文书档案按卷整理概述.
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
档案的整理与编目方法
档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。
档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。
以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。
所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。
⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。
分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。
以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。
以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。
⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。
⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。
以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。
（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。
（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。
四谈文书档案立卷整理改革
管理图书与管理档案有些近似，所以人们常常将这两项工作视作同类工作，有时就统称“资料管理”、“资料工作”，现在又有了更富现代色彩的新名词———信息资源管理。
但是，在具体做这两项工作时，不同之处还是很多的。
比如，图书馆收藏的图书往往就是一个比较完整的知识单元，图书在出版发行时都是成本、成册的，每本（册）图书又多有较好的装帧，因此在保管和借阅时即可以一本、一册图书为单位独立进行。
而档案就不同了，档案来之于文件，文件的产生、形成极其分散和复杂，每份文件包含的信息往往不系统、不完整，需要多份文件联系起来才能理解，才能反映完整的意思。
每份文件往往又只有几页纸、一两页纸，甚至一小片纸，使用和保存起来极易损坏，甚至丢失，因而从文件形成开始就需要把文件存放在卷宗里。
至于卷宗的式样可以有各种形状（如卷夹、卷皮、口袋、盒子、卷筒、捆包等等），以纸质文件的种类和特点而定。
也有一些文件是由一两百页甚至数百页纸构成，并在产生、制作时即已成本、成册装订好了，就可以作案卷看待，这是少数情况。
因此，也可以这样说，档案馆（室）里的一个案卷相当于图书馆（室）里的一本（册）图书。
但是，图书馆（室）里的图书是由出版社和印刷厂专门制作好的，而档案馆（室）的案卷要由文件管理人员和档案工作人员自己制作（立卷整理），工作量大而庞杂。
这就是管理档案比管理图书有较多困难之处吧！由于在管理纸质档案时将零散的文件整理成案卷的重要性，我国档案工作者十分重视这项工作，过去档案行政管理机构去基层单位进行业务指导往往也在这个方面下功夫。
因此，国家档案局１９８７年颁布的《机关档案工作业务建设规范》（以下简称《规范》）对案卷整理是有严格要求的，也是全国统一的。
但是，对于多数档案工作者，特别是涉足档案工作不深的人来说，对文件整理、立卷工作感到困难重重，也是让基层档案业务指导人员颇感头痛的问题，随着国家各方面改革的深入，再加之新型文件的出现，近二十年来要求改革文件整理方法的呼声很高。
文书档案归档总结-概述说明以及解释
文书档案归档总结-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分主要介绍了文书档案归档在各个领域中的重要性和必要性。
文书档案归档是指将文件按照一定的规则和标准进行分类、整理和存档的过程，旨在方便管理和查阅。
在日常工作和学习中，我们需要处理大量的文件和资料，如果没有有效的归档方法，就会导致文件遗失、查找困难等问题。
因此，文书档案归档的工作是非常重要的，不仅可以提高工作效率，还可以保证文件的完整性和准确性。
本文将重点介绍文书档案归档的定义、概念、流程、方法、管理和维护等方面内容，希望通过对文书档案归档这一重要议题的深入探讨，为读者提供更为全面和系统的了解，从而更好地应用到日常工作和学习中。
1.2 文书档案归档的重要性文书档案归档是组织中一个非常重要的环节，其重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：文书档案归档可以帮助组织更好地管理和利用大量的文件和资料，避免了文件混乱、难以查找的情况，提高了工作效率和工作质量。
2. 保障信息安全：文书档案归档可以有效地保障组织的信息安全，保护重要文件不被泄露或丢失，防止信息外泄的风险。
3. 遵守法规要求：各行各业都有着严格的法规规定要求组织对文书档案进行合理管理和归档，这不仅可以让组织规范自身行为，还可以避免因未按照规定管理文件而导致的法律风险。
4. 节约资源：通过文书档案归档，可以避免重复性工作和资源浪费，提高资源的有效利用率，降低管理成本，达到节约资源的目的。
因此，文书档案归档对于组织来说是至关重要的，它不仅可以提高工作效率、保障信息安全，还可以帮助组织更好地遵守法规要求，节约资源，为组织的稳定发展提供有力支持。
1.3 研究目的研究目的是为了深入探讨文书档案归档在组织管理中的作用和价值，以及为什么文书档案归档对于组织的运作至关重要。
通过对文书档案归档的概念、流程、方法、管理和维护进行研究和总结，为各类组织提供更加有效和高效的文书档案管理方案。
同时，本研究旨在探讨文书档案归档在数字化时代的发展趋势和未来展望，为组织在数字化转型中提供支持和指导。
文书档案分类与整理
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文书档案分类与整理文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。
是一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。
包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。
档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。
如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。
文书档案按“卷”与按“件”管理之比较
文书档案按“卷”与按“件”管理之比较作者：蒙天池来源：《卷宗》2015年第04期摘要：本文分别阐述按“卷”管理和按“件”管理的定义，并对新旧两种立卷方式进行优缺点比较，提出一些看法关键词：立卷归档；优缺点立卷归档是文书档案管理过程的一个重要环节，传统的文书档案采取案卷管理方式，但是随着办公自动化的普及和计算机在档案管理工作中的广泛运用，形成了大量的电子文件，传统的文书档案立卷管理的方式已经不能适应现代化档案管理。
2000 年 12 月 6 日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），《规则》中提出了将文书立卷以“卷”改为以“件”为保管单位，它是我国国家机关行政事业单位档案管理进入了一个全新的阶段，是在新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要措施。
现将传统的按“卷”管理和改革后的按“件”管理做一比较。
1 传统的按“卷”管理传统的文书档案的归档是档案人员首先接收、收集、整理文件，将有保存价值的文件归档，根据立卷的原则和方法，按照它们之间的联系、价值、保管期限组合成案卷，并编写案卷题名。
一个案卷题名是对卷内文件的概括，可以揭示出卷内文件的内容和成份，为文件的查找利用提供线索；然后按照文件的重要程度和时间顺序排列卷内文件和编号，填写和编制卷内目录；对每份文件的排列顺序，一般按照“印制件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复件在前，请示件在后”的原则整理；最后按保管期限、年度、组织机构或保管期限、年度、问题的方法进行案卷排列及编制案卷目录。
2 改革后的按“件”管理国家档案局发布的《规则》是以“简化整理、深化检索”为宗旨，对“立卷”进行改革，采用按“件”管理，极大地简化了归档文件的整理工作过程。
按“件”管理，顾名思义按每份文件进行管理，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文和复文可为一件。
按保管期限、年度、机构结合问题、时间进行分类、排列，每一份文件用不锈钢钉装订，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。
文书档案立卷归档制度模版
文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程，确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。
二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。
三、定义1. 文书档案：指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。
2. 立卷：指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。
3. 归档：指按照规定的档案管理流程，将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。
4. 档案管理员：指被授权管理、保管文书档案的负责人员。
四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集，确保完整性和时效性。
2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式，进行分类，建立相应的分类目录。
3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定，确保其真实性和合法性。
4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目，包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。
5. 整理归档按照编目完成的文书档案，依次整理归档，注意保持卷内文件的整洁和有序。
6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录，包含文件的题名、页数和位置等信息。
五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内，禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。
2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放，每个区设立相应的标识标牌。
3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜，每个柜子配有锁，负责人对柜子的钥匙进行严格管理。
4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理，确保档案的唯一性和可追溯性。
5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的，必须填写借阅申请，经主管领导批准后方可执行，并按规定的期限进行归还。
6. 档案销毁根据档案保管期限的规定，到期的档案应按相关规定进行销毁，严禁随意销毁档案。
六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作，并制定具体的管理责任制度。
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一是隶属上级机关的文件材料 二是非隶属机关的文件材料
（2）本单位的文件材料
Байду номын сангаас
一是红头文件 二是白头文件
（3）同级机关的文件材料
一是同级机关与本单位联系、协商工作 时的重要来往文件材料。 二是有关机关对本单位工作检查或学习 考察时形成的重要文件材料等。
2、不归档范围 （1）上级单位的文件材料：
二、文件材料归档范围与不归档范围
1、归档范围
概括地讲就是本单位（包括党、政、 工、团等各个部门）在工作活动中形成 的具有查考价值的收发文件、电报、会 议文件、内部文件、电话记录、会议记 录、调查材料、统计材料、图表、簿册， 本单位编印的出版物底稿和样本等，这 是从总体上来讲的。
包括3个层面的文件材料 ：
（3）同级单位的文件材料
一是不需要贯彻执行的文件材料； 二是不需办理的抄送文件材料及供 参考的简报、情况反映等。
三、文书立卷步骤
第一步：分年度 分年度就是将文件按其形成或
针对的年度分开
1、文件形成的年度和文件内 容所针对的年度一致的，应放在文 件形成的年度立卷。 2、文件形成年度与文件内容 所针对的年度不一致，立卷时应以 文件内容所针对的年度为准
文书立卷整理方法
一、文书立卷的定义与要求
二、文件材料归档范围与不 归档范围
三、文书立卷步骤
一、文书立卷的定义与要求
1、文书立卷的定义 文书立卷就是文书处理部门将 办理完毕的、具有考查保存价值的 文件材料，按照立卷的原则、要求 和方法组成案卷，而围绕组卷所进 行的全部工作，就叫做文书立卷工 作。
3、总结和计划一般不应写在 一起，遇有写在一起的应视文件内 容的主次来决定立卷的年度。
4、有些工作的过程是跨年度 的，工作中形成的文件数量也不多， 当年可不立卷，等这项工作结束后 放在办结的年度立卷 。
5、跨年度的请示与批复、来 文与复文，应将问复文一起放在批 复、复文时间立卷。如果请示不知 什么时间能够批复的，可按请示年 度立卷。
四是本机关一般性事务管理文件材 料； 五是本机关关于一般性问题的请示 与上级机关的批复、批示，一般性工作 报告、总结、统计报表等； 六是上级机关制发的属于本机关主 管业务的一般性文件材料；
七是上级机关和同级机关制发的非本机关 主管业务但要贯彻执行的文件材料； 八是同级机关、下级机关关于一般性业 务问题的来函、请示与本机关的复函、批复 等文件材料； 九是下级机关报送的年度或年度以上计 划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
3、统计、报表、名册等文件，一般 同一种格式、名称组一卷（或数卷）， 当文件特别少时也可几种格式组一卷。 4、工作计划、总结等文件，一般可 按作者或名称组合。 5、案件材料，可一案一卷或一案数 卷。 6、简报、刊物可按名称数期一卷。
第六步：卷内文件排列
排列的总体要求是：保持文件 之间的联系，固定每份文件的位置， 使卷内的文件有条不紊，便于人们 查找利用。
七是上级机关制发的属于本机关主 管业务的重要文件材料；
八是同级机关、下级机关关于重要 业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括9个方 面的文件材料：
一是本机关职能活动中形成的一般性业 务文件材料；
二是本机关召开会议、举办活动等形成 的一般性文件材料； 三是本机关人事管理工作形成的一般性 文件材料；
第四步：分问题 分问题就是将文件按内容所反 映的问题分开。 “问题”是指文件内容记述和 反映的某一方面的工作问题或涉及 的人物、事件、事物等。
第五步：卷内组合
卷内组合就是将经过分类的文 件，按一定形式组合起来。
组合的基本方法：
1、学校管理和各种活动中形成 的文件、调研材料、制度等，一般 按单一问题组合。同一问题的请求 与批复、转发件与原件应组合在一 起。 2、会议文件，根据文件多少， 可以一会一卷或数会一卷，文件多 时也可一会数卷。
定义包含三层意思
（1）必须是办理完毕的文件材 料才应立卷 （2）必须是具有查考和保存价 值的文件材料才应立卷 （3）按照文件在形成过程中的 规律和联系组卷
2、文书立卷的要求
遵循文件材料的形成规律和特 点，保持文件之间的有机联系，区别 不同价值，便于保管和利用。
应做到以下几点： （1）应归档的文件材料要收集齐 全完整 （2）遵循文件材料的形成规律和 特点，保持文件之间的有机联系 （3）立卷要区分文件的不同价值 （4）便于保管和利用
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
一是普发性不需本单位办理的 文件材料； 二是任免、奖惩非本单位工作 人员的文件材料； 三是供工作参考的抄件等。
（2）本单位的文件材料
一是重份文件； 二是无查考利用价值的事务性、 临时性文件； 三是一般性文件的历次修改稿 和校对稿；
四是无特殊保存价值的信封和 不需办理的一般性人民来信、电话 记录； 五是机关内部互相抄送的文件材 料； 六是本单位负责人兼任外单位职 务时形成的与本单位无关的文件材 料； 七是有关工作参考的文件材料。
永久保管的文书档案主要包括8方 面的文件材料： 一是本机关制定的法规政策性文件 材料； 二是本机关召开重要会议、举办重 大活动等形成的主要文件材料； 三是本机关职能活动中形成的重要 业务文件材料；
四是本机关关于重要问题的请示 与上级机关的批复、批示，重要的报告、 总结、综合统计报表等； 五是本机关机构演变、人事任免 等文件材料； 六是本机关房屋买卖、土地征用， 重要的合同协议、资产登记等凭证性文 件材料；
第二步：分作者（责任者）
分作者就是在同一年度内，按 上级、本级、同级机关形成的文件 分开，一般情况下不应混淆。
第三步：划分保管期限
分保管期限，就是将同一年度 同一级别的文件按永久、长期、短 期三种保管期限分开。
国家档案局于2006年12月 发布了新的保管期限表，将原 来的永久、长期、短期三种保 管期限改为永久、定期两种保 管期限，在定期中又分为30年、 10年两种 。