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文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案(归档文件)整理方法
文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。
※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订一起。
二、质量要求1、归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。
三、整理方法1、对归档文件的技术处理。
包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。
（1）拆钉。
文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。
（2）文件修整。
为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。
主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。
使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。
无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。
第二，复制字迹模糊或易退色的文件。
包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。
文书档案整理工作方案
文书档案整理工作方案一、工作目标和任务1. 目标：将文书档案进行整理、分类、归档，确保文书档案的规范化、有序化和易于检索。
2. 任务：a. 整理文书档案：对已有文书档案进行全面整理，清理掉冗余、重复和过期的文书文件。
b. 分类文书档案：根据文书的性质、用途和内容，将文书进行分类，建立分类编码和分类索引。
c. 归档文书档案：根据分类编码和分类索引，将文书按照一定的顺序整理、装订和归档，确保档案的完整性和一致性。
d. 制定档案管理制度：制定文书档案管理制度，明确文书档案的保存期限、存储要求和权限控制等内容。
e. 建立档案检索系统：建立文书档案的检索系统，包括建立电子档案数据库，制作档案目录和索引等。
二、工作流程和方法1. 制定工作计划：根据任务和目标，制定文书档案整理工作的详细计划，明确工作流程和时间节点。
2. 建立档案整理小组：组建由专业人员和相关部门代表组成的档案整理小组，负责具体的档案整理工作。
3. 进行档案整理工作：按照计划和要求，对文书档案进行逐一整理、分类和归档。
在整理过程中，要注意保持文书档案的完整性和真实性，确保档案的可靠性和可信度。
4. 建立档案管理制度：根据相关法律法规和组织的实际情况，制定文书档案的管理制度，明确档案保存的期限、存储的要求和权限的控制等内容。
5. 建立档案检索系统：在进行档案整理和归档的同时，建立文书档案的检索系统。
可以利用电子化技术，建立电子档案数据库，制作档案目录和索引等，方便用户进行档案的检索和利用。
三、工作要求和注意事项1. 保密性：在进行文书档案整理工作时，要注意保护档案的保密性，严禁泄露机密信息。
2. 文件复制：对于机密文书档案，可以采取适当的方式进行复制和备份，以确保档案的安全性和可靠性。
3. 质量把控：在进行文书档案整理工作时，要注重质量把控，确保整理的文书档案内容正确、完整和准确。
4. 归档标识：对于已整理和归档的文书档案，要进行相应的标识和编号，方便文书档案的查找和管理。
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设施仪器、产品）、会计档案、干部员工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不一样种类，不一样载体的档案有不一样的整理方法和要求。
但整理原则是相同。
即“依照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不一样价值，便于保留和利用”。
一、基本要求：要整理好文书档案就一定学习领悟中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实行细则》。
二、基本观点：（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完成应作为文书档案保留的纸质文件资料。
（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、摆列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转变的标记，是文书办理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、集体或其余的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，建立全宗的主要资格是立档单位拥有独立的法人资格，能够独立履行职权，并能主要以自己的名义独自对外行文。
一般来说，一个立档单位的所有档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、整理方法：（一）采集：采集是归档整理的前提、根本，没有采集齐备完好的文件资料，归档整理就不可以很好地反应立档单位的历史相貌和工作状况。
所以，采集应归档的文件资料一定保证齐备完好；采集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
一定采纳以下相应举措：1.立档单位要成立健全收发文登记制度，有完好的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依照归档范围，采集所登记的“红头文件”的归档。
2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”资料能否采集归档。
如①会议资料：本单位年度工作会议资料（总结、计划）、表彰资料，专业会议资料，代表讲话资料；本单位在上司工作会议上讲话、报告、经验资料、典型资料、沟通或发表论文、观察报告。
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芜湖市档案局
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文书档案整理工作
一、定义 文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社 会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当 归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行 科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装 盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是 一项重要的基础工作。
文书档案整理方法：
、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位;二是直属上 级主管部门和直属下级部门;三是外单位针对本单位工作制发
bjhk
;四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。
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二、分 类
（一）年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分类。
1、计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度组卷。 2、多年度的规划、预算，放在针对的第一年组卷。 3、跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年组卷。 4、计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如 主要是总结就归入总结的针对年组卷。主要是计划就归入计划 的针对年组卷。 5、跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放 在请示年组卷。 6、跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度组卷。 7、法规性文件，放在公布或批准的年度组卷。 8、跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度组卷。 bjhk 9、转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度组卷。 6
2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围
按照国家档案局1987年颁发的《机关文件材料归档范围和不归档范围》 标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。
3、做好本单位分类大纲编制工作
根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定 本单位的文书档案的分类方案。 bjhk 以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量 3 的前提，不可马虎。
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一、收 集
（一）文件的收集工作
按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从 事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材 料进行收集的过程。
（二）收集的原则
齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十 分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还
要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结
bjhk 9
（二）运用公文主要类型组卷
1、会议文件 会一卷。 2、案件材料 3、信访材料 4、简报、刊物
bjhk
一般是一会一卷，会议文件较多的
大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数 主要指非诉讼案件材料。立卷时一 可根据来信所反映的问题、信件作 可按简报（情况反映、动态等）
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般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。 者信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。
四、检查、调整卷内文件
1、检查卷内公文是否符合归档范围要求。
2、检查卷内公文是否齐全、完整。
5、按通讯者组卷
将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来 往文件组成案卷。 6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成 案卷。 但在实际运用中，为使卷内公文的联系更加紧密， 便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。
例如：“中共芜湖市委组织部关于1998年干部任 免的通知”，就是将责任者、时间、问题和公文名称 四个特征结合使用。
传统整理方法——以卷为管理单位
文书档案按“卷”整理流程：
1、收集 2、分类 3、组卷 4、检查调整卷内 文件 5、排列卷内文件 6、卷内文件编号 7、 编制卷内文件目录 8、拟写案卷标题 9、填 写案卷封面 10、装订案卷 11、填写卷内备考 表 12、案卷排列 13、编制档号 14、编制案 卷目录 15、装盒
三、组 卷
（一）运用公文主要特征组卷
1、按问题特征组卷 将反映同一事件、同一问题、同一项工作、同一人物的 公文组合在一起。这是实际工作中使用最广泛的方法。 例：芜湖市档案局关于做好档案安全工作的通知、报告。 2、按时间特征组卷 按文件内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在 一起。例：芜湖市档案局1998年局办公会会议记录。 3、按责任者特征组卷 将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起。例：安徽 省人事厅关于干部培训、职称评定等工作的规定、通知。 4、按公文名称特征组卷 将具有相同公文名称的若干份文件组合在一起。例：芜湖 bjhk 8 市经贸委关于所属企业改制情况的报告。
和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期 一卷。
（三）组卷的基本要求 1、不同机构或问题的文件材料不能组合在 一起。 2、不同保管期限的文件材料不能组合在一
起。
3、密不可分的文件材料要组合在一起。如 一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形 成的文件材料应集中在一起，不能分散。
bjhk 11
（二）按机构或问题分类
将文件按其形成或承办的机构（内容所说明的问题）分类。 1、各类的次序可按本单位机构序列表的规定或习惯上的顺 序来排列。 2、几个机构共同处理的文件一般以主办机构归类。 3、临时机构文件归类。
（三）按保管期限分类
按照本单位制定的文书档案保管期限表，将文件划分成“永 久”、“长期”、“短期”。 在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，通常是 将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分 类方法有两种： 1、年度-机构-保管期限分类法 2、保管期限-年度-问题分类法 在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对 bjhk 7 无保存价值的文件进行剔除。
传统整理方法——以“卷” 为管理单位 新的整理方法——以“件” 为管理单位
bjhk 2表
按照国家档案局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，结合 本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同， 制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久 ”、“ 长期”、“ 短期”三类保管期限。 实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位 制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部 门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。