外国档案管理
《外国档案管理》笔记整理
第一章外国文件管理理论第一节文件定义文件定义的类型（一）划分方式主要是从界定文件形成者范围和定义目的的角度来划分的：1．专指型专指公共文件，把文件形成者界定为“政府部门”或“公共机构”，美、加、澳大利亚、非洲诸国的文件定义均属此类。
2．扩展型扩展了文件形成者的范围，界定为任何公私机构，如谢氏的定义。
这种类型一般在档案学著作中出现较多，不会出现在档案法规中，而专指型则相反。
3．泛指型指一切公私文件，即把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人”，如苏联的《社会主义国家档案术语词典》和国际档案理事会的《档案术语词典》。
（二）特点1．专指型文件定义：⑴强调文件及其形成者的“公共性质”，机构活动的“公务性质”，严格排除私有性质的文件。
⑵强调文件的“法律效力”或“行政效力”，使定义具有法律约束力。
⑶多见于各国文件或档案法规中。
⑷由于定义是要贯彻执行的，内涵明确，通俗易懂，易于掌握。
2．扩展型文件定义：扩大了范围，采用该类定义的国家一般把个人形成的文件视为私人手稿，对其另下定义。
3．泛指型文件定义：⑴文件形成者的范围最广泛，泛指一切公私机构和个人。
⑵所含文件种类和类型最为齐全，把文件物质形态等方面的特征高度概括为“不管其形式、载体和记录方式如何。
”（电子文件）⑶使用了“信息”或“信息材料”作为定义的属概念，从而突出了文件的信息属性，把文件纳入了信息资源领域，体现了时代特征。
第二节文件生命周期理论文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学理论的重要组成部分，它研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人的主体行为之间的关系，是对文件产生、运动、变化过程和规律的客观描述和科学抽象。
文件生命周期理论的内容：文件从其形成到永久保存，是一个完整的过程；根据文件的不同价值及其作用形式可将这个完整过程划分为几个不同的阶段；文件在每一个阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。
异地、境外项目档案管理办法
异地、境外项目档案管理办法（试行）第一章总则第一条为加强集团京外、境外工程项目档案管理，发挥档案在企业经营、生产、管理中的作用，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、建设部《城市建设档案管理暂行规定》及集团公司有关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于集团公司授权的京外、境外（含改、扩程）项目。
档案应包括从立项、投标、施工、管理到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的档案。
第三条京外、境外项目形成的各种类型（载体）档案，应遵守项目所在地区及国家现行有关法律、法规；属援外性质的工程档案，应按照国家商务部援外司有关规定执行。
第四条京外、境外项目档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业档案全宗的重要组成部分。
京外、境外项目及其档案管理人员具有保护本企业档案的权利和义务。
第五条本办法未涉及事项按照集团公司《京外工程管理暂行办法》（建施＜2004＞519号）、《集团授权工程管理暂行办法》（建办＜2005＞399号）的相关规定执行。
第二章组织机构及职责第六条京外、境外项目档案实行统一领导、分级管理。
第七条集团公司负责统筹协调，依法对京外、境外项目档案进行指导和监督。
第八条事业部、二级单位是京外、境外档案管理工作的主责部门（单位）。
应明确主管档案工作的领导，设置档案管理机构，配备适应档案工作需要的管理人员，依照本办法制定京外、境外档案管理实施细则，建立京外、境外档案工作交底、报告制度。
第九条京外、境外项目部应实行项目经理负责制，明确分管档案工作的领导，根据项目的实际情况，确定档案管理机构，配备专职或兼职档案管理人员。
第十条京外、境外项目应建立健全档案的收集、整理、保管、利用等各项管理制度，将档案工作作为项目管理的重要组成部分，负责项目档案的收集、整理、利用、移交工作。
第十一条集团在京外、境外设有分公司的，应负责协调、督促、指导项目档案的收集、整理、保管和移交工作。
外国档案管理 (1)
外国档案管理1
一、填空题
1.（）是奴隶制时期档案馆库发展到最高水平的标志。
2.法国在档案工作改革中颁布的（）是世界上第一部专门的档案大法。
3.文件双重价值论是美国档案学者（）提出来的。
4.澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪（）年代提出了一种名称全新的“文件连续体理论”。
5.档案领域开始国际合作的真正起点是（）年在比利时首都布鲁塞尔召开的图书与档案人员国际大会。
6.英国的档案事业管理体制属于典型的（）管理体制。
7.国立公文书馆是（）的国家档案馆。
8.戴维·比尔曼是（）国电子文件研究领域的专家。
二、名词解释
1.层次型档案行政管理机关
2.专门档案馆
3.石刻档案
三、简答题
1.简述法国档案工作改革的重大意义及其深远影响。
2.简述外国档案立法的基本原则。
3.简述文件生命周期理论的重要意义。
四、综合论述题
1.综述档案载体的第二次变革产生的重大影响。
2.综合评述英美的“组合”思想。
外文档案的管理与利用
外文档案的管理与利用作者：李旭辉来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期文/秦皇岛市政协李旭辉【摘要】在实践中，外文档案常会被提及与运用。
本文首先明确了外文档案的定义与范畴，其次阐述了外文档案的管理现状，特别是存在的问题。
最后，以为经济社会发展优质高效服务的实际需求为目标，提出了充分开发利用外文档案信息资源的措施。
【关键词】外文档案资源；开发利用档案是人们在社会经济、政治等活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。
按照来源、时期、内容和形式等情况的异同，档案可以多角度、多层次的分类。
一般来讲，外文档案并没有明确的定义、概念，在档案界也没有确立正式的范畴，得到学术方面的承认，但我们却在使用中常提及与运用。
例如，何心在2015年的《兰台世界》发表文章《翻译人才匮乏对外文档案翻译的影响》，明确使用了“外文档案”的概念。
从逻辑学的角度对档案分类，就是对档案概念外延的划分，分为几个小类。
档案的分类体系起源于美国（分类基础实践源于荷兰），因为在起初之时，档案的整理就是档案的分类。
就当时而讲，也没有档案用外文记载的情况。
我国的档案分类主要是向西方学习而得，经过模仿、借鉴、创新，逐步形成了自己的特色。
档案分类主要以内容为切入点的分类标准，结构性、层次性、有序性、实用性都很好，满足于实用需求。
但在全球经济、社会活动日益紧密，一体化已成为现实，“地球村”在融合发展，中外交流广泛、频繁，国内的档案中外文记录越来越多的今天，外文档案的提出与研究很是重要，其时代意义与现实作用重大。
一、外文档案的范畴外文，即外国的语言或文字。
以语言或文字为标准，档案可分为母文档案与外文档案。
我国的母文档案以中文档案（即汉文档案）为主，辅以部分少数民族语言或文字记述的档案。
一般来讲，外文档案包括历史遗留的和当代项目技术引进的两大部分。
以河北省为例，各档案馆所藏的历史遗留外文档案基本上是1840年鸦片战争后、我国解放以前，各国在华机构、社团、企事业单位形成的特定的历史性档案材料。
浅议高校外国留学生学籍档案管理
国家。其中以亚洲留学生最多， ２ 非洲次之 ， 占７ ％： 占 １％； ８ 欧洲 、 美洲较少 ， 占 ５ 大洋洲仅 １ 。 各 ％； 人 ２由于外 国留学生学历层次和学制不同 ， ． 使外 国
５ — ７
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造成某一阶段衔接不善 。 文留学生所提供的申请材料 中
的个人履历材料 的数量 和内容均不 同。以我校 ２ １ ００ 年毕业 的外 国留学生为例：留学生遍及六大洲，９ ４ 个
高校 留学生一般 由留学生管理部 门和教学部 门 多重管理 ， 而且管理职能上互有交叉 ， 这就造成了留 学生学籍材料形成的分散 ， 因而给留学生材料 的完整 收集带来了很大困难。同时， 留学生学籍材料形成 时 间跨度大 ， 留学生毕业时突击整理 ， 中归档 ， 需 集 容易
人 社 科 学 文会学刊
２ 。 １ 年】 月
． ？
浅 议 高 校 外 国 留 学 生 学 籍 档 案 管 理
胡晓彤 高鸿雁 刘 爽
（ 吉林大学， 吉林 长春 １ ００ ） ３００
摘 要： 外国 留学生在整个 留学期间形 成的文件材料 ， 既有外事管理文件 的属性 ， 有教 学管理文件的 又具 属性 ， 同时， 还有其 区别于外事类和教学类文件的 自身特 点， 而这些文件的特 点是 白留学生 自身来源 的广
国留学生教育的特殊性 ， 留学生学籍档案的管理与一 般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学 、 规范 地管理外 国留学生学籍 档案 ，并加大开发利用的力 度， 是新时期高校档案部 门所面临的一个重要问题。 外 国 留学生 学籍 材料 的特点
一
留学生学籍材料 ； 而进修 、 语言和中文短期班 的留学 生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册 、 留学阶
外国档案事业管理
外国档案事业管理一、外国档案事业概述分两种：一种是以档案事业行政管理机构为指挥中心，形成包括国家档案馆、文件中心、档案教育、档案学术机构的国家档案专业系统，另一种是无档案事业行政管理中心，其档案事业仅仅以国家档案馆、文件中心、档案教育、档案学术机构组成的档案专业系统。
有中心的代表：美国、法国、俄罗斯没中心的代表：英国、日本、印度、澳大利亚、津巴布韦法国是近代意义档案事业的开拓者1884至今是以法国国家档案局为全国档案事业行政管理中心——业务指挥中心1987.12.5 日本第一部档案法《档案馆法》1838.8.4 英国第一部档案法《英国公共档案法》美国联邦政府的档案事业从1950年起便形成这样一个格局：以国家：即以国这档案与文件局（1984年，国家档案与文件局升格为国家档案与文件署）为联邦政府的档案事业行政管理中心——业务指导中心，以国爱档案馆及其分馆、文件中心、总统图书馆为主体，包括档案学术团体在内的联邦档案专业系统。
二、处国档案事业管理体制当今世界存在有两种带来管理体制：一种是集中式的，另一种是分散式的集中式的除中国外有三种类型：俄罗斯型、法国和罗马尼亚型、斯堪的纳维亚型。
斯堪的纳维亚型由政府把档案事业的领导权授予国家总档案馆，使其具有档案保管机构和档案事业行政管理机关的双重职能。
分散式档案事业管理体制：可分为美国型、英国型和瑞士型。
三：外国档案事业行政管理机关目前存在两种归口管理形式，分别是：直接隶属于国家最高行政当局中，是政府的直属机关，局长由政府首脑任命，除中国外，有美国、俄罗斯、越南、阿尔及利亚等；隶属于政府的某个部，是部直属局。
如意大利、法国、西班牙等。
从世界范围来看，当今各国的档案事业行政管理机关可分为：层次型、单一型、兼职型和局部型（地区型）等4种层次型：俄罗斯单一型：法国、意大利、罗马尼亚、越南、蒙古、阿尔及利亚等兼职型：瑞典、丹麦、挪威、芬兰、冰岛等局部型：美国二、外国档案馆外国古代档案馆库从世界范围看，大体有过7种类型的档案馆：封建庄园档案馆、都会档案馆、城市档案馆、国王档案馆、社团档案馆、殖民地档案馆和机关档案馆。
819#——外国档案管理
外国档案管理作业题一、填空题（10分）：1.（）所著《论档案馆》一书是意大利第一部系统论述档案工作的杰作，在欧洲早期档案学术史上占有重要地位。
2.文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上（）变化的体现。
3. 法国在档案工作改革中颁布的（）是世界上第一部专门的档案大法。
4.（）是德国档案学家迈斯奈尔最著名的论断。
5.（）年4月2日，英国公共档案馆和皇家历史手稿委员会实行合并，组建了一个新的档案机构—英国国家档案馆。
6.日本的国家档案馆是（）。
7.英国实行的是（）档案事业管理体制。
8.（）被誉为是“当代论述电子文件最富于想象力的学者”。
9.俄罗斯采用的鉴定方法主要包括综合鉴定法和（）。
10. 1950年8月21-26日，第一届国际档案大会在（）召开，宣告国际档案理事会的正式成立。
二、名词解释（20分）1.分散式档案事业管理体制2.文件中心3.行政官员决定论4.文件连续体理论三、简答题（40分）：1.试述德国档案学家迈斯奈尔在近代档案鉴定理论方面所做出的贡献。
2.简述英国档案事业的总体特点。
3.简述外国档案立法的基本原则。
4.简述现当代外国档案利用的总体特点。
四、综合论述题（30分）：1.评述法国档案工作改革的重大意义及其深远影响。
2. 综述来源原则的发展历程。
外国档案管理本科试题（网络）4-4一、填空题（10分）：1.波尼法西奥2. 价值形态3. “穑月七日档案法”4. 高龄案卷应当受到尊重5. 20036. 国立公文书馆7. 分散式8. 戴维·比尔曼9. 系统鉴定法。
10. 法国巴黎二、名词解释（20分）：1.分散式档案事业管理体制是国家不设立档案行政管理机关统一掌管全国的档案工作，中央和地方的档案工作实行分权管理、各司其职的原则。
2.文件中心的性质就是介于文件形成机关与档案馆之间的文件管理机构，是连接机关与档案馆的“中转站”。
负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。
为文件形成机关及时提供优质和高效的服务，并经机关同意后为其他用户提供服务。
外国档案管理学
古埃及和古代两河流域的重大发现
外国档案管理学
三、外文“档案”的词源 据考证，外文“档案”一词最早源自
古希腊文αρχειου。希腊文字是在借鉴腓尼 基文字的基础上创造出来的。
外国档案管理学
第二节 外国档案载体形态和 类型的演变
在数千年的人类文明发展史中，由于社 会生活日新月异，档案的形态、类型和名称 不断地发生变化。考察档案形态和类型的演 变，了解档案载体的变革和门类的丰富性， 对科学管理档案具有重要意义。
外国档案管理学
（三）纸草档案
这是一种以纸草为载体的档案。纸草 （papyrus）是古埃及发明的一种书写材料， 原料来自生长在尼罗河畔沼泽地带的水生 植物———莎草。
外国档案管理学
（四）羊皮纸档案
这是一种以加工过的兽皮作为载体的 档案。因最早是用羊皮加工而成，故名为 羊皮纸（parchment），但其原料不仅仅限 于羊皮，还包括小牛皮。外国Leabharlann 案管理学（二）近现代档案的分类
1.从所有权角度划分———公共档案与私人 档案
2.从形成领域角度划分———综合管理性档 案与专业（专门）性档案
3.从载体角度划分———传统性（纸质）档 案与非传统性（新型）档案
外国档案管理学
第三节 外国档案的定义和价值
一、档案的定义 （一）19世纪中期至末期提出的档案定义 1.德国的档案定义 2.荷兰的档案定义
外国档案管理学
二、档案的价值
¡ （一）政权武器 ¡ （二）历史记录和文化遗产 ¡ （三）社会记忆
外国档案管理学
【思考题】
1.简述外国档案起源的时间和地点。 2.简述纸张出现之前的古代档案。 3.简述档案载体的第一次变革及其影响。 4.简述新型档案的含义。
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这一划分方法借助 “软件生命周期 ”的分法， 区别与文件生命周期的分法；
着眼点不再是文件本身，而是电子文件管理 信息系统本身；
划分依据不再是文件内在价值形态的变化， 而是电子文件管理活动的先后流程
再次，中外档案界认为文件生命周期揭示的 文件各阶段特定价值与相关因素的内在对 应关系不再适用于电子文件。
文件生命周期理论是否适用于电 子文件，后者对前者有哪些挑战 1
组员：张颖
陈梦娇
王双双 戴其
峰
什么是文件生命周期理论 (三个特点）
文件生命周期理论是研究文件从最初形成到最 终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性 与管理者之间行为关系的一种理论，是对文件运动 过程和规律的客观描述和科学抽象。
概括提炼出三个基本点： 1、文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整 的运动过程； 2、由于文件价值形态的变化，这一完整运动过程 可划分为若干阶段； 3、文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务 对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在对应 关系。
典型例证：美国匹兹堡大学针对失去现行效 用的电子文件保管问题，提出“分布式保 管”方案。提出由于电子文件运动阶段与 具体划分与纸质文件有较大变化，传统对 应关系不再适用，电子文件无需移到档案 馆，相反仍由形成机关保存
文件生命周期的修正（p.86)
结论（p87}
电子文件（设计、形成）
收集、整理
电子文件登记、积累
鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
上交档案馆 电子文件信息数据库
备份
索引
安全措施
电子文件信息备份数据库 电子文件保存
拷贝
迁移
再生性保存
电子文件长期保存
电子文件永久保存
电子文件鉴定
电子文件销毁
网络
用户
安全措施
电子文件开发利用 安全措施
拷贝
直接利用
什么是电子文件，及其管理（具体要求）
在数字设备及环境中生成，以数码 形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以 在通信网络上传送的文件。
1、首先是文件，满足文件所有要求 2、以数字形式记录，能被计算机处理 3、由内容、背景信息、结构三要素构成
文件生命周期面临的挑战（ p.83）
挑战之源—电子文件 首先，电子文件的生命周期需要新的解释。
文件生命周期理论主要是为针对当时纸质文件 生命过程而提出的，文件直线式的生命过程， 各阶段都很清晰，易区分；
而电子文件可能会在特定情况下做逆向运动， 或同时处于不同阶段，难以划分各阶段界限。
其次，中外档案界对电子文件生命周期的阶 段划分提出不同看法。