文书档案整理方法

档案业务知识培训

2013.3

目录

第一章什么是档案

一、什么是档案

二、档案的形成者是谁

三、档案的本质属性

四、档案的形式多种多样

五、档案的作用

第二章归档文件整理规则

一、需要明确的几个基本概念

1、什么是归档文件

2、什么是归档文件整理

3、什么是“件”

二、文件的收集工作

1、确立文件的收集（归档）工作

2、归档文件的收集要求与方法

三、归档文件整理需要把握的四点要素

1、归档文件整理要做到四个分开

四、归档文件的装订

1、文件装订前对归档文件进行必要的修整

2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序

4、装订方式和要求

五、归档文件的分类

1、确定分类方法

2、制定分类方案

3、文件实体分类六、归档文件的排列

七、归档文件的编号

1、盖印文件归档章

2、填写归档章

八、归档文件的编目

1、编制《文书档案归档文件目录》

2、装订《文书档案归档文件目录》

九、装盒

1、文件装盒要求

2、填写备考表、盒脊、封面

3、档案盒盒脊填写要求

第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案

一、什么是档案？

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

二、档案的形成者是谁？

档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

三、档案的本质属性是什么?

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

四、档案的形式多种多样。

档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。

1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；

3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。(我们常说的业务主体档案）

五、档案的作用是什么？

一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

归档文件整理规则

第一章需要明确的几个基本概念

一、什么是归档文件？

是指：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、什么是归档文件整理？

就是：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

三、什么是“件”？

就是：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，

文件正本与定稿为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为一件；

来文与复文为一件；

报表、名册、图册等一册为一件。

第二章文件的收集工作

一、确立文件的收集(归档)范围

凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：

1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。

2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关\同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。

几种特殊情况，也在归档范围之内：

1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。

2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信

3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：

二、归档文件的收集要求与方法

1、归档文件的收集要求：

(1)要齐全完整。本单位的发文要签发手续齐全,正文与底稿(或发文稿纸)齐全；会议记录要有时间,地点,参加对象,记录人,会议主要内容。

(2)用纸要规范。特别是记录本,不能用小于16K的普通练习本,应选择16K或A4用纸，过小的要进行粘贴。

(3)要求使用耐久的字迹材料,如黑墨水,红印泥,激光打印。不能用圆珠笔,复写纸,传真纸,色带打印等不耐久的字迹材料。

2、收集方法：

定期收集与平时收集相结合,要主动收集,还要把好发文关,要有规范的文书处理程序，将内部机构涉及的科室文件全部收集齐全。

第三章归档文件整理需要把握的四点要素

一、归档文件整理要做到四个分开。

1、归档与不归档的文件材料分开

收集来的文件并不是每一份都要归档的,我们要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件(上级来文)都要归档。

一般有以下几种文件可以不归档

（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

2、年度分开

文书档案是按年度进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各年度的材料分开,同一个年度的文件材料放