关重要的角色。
随着时间的推移，公司的档案数量不断增长，对于档案的整理、归档和检索变得越发困难。
因此，公司需要制定一个全面的档案归档整理方案，以确保档案能够被高效地管理和使用。
2. 方案目标该方案的主要目标是设计一个规范化的归档系统，能够有效地管理公司的档案，并提供方便快捷的检索和存取方式。
具体目标包括：•实现档案的分类和整理，确保档案的有序排列。
•设计档案编号和归档索引表，以便快速检索。
•制定档案保管期限和销毁规则，确保符合法律法规要求。
•建立电子存储档案的备份和恢复机制，保障档案的安全性。
3. 方案内容3.1 档案分类和整理为了更好地管理档案，我们需要将档案按照一定的分类方式进行整理。
常见的分类方式包括按时间、部门、项目等进行分类。
档案管理员应根据公司的特点和需求，选择适合的分类方式，并制定相应的分类标准。
在进行档案整理时，应使用一致的命名规范和文件夹结构，以确保档案的统一和易于管理。
每个档案应有明确的文件名和文件夹层级，便于快速定位和检索。
3.2 档案编号和归档索引表为了方便档案的检索，我们需要为每个档案设定唯一的编号。
档案编号应包含信息的分类和标识，例如部门、日期、主题等。
同时，建议制作一份归档索引表，记录所有档案的编号、名称、所属分类等信息，以便快速找到需要的档案。
3.3 档案保管期限和销毁规则根据公司的业务需要和法律法规要求，我们需要确定每类档案的保管期限和销毁规则。
对于涉及保密信息的档案，需要采取相应的加密措施和访问权限管理，以确保档案的安全性。
档案管理员应定期审查档案并执行销毁程序，清理过期的档案，避免不必要的占用和管理。
3.4 电子存储档案的备份和恢复随着信息技术的发展，越来越多的档案以电子形式存在。
为了保障电子档案的安全和可靠性，我们需要建立备份和恢复机制。
首先，应选择合适的电子存储设备，如硬盘、云存储等，并确保存储设备的数据完整性和可靠性。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
归档文件整理的方法步骤
归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，（上级来文）主要有5个方面：1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级组织转发本公司的文件。
（二）应归档的本公司的文件材料，主要有23个方面：1、本公司党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复；5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料；7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本公司总的统计报表和统计分析材料；9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报；17、本公司干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料。
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公司档案整理归档方法
档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
但是好多家公司都不知道该怎么去整理档案。
首先，我们要先给档案做一个分类：
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。
倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2
为大类号，C1C2为小类号。
D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
6、有的也可按照时间，如外来文件、公司内部文件，财务资料等，以及工商变更信息，章程变更信息等
其次要给档案名称和编号
1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
然后给档案编定
1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。
最后归档和清理
1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
企业管理最好把所有资料予以扫描，做成电子文档。
档案目录与纸质一致，查找方便。
且可以无纸化办公，联合OA软件快速方便。