文书档案整理
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法在日常生活和工作中，我们经常需要处理和保存大量的文书档案。
文书档案的整理和管理是一项重要的任务，它能够使我们更高效地查找、使用和保护这些信息。
下面是一些文书档案整理及管理的方法。
首先，对文书档案进行分类。
根据文书的性质和用途，可以将其分为不同的类别，比如合同、报告、会议纪要等。
将文书分门别类，有助于更好地组织和查找。
此外，对于重要的文书档案，可以建立备份和存档制度。
在数字化时代，可以将文书扫描成电子格式，并储存在硬盘、云盘等存储介质中，以防止文书的遗失和损坏。
同时，也可以将电子文档打印出来，存放在安全的地方。
另外，定期审查和清理过期的文书档案也是非常重要的。
在长期存储的文书中，可能有一些已经过时或者不再需要的文件，这样就会浪费空间和资源。
定期审查文书档案，并清理过期的文件，可以释放出更多的空间，使档案整理和管理更加高效。
此外，建立良好的文书档案管理系统也是很重要的。
可以制定相关的管理规定和制度，明确档案的存储、查找和使用流程。
比如，制定文书档案的命名规则，统一命名方式可以使档案更易于和识别。
另外，可以制定文书档案的借阅和归还制度，确保档案信息不会被滥用和丢失。
最后，培养良好的文书档案整理和管理的习惯也是非常重要的。
每个人都应该注意将文书立即归档，不要让文件堆积在桌面上或者无组织地保存在电脑上。
同时，也要注重保护文书档案的安全性，避免泄漏或遭受病毒攻击。
综上所述，文书档案的整理和管理需要采用一系列的方法，包括分类、排序、备份、存档、审查、清理、建立管理制度和培养良好的习惯。
只有通过有效的整理和管理，我们才能更好地利用这些文书档案，提高工作效率和信息保护的质量。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理是确保文书档案能够有序、高效地保存和检索的关键环节。
下
面是一些操作方法和技巧：
1. 建立分类系统：根据文书档案的性质、用途和关联性，建立一个清晰的分类系统。
可以根据部门、日期、主题等来进行分类。
2. 标签和标记：使用标签和标记来标识文书档案的重要信息，如文件类型、日期、文
件编号等。
这样可以方便快速地找到需要的文书档案。
3. 统一命名规则：制定一个统一的命名规则，使每个文书档案都有一个清晰易懂的文
件名。
可以包括日期、文件编号、主题等信息。
4. 文件整理：定期对文件进行整理，将过期或不再需要的文件进行归档或销毁。
同时，及时更新文件夹或盒子上的标签和标记。
5. 电子归档管理：对于电子文书档案，也要进行归档管理。
可以建立一个统一的文件
夹结构，将不同类型的电子文书档案分类存放。
6. 保护措施：对于重要的文书档案，要采取适当的保护措施，如备份、加密等。
同时，要定期检查文书档案的完整性和安全性。
7. 培训和沟通：为所有相关人员提供培训，确保他们理解和遵守文书档案管理的规定
和流程。
同时，加强沟通，及时解决问题和分享管理经验。
8. 持续改进：根据实际情况，不断总结经验并进行改进。
定期评估文书档案管理的效果，并根据评估结果进行优化和改进。
以上是文书档案管理归档整理的一些常用方法和技巧，可以根据具体情况进行调整和应用。
最重要的是要保持一贯的规范性和可持续性，确保文书档案管理的高效和可靠性。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案整理
文书档案整理一、做好档案工作应首先掌握的几个概念面对一堆杂乱无章的文件材料，在归档前，我们需要掌握几个基本概念（一）、档案的种类。
就目前现代档案可分为：文书档案、科技档案、专门档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案一文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。
（二）文书档案的归档制度就是文书部门处理完毕的文件，经过整理归档，定期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度执行。
它主要包括：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。
确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。
收集中的文件材料，有本机关的，也有上级、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期效用的，也有短期效用的。
在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。
在确定归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止〃有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。
这里的齐全---主要指归档率：实际归档文件/应归档文件。
文书档案整理过程中遇到的问题及解决方法
文书档案整理过程中遇到的问题及解决方法一、问题一：文书档案缺失1. 问题描述：在整理文书档案的过程中，发现部分文件缺失，导致档案不完整。
2. 解决方法：对文书档案进行逐一核对，补充遗失的文件，并建立详细的档案目录，以确保档案的完整性。
二、问题二：文书档案错位错乱1. 问题描述：文书档案存放混乱，导致查找困难，影响工作效率。
2. 解决方法：重新整理文书档案，按照规定的分类标准和编号进行整理，确保档案的有序存放和方便查找。
三、问题三：文书档案保管环境不佳1. 问题描述：文书档案存放环境潮湿、通风不畅，容易受潮霉变，造成档案损坏。
2.解决方法：对档案保管环境进行改善，采取一定的防潮防霉措施，确保档案的保存质量和长期安全。
四、问题四：文书档案数量庞大1. 问题描述：文书档案数量庞大，占用了大量的存储空间，给档案管理带来了困难。
2. 解决方法：对文书档案进行精简和清理，将不再需要的文件进行归档或销毁，节约存储空间，提高档案管理效率。
五、问题五：文书档案信息不准确1. 问题描述：部分文书档案的信息不准确，存在错误或遗漏，影响了文书档案的使用价值。
2. 解决方法：对文书档案进行逐一核对和修订，确保档案信息的准确性和完整性，提高档案的可靠性和参考价值。
六、问题六：文书档案数字化转型困难1. 问题描述：由于历史原因，文书档案尚未进行数字化转型，存在大量纸质档案，难以进行信息化管理。
2. 解决方法：制定文书档案数字化转型计划，逐步推进档案的数字化转型，建立起电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便利性。
七、问题七：文书档案安全隐患1. 问题描述：文书档案存在泄密、丢失等安全隐患，增加了档案管理的风险。
2. 解决方法：建立健全的档案安全管理制度，制定档案利用权限和保密措施，加强档案安全意识教育，确保档案安全可控。
结语：文书档案的整理是一项重要而繁琐的工作，其中会遇到各种各样的问题，只有找到合适的解决方法，才能保证文书档案管理工作的顺利进行。
文书档案整理工作方案
文书档案整理工作方案一、工作目标和任务1. 目标：将文书档案进行整理、分类、归档，确保文书档案的规范化、有序化和易于检索。
2. 任务：a. 整理文书档案：对已有文书档案进行全面整理，清理掉冗余、重复和过期的文书文件。
b. 分类文书档案：根据文书的性质、用途和内容，将文书进行分类，建立分类编码和分类索引。
c. 归档文书档案：根据分类编码和分类索引，将文书按照一定的顺序整理、装订和归档，确保档案的完整性和一致性。
d. 制定档案管理制度：制定文书档案管理制度，明确文书档案的保存期限、存储要求和权限控制等内容。
e. 建立档案检索系统：建立文书档案的检索系统，包括建立电子档案数据库，制作档案目录和索引等。
二、工作流程和方法1. 制定工作计划：根据任务和目标，制定文书档案整理工作的详细计划，明确工作流程和时间节点。
2. 建立档案整理小组：组建由专业人员和相关部门代表组成的档案整理小组，负责具体的档案整理工作。
3. 进行档案整理工作：按照计划和要求，对文书档案进行逐一整理、分类和归档。
在整理过程中，要注意保持文书档案的完整性和真实性，确保档案的可靠性和可信度。
4. 建立档案管理制度：根据相关法律法规和组织的实际情况，制定文书档案的管理制度，明确档案保存的期限、存储的要求和权限的控制等内容。
5. 建立档案检索系统：在进行档案整理和归档的同时，建立文书档案的检索系统。
可以利用电子化技术，建立电子档案数据库，制作档案目录和索引等，方便用户进行档案的检索和利用。
三、工作要求和注意事项1. 保密性：在进行文书档案整理工作时，要注意保护档案的保密性，严禁泄露机密信息。
2. 文件复制：对于机密文书档案，可以采取适当的方式进行复制和备份，以确保档案的安全性和可靠性。
3. 质量把控：在进行文书档案整理工作时，要注重质量把控，确保整理的文书档案内容正确、完整和准确。
4. 归档标识：对于已整理和归档的文书档案，要进行相应的标识和编号，方便文书档案的查找和管理。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
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文书档案整理一、做好档案工作应首先掌握的几个概念面对一堆杂乱无章的文件材料～在归档前～我们需要掌握几个基本概念,一,、档案的种类。
就目前现代档案可分为:文书档案、科技档案、专门档案,会计、照片、声像、光盘等,1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动～如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成～文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中～为互相联系和处理事务等实际需要～用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
如请示、批复、决定、决议～法规、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等,3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。
,二,文书档案的归档制度就是文书部门处理完毕的文件～经过整理归档～定期移交给机关档案室集中保存～作为机关的一项制度执行。
它主要包括:归档范围、归档时间及归档的质量要求 1、归档范围:就是归档文件整理的范围。
确定归档范围是整理工作首先要解决的实际问题。
收集中的文件材料～有本机关的～也有上级、同级、下级送来的～有重要的～也有一般事务性的～有长期效用的～也有短期效用的。
在整理时～不是所有的文件材料都需要归档～而是要正确分析～区别对待。
在确定归档范围时～既要保证该归档的文件材料收集齐全～完整归档～防止‚有档不归?～又要注意不该归档的文件材料不能归档～防止‚有文必档?。
这里的齐全---主要指归档率:实际归档文件,应归档文件。
如100个文件号～只归档了80个,或者有10个机构只归档了8个。
完整包含,1,、对破损文件进行修裱,,2,不要缺张少页,,3,字迹模糊的要进行抢救,,4,、一套会议文件、一套资料要求完整、齐全。
如申请项目时有请示～还有可行性研究报告等附件～如无附件～文件归档就不齐全。
具体的归档范围参照国家档案局8号令第三条。
,解读,2、归档时间:一般在第二年6月底以前。
3、归档的质量要求:a、归档文件要齐全完整～公文必须是正式的生效的公文,b、符合档案保护要求,字迹材料符合耐久性要求等,,c、对大纸张进行折叠,d、卷内文件排列有序e、有编制目录、交接手续。
二、归档文件的整理程序将归档文件以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、录入、编目、装盒～使之有序化的过程。
,一, 文件的整理《归档文件整理实施细则》最根本的特点是以‚件?为整理单位～进行文件级管理。
1.界定"件"的范围,1,正本与定稿为一件;,2,正文与附件为一件;,3,原件与复制件为一件;,4,转发文与被转发文为一件;,5,来文与复文可为一件,,6,文件签批单与正文为一件,,7,会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件, ,8,一个事由紧密联系的相关文件可为一件,,9,汉文本与少数民族文本为一件,,10,中文本与外文本为一件。
需要注意的是:定稿过厚不易装订的～也可单独为一件,重要文件,如法律、法规等,须保留历次修改稿的～其正本与历次修改稿,包括定稿,各为一件,附件较多或太厚不易装订时～可形成多件。
编目时～每一件体现为一条条目。
每一条目信息著录该件的第一份文件的信息。
,二,文件的装订1、确定装订顺序,1,正本在前,定稿在后;,2,正文在前, 附件在后;,3,原件在前,复制件在后;,4,转发文在前,被转发文在后;,5,复文在前,来文在后,,6,文件签批单在前～正文在后,,7,结论性材料在前～依据性材料在后,,8,文本在前～图表在后,,9,汉文本在前～少数民族文本在后,,10,中文本在前～外文本在后。
本级机关的文件装订:红头文件在前～文头纸其后～文稿在最后, 上级机关的文件装订:文件处理单在前～红头文件在后。
2、装订方式和要求,1,去金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物,短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外,～10年的档案不要求。
,2,装订位臵。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求～但要确保档案安全。
应当注意:如左侧装订线内有图文, 无需贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位臵装订。
,3,对齐方式。
左侧装订的文件一般应对齐左、下侧,左上角装订的文件应对齐左、上侧。
,4,装订材料。
文件装订材料应符合档案保护要求～一般使用白线装订或无酸浆糊粘贴。
,5,装订要求:装订要结实美观,无掉页压字等现象。
,三,分类分类就是指全宗内归档文件的实体分类。
我们所说的实体～就是指文件。
将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同～分成若干层次和类别构成有机体系的过程就叫做分类。
1、确定分类方法,1,基本分类法:分类方法通常有年度-机构(问题) -保管期限分类法。
,2,复试分类法:在实际工作中～单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的 , 可将上述3种分类方法结合使用 , 实行三级或二级分类～即‚复试分类法?。
a三级分类法:即‚年度--机构,问题,--保管期限?分类法。
机构(问题)可以任选其一～我们建议选择‚问题?～即使用‚年度--问题--保管期限?分类法。
这种分类法适用于‚工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多?的单位。
b二级分类法:即‚年度--保管期限?分类法。
这种分类法适用于‚工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少?的单位。
2、制定分类方案要在分类方法确定的基础上制定相应的分类方案～而且在一定阶段保持稳定不变。
,1,三级分类方案:XXXX年—党群工作—永久、30年、10年行政综合—永久、30年、10年业务管理—永久、30年、10年,2,二级分类方案:XXXX年—永久30年10年3、文件实体分类: 应依据制定的分类方案和选定的分类方法～对已经装订的文件材料进行分类。
,1,分年度按照文件形成的时间～将不同时间形成的文件按照年度分开。
严禁将不同年度的文件混在一起。
分年度应注意以下情况:第一,按照文件签发日期归入文件形成的年度～而不是归入文件内容针对的年度,第二,跨年度召开的会议文件～归入闭会年度,第三,跨年度处理的案件文件～归入结案年度,第四,跨年度的工作项目文件～可归入项目结束年度～也可分年度归档,第五,跨年度形成的会议记录本～归入结束年度,第六,两份文件装订在一起作为一件时～应以装订在前面的文件日期为准～归入前面文件所属的年度。
,2,分问题在三级分类方法中～按照分类方案二级类目所设臵的问题～根据文件所涉及的内容按问题分开。
二级分类方法不涉及分问题。
第一、正常情况下～文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中,第二、同一文件涉及两个以上问题时～应归入主要问题类目中,第三、综合性工作、综合性会议形成的文件～应归入行政类或行政综合类, 第四、专题性工作、专题性会议形成的文件～应归入相应的问题类目中, 第五、外来文件～应根据其内容所针对的问题～归入相应的问题类目中。
,3,分期限按照本单位《文书档案保管期限表》的规定～根据文件的利用价值～准确判定每份文件的保管期限～将同一年度不同保管期限的文件分开～严禁将不同保管期限的归档文件混在一起。
文书档案保管期限分为‚永久、30年、10年?三种。
10年:1--10年30年:11—30年永久:30年以上,四,文件的排列归档文件应在分类方案的最低一级类,保管期限,内,按事由结合重要程度、内容、属性、时间等进行排列。
,1,排列的原则党务前～行政后,综合前～专题后,重要前～次要后,文字前～图表后。
,2,排列的方法,按‚保管期限‚排列。
将同一保管期限内的归档文件排在一起。
,按‚事由?排列。
将同一事由的相关文件集中排列。
;按‚时间?排列。
同一事由内或不同事由间的归档文件,应按时间先后排列。
,按‚重要程度?排列。
同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列。
,按‚内容?排列。
将相同内容的文件集中～综合性的文件排在前～专题性的文件排在后。
,按‚相同属性?排列。
将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、工程项目、内部刊物、统计报表、简报信息等集中排列。
,五,编号:对每一份归档文件进行盖章和编号1、盖印归档章,1,归档章位臵:归档章应加盖在每份归档文件首页上方居中的空白位臵。
如没有空白处或不便盖章时～也可将收发文签移至首页或在首页前附加空白纸盖章。
,2,归档章式样:长X宽=60mmX8mm, 全宗(号:填写县档案馆给立档单位的代号,没有的可不填。
, 年度:要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属年度,跨年度形成的文件应归入办结年 , 标年度时也应标办结年度 , 如 1999年下发的会议通知放在 2000年会议召开年度一并整理时 , 在年度一栏中一定要填 "2000", 而不能按文件形成年度 "填写 "1999" 。
; 保管期限:填写归档文件具体的保管期限,即‚永久?、‚30年? 、‚10年?。
, 机构,问题,:此项为可选项,三级分类必填,二级分类不填。
,页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。
如二份文件 ( 正文与附件、正件与定稿等 ) 不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加, 如文件页码不全或无页码时, 应在有文字内容正面的右上角、背面的左上角重新标编页。
,室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。
,馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。
,盒号:室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号～标于盒脊和归档章内。
一般单位可不填写。
,六,编目:即编制《文书档案归档文件目录》～包括:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
1、填写方法(1)件号:填写室编件号。
(2)责任者:填写制发文件的组织或个人～即文件的发文机关或署名者。
填写责任者一般应使用全称或通用简称并注明级别,如‚国家档案局?、‚县档案局?～不能使用‚国家局?、‚本局?等简称,,联合发文一般应将所有责任者照实抄录～责任者过多时可适当省略～但立档单位是责任者的必须抄录。
(3)文号:填写文件制发机关的发文字号,如‚国档发[2008]18号?,。
(4)题名:一般填写原文件标题。
文件没题名或题名不完整的～除原题名照抄外～还应根据文件内容重新拟写或补充题名～并加‚[ ]?号。
(5)日期:填写文件的形成时间～用8位阿拉伯数字标注公元纪年,如2008年4月16日～应填写20030416,。