文书档案整理方法
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法在日常生活和工作中，我们经常需要处理和保存大量的文书档案。
文书档案的整理和管理是一项重要的任务，它能够使我们更高效地查找、使用和保护这些信息。
下面是一些文书档案整理及管理的方法。
首先，对文书档案进行分类。
根据文书的性质和用途，可以将其分为不同的类别，比如合同、报告、会议纪要等。
将文书分门别类，有助于更好地组织和查找。
此外，对于重要的文书档案，可以建立备份和存档制度。
在数字化时代，可以将文书扫描成电子格式，并储存在硬盘、云盘等存储介质中，以防止文书的遗失和损坏。
同时，也可以将电子文档打印出来，存放在安全的地方。
另外，定期审查和清理过期的文书档案也是非常重要的。
在长期存储的文书中，可能有一些已经过时或者不再需要的文件，这样就会浪费空间和资源。
定期审查文书档案，并清理过期的文件，可以释放出更多的空间，使档案整理和管理更加高效。
此外，建立良好的文书档案管理系统也是很重要的。
可以制定相关的管理规定和制度，明确档案的存储、查找和使用流程。
比如，制定文书档案的命名规则，统一命名方式可以使档案更易于和识别。
另外，可以制定文书档案的借阅和归还制度，确保档案信息不会被滥用和丢失。
最后，培养良好的文书档案整理和管理的习惯也是非常重要的。
每个人都应该注意将文书立即归档，不要让文件堆积在桌面上或者无组织地保存在电脑上。
同时，也要注重保护文书档案的安全性，避免泄漏或遭受病毒攻击。
综上所述，文书档案的整理和管理需要采用一系列的方法，包括分类、排序、备份、存档、审查、清理、建立管理制度和培养良好的习惯。
只有通过有效的整理和管理，我们才能更好地利用这些文书档案，提高工作效率和信息保护的质量。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案整理分类方法
文书档案整理分类方法《文书档案整理分类方法》随着信息时代的发展，各种文书和档案的数量不断增加，如何高效地整理和分类已成为一个重要的问题。
为解决这一难题，许多人提出了各种文书档案整理分类方法，以提高工作效率和检索速度。
本文将介绍几种常见的方法，以供参考。
一、按照机构分类法按照机构分类法是按照文书所属的机构或单位进行分类的方法。
这种方法适合于大型组织或企业，可以根据组织结构设置各种分类文件。
例如，可以按照部门划分文件夹，再在文件夹中按照不同的职能或内容进行分门别类。
通过这种分类方法，可以快速找到所需的文书档案，方便日常工作和文件管理。
二、按照时间分类法按照时间分类法是按照文书产生的时间顺序进行分类的方法。
这种分类方法适用于需要查找历史记录或需要追溯过去事件的情况。
可以按照年份、季度或月份设置文件夹，将相应时间段的文书档案归类整理。
此外，可以使用颜色标签或标签纸来标记不同时间段的文书档案，以便更快地查找和辨认。
三、按照内容分类法按照内容分类法是按照文书的内容或主题进行分类的方法。
这种方法适用于需要对特定类型的文书进行整理和归类。
可以根据文书的用途、性质或类别设置文件夹，如工作报告、合同协议、人事档案等。
根据实际需求可以进一步细分为子文件夹，以便更好地归类整理。
此外，可以使用关键词或索引，将文书档案与其相关内容建立关联，方便快速检索。
四、按照重要程度分类法按照重要程度分类法是按照文书的重要性和紧急程度进行分类的方法。
这种方法适用于需要按紧急程度进行处理和管理的文书档案。
可以将文书分为紧急、重要、一般和其他几个等级，并根据实际需求进行归类。
重要程度可以根据任务的意义、时间限制、工作权重等因素进行判断，以便快速地定位和处理文书档案。
总之，文书档案的整理和分类对于工作效率和文件管理起到至关重要的作用。
以上介绍的几种分类方法仅供参考，实际应用时应根据实际情况和需求进行适当调整。
通过合理的分类方法，可以使文书档案的整理更加高效，检索更加便捷，为工作提供更好的支持。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
纯干货分享——文书档案整理的具体过程与方法
纯干货分享——文书档案整理的具体过程与方法
文书档案整理是一项重要的工作，对于保持工作环境的整洁和高效非常有帮助。
下面将介绍文书档案整理的具体过程和方法。
1.设立目标：在开始整理之前，需要明确整理的目标和需要整理的文书档案的类型。
例如，是整理办公室的文件、客户档案还是项目文件等。
3.分类整理：首先，将所有的文书档案分为不同的类别。
可以根据文件的性质、用途、重要程度等来进行分类。
例如，可以将文件分为财务文件、行政文件、项目文件等。
这样可以更好地对文件进行管理和查找。
6.数字化存储：如果条件允许，可以将文书档案进行数字化存储。
可以使用扫描仪将文件转为电子文档，并保存在计算机或云存储中。
这种方式可以节省空间、保护文件、便于检索和共享。
7.保密管理：对于一些涉及隐私和机密的文件，需要进行保密管理。
可以将这些文件置于安全文件夹中，并加上密码保护。
同时，只有授权人员才能查看和操作这些文件。
8.定期清理：定期清理文件夹和文档是保持整洁和高效工作的关键。
可以每季度或每年将不再需要的文件进行归档或销毁。
这样可以有效地管理文件，避免冗余和混乱。
9.培养好习惯：每次使用完文件后，应该及时归位。
如果需要打印文件，可以选择复印件而不是原件，以防止原始文件丢失或损坏。
同时，建立一个好的文件命名和归档习惯，可以节省大量的时间和精力。
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档案业务知识培训2013.3目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念1、什么是归档文件2、什么是归档文件整理3、什么是“件”二、文件的收集工作1、确立文件的收集（归档）工作2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订1、文件装订前对归档文件进行必要的修整2、装订要以“件”为单位3、确定装订顺序4、装订方式和要求五、归档文件的分类1、确定分类方法2、制定分类方案3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号1、盖印文件归档章2、填写归档章八、归档文件的编目1、编制《文书档案归档文件目录》2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒1、文件装盒要求2、填写备考表、盒脊、封面3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
三、档案的本质属性是什么?档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。
因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。
四、档案的形式多种多样。
档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。
1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。
(我们常说的业务主体档案）五、档案的作用是什么？一是凭证作用；二是参考作用。
另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
归档文件整理规则第一章需要明确的几个基本概念一、什么是归档文件？是指：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、什么是归档文件整理？就是：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三、什么是“件”？就是：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；报表、名册、图册等一册为一件。
第二章文件的收集工作一、确立文件的收集(归档)范围凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。
它包括三个方面：1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。
是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。
2、外单位的来文。
需要贯彻执行的上级机关\同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。
3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。
几种特殊情况，也在归档范围之内：1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。
2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。
例如：胡耀邦同志的亲笔信3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。
例如：二、归档文件的收集要求与方法1、归档文件的收集要求：(1)要齐全完整。
本单位的发文要签发手续齐全,正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间,地点,参加对象,记录人,会议主要内容。
(2)用纸要规范。
特别是记录本,不能用小于16K的普通练习本,应选择16K或A4用纸，过小的要进行粘贴。
(3)要求使用耐久的字迹材料,如黑墨水,红印泥,激光打印。
不能用圆珠笔,复写纸,传真纸,色带打印等不耐久的字迹材料。
2、收集方法：定期收集与平时收集相结合,要主动收集,还要把好发文关,要有规范的文书处理程序，将内部机构涉及的科室文件全部收集齐全。
第三章归档文件整理需要把握的四点要素一、归档文件整理要做到四个分开。
1、归档与不归档的文件材料分开收集来的文件并不是每一份都要归档的,我们要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件(上级来文)都要归档。
一般有以下几种文件可以不归档（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
2、年度分开文书档案是按年度进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各年度的材料分开,同一个年度的文件材料放在一起,注意几点：(1)一般以文件形成日期为准。
(2)计划,总结,预决算,统计报表,表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度。
(3)跨年度形成的会议文件归闭幕年。
(4)几份文件作一件时,“件”的日期以排在前面的文件落款日期为准。
3、保管期限分开(1)文书档案分永久和定期两种。
定期中再分为30年和10年。
(2)各单位应根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求,结合本单位的实际,制订出一个科学、合理的保管期限表，以此为依据对归档文件划定正确的保管期限。
4、类别分开按内设机构进行分类。
经过实践,这种分类法比较直观,便于操作,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类目名称,各类之间的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序排列。
在分类时,是哪个组织(内设)机构在职能活动中形成的文件,即归入该机构；由几个机构共同承办的文件,归入主办机构。
第四章归档文件的装订装订:是归档文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。
一、文件装订前需对归档文件进行必要的修整1、修裱破损文件。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。
3、超大纸张折叠。
4、去除易锈蚀的金属物。
文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
二、装订要求以“件”为单位1、“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件未一件。
在界定“件”的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
三、确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
四、装订方式和要求1、去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物。
2、装订位置要适宜。
要在左侧装订。
应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
3、对齐方式要恰当。
左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
4、装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订、浆糊粘贴、不锈钢钉。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
第五章归档文件的分类一、确定分类方法。
分类方法通常有以下3种，即：1、年度分类法2、机构(问题)分类法3、保管期限分类法在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。
1、二级分类法：即“年度--保管期限”分类法。
这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。
例如：档案局、妇联、党史办等2、三级分类法：即“年度--机构（问题--保管期限”分类法。
机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“年度—机构--保管期限”分类法。
这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。
例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等二、制定分类方案：1、二级分类方案：XXXX年—-永久30年10年2、三级分类方案：要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案，而且要在一定阶段保持稳定不变。
XXXX年—-办公室—-永久、30年、10年人事科---永久、30年、10年法规科---永久、30年、10年三、文件实体分类：应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。
1、分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开。
严禁将不同年度的归档文件混在一起。
分年度时要注意以下几种情况：第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；第二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度；第三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度；第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。
2、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。
二级分类方法不涉及分问题。
第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中；第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。