企业文书档案的整理
企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则是企业内部文件的归档和管理规范，以确保企业文档的安全、整洁和便于查找。
以下是一些常见的企业文书档案整理规则：
1. 文件分类：按照文件的性质、用途和重要性进行分类，例如分为行政文件、财务文件、人力资源文件等。
2. 文件编号：为每个文件添加唯一的编号，以便于快速查找和管理。
编号可以按照年份、部门、序号等方式进行设置。
3. 文件命名规范：对于每个文件，应使用清晰明确的命名规范，包括文件名称、日期和版本等信息，避免使用过于笼统或模糊的名称。
4. 文件目录结构：建立标准的文件目录结构，可以按照部门或项目进行分类，确保文件的组织和存储有序。
5. 文件标签和标记：为文件添加标签和标记，如重要、紧急、保密等，以便于识别和处理不同类型的文件。
6. 文档版本管理：对于频繁更新的文档，要建立版本管理制度，确保每个版本都有明确的标识，且能够追溯历史记录。
7. 定期清理和归档：定期清理不再需要的文件，并进行归档。
归档的文件应按照一定的规则进行分类存储，确保备份和保留。
8. 文件保密和权限管理：根据不同文件的保密级别，设置相应的权限管理，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件。
9. 文件备份和恢复：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全和可恢复性。
10. 文件查找和检索：建立方便快捷的文件查找和检索系统，
包括索引、标签、关键词等功能，以便于快速找到需要的文件。
遵循以上规则，可以有效管理企业文书档案，提高工作效率和信息的安全性。
企业档案管理实用文档文书档案纸质归档文件整理细则
文书档案纸质归档文件整理细则1 范围1.1本《细则》规定了纸质文书档案归档文件整理和整编立卷的原则和方法。
1.2本《细则》适用于公司总部，所属单位参照执行。
2 定义2.1归档文件：各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。
2.2 整理：将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号，使之有序化的过程。
2.3 整编立卷：将同类型若干件文件资料汇总整理成卷的过程。
2.4 件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（如定稿过厚不易装订可单独为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多不易装订可各为一件）；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开（但必须标识存放的关联位置）；没有批复的重要请示可视为一件。
2.5卷：归档文件的整编立卷单位，同类型若干件为一卷，也是档案馆的接收单位。
2.6 编目：指卷内目录。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。
破损的文件应予修复。
4.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。
4.3 本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导签发并盖有公章的定稿和正本，附件应同正文一并归档，不得抽存。
计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。
无修改痕迹的底稿可以不归，但要在备注中说明。
4.4归档文件底稿用纸必须符合档案行业有关规定，并不得在装订线一侧修改、签批。
4.5 归档文件及各种表格的用纸，应符合公文格式的要求，统一采用A4纸。
5整理方法5.1装订5.1.1归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案整理归档规定
文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用，各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。
文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。
本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。
一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。
文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密，有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。
文书档案整理归档规定具有重要的意义，如下：（1）保障资料的可用性：规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理，从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题，保证文书资料完整和可用。
（2）方便查询：严格的文件归档规定，能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息，减少信息检索的时间，提高工作效率。
（3）保证信息安全：文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节，可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理，保护公司的信息安全。
（4）促进历史的延续性：规范化的文件管理制度，可以使得公司接收到的信息越来越多，也使得公司拥有更多的历史资料。
这些资料可以直接传承给后人，便于有序地管理和传承公司文化，也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。
二、整理归档步骤1.分门别类：处理文件前，应将文件分门别类。
首先，要将文件按照他们的性质、类别分类。
对于一些过期的文件，需要立即分类处理。
2.核查清理：检查每个档案的完整性和准确性，对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。
清理要有记录，写清理条目，便于随时查验。
3.标示门类：对于分类完成的每一个档案，使用标签和分类码进行标记。
标记要明确，一目了然。
4.分类标记：档案装订好后，贴上门类标签和其他标记。
5.过渡存放：处于过渡状态的档案，在存放前需暂时保管在某个过渡区。
6.归档拷贝：对于已经处理完毕的文件，制作归档拷贝，按照门类和字母顺序进行整理归档。
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
文书档案归档整理规则
文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。
二、基本要求（一）保持文件材料之间的有机联系，正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌，保证归档文件收集齐全完整，分类科学。
2、保存的文件材料必须字迹清楚工整，字迹颜色应为黑色，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
3、归档的文件必须是原件。
4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失，否则将追究部门和个人的责任。
5、文件材料的归档必须办理移交手续。
三、整理方法（一）归档文件以件为单位进行整理。
（二）一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。
传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。
（三）每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。
四、归档时间（一）文书档案在第二年第一季度内归档。
各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。
1、合同档案在合同签订后，立即将合同原件和相关材料向档案室移交。
2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后，移交给档案室。
3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管三年，期满之后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。
（二）文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度；4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档；5、跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档；（三）归档份数各类文件材料一般归档一式一份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
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（三）按件整理的标准依据：《归档 文件整理规则 》(中华人民共和国行业 标准 DA/T 22-2000 国家档案局 2000年12月6日批准，2001年1月1日 实施)
有关“件”和“卷”的相关规定
国家档案局关于企业执行 《科学技术档案案卷构成一般要求》和 《归档文件整理规则》的意见
经科字〔2003〕第2号
3、企业档案由企业 文件材料有条件地转 化而来（具有长远查 考利用价值；文件处 理完毕或告一段落）
企 业 档 案 工 作 总 则
1 、企业档案是企业知识资产和信息资源的重要
组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经 营和管理活动的基础性管理工作。 2 、企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实 行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 3、 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、 责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术 与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、 生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 4、 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。
国家档案局关于企业执行 《科学技术档案案卷构成一般要求》和 《归档文件整理规则》的意见 4. 企业档案全宗号的使用统一按《科学技术档案 案卷构成一般要求》的要求执行。 五、事业单位可参照上述意见执行。
国家档案局经科司 二00三年三月十三日
《归档文件整理规则》中关于“件”的规定
件：归档文件的整理单位。
其中，企业在经营管理、生产管理、 行政管理、党群工作中形成的、办理 完毕、应作为文书档案保存的各种文
件材料档案，即构成
企业文书档
案。
（二）文书档案的整理
整理方法：按卷整理和按件整理两种方法。
按件整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装 订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使 之有序化的过程。
《科学技术档案案卷构成一般要求》 (GB/T11822 — 2000)和《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)自2000年 发布以来得到广泛运用。这两个标准都是档案整理的依据， 属推荐性标准。企业应结合各自档案工作的实际执行。《科 学技术档案案卷构成一般要求》是国家标准，侧重科技档案 的整理。《归档文件整理规则》是行业标准，侧重文书档案 的整理。由于这两个标准在档案整理要求上有所不同，在一 个企业如何执行，需要统—认识。为保持档案整理的规范统 一和排列有序，根据企业档案管理的实践，对企业执行上述 两个标准提出以下意见：
国家档案局关于企业执行 《科学技术档案案卷构成一般要求》和 《归档文件整理规则》的意见
三、根据《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，党群工 作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料 可参照执行《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理；年归档 量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。产品、 科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》的规定，按“卷”整理。
国家档案局关于企业执行 《科学技术档案案卷构成一般要求》和 《归档文件整理规则》的意见
一、档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的 企业，可参照执行《归档文件整理规则》，否则暂缓执行此标准。
二、企业在执行《科学技术档案案卷构成一般要求》和《归档文件整理 规则》时，原则上、生产管理类、行政管理类、党 群管理类、产品生产类、科研开发类、项目 建设类、设备仪器类、会计业务类、职工管 理类。
参见《企业档案工作规范》（DA／T 42—2009）国家档案局2009年11月2日发布， 2010年1月1日实施
企业档案载体：
包括文字、图表、声像、电子、实物等
2015年全市档案工作培训班
企业文书档案的整理
2015年4月1日
目录
概述
文书档案的收集
文书档案的整理
一、概述 （一）相关概念 企业档案：企业在研发、生产、服务、经 营和管理活动中形成的各种门类和载体的 记录。
2、企业档案是直接 记录企业活动的一 种信息材料、第一 手资料和原始资料
1、企业档案是企业 活动整体的记录和 反映
1、文件正文与定稿为一件。
2、正文和附件为一件。 3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。
4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
5、转发与被转发件为一件。 6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。
7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。
8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起 作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。 9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。 10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。
国家档案局关于企业执行 《科学技术档案案卷构成一般要求》和 《归档文件整理规则》的意见 没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实体分 类的企业，其管理性的文书档案可参照执行《归档 文件整理规则》，科技档案可执行《科学技术档案 案卷构成一般要求》。
四、同时执行这两个标准的企业，有些内容可统一。
1.卷盒规格统一为310mm×220mm(长×宽)，厚度可 根据实际需要在10、20、30、40、50、60mm中选 择使用。
国家档案局关于企业执行 《科学技术档案案卷构成一般要求》和 《归档文件整理规则》的意见
2. 备考表统一采用《科学技术档案案卷构成一般要 求》的要求，按“件”整理的可将备考表中的“立 卷人”改为“整理人”。
3. 《归档文件整理规则》的归档文件目录与《科学 技术档案案卷构成一般要求》卷内目录用途不同， 应分别按各标准的要求使用。目录规格可选用A4型 297mm× 210mm 和16开型 (260mm×l85mm) 两种 形式。
（四）整理原则：
遵循文件的形成规律，保 持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管 和利用。
（五）质量要求：
（ 1 ）文件材料应齐全完 整。已破损的文件应予修 整；字迹模糊或易褪变的 文件应予复制。 （ 2 ）整理过程中所使用 的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护要 求。