文书档案的整理方法和步骤
文书档案整理的步骤和方法
十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
黔江区档案局
五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
黔江区档案局
六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
黔江区档案局
五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案整理方案
文书档案整理方案一、采用标准：《归档文件整理规则》DA/T22-2000二、整理步骤及方法㈠装订使用不锈钢装订针将归档文件按件进行装订。
页数在三张以下的可采用化学浆糊进行粘贴。
㈡分类采用“问题－年度－保管期限”复式分类法⒈分问题将归档文件按文件内容进行分类，院机关综合档案分为党务、行政、业务三个类。
⒉分年度将归档文件按形成年度（即文件落款时间中的年度）进行分类。
⒊分保管期限将归档文件按我院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，将同一年度的归档文件按永久、30年、10年进行分类。
㈢排列将同一问题、同一年度、同一保管期限内的归档文件，先将同一事由的文件集中，再将同一事由的文件按文件形成时间和文件逻辑关系进行排列，最后将不同事由的文件按不同事由形成时间的先后顺序、事由的重要程度等方法进行排列。
㈣盖归档章在每件归档文件首页上方的空白处（一般以中间为宜）盖归档章。
例：（归档章式样）㈤编号在归档章中填写有关档号，例：××2008 1行政30年以上图为例说明如下：⒈“××”为全宗号，即贵州科学院的代号。
⒉“2008”表示文件形成年度。
⒊“综合”表示归档文件的类别（问题），如归档文件分类为指导类，则填写为“指导”。
⒋“30年”表示归档文件的保管期限。
⒌“1”表示归档文件的室编件号，即归档文件在最低一级类目下（即同一问题、同一年度、同一保管期限内的归档文件）的排列顺序号。
㈥编目归档文件根据分类方案和排列顺序编制归档文件目录（录入泰坦档案软件超越2000归档文件管理模块）⒈件号：填写归档章第一行第三个空格处标注的件号（在编号时按1、2、3……10、11、12……100、101……的方法填写，而此时录入时须将件号保持一致位数，即录入001、002、003……010、011、012……100、101……）。
⒉责任者：文件的发文单位（即落款盖章单位）。
⒊文号：完整的填写文件编号（含发文单位代字、年度、发文顺序号）。
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第三部分
文书档案的整理方法和步骤
文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法
立卷整理的方法和步骤
一、确定分类方案
◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法
1、年度—机构—保管期限分类法
2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年
2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年
2011年：……
复式分类法
年度—机构—保管期限分类法永久30年10年
2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上
2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处……
2011年：……
复式分类法
2、年度—问题—保管期限分类法
2009年：党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年
行政类……永久、30年、10年
2010年：党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年
行政类……永久、30年、10年
2011年：……
复式分类法
3、保管期限—年度—问题分类法
永久：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
30年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年：2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
2011年……
30年：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
2011年……
10年：2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
2011年……
保管期限—年度—机构分类法
◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。
要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。
二、鉴定
◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料
◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
◆立卷方法：
按公文的主要特征组卷：
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
◆避免出现以下情况：
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
◆卷内文件排列：
卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。
卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
◆无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。
即：◆正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；
◆转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后；
◆有文件处理单的，放在最前面；
◆方针政策性公文在前、业务性公文在后；
◆上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
◆案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。
四、文件修整
◆修裱破损文件
◆复制字迹模糊或易褪变的文件
◆超大纸张折叠
◆去除易锈蚀的金属物(见图示)
五、编页
◆编页
（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。
（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。
（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。
见图示
（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。
见图示
◆（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。
（图示）
填写卷内文件目录
卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。
六、编制案卷封皮和备考表
◆案卷封皮：
◆立档单位名称
◆机构（部门）名称
◆题名
◆文件形成时间
◆保管期限
◆卷内件数、页数
◆案卷顺序号
如何正确拟写案卷题名
◆题名
文件标题。
是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。
一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。
◆一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。
◆有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。
题名案例分析（一）
◆没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。
◆没有题名的，如信。
见图示
◆虽有题名但无实质内容的如通知、函等。
见图示
题名案例分析（二）
◆批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。
◆对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。
◆若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。
◆两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。
见图式
◆卷内备考表
卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者了解案卷的有关情况。
七、案卷装订
◆归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
◆页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。
见图式
八、案卷排列
◆案卷的排列
对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。
一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。
保管期限—年度—机构分类法
十、编制案卷目录
◆编制案卷目录
是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
◆案卷目录的重要作用
第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；
第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；
第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。
◆案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。
◆案卷目录建议以Excel横版格式制表。
见图示
十一、档案装盒
1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。
2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等项目，需用红色印章标明。