SAP系统收货和发票校验对会计业务的影响
SAP中的资金管理
ERP中的资金管理王纹孙健资金管理（Treasury）是现代企业管理的一项重要内容。
围绕企业生存、发展、获利的很多问题都和资金管理相关，比如如何降低库存是管理中极为关键的问题。
降低库存的一个主要目的就是盘活资金。
为了获得更多的资金用于企业的发展，向银行贷款几乎是每一个企业的必经之路，但银行贷款的利息却又使企业的财务费用急剧上升。
即便是股份制企业，可以通过公开市场筹措到大量资金，但是面对资本市场，却仍然存在一个投资回报的问题。
如何平衡自有资金和借贷资金之间的关系，是企业面临的一大课题。
企业一方面要保持资金适当的流动性以应付到期的债务，另一方面又必须有效地降低资金占压成本。
在商贸企业中，高效的资金流管理和物流管理构成了企业的核心竞争力。
如果能将每个业务部门乃至每一笔业务的资金占压成本量化，那无疑将大大地增强绩效考核和决策的科学性。
这种需求在结构庞大、产品线众多的企业里往往也会存在。
ERP是现代企业的内部管理平台。
除了人们熟知的MRP等管理工具之外，ERP也为企业资金管理领域提供了丰富的分析工具。
目前国内已经有相当数量的企业开始运用ERP进行资金管理。
本文旨在介绍ERP环境下，资金管理的各种概念、工具及其实现。
集成环境下的资金管理ERP的一个重要特点是集成。
现代ERP系统在功能上涵盖了企业运作的所有方面。
集成（Integration）使得在ERP平台上工作的人们用一个声音说话，他们所面对的是一套源头唯一而且勾稽准确的数据。
ERP中的资金管理就是根植于这种集成环境下的。
在我们详细介绍资金管理所处的集成环境前，首先让我们看两个重要的资金管理概念。
1．会计科目的层次在财务会计中, 我们通常会对会计科目进行一定的分类，比如资产类、负债类、权益类或损益类。
但在资金管理中对于会计科目存在另一种视角。
如图1所示，会计科目被置于三个层次之上。
ERP系统中资金管理对会计科目的分层使之相对于其他会计软件确立了绝对的优势：即不需要任何人工分析，系统自动实时生成《现金流量表》。
SAP系统对财务核算的优势
SAP系统对财务核算的优势SAP系统是由德国一家企业研发的对大型企业资源进行集成管理的软件。
通过SAP系统能够更加方便企业的资源管理，其中最重要的作用是利用EPR系统的集成功能，能够对企业生产、管理以及销售的数据进行处理，并具有较大的存储能力以及运算能力。
在财务核算中使用SAP系统，可以有效地克服财务工作中会计核算带来的困难以及对内部转移计价等数据处理上的难题，从而能够减轻财务工的工作负担，提高工作效率。
一、SAP财务系统的特点1.集成化通过SAP财务系统，可以对企业内部的财务信息进行整合，同时能够与企业的管理信息进行对接，对实现企业资源以及业务流程管理一体化发挥着重要作用，这主要体现出SAP系统具有高度的集成性。
2.规范化在财务系统的具体操作中，可以将SAP系统模块与当下企业的财务核算的所有流程相互融合，这样就可以使财务工作更加具有规范性，同时，需要根据SAP系统的模块，设计财务核算流程，在以后财务的工作中，就会按照流程制度进行核算，这就能够减少错误的发生，并且也能够使财务工作由上到下有序地进行。
3.实时化通过利用SAP系统，可以将企业的销售以及库存等信息进行及时上传，同时也能够达到资源共享的目的，并且也能够起到对企业财务监管的作用。
4.开放性SAP系统，是国际上公认的一种企业管理的软件，其可以对企业提供开放性接口，这样就能够使其与企业的内部软件相结合，更加有利于企业内部的管理工作。
二、SAP系统对财务核算的优势1.使企业财务成本核算更加精细化在财务工作中使用SAP系统时，可以使成本与收入始终贯穿于企业内部的各个部门。
并能够将最终活动产生的数据汇集到财务部门，在这个过程中，企业领导完全可以起到一个监视的作用，同时也能够对整个活动的流程能够有所了解，在信息流动的过程中，也能够为领导的决策提供依据。
通过SAP财务系统的管理模式，可以很清晰容易的发现计划成本与实际成本之间的差异，并且能够在活动早期时就有所察觉，并可以通过具体的明细，找到出现差异的源头，并根据问题提出有针对性地解决方案，从而使企业的实际成本能够控制在合理的范围内。
SAP发票校验容差
SAP发票校验容差是指收货金额与发票金额的差异，容差类型有很多种：注意：所有容差只能设置金额和百分比；这里我们按百分比设定一个10％的上限；假设PO收货数量为10个，如果发票数量为11个，校验的结果为：发票数量为11个，在允许的容差范围之内，校验通过；如果发票数量为12个，不在允许的容差范围之内，校验报警告信息；报出的具体警告信息为：也就是说数量超过了DQ设定的容差，才会报出警告信息；3、BW：按PO价格的单位，计算收货数量与发票数量的差异；这个一般是针对PO中出现两个单位，一个是PO单位，一个是PO价格单位，这里要校验的就是按PO价格单位计算的数量差异；假设BW的容差设定为：BW只是校验数量，不存在金额的；假设PO的数量为5PC，PO价格单位是KG，PO中两单位的换算比率是1：5，如下图：假设正常MIGO收货，收货后如下图：然后发票校验，MIRO：假设发票校验时，按PO价格单位的数量是26个，如下图：PO价格单位26个，在允许的容差范围之内，发票校验通过；假设发票校验时，按PO价格单位的数量是27个，如下图：PO价格单位27个，超过了7％的容差范围，发票校验警告信息，具体的信息为：4、BR：按PO价格的单位，计算PO数量与发票数量的差异；这个容差和BW类似，一个是基于收货的发票校验，一个是基于PO的发票校验；5、PS：按估价价格计算的差异；如果PO中的价格标识了估价，在PO项目明细的条件控制页面，如下图：那PP容差就不起作用了，要设定PS的容差；判定的原理和PP容差类似，不多介绍；6、BD：就是小差异；发票校验允许实际发票金额与收货数量存在一定的尾差，可以直接过账到某个科目；不需要再具体调整某个PO项目，如下图：这个设置很简单，只有一个金额，注意这个的差异是MIRO校验时抬头金额与项目明细金额的差异，不是收货金额与发票金额的差异；假设PO收货金额150，发票校验金额160，如下图：尾差是10元，在容差范围之内，校验通过；假设PO收货金额150，发票校验金额161，如下图：尾差是11元，在容差范围之外，校验不通过；7、AP：有PO参考的行项目允许的最大金额；这个是设定每个PO行项目的最大金额，如果超过这个容差，就对发票冻结，但不会对发票出具警告或者错误信息；要设定这个容差之前，需要激活行项目检查，事务码OMRI，设定行项目金额检查可以根据公司代码、行项目类别和是否收货相关，设定容差检查；事务码SM30维护表V_169P_PA，按公司代码激活行项目检查；设定AP容差：就一个金额限制，是对每个PO行项目的检查，每个PO行项目不允许超过这个金额就OK 了；假设MIRO发票校验，金额为17.55，如下图：在AP允许的容差范围之内，过账时在左下角的信息为：无冻结过账的标识；假设MIRO发票校验，金额为35.1，如下图：不在AP允许的容差范围之内，过账时在左下角的信息为：，发票已经冻结了；8、AN：无PO参考的行项目允许的最大金额；这个是对无PO参考的发票校验作的设定，和AP容差类似，对应MIRO中的校验如图：标红框的总账科目和物料的校验，由AN控制，具体的容差控制和AP是一样的；注意，AN的容差设定，也需要用事务码SM30维护表V_169P_PA，激活行项目检查；9、DW：这个是需要收货的PO，当收货为零时，发票校验允许的最大金额；这个发票校验一定是基于订单的校验，对于基于收货的发票校验无效；而且是收货数为零，如果已经有收货了，那就按照DQ容差作控制；假设DW容差设定如下：就是当还未开始收货，允许PO可以发票校验的总金额最大不超过100；注意这个金额是不含税金额，是用数量×PO价格计算的；创建一个PO，如下图：不收货，直接做发票校验；当发票校验数量是6时，如下图：校验金额是90，在DW容差范围之内，发票校验通过；当发票校验数量是7时，如下图：校验金额是105，不在DW容差范围之内，发票校验出具警告信息；可以查看一下具体的信息：10、KW：这个是针对交货成本的容差设定；对货物移动项目不起作用；就是货物具有计划内交货成本时，收货时过账的交货成本与发票校验时的差异；假设KW的容差设定为：这里只按百分比对上限做检查，设定为7.5％；假设一个PO中有交货成本，如下图：正常PO收货后，MIRO发票校验，这里为了做测试，只校验交货成本；假设发票中的交货成本是16，如下图：差异1元，在KW容差范围之内，发票校验通过；假设发票中的交货成本是17，如下图：差异2元，不在KW容差范围之内，出具警告信息，可以查看一下具体的警告信息：11、LA：这个是对框架订单的总金额检查，当发票校验的总金额超过PO金额时，可以设定一个容差，在这个容差范围内允许过账；如下图为LA容差的设定：。
SAP 各模块介绍
一、财务会计系统主要特征及模型一个有效的、现代的财务会计系统必须满足内部的和法定的会计面的要求。
法定会计必须能够按有关规定向股东、债权人、劳工组织以及社会公众披露并提供所需的信息，而有效的公司管理会计必须包括控制和转移的功能。
1、系统主要特征适用性SAPR/3系统对会计信息的公开性依据有关各国会计法规进行了相应的定义，同时也适用于国际性的企业。
R/3的财会子系统符合40多个主要工业国其中包括中华人民共和国的会计法规的有关规定，在此，SAP公司保证其软件系统符合国际性应用的要求。
集成性SAPR/3系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。
当用户在后勤模块处理业务时，例如物料的收到和发运，这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记入会计系统。
SAPR/3系统充分考虑了关于公司和财税方面的法规。
此外，SAPR/3系统为其用户提供了电子化处理同业务伙伴之间的数据交换的功能，例如与客户、供应商、银行、保险公司以及其他信贷机构的业务往来。
获取信息是任何业务往来的重要组成部分。
明晰的参考数据和各种协议保证了自动处理功能，即便用户没有完整的信息也不妨碍业务，比如处理付款。
一般讲，只有一些例外情况才需要手工处理。
SAPR/3的工作流功能包括：定义周期性业务处理任务；将这些周期性业务指定到相应的业务部门；保证用户要求的期限关于各类凭证的原则在SAPR/3系统中发生的所有业务都将依据凭证的有关规定记帐。
这种规定将保证从资产负债表到每一张凭证的审计线索。
在用户完成记帐之后，可以立即看到凭证本身，科目的余额以及相关科目的清单。
用户也可以立即对资产负债表和损益表进行分析，当然，这一切都是清晰准确地显示在您的计算机屏幕上。
文档系统完整的文档系统也是综合的与集成的控制系统的基本要素。
只有对所有的业务进行全面的确认才能保证对企业的决策层和经营层的监测。
财会子系统确保用户的控制部门能实时地提供相关信息。
二、该系统具备的主要功能有：*总分类帐管理*应付帐管理*应收帐管理*财务控制*法定合并*现金管理下面分别简要阐述各模块功能的实施:1、总分类帐总分类帐会计的中心任务是提供一个关于外部会计和所涉及科目的全面图景。
SAP ERP业务优化之基于收货的发票验证
SAP ERP业务优化之基于收货的发票验证【IT168信息化】在ERP项目的过程中，项目上线只是企业信息化管理的一个起点。
简单的说，ERP项目就像逆水行舟，不进则退。
如果在项目上线后，企业不积极的对现有业务进行优化，那么ERP项目所带来的收益会逐渐的下降。
在这篇文章中，笔者结合实际的项目经验，以SAP ERP系统为例，给各位读者介绍一下业务优化的经验。
一、基于收货的发票验证业务的介绍物料需求、采购订单、采购收货、发票校验四个环节，贯穿SAP系统物料管理模块的整个过程。
虽然这16个字可以概括物料管理的核心业务，但是其中的细节非常多。
就以发票校验为例，就可以分为基于收货的发票校验和基于采购订单的发票校验。
在实际项目中，一般都建议企业采用基于收货的发票校验。
在实际工作中，一般都要求先收货、再开票，而不允许先开票、后收货。
因为如果开票了，从流程上考虑，就意味着已经满足了付款的前提条件。
或者说，是否可以付款，系统一般都只认是否有发票，而不管是否收货。
为此在项目推进过程中，顾问都会建议采用基于收货的发票验证。
二、基于收货的发票验证业务优化说明在对基于收货的发票验证业务进行优化时，笔者建议可以从如下几个方面进行优化。
1、从源头开始，进行规范为了规范业务，企业首先需要判断哪些供应商需要进行基于收货的发票验证业务。
在实际工作中，并不是所有的供应商都建议采用基于收货的发票验证策略。
如对于那些提供服务的供应商，如运输商、检测商、咨询商，其提供的是服务，很难通过收货单来进行管控。
为此就无法采取这个策略。
不过大部分供应商，如提供原材料的供应商，都可以采取基于收货的发票验证策略。
为了防止在操作中用户的疏漏或者徇私舞弊，可以在供应商层级，就决定此供应商是否需要采取基于收货的发票验证。
在供应商管理的界面，有一个基于收货发票验证的选项。
只要选中此选项，就表明此供应商必须要进行基于收货的发票验证策略。
一般有经验的顾问，还会通过后台设置，将此字段设置为必须输入。
SAP系统收货和发票校验对会计业务的影响
ＳＡＰ系统收货和发票校验对会计业务的影响作者：毕晓红来源：《会计之友》2009年第28期【摘要】正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。
【关键词】SAP;采购收货;发票校验;集成;影响mySAP ERP系统是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统,讲究账实相符和集成。
正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。
一、关于SAP系统的简要介绍mySAP ERP系统是德国SAP公司在全球广泛推广的管理软件系统,约有120多个国家的超过19300家集团运行SAP系统。
mySAP ERP系统能够使会计的核算监督管理职能和业务紧密联系在一起,从而使计划、预算、监控、分析的触角直接深入企业各个职能部门的终端,为企业的运作提供决策支持。
作为一种企业资源计划系统,SAP系统具备两大特点:一是基于配置而不是基于开发,最大限度降低实施的风险;二是分模块管理,相互集成。
采购收货和基于收货的发票校验功能充分体现了SAP系统物流模块和财务模块的集成关系。
通过基于收货的发票校验,系统可以从采购订单和收货中获取相关数量和金额的信息;完成过账动作时,数据实时自动传入财务会计模块。
二者通过一个中转科目“GR/IR”(相当于物资采购科目)对清结转,并要求财务人员完成三单包括采购订单、收货和发票校验的匹配审核工作,加强了内部控制管理机制。
二、采购收货和发票校验模式(一)采购收货的模式采购收货按照系统配置的移动类型执行完成,例如通常以编码101作为采购收货的移动类型。
采购订单收货是执行采购订单的一个环节,属于采购和仓储部门的职责范围,系统通过自动记账功能生成会计凭证。
SAP财务介绍及业务逻辑架构
内 容
财务会计概览 财务组织结构 财务管理会计 成本管理会计
成本管理会计: 整体构架
PCA
PCA
HR
HR
CO
CO
PC
PC
பைடு நூலகம்
营销订单
流程
内部订单
物料评估
成本中心
利润中心会计
产品成本控制
间接费用控制
人力资源
CO
CO
OM
OM
CO
CO
PA
PA
盈利段
Financial
公共事业成本中心 TRAIN00-04
水费：￥240
水费：￥160
水费：￥400
分 摊
应用范围： 利用次级成本要素对成本控制范围内的成本中心间的内部服务进行成本分摊的一种方法 不计量数量，只计量金额 系统将记录发送方和接受方的关系
分 摊
分摊规则 按照固定比例
内部培训费 July
人工费 July
资产管理
投资管理 投资计划 经济估价 预算 投资控制 订单管理 项目管理
固定资产 计价方法 折旧计算 折旧模拟 多种货币 资产交易
. . . . .
资产维护 维修计划 定单处理 维护管理 结账
内容
财务会计概览 财务组织结构 财务管理会计 成本管理会计
财务成本管理模块中的组织结构
公司代码 (Company Code) 业务范围 (Business Area) 控制区域 (Controlling Area) 经营范围 (Operation Concern) 成本中心 (Cost Center) 利润中心 (Profit Center)
统驭科目：应收帐款 付款条件：0001 催款流程：1000
SAP发票校验容差
SAP发票校验容差是指收货金额与发票金额的差异，容差类型有很多种：如果在发票校验过程中，差异金额超出了上面设置的容差范围，那系统会报出警告或者错误信息（用户定制），并且冻结发票，不允许直接付款；配置发票的容差用事务码OMR6，下面主要介绍一下这些容差在SAP发票校验中的应用；1、PP：这个是发票校验的价格差异；就是PO的单价与发票校验的单价出现差异；假设PP容差设定为上下浮动10％，如下图：假设PO单价为150，那么发票单价为155时，校验的结果为：价格差异5元，在容差范围之内，报绿灯信息，表示发票校验通过；如果发票单价为175时，校验的结果为：价格差异25元，不在容差范围之内，报黄灯信息，发票会冻结，报出的警告信息为：2、DQ：发票校验的数量差异；就是发票校验的数量可以与收货数量存在一定的差异，在测试这个容差时，需要把M8 504消息设置为警告（正常情况，这个消息号是错误的，是为了控制未收货就发票校验了）；假设DQ的容差设置为：注意：所有容差只能设置金额和百分比；这里我们按百分比设定一个10％的上限；假设PO收货数量为10个，如果发票数量为11个，校验的结果为：发票数量为11个，在允许的容差范围之内，校验通过；如果发票数量为12个，不在允许的容差范围之内，校验报警告信息；报出的具体警告信息为：也就是说数量超过了DQ设定的容差，才会报出警告信息；3、BW：按PO价格的单位，计算收货数量与发票数量的差异；这个一般是针对PO中出现两个单位，一个是PO单位，一个是PO价格单位，这里要校验的就是按PO价格单位计算的数量差异；假设BW的容差设定为：BW只是校验数量，不存在金额的；假设PO的数量为5PC，PO价格单位是KG，PO中两单位的换算比率是1：5，如下图：假设正常MIGO收货，收货后如下图：然后发票校验，MIRO：假设发票校验时，按PO价格单位的数量是26个，如下图：PO价格单位26个，在允许的容差范围之内，发票校验通过；假设发票校验时，按PO价格单位的数量是27个，如下图：PO价格单位27个，超过了7％的容差范围，发票校验警告信息，具体的信息为：4、BR：按PO价格的单位，计算PO数量与发票数量的差异；这个容差和BW类似，一个是基于收货的发票校验，一个是基于PO的发票校验；5、PS：按估价价格计算的差异；如果PO中的价格标识了估价，在PO项目明细的条件控制页面，如下图：那PP容差就不起作用了，要设定PS的容差；判定的原理和PP容差类似，不多介绍；6、BD：就是小差异；发票校验允许实际发票金额与收货数量存在一定的尾差，可以直接过账到某个科目；不需要再具体调整某个PO项目，如下图：这个设置很简单，只有一个金额，注意这个的差异是MIRO校验时抬头金额与项目明细金额的差异，不是收货金额与发票金额的差异；假设PO收货金额150，发票校验金额160，如下图：尾差是10元，在容差范围之内，校验通过；假设PO收货金额150，发票校验金额161，如下图：尾差是11元，在容差范围之外，校验不通过；7、AP：有PO参考的行项目允许的最大金额；这个是设定每个PO行项目的最大金额，如果超过这个容差，就对发票冻结，但不会对发票出具警告或者错误信息；要设定这个容差之前，需要激活行项目检查，事务码OMRI，设定行项目金额检查可以根据公司代码、行项目类别和是否收货相关，设定容差检查；事务码SM30维护表V_169P_PA，按公司代码激活行项目检查；设定AP容差：就一个金额限制，是对每个PO行项目的检查，每个PO行项目不允许超过这个金额就OK了；假设MIRO发票校验，金额为17.55，如下图：在AP允许的容差范围之内，过账时在左下角的信息为：无冻结过账的标识；假设MIRO发票校验，金额为35.1，如下图：不在AP允许的容差范围之内，过账时在左下角的信息为：，发票已经冻结了；8、AN：无PO参考的行项目允许的最大金额；这个是对无PO参考的发票校验作的设定，和AP容差类似，对应MIRO中的校验如图：标红框的总账科目和物料的校验，由AN控制，具体的容差控制和AP是一样的；注意，AN的容差设定，也需要用事务码SM30维护表V_169P_PA，激活行项目检查；9、DW：这个是需要收货的PO，当收货为零时，发票校验允许的最大金额；这个发票校验一定是基于订单的校验，对于基于收货的发票校验无效；而且是收货数为零，如果已经有收货了，那就按照DQ容差作控制；假设DW容差设定如下：就是当还未开始收货，允许PO可以发票校验的总金额最大不超过100；注意这个金额是不含税金额，是用数量×PO价格计算的；创建一个PO，如下图：不收货，直接做发票校验；当发票校验数量是6时，如下图：校验金额是90，在DW容差范围之内，发票校验通过；当发票校验数量是7时，如下图：校验金额是105，不在DW容差范围之内，发票校验出具警告信息；可以查看一下具体的信息：10、KW：这个是针对交货成本的容差设定；对货物移动项目不起作用；就是货物具有计划内交货成本时，收货时过账的交货成本与发票校验时的差异；假设KW的容差设定为：这里只按百分比对上限做检查，设定为7.5％；假设一个PO中有交货成本，如下图：正常PO收货后，MIRO发票校验，这里为了做测试，只校验交货成本；假设发票中的交货成本是16，如下图：差异1元，在KW容差范围之内，发票校验通过；假设发票中的交货成本是17，如下图：差异2元，不在KW容差范围之内，出具警告信息，可以查看一下具体的警告信息：11、LA：这个是对框架订单的总金额检查，当发票校验的总金额超过PO金额时，可以设定一个容差，在这个容差范围内允许过账；如下图为LA容差的设定：创建一个框架PO，如下图：PO总金额为1000，框架PO不需要收货，然后发票校验；当发票金额为1050时，如下图：发票在LA容差范围之内，校验通过；当发票金额为1051时，不在LA容差范围内，会报出下图信息：发票校验时，会出具警告信息（这个可以定制成错误信息）12、LD：注意，这个价值是指天数，如果过账日期在有效期之前，那就用起始日期减去过账日期；如果过账日期在有限期之后，那就用截至日期减去过账日期，如果计算的日期在容差范围之内，就允许过账；创建一个框架PO，如下图：假设发票校验的日期是，如下图：发票校验日期在LD容差范围之内，允许发票校验，无消息发出；假设发票校验的日期是，如下图：发票校验日期不在LD容差范围之内，系统发出一个警告信息，查看警告信息的内容：13、ST：日期偏差的值范围；这个容差挺有意思的，也只有德国佬能想出来；怎么计算的呢？值范围＝（PO计划交货日期－发票校验输入日期）×行项目金额注意是系统输入日期，这个是没办法更改的；这个值范围就是要设定的容差，只有一个上限，这是控制什么呢？就是控制发票不能提早输入后，提前付款了；假设ST设定的容差为：创建一个PO，假设PO的计划交货日期为，如下图：MIGO收货后，用MIRO发票校验，假设当期日期为，如下图：计算一下值范围：35.6×（－）＝71.2；计算公式为：当发票金额小于等于临界值，冻结概率＝发票金额/临界值×百分比；当发票金额大于临界值，冻结概率＝百分比；另外，还要用事务码M30维护表V_169P_SA，激活公司代码的随机冻结；以上就是所有的发票校验容差，期中能经常使用的就是PP、DQ、BD等几个，其他的不怎么会使用；容差冻结发票过账，也可以用事务码OMRM把消息类型改一下，直接就不让发票过账了；当发票过账冻结后，如果想继续付款，那就用事务码MRBR去解冻发票，一张发票可能存在多个冻结类型；如果付款，需要把所有的冻结点都解冻了；。
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ＳＡＰ系统收货和发票校验对会计业务的影
响
【摘要】正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。
【关键词】SAP;采购收货;发票校验;集成;影响
mySAP ERP系统是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统,讲究账实相符和集成。
正确理解和掌握SAP系统采购收货和发票校验的集成性对会计业务的影响,可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力工具,保证数据真实、完整、实时和丰富,为企业管理者提供决策支持。
一、关于SAP系统的简要介绍
mySAP ERP系统是德国SAP公司在全球广泛推广的管理软件系统,约有120多个国家的超过19300家集团运行SAP系统。
mySAP ERP系统能够使会计的核算监督管理职能和业务紧密联系在一起,从而使计划、预算、监控、分析的触角直接深入企业各个职能部门的终端,为企业的运作提供决策支持。
作为一种企业资源计划系统,SAP系统具备两大特点:一是基于配
置而不是基于开发,最大限度降低实施的风险;二是分模块管理,相互集成。
采购收货和基于收货的发票校验功能充分体现了SAP系统物流模块和财务模块的集成关系。
通过基于收货的发票校验,系统可以从采购订单和收货中获取相关数量和金额的信息;完成过账动作时,数据实时自动传入财务会计模块。
二者通过一个中转科目“GR/IR”(相当于物资采购科目)对清结转,并要求财务人员完成三单包括采购订单、收货和发票校验的匹配审核工作,加强了内部控制管理机制。
二、采购收货和发票校验模式
(一)采购收货的模式
采购收货按照系统配置的移动类型执行完成,例如通常以编码101作为采购收货的移动类型。
采购订单收货是执行采购订单的一个环节,属于采购和仓储部门的职责范围,系统通过自动记账功能生成会计凭证。
(二)发票校验的模式。
收到发票后,通过发票校验实现应付账款挂账。
在SAP系统中,输入发票可以有三种模式:
1.参照采购订单。
操作人员只需要输入采购订单号,系统会根据采购收货情况,自动带入发票的数量、金额、税率和付款条款等项目。
如果实际收到的发票和默认值有差异,在容差限制额度内可以更改。
2.参照采购收货单。
这种方法同(一)的操作相似,不同之处在于输入发票时选择参照收货单号。
3.不做参照,手工在财务模块处理。
这种方法不集成,由财务人员手工输入发票项,分别计入总账、存货或固定资产。
本文仅考虑参照采购订单及采购收货单、要求基于收货进行发票校验的模式。
三、影响会计科目的因素
收货及发票校验动作完成后,系统按照预先配置设定的科目自动生成会计凭证。
涉及的会计科目主要受以下因素影响:
(一)存货计价方法
SAP比较典型的两种存货计价方法为标准成本价和移动平均价。
(二)收货与发票校验的先后次序
一种为已收到发票未收到货的情况,发票晚于收货,通常称之为GNB;
另一种为已收到货未收到发票的情况,收货晚于发票,通常称之为BNG。
物资采购科目在SAP系统中通常设置为“GR/IR”,主要用于收货和发票校验时的过渡科目。
四、采购收货和发票校验的集成性对财务会计的业务影响
(一)GNB/标准成本价
发票价差是发票价格和采购订单价格之间形成的差异,计入“材料成本差异”会计科目。
(二)GNB/移动平均价
收货时直接按采购订单计入存货价值;收发票时的价差,视库存充足与否影响科目。
1.如果库存充足,系统直接更新库存价值;
2.如果库存低于发票数量,按库存比例追加到库存价值,不足部分计入“材料成本差异”科目。
(三)BNG/标准成本价
收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照标准成本计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。
(四)BNG/移动平均价
收到发票进行校验时,按发票金额计入“GR/IR”;收货时按照采购订单价格计入存货科目,采购订单与发票之间的差异计入“材料成本差异”科目。
五、现举例说明如下(为账目清晰起见,以下事例均不考虑增值税)
标准成本价:20元/件(初始移动平均价:25元/件)
采购订单价:23元/件发票价格:22元/件
初始库存数量:100件收货:100件发货:120件(一)GNB/标准成本价
收货时:
借:存货20×100=2 000
材料成本差异 3×100=300
贷:GR/IR 23×100=2 300
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商 22×100=2 200
材料成本差异1×100=100
(二)GNB/移动平均价/库存充足
收货时:
借:存货 23×100=2 300
贷:GR/IR 23×100=2 300
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商22×100=2 200
存货 1×100=100
(三)GNB/移动平均价/库存不足
收货时:
借:存货23×100=2 300
贷:GR/IR23×100=2 300
发货时的移动平均价为(25×100+2 300)/200=24元/件借:成本或其他类科目24×120=2 880
贷:存货24×120=2 880
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商22×100=2 200
存货1×80=80
材料成本差异1×20=20
(四)BNG/标准成本价
收到发票校验时:
借:GR/IR 23×100=2 300
贷:应付账款—供应商22×100=2 200
材料成本差异 1×100=100
收货时:
借:存货20×100=2 000
材料成本差异3×100=300
贷:GR/IR23×100=2 300
(五)BNG/移动平均价
收到发票校验时:
借:GR/IR23×100=2 300
贷:应付账款—供应商 22×100=2 200
材料成本差异1×100=100
收货时:
借:存货 22×100=2 200
材料成本差异1×100=100
贷:GR/IR23×100=2 300
每月末收货和发票校验完毕,会计人员通过执行SAP系统的事务码,可以按照系统后台配置对GR/IR科目自动进行评估结转,分别按照货到票未到或票到货未到的情况结转至应付账款暂估或在途物资。
如果考虑增值税发票,系统也可以通过配置税率及其运算参数,在发票校验过账时自动计算,并自动检查是否正确,予以提示性的警告信息,完全正确匹配后才可以过账生成会计凭证。
企业在实施ERP系统上线时,需要综合考虑本单位的采购管控需求,制订合理的配置方案,避免采购差异过大造成的未分摊或未分配过大,确保物料账运行平稳,系统运行的产品成本与实际成本趋于一致,为企业管理者提供决策支持。
【参考文献】
[1] 王纹,孙健.SAP财务管理大全[M].清华大学出版社,2005.
[2] 中华人民共和国财政部.企业会计准则——应用指南[M].经济科学出版社,2006.
[3] 马方.mySAP ERP财务管理与应用[M].东方出版社,2006.
[4] 秦志华,洪向华.财务经理[M].中国城市出版社,2002.。