文书档案归档及整理规范
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
一、文书档案立卷归档制度
文件档案管理制度(一)总则第一条为加强本公司文件合同等档案管理工作，特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时交专(兼)职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖HT〗第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案归档说明
文书档案归档说明文书档案归档是将各种文书文件按照一定的规则整理并存档，以便于日后查询和使用。
文书档案归档有助于保证文件的安全性、可靠性和便捷性，提高工作效率和管理水平。
归档文书档案的目的是确保文书的安全保存，方便查阅和利用，减少信息的丧失和错误，提高文件处理的效率和质量。
归档文书档案的具体步骤如下：1. 文件整理：将各类文书按照文件类型进行分类，如公文、合同、凭证等。
然后按照一定的规则进行排序，如按时间、按主题、按编号等。
2. 文件编目：对每个文书进行编目，包括文书名称、编号、时间、起草单位等基本信息。
同时可以根据需要编写文书的简要说明或摘要，便于日后查阅。
3. 文件装订：根据文件的类型和大小，选择合适的装订方式，如文件夹、活页夹、塑料套等。
确保文书整齐、不损坏，并能方便查询和取阅。
4. 文件标识：对于重要文书或文件，可以在封面或文件上标注重要信息，如保密级别、重要性等，便于辨识和管理。
5. 文件存放：将已归档的文书档案放置在专门的文件柜、书架或存档盒中，根据需要进行分区，如按照部门、年份等进行分类，确保档案的整体有序和易于管理。
6. 文件检索：建立清晰明确的档案检索规则，如使用索引或目录等方式，方便日后的检索和查询。
对于需要频繁查阅的文件，可以优先放置于易于取阅的位置。
7. 文件借阅：对于需要外借的文件，要在借阅登记册上记录借阅人、借阅时间等信息，并要求借阅人在规定期限内归还。
确保文件的借阅和使用受到控制。
总之，文书档案归档是一项重要的管理工作，通过科学规范的归档措施，可以有效管理和利用文书档案，提高工作效率和信息管理能力。
文书档案归档制度
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文书档案归档制度
为进一步规范文书档案管理，完整归档，结合本公司实际，特制定本管理制度。
一、归档范围：
凡公司各部门在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件均属立卷归档范围（具体见：《XXXXXX公司档案分类大纲》）。
二、归档时间：
文书档案由公司综合档案室集中统一管理。
各部门的文档管理员在每年三月底以前将上一年度已整理完毕的档案向综合档案室移交。
综合档案室在四月底前完成接收和入库登记工作。
三、归档案卷的质量要求：
1、凡归档的文件材料，要求字迹清楚，页面整洁，符合《公文处理办法》的规定。
案卷封面要求标题准确、填写规范、装订正确，否则，综合档案室有权退回，要求重新抄写。
2、凡归档的文件材料，要求组卷合理，卷内文件排列正确，文件无破损现象。
3、文件材料的归档率要达到95%以上，永久、长期卷的完整率要达到90%以上。
4、归档的案卷，要分类科学，组卷合理，案卷标题概要确切，编目规范清楚。
5、各部门的文件材料移交时，应登记造册，交接双方各留一份，以备查考。
文书档案归档整理规范
文书档案归档整理规范作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复，在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。
但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。
有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。
）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书档案整理归档规定
文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用，各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。
文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。
本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。
一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。
文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密，有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。
文书档案整理归档规定具有重要的意义，如下：（1）保障资料的可用性：规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理，从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题，保证文书资料完整和可用。
（2）方便查询：严格的文件归档规定，能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息，减少信息检索的时间，提高工作效率。
（3）保证信息安全：文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节，可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理，保护公司的信息安全。
（4）促进历史的延续性：规范化的文件管理制度，可以使得公司接收到的信息越来越多，也使得公司拥有更多的历史资料。
这些资料可以直接传承给后人，便于有序地管理和传承公司文化，也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。
二、整理归档步骤1.分门别类：处理文件前，应将文件分门别类。
首先，要将文件按照他们的性质、类别分类。
对于一些过期的文件，需要立即分类处理。
2.核查清理：检查每个档案的完整性和准确性，对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。
清理要有记录，写清理条目，便于随时查验。
3.标示门类：对于分类完成的每一个档案，使用标签和分类码进行标记。
标记要明确，一目了然。
4.分类标记：档案装订好后，贴上门类标签和其他标记。
5.过渡存放：处于过渡状态的档案，在存放前需暂时保管在某个过渡区。
6.归档拷贝：对于已经处理完毕的文件，制作归档拷贝，按照门类和字母顺序进行整理归档。
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• （规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、 大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账 簿、预、决算报告及执行情况等。）
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四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月
度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、 纳税申报表等。）
或签章。 • 检查日期：归档文件检查完毕的日期。
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一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与
复函等）独立成件，也可两者合为一件；
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六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
• 正文在前、附件在后；
• 正本在前，定稿在后；
• 转发文在前，被转发文在后；
• 原件在前，复印件在后；
• 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
• 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前， 收文在后；
文书档案归档 及整理规范
站质管办 2018年7月
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一、整理原则
• 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料 之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利 用。
• 参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
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二、归档文件的范围
• 会议文件材料 • 职能业务文件材料 • 机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作
文件材料 • 行政、财务 、基建、住房工作文件材料
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三、分类
•年度—问题分类法
•把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料 再按问题分类，如：
•
党务类
2018年 行政类
•
人事类…
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四、保管期限
• 按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：
• —永久
• （通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪 要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人 事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告 等。）
后加上“[ ]”,以表明该题名是重拟或经过更改 和简化。
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七、拟写题名
• 例子： • XX市人民政府、XX县人民政府关于防汛、抗洪
救灾工作的通知 • XX单位二O一八年工作总结 • 张三、李四、王五[等]领导同志在XX会议上的讲
话 • XX单位第一届党员代表大会文件
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八、编号
• （一）编页号 • 文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编
• 三要素：责任者、文件内容、文种
• 责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名 者
• （3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相 隔；3个以上，标出主要三个，后边加 [等] 字）
• 文件内容→对文件具体内容的概况 • （一般文件的标题都会注明清楚）
• 文种→指文件类型
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七、拟写题名
• 注意要点： • 第一，没有提名的文件应拟写题名； • 第二，有题名但无实质内容的应重新填写； • 第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化； • 第四，会议记录应拟写提要式题名； • 第五，凡未照抄原文标题的，应在自拟内容的前
写页号； • 文件材料有连续页码时，则无需重复编写； • 无页码或无连续页码时，需要编流水页号； • 空白页不编号；
• 编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处； • 请用黑色铅笔编写；
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八、编号
• （二）编件号
• 按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后， 逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；
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十、备考表
• 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情 况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
• 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况；
• 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章； • 整理日期：归档文件整理完成日期； • 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名
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五、文件分件
•以“件”为单位进行整理，一般每份文件为一件。 • 正文、附件为一件； •文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； •文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码； •转发文与被转发文为一件； •原件与复印件为一件；
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五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本，
• 件号从“0001”开始，使用阿拉伯数字编流水件 号；
• 编写位置：文件封面的左上角空白处； • 请用黑色铅笔编写
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九、归档文件目录（式样）
序号
文号
责任者
题名
日期
页数 备注
文号：文件的发文号，若没有，不用标识； 日期：文件材料的形成时间，如：20180408；日期不全的，且考证不出 来的，用“0”填充，如：20180000； 页数：填写每件文件的总页数； 备注：填写需要说明的事项。
• 正文在前，发文稿纸、定稿在后。Βιβλιοθήκη a9六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列
• 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列；
• 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时间 （或形成时间）的先后顺序进行排列；
• 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排 列。
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七、拟写题名