(档案管理)档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施：要严格按照档案管理程序来实施，即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理，及
时对不需要的档案进行销毁，确保档案的安全。
2、定期对档案进行整理：定期对档案进行整理，通过对档案中材料
进行统一编号、索引，确保档案的顺序性和完整性。
3、根据档案的使用来划分存放区域：根据档案的使用来划分存放区域，将按区域进行分类存放，便于检索查找；
5、建立档案管理系统：利用电脑等新技术手段，建立档案管理系统，方便快捷的查阅、检索和存档归档等，可以有效节约查找档案的时间。
二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整：
①根据档案的使用情况，根据实际情况，对各档案目录进行调整，删除、新增一些与实际使用情况不符的档案，使档案内容与现实一致，以符
合使用者的需要。
②统一各档案内材料的编号，统一文件编号，对文件进行归类和分类，使档案的材料系统、一致。
档案管理制度归档制度
档案管理制度归档制度1、前言为了规范档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本档案管理制度归档制度。
2、目的本制度的制定旨在规范档案管理工作流程，明确归档的标准和程序，确保档案管理工作的规范化、科学化和有效性。
3、适用范围本制度适用于单位内所有的档案管理工作。
4、档案管理归档流程4.1 归档前的准备在归档前，应对要归档的档案进行分类整理和清点确认工作，确保归档材料的完整和正确性。
4.2 归档文件的标识在归档前，应对文件进行标识，包括文件的题名、文件号、归档日期等信息，确保档案能够被准确识别和查找。
4.3 归档文件的整理归档文件按照文件题名、文件号等进行整理，确保同一类别的文件能够被集中归档，并且方便检索和利用。
4.4 归档文件的分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类，分类依据应符合档案管理相关的规定和标准。
4.5 归档文件的装订归档文件进行装订，确保文件的完整和安全性，并且方便管理和利用。
4.6 归档文件的存放按照档案管理相关的规定和标准，将归档文件存放在专门的档案室内，确保档案的安全性和完整性。
4.7 归档文件的电子化将归档文件进行电子化处理，确保归档文件的安全性和便捷性。
5、档案管理归档要求5.1 档案的归档要求归档的档案应当具有完整性、真实性和安全性，确保档案的可信度和可用性。
5.2 档案的归档标准根据档案管理的相关标准和规范，对档案进行归档，确保档案的规范化和标准化。
5.3 档案的归档程序按照档案管理的相关要求和流程，对档案进行归档，确保档案的程序和规范性。
5.4 档案的归档责任明确档案管理人员的归档责任和权限，确保档案管理工作的有效性和负责任。
6、档案管理归档风险防范为防范档案管理归档过程中的风险，应做好档案管理归档工作中的风险评估和风险调控工作。
7、档案管理归档的评估和监督为了检验档案管理归档工作的有效性和规范性，应进行档案管理归档的评估和监督工作。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理方法和步骤
归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。
准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。
(档案管理)纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
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归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。
“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。
二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。
如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。
（1）引言，提示分类方法。
如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。
（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。
采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。
3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。
三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
2、排列原则，是在最低一级类目内件的排列。
所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如按管期限－年度分类时，那么年度为最低一级类目。
3、排列方法：是文件形成的时间结合级别排列操作步骤：一是将文件按上下级（文件形成单位）分好，上级文排前，本级文排后，同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序排列，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面；二是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。
四、编号1、编号项目编号项目分为必备项和选择项。
必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。
选择项主要指机构（问题）项。
（1）全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。
用三位阿拉伯数字表示。
如：1号全宗表示为“001”。
（2）年度：指归档文件的形成年度。
应用四位阿拉伯数字表示。
2、加盖归档章归档章位置一律盖在文件首页上端的空白位置，如首页无盖章的位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首页纸页加盖归档章，一律使用蓝色印油盖章。
归档章填写，应使用碳素墨水或蓝黑墨水。
3、保管期限，指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定文件的保管期限表。
一般分为为长久、定期两种。
4、件号，指文件的排列序号，分为室编件号、馆编件号。
室编件号应在不同期限、不同年度内分别编写流水号。
馆件编号，移交进馆时，按上面有关规定再确定。
机构（问题），只填机构（问题）名称，名称太长可填写简称，如机构名称可简称，问题可写成“党群”“行政”“业务”等。
五、编目1、目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位置等。
总称为“归档文件目录”，项目包括：件号、责任者、文号、题目、日期、页数、备注等。
封面格式：设置全宗名称、年度、保管日期、机构（问题）等。
2、目录表填写方法与要求（1）件号，按室件编写填号（2）责任者，一般应使用全称或能用名称，联合发文的一般填写主办单位的（使用主办单位的文号）名称（3）文号，只填写文件的序号。
有字的填写字号。
如“党字4”。
（4）题名，应照实填写。
如有副题名时正题名能够反映文件的内容，副题名一般无须抄录；有的题名不清时，应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。
会议记录须重新拟题名时应写明会议时间和主要内容；正文不能反映副文的内容时，也可在正文题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
（5）日期，应以8位阿拉伯数字，填写可分为上下两行。
（6）页数，计算页数以文件中有图文的页面为一页，空页不计，折叠的仍按一页计算；来文与复文、正文与底稿作为一件算应将构成该件的各文件页数相加为该文件的页数。
（7）备注，主要对密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等情况需要说明的填写在备注上，如内容较多备注难以填写的时，可在备注栏中加“＊”将具体内容填入备考表中。
在填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。
使用计算机管理的单位，可在使用档案管理软件生成并打印目录。
一般情况下印四套，其中两套装订成册，（一套档案室留用，一套准备移交）一套做为备份或放入全宗卷内，另一套放在档案盒内。
3、目录封面的填写与装订归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
其中全宗名称应使用全称或通用简称填写，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。
装订。
装订顺序：外用硬封页，内有封页，再装订归档文件目录。
同一个期限的装订在一起，目录号统一一个流水号，每年沿续下去。
六、装盒1、归档文件装盒归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒，应与归档文件目录中相应的条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应查到文件实体。
具体要求：一是不同年度形成年度的归档文件不应放入同一个盒内；二是不同保管期限的归档文件不应放同一档案盒内；即是同一类档案装不满时，也不要混装，而应采取用不同厚度的档案盒来解决。
2、档案盒封面、脊背的填写档案盒封面应填写全称或规范化简称，填写时用油印式制作规范的印章（楷体小初）档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号，各项填写要求如下：全宗号，可用档案馆给定的全宗号，没有可暂时空着。
年度，填写盒内文件形成的年度，如“2001”保管期限，填写盒内文件所属保管期限，填写长久、定期。
起止件号，填写盒内归档文件排列最前和最后的件号，件号之间用“－”连接。
盒号，档案盒顺序号，从2001年开始编，编到4位数后为一个断号，再另起号。
3、备考表的填写备考表放在盒内所有文件之后，用于以盒内归档文件进行必要注释说明。
填写要求如下：盒内文件情况说明，对归档文件收集齐全程度、文件本身状况（如字迹模糊、缺损）、整理情况（如修改、补充、移出、销毁等），均应加以说明。
整理人：一般由整理人填写。
检查人：一般由负责检查人员填写。
日期：按归档文件整理完毕的日期填写。
机关文件材料归档和不归档的范围（1987年12月4日国家档案局发布，自1987年12月4日起施行）为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定《文件材料归档和不归档的范围》。
1、归档的文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、1上级机关的文件材料：1、1、1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；1、1、2上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；1、1、3党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；1、1、4代上级机关草拟并被采用的最后草稿和印本；1、1、5上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。
1、2本机关的文件材料：1、2、1本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；1、2、2本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；1、2、3本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；1、2、4本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；1、2、5本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；1、2、6反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；1、2、7本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；1、2、8本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；1、2、9本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；1、2、10本机关党委、团委、工会和内部组织结构在工作活动中形成的重要文件材料；1、2、11内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；1、2、12机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；1、2、13本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；1、2、14本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；1、2、15本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；1、2、16本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；1、2、17本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；1、2、18本机关及机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；1、2、19本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；1、2、20本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；1、2、21本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；1、2、22本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；1、2、23各种普查工作中形成的文件材料；1、2、24按有关规定应归档的死亡干部档案材料。