文书档案整理方法.ppt
文书档案整理
文书档案整理一、做好档案工作应第一掌握的几个观点面对一堆凌乱无章的文件资料，在归档前，我们需要掌握几个基本观点（一）、档案的种类。
就当前现代档案可分为：文书档案、科技档案、特地档案（会计、照片、声像、光盘等）1、文书档案---文书档案是反应党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各种管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案往常是由办理完成的有保存价值的文书转变而成，文件是法定机关、集体、公司事业单位和个人在各样活动中，为相互联系和办理事务等实质需要，用文字、图表等方式直接记录下来的拥有完好体式和办理程序的信息资料。
如请示、批复、决定、决策，法例、法律等等2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件资料转变而成的档案。
如图纸、设计任务书、科研报告等等；3、特地档案是指除文书和科技档案以外的所在特地活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。
新式载体档案如照片、电影、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。
今日我们商讨的档案种类主假如文书档案。
（二）文书档案的归档制度就是文书部门办理完成的文件，经过整理归档，按期移交给机关档案室集中保存，作为机关的一项制度履行。
它主要包含：归档范围、归档时间及归档的质量要求1、归档范围：就是归档文件整理的范围。
确立归档范围是整理工作第一要解决的实质问题。
采集中的文件资料，有本机关的，也有上司、同级、下级送来的，有重要的，也有一般事务性的，有长期功效的，也有短期功效的。
在整理时，不是所有的文件资料都需要归档，而是要正确剖析，差别对待。
在确立归档范围时，既要保证该归档的文件资料采集齐备，完好归档，防备“有档不归”，又要注意不该归档的文件资料不可以归档，防备“有文必档”。
这里的齐备---主要指归档率：实质归档文件／应归档文件。
《文书档案管理》PPT课件
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
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பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
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• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书档案整理方法
档案业务知识培训2013.3目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念1、什么是归档文件2、什么是归档文件整理3、什么是“件”二、文件的收集工作1、确立文件的收集（归档）工作2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订1、文件装订前对归档文件进行必要的修整2、装订要以“件”为单位3、确定装订顺序4、装订方式和要求五、归档文件的分类1、确定分类方法2、制定分类方案3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号1、盖印文件归档章2、填写归档章八、归档文件的编目1、编制《文书档案归档文件目录》2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒1、文件装盒要求2、填写备考表、盒脊、封面3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
三、档案的本质属性是什么?档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。
因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。
四、档案的形式多种多样。
档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。
1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
文书档案整理方法步骤ppt课件
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
2021精选ppt
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第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
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1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
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直角装订法
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7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
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二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
※（2）年度—期限法
2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；
2002年：永久+30年+10年；
2003年：永久+30年+10年；
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……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等）形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件（如：拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等）为
文书档案整理PPT课件
②机构（或问题）分类法。按照文件形成的部 门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主 题））进行归类。 ③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限 进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的 年限。 在实际工作中，往往需要将二种或三种分类法 组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。
《规则》规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的 必选项，问题（机构）分类法是选择项。因此，归档文件的分 类方法实际上包括年度—问题（机构）—保管期限分类法、保管 期限—年度—问题（机构）分类法、问题（机构）—年度—保管 期限分类法、年度—保管期限分类法、保管期限—年度分类法等 五种。建议：在发文多的机关或乡镇采用年度—问题（机构）— 保管期限分类法，这是因为：使用这种分类方法，不用将永、 定期三种保管期限的档案分别单独排列，节约档案库空间。对 于发文数量少的单位和行政村，可将这一方案简化为年度――保 管期限两级分类，节约盒具和档案存储空间。
（三）“件”的整理方法与步骤
1.分类 ⒉装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒
1.分类
包括年度分类法、问题（机构）分类法、 保管期限分类法。
①年度分类：按照文件材料形成的年度进 行分类，每年形成的归档文件材料分为 一类。
注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时 间）归类。 跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法 归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料 归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准 日期跨年度，归入后一年度；计划、总结、预 算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其 内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度； 几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文 件时间为准。
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
事业单位文书档案整理培训课件2020.4.26
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➢归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定全 宗内归档文件先后顺序的过程。 ➢归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由 中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集 中排列。 ➢不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准。
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➢2、一份文件有多个时间特征 包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、
发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落 款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如2009年形成的《2010年 工 作 计 划 》 ， 应 归 入 2009 年 度 ； 2013 年 形 成 的 《2012 年 机 关 工 作 总 结》，应归入2013年；2011年制定，2012年生效的法律法规，应归入 2011年。
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归档文件收集范围
·机要室的机要文件（收文、涉密文件） ·单位以前用的公章 ·战略合作协议、合同 ·目标责任书 ·重大活动 ·声像、实物
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四、一般来说每份文件作为一件，通常：
（1）正文与附件（附件一般是指正文后注明的附件）为一件 （2）正本与定稿为一件 （3）原件与复制件为一件 （4）转发文与被告转发文为一件 （5）正本与翻译本为一件 （6）中文本与外文本为一件 （7）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）
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➢1、跨年度形成的文件 （1）跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。
（2）跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、 转发年度。
（3）跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入文件制发（签发）年度。 （4）跨年度的规划，归入规划（文件）制发（签发）年度。 （5）跨年度的总结，归入总结形成的年度。
文书整理归档方法和步骤(文书档案管理课件)
案例导入
2018年伊始，海天集：“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是 整理好这些文件，按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺 厚的“文山”无从下手，在大学时也从没有亲自整理过，只好再去找老郑请教。老 郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》，笑着说：“你去仔细看看这 个制度，慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧！”经过对这个制度的学习研究， 王瑾对文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具开始整理文件。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
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任务实训
海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司，公司主要从事软件设计。 公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构，从最初的3个部门， 调整为6个，又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大，近年来公 司内设机构一直稳定为7个。
1 初步整理
（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作
（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号
◆ “件”整理 ■ 去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、 回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
◆ “件”排列 特殊的“件”内排序，顺序如下： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文在后 。 有文件处理单的，可放在最前面作为首页。