文书档案整理的步骤和方法
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案整理方案
文书档案整理方案一、采用标准：《归档文件整理规则》DA/T22-2000二、整理步骤及方法㈠装订使用不锈钢装订针将归档文件按件进行装订。
页数在三张以下的可采用化学浆糊进行粘贴。
㈡分类采用“问题－年度－保管期限”复式分类法⒈分问题将归档文件按文件内容进行分类，院机关综合档案分为党务、行政、业务三个类。
⒉分年度将归档文件按形成年度（即文件落款时间中的年度）进行分类。
⒊分保管期限将归档文件按我院文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，将同一年度的归档文件按永久、30年、10年进行分类。
㈢排列将同一问题、同一年度、同一保管期限内的归档文件，先将同一事由的文件集中，再将同一事由的文件按文件形成时间和文件逻辑关系进行排列，最后将不同事由的文件按不同事由形成时间的先后顺序、事由的重要程度等方法进行排列。
㈣盖归档章在每件归档文件首页上方的空白处（一般以中间为宜）盖归档章。
例：（归档章式样）㈤编号在归档章中填写有关档号，例：××2008 1行政30年以上图为例说明如下：⒈“××”为全宗号，即贵州科学院的代号。
⒉“2008”表示文件形成年度。
⒊“综合”表示归档文件的类别（问题），如归档文件分类为指导类，则填写为“指导”。
⒋“30年”表示归档文件的保管期限。
⒌“1”表示归档文件的室编件号，即归档文件在最低一级类目下（即同一问题、同一年度、同一保管期限内的归档文件）的排列顺序号。
㈥编目归档文件根据分类方案和排列顺序编制归档文件目录（录入泰坦档案软件超越2000归档文件管理模块）⒈件号：填写归档章第一行第三个空格处标注的件号（在编号时按1、2、3……10、11、12……100、101……的方法填写，而此时录入时须将件号保持一致位数，即录入001、002、003……010、011、012……100、101……）。
⒉责任者：文件的发文单位（即落款盖章单位）。
⒊文号：完整的填写文件编号（含发文单位代字、年度、发文顺序号）。
档案整理流程以及注意事项
档案整理流程以及注意事项档案整理是指对各种类型的文件和资料进行分类、整理、归档和保存的过程。
它是信息管理的重要环节，对于保护文件的完整性、提高工作效率以及便于查阅和利用具有重要意义。
下面将介绍档案整理的流程以及需要注意的事项。
一、档案整理流程1. 确定整理目标：首先明确整理的目的和范围，确定整理的文件种类和数量，并制定整理的时间计划。
2. 收集档案材料：根据整理目标，收集需要整理的文件和资料，并进行初步分类，分为已归档和未归档的文件。
3. 分类归档：将收集到的文件按照一定的分类标准进行整理，可以根据文件的内容、形式、用途等进行分类，然后为每个分类建立相应的文件夹或档案盒，并标注清楚文件的名称、编号和存放位置。
4. 整理文件顺序：按照文件的编号或时间顺序，将文件逐一整理放入相应的文件夹或档案盒中，确保文件的有序排列。
5. 标识和装订：为每个文件夹或档案盒进行标识，标明文件的名称、编号和存放位置，以便于查找和利用。
对于重要文件，可以采用装订的方式进行保存，确保文件的安全性和完整性。
6. 建立档案目录：根据整理后的文件，建立相应的档案目录，记录文件的名称、编号、日期和内容等信息，便于查阅和管理。
7. 存放档案：将整理好的档案按照一定的分类标准进行存放，可以根据文件的重要性和使用频率进行划分，然后选择适当的存放地点，如文件柜、档案室等。
8. 档案管理和维护：建立档案管理制度，制定档案的保管期限和销毁规定，定期检查和维护档案，确保档案的安全性和可用性。
二、注意事项1. 确定整理目标时要明确具体的目的和要求，不能模糊或主观。
2. 在收集档案材料时要仔细核对文件的完整性和准确性，确保没有遗漏或错误。
3. 分类归档时要根据文件的特点进行科学合理的分类，避免过于复杂或混乱。
4. 整理文件顺序时要按照一定的规则进行，不要随意更改文件的顺序。
5. 标识和装订时要使用清晰、持久的标识方式，确保标识不易脱落或模糊。
6. 建立档案目录时要准确记录文件的相关信息，不要遗漏或错误。
文书档案整理程序及方法
文书档案整理程序及方法档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。
档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。
文书档案应以年度整理，其程序: 1、收集；2、区分年度；3、清理归档文件；4、分类；5调整各问题类别文件的顺序；6、组卷；7、卷内文件排列；8、编页号；9、填写（打印）卷内文件目录；10、装订；11、拟写案卷标题，填写案卷封面；12、填写案卷卷脊；13、案卷排列与编号；14、编制案卷目录。
其方法:1、收集：将本机关的所有待整理的文件材料全部收集集中，一定要做到齐全完整不遗漏。
这是保证立卷质量的前提。
2、区分年度：就是将所有文件按年度区分开来。
3、清理归档文件：按本机关立卷归档范围和保管期限表将各年度的文件进行清理，剔除不需立卷归档的文件材料，将需要立卷归档的文件材料留下。
被剔除的文件材料的处理办法有两种：一是将重复文件组成多套，将不需归档的文件列为资料；二是将应清退的文件退回，将应销毁的销毁或交换。
4、分类：将各个年度的文件材料进行分类，就是将不同问题的文件材料分门别类，将问题相同的文件材料分门别归类进行集中。
分类方法有多种，常用的是年度分类法、问题分类法和保管期限分类法。
年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。
问题分类法就是按照档案所记录的主题内容对档案分门别类。
保管期限分类法就是按照档案的保管年限区分开。
5、调整各问题类别文件的顺序：一般是：先上级后本级再下级，时间早在先晚在后，批复在前请示在后，正本在前底稿副本在后。
6、组卷：即组成案卷。
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十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
黔江区档案局
五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
黔江区档案局
六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
黔江区档案局
五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
黔江区档案局
四·分大类
将同一年度的文件按单位内部组织机构 分成若干大类。即根据文件的内容和办理 文件的内部组织机构，属于哪个内部组织 机构职能范围，由哪个内部组织机构办理 的文件材料，就分到哪个内部组织机构大 类中去。如果单位文件材料很少，内部组 织机构的职能又不十分严格，且变动频繁 的单位，也可将一年内形成的文件材料按 问题分成几个大类（如：行政类、党群类、 业务类等）。不管采用哪种分类法，当确 定了一种方法后，就不要随意变动。
黔江区档案局
二·装订
一般以每份文件为一件。修裱、去掉金属物、 字迹模糊或易退变的文件需复制、纸张过大 的需折叠。对划定为永久、30年和10年保存 的文件将左、下侧对齐后分别按“件”用线 左侧三孔一线进行装订。
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三·分年度
收集的文件材料按文件形成的年度分开。 即相同年度形成的文件材料归在一起整 理。跨年度的会议文件，放在闭幕年； 来文与复文跨年度并作为一件的，放在 复文年。
应归档的 上级业务 主管部门 的文件材 料
黔江区档案局
文件归档
重视新兴领域文件材料的归档， c) 重视新兴领域文件材料的归档，特别是涉及 人事和民生档案的归档， 人事和民生档案的归档，主要人事和民生文 件材料有： 件材料有：
A，街道、镇、乡归档的主要人事和民生文 件材料:
在新时期各街道、镇、乡要抓好新农村建设、新型 农村合作医疗、征地农转非和社会养老保险、小城镇 建设、土地征用、承包、流转、农民专业合作社、集 体林权制度改革登记、退耕还林、综合种粮直补、换 届选举、高山移民、计生（生育证、独子证）、最低 生活保障等人事和民生文件材料的收集。
黔江区档案局
九·编制归档文件目录
归档文件目录
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
图B
归档文件目录式样
黔江区档案局
九·编制归档文件目录
归 档 文 件 目 录 全宗名称： 年 ห้องสมุดไป่ตู้：
保管期限：
图C 归档文件目录封面式样 297mm×210mm（长×宽）
黔江区档案局
十·装盒
把整理完毕同一年度、同一保管期限的归 档文件装入档案盒中，并按要求盖印档案 盒正面的“全宗名称”和脊背上的“年 度”、“保管期限”、“室编起止件号”， 盒号按三种保管期限，用铅笔各编一个大 流水号。每一盒文件材料的后面，应放一 张备考表。备考表必须填写整理人、检查 人、整理时间。若有要说明的其他问题， 也应填写在备考表上。
黔江区档案局
文件归档
B，区级部门归档的主要人事和民生 文件材料: 在新时期区级部门要抓好覆盖人民群 众的人事档案、医保、社保、低保、就 业等民生档案。
黔江区档案局
文件归档
d) 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、 各有关单位应加强重点建设项目、重大事项、 重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、 重要事件、重大灾害、重要人物、重大活动、 声像档案和各种专门档案文件材料的归档。 声像档案和各种专门档案文件材料的归档。 区上组织的重大活动，各牵头单位要加强对文字、 声像资料的收集整理，在活动结束后三个月内必 须移交区档案馆保管；重大事项、重要事件、重 大灾害、重要人物来黔视察调研等，区委办、区 政府办指定的专人或部门进行的摄像、录音、照 相和记录等材料，经过整理后，在事后一个月内 移交到区档案馆保管。
黔江区档案局
一·文件材料的收集
平时收集： ① 平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、 妥善保管。 全面集中收集： ② 全面集中收集：第二年整理档案时，在本单位 领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再 进行一次全面集中收集。 确定文件材料归档范围： ③ 确定文件材料归档范围：主要是对文件能否转 化为档案进行“资格审定”，是对文件价值的 初步判定。
黔江区档案局
七·盖印归档章
归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或 其他地方或另加白纸盖印。盖章后填写归档 章中的“年度”、“保管期限”和“室编件 号”等项目。
全宗号 年 度 保管期限 室编件号 馆编件号
图A
归档章式样
65mm×18m（长×宽）
黔江区档案局
八·编制室编件号
同一年度同一保管期限的归档文件应从“1” 开始编制件号。即在盖印的归档章上分别 对同一年度内的永久、30年和10年保管期 限的文件材料，分三条线从“1”起拉通编 制“室编件号”。
整理文书档案的 步骤和方法
黔江区档案局 李业宣
黔江区档案局
LOGO
步骤
文件材料的收集 装订 分年度 分大类 划定保管期限
黔江区档案局
步骤
排列 盖印归档章 编制室编件号 编制归档文件目录 装盒
黔江区档案局
一·文件材料的收集
将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐 全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文 完整。所谓齐全， 件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件， 件全部收齐，包括收文、发文编了文号的文件， 没编文号的文件，会议文件等等； 没编文号的文件，会议文件等等；所谓完整就 是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、 是指每份文件的正件、附件、底稿、签发单、 处理签、领导批示等都收齐。 处理签、领导批示等都收齐。
黔江区档案局
谢谢大家
黔江区档案局
LOGO
黔江区档案局
九·编制归档文件目录
按永久、30年和10年三条线，把每件文件的件号、 责任者、文号、题名、日期、页数和备注项目录 入计算机。录入完后，应及时打印出永久、30年 和10年三种归档文件目录，在归档目录前加上按 内部组织机构或问题大类编制的归档文件目录索 引和牛皮纸封面后（封面上盖印“全宗名称”、 “年度”和“保管期限”项目），按不同保管期 限分别把永久、30年和10年的归档文件目录装订 成三本，装入同一文书档案盒内保管，盒脊上盖 印“年度”、“保管期限”和“归档文件目录” 项目。
黔江区档案局
十·装盒
（全宗名称）
全 年 保 管 期 宗 号: 度: 限:
室编起止件号: 馆编起止件号: 310mm×220mm（长×宽） 图D 档案盒封面式样
黔江区档案局
十·装盒
全 宗 号 年 度
保管期限 起 止 件 号 盒 室 馆 号
黔江区档案局
310mm×20、30、40mm（长×宽） 图E 档案盒脊式样
黔江区档案局
文件归档
归 档文 件的 价值 鉴定
•
鉴定原则： 鉴定原则：历史的观 点、全面的观点、长 远的观点。 鉴定标准： 鉴定标准：职能标准 、来源标准、内容标 准、形式特征标准。
黔江区档案局
文件归档
• 应 归档 文件 a) 应归档的本机关形成的文件材料 b) 应归档的外来文件材料 应归档的区 委、区政府 和同级区级 部门以及非 隶属机关的 文件材料 应归档的 下级机关 的文件材 料