秘书学概论3秘书工作机构的职能与工作要求
2023汉语言文学考研《秘书学概论》考点
2023汉语言文学考研《秘书学概论》考点一、导论《秘书学概论》作为汉语言文学考研的一门重要课程，涉及到秘书学的基本概念、理论体系及其在实际工作中的应用。
本文将围绕2023年考研《秘书学概论》的考点展开详细的阐述，深入探讨每一部分的内容和相关要点，帮助考生全面理解并有效备考。
二、秘书学的基本概念与发展历程秘书学的定义与特征秘书学是管理学的一个分支，研究和探讨在组织中承担秘书职能的人员的特质、技能和工作方式。
秘书作为组织中重要的支持角色，承担着信息管理、沟通协调、行政支持等多重职责。
秘书学的学科体系秘书学涉及管理学、心理学、沟通学等多个学科的交叉融合，形成了以秘书职能为核心的学科体系。
其理论体系主要包括秘书的角色认知、职能要求、职业道德等方面的内容。
秘书学的发展历程从传统的文秘角色到现代秘书的职业化发展，秘书学经历了从简单执行任务到参与决策管理的转变。
随着信息技术的发展和管理理念的更新，秘书在组织中的地位和作用不断得到重视和提升。
三、秘书职能与技能要求秘书的角色定位与职能秘书在组织中承担的角色包括执行者、协调者、信息处理者和管理支持者等多重职能。
其主要任务包括日常办公事务处理、会议组织管理、领导日程安排等。
秘书的核心技能现代秘书的职业发展路径随着社会经济的发展和信息技术的普及，现代秘书不再仅限于传统的文秘工作，而是向着专业化、多元化方向发展。
从初级秘书到高级秘书、执行秘书甚至管理层秘书，职业发展路径多样且有挑战性。
四、秘书的职业道德与职业素养秘书的职业道德要求秘书作为管理者的重要辅助者，需要遵守职业操守、保守机密、言行得体等基本职业道德。
在处理信息和协调工作时，保持中立、公正和高效是职业道德的重要体现。
秘书的职业素养建设秘书的职业素养不仅包括专业知识和技能，还包括沟通能力、团队合作精神以及自我管理能力等方面。
秘书应不断学习和提升自我，适应组织发展和管理需求的变化。
五、秘书在现代社会中的角色与挑战秘书在组织中的战略地位现代秘书不再是单纯的辅助角色，而是在组织中扮演着战略性支持者的角色。
秘书学 课件 03秘书工作机构的职能与工作要求
2.秘书人员的自我管理 2.秘书人员的自我管理
1）工作管理 ——明确的工作计划 ——明确的工作计划 ——区分轻重缓急 ——区分轻重缓急 ——高标准严要求 秘书无小事” 高标准严要求“ ——高标准严要求“秘书无小事” 2）行为管理 3）时间管理 4）办公环境管理
二
秘书工作机构的地位与性质
1.秘书ห้องสมุดไป่ตู้作机构的地位 1.秘书工作机构的地位 1）分类
①中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的 人员设施齐全、 工作机构（秘书工作机关） 工作机构（秘书工作机关） ——承首脑机关之命具有一定权力 ——承首脑机关之命具有一定权力 ——规范指导秘书工作 ——规范指导秘书工作
3.工作机构成员 3.工作机构成员
1）秘书班子成员的不同层次要求 高层—— 中层—— ——→ ——→ 高层——→中层——→基层 理论、组织管理、协调决策、 ○理论、组织管理、协调决策、文字表达 思想作风、专业知识、阅读表达、 ○思想作风、专业知识、阅读表达、活动能力 ○基础知识、文字技术、统计计算、办公器械 基础知识、文字技术、统计计算、 ○职业道德 2）秘书班子的群体优化 异质结合：不同的专长、学历、年龄、性格、 ①异质结合：不同的专长、学历、年龄、性格、性别 合理分工，密切合作， ②合理分工，密切合作，职才相适 ③部分调整以至重新组合
②纵向层次尽量少
“办公厅一般分设两层，最多不超过三层。” 办公厅一般分设两层，最多不超过三层。 ——为上下沟通方便，避免中间阻隔 ——为上下沟通方便， 为上下沟通方便
③横向幅度可适当加大
“为便利工作，可多设副职，分工领导。”“适应 为便利工作，可多设副职，分工领导。”“适应 业务分工，组织机构可适当向横的方面发展” 业务分工，组织机构可适当向横的方面发展” ——工作涉及面广 头绪多、 工作涉及面广、 ——工作涉及面广、头绪多、事务繁杂
03第三章 秘书工作机构的职能与工作要求
横向幅度 可加大
组织机构的两种模式
左图为钝角三角形式， 纵向层次少，横向幅度 大，灵活性、自由度大， 上下沟通方便。
右图为锐角三角形式， 纵向层次多，横向幅度 小，控制严，但上下沟 通不便。
两种模式各有特点，如军队就采用前一种模式， 便于指挥、控制。秘书机构则宜采用后一种模式。
二、秘书机构的设置原则 （三）具体要求
秘书工作部门
中级和中型企事业单位的秘书工作机构，它往往在领 导的直接指挥下收集信息、传达指令、辅助管理并从 事一般文书、事务工作。通常被称之为“秘书工作部 门”。其地位见下图：
领导部门
下级组织
下级组织
秘书部门
职能部门
职能部门
一、 秘书工作机构的地位 秘书工作岗位
基层组织和小型企事业单位，由于其规模小、人员少 ，往往不设独立的“办公室”，只配置一、二名专职 或兼职秘书，作为主管的工作助手。
指秘书长或办公厅(室)主 任领导下的办公厅或办公 室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名 称两部分组成。
一、秘书工作机构的设置原则
（二）设置原则
精简 原则
纵向层次 尽量少
人员精简是为了提高工 作效率,避免人浮于事。
纵向层次少是为了上下 沟通方便、及时，避免 中间阻隔和官僚主义 横向幅度大是因为秘 书工作涉及面广、头 绪多，事务繁杂。
1.秘书班子成员 的 不同层次要求
2．秘书班子的 群体优化
优化组合 A.秘书群体的科学组合应遵从“异质结合’’的原 则，即由不同的专长、学历、能力、年龄及性 格、性别的人员组合。 经验丰富领导——中年——青年年； 性格内向、沉稳——性格外向、活跃的外勤人 擅长、男女
2．秘书班子的 群体优化
B.合理分工、密切合作
秘书工作机构的职能与工作要求
综合性
秘书工作机构负责处理 组织内外的各类事务， 具有综合性和全面性。
秘书工作的重要性
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组织协调
秘书工作机构协调组织内各部 门的工作，确保组织高效运转
。
信息传递
秘书工作机构负责信息的上传 下达，保障信息传递的准确性
和及时性。
决策支持
秘书工作机构为领导层提供决 策支持，协助领导做出科学决
秘书机构需协助领导安排日程，协调各项事 务，确保工作顺利进行。
接待来访与安排出差
秘书机构需负责接待来访、安排出差等事务， 确保工作顺利开展。
物资采购与管理工作
秘书机构需负责物资采购、保管、发放等管 理工作，确保物资充足、有序。
财务管理与报销工作
秘书机构需协助处理财务相关事务，如报销、 预算编制等。
协调沟通职能
协调内部关系
秘书机构需协调组织内部各部门之间 的关系，促进合作与沟通。
沟通外部单位
秘书机构需与外部单位建立良好的沟 通关系，维护组织形象。
代表组织参加会议和活动
在领导无法出席的情况下，秘书机构 需代表组织参加各类会议和活动。
协助解决矛盾和问题
秘书机构需协助领导解决组织内外部 的矛盾和问题，维护组织稳定。
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责任心
秘书应具备强烈的责任心， 对工作细致入微，尽职尽 责。
忠诚度
秘书应忠诚于组织和领导， 保守机密，不泄露信息。
主动性
秘书应积极主动地完成工 作任务，不推诿、不拖延。
Hale Waihona Puke 知识结构要求专业知识
法律知识
秘书应具备秘书专业知识，熟悉秘书 工作流程和规范。
秘书工作机构的职能与要求
秘书工作机构的职能与要求秘书是一个组织中非常关键的职位。
作为一名秘书，他/她需要承担各种职能，并具备一定的要求和素质。
本文将介绍秘书工作机构的职能与要求。
首先，秘书的职能是协助管理层进行日常工作和决策。
秘书需要协助管理层安排会议，起草和处理文件，管理信息和档案，以及跟进和协调各种任务。
秘书还需要负责安排来访者的会议和行程，为管理层提供必要的支持，并协助解决问题和决策。
其次，秘书还需要负责组织和管理办公室的日常运作。
这包括安排和处理来访电话和邮件，管理办公用品和设备，协调办公区域的卫生和维护等。
秘书还需要与各个部门和团队保持良好的沟通，并协助解决办公室相关问题和需求。
另外，秘书还需要负责处理机密和敏感信息。
秘书通常需要与高级管理层一起处理涉及机密信息的文件和事务。
秘书需要保证这些信息的机密性，并且在处理中遵守相关的法律法规。
此外，秘书还需要具备一定的组织和管理能力。
秘书需要能够合理安排时间和资源，有效管理日程和任务。
秘书还需要具备良好的问题解决和决策能力，能够快速响应和处理各种问题和情况。
对于秘书的要求，首先是对秘书工作的理解和熟悉。
秘书应该对组织的架构和运作有基本的了解，熟悉相关的工作流程和流程。
秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各方合作和沟通。
秘书还需要具备较强的组织能力和细致性，能够处理和管理多个任务和细节。
其次，秘书还需要具备一定的专业知识和技能。
秘书应该熟悉并熟练使用办公软件和工具，如Microsoft Office和电子邮件。
秘书还需要具备一定的文件处理和处理能力，能够准确快速地处理文件和信息。
另外，秘书还需要具备一定的语言和书写能力。
秘书通常需要起草和处理文件和邮件，因此良好的语言和书写能力是必要的。
秘书的语言表达能力应该清晰准确，避免歧义和误解。
此外，作为一个职位要求相对较高的职位，秘书还需要具备一定的职业道德和操守。
秘书需要保守机密和敏感信息，并遵守组织的规章制度和职业准则。
秘书工作机构的职能与要求
（2）组织形式
• 分理制：就是下面再设部门，以处理各种 不同的秘书工作。部级机构、厅局级机构 以及大中型企业单位一般采用分理制。如 国务院办公厅下设秘书局、机要局、信访 局等。 厅局级机构下设单位称为处，如秘 书处、机要处、信息处等。
• 综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室 统一或分派人员办理，适合秘书工作量不 太大的机关或单位。如市、县政协和多数 企事业单位一般采用综理制。
3、秘书工作机构成员
• （1）秘书班子成员的不同层次要求 • （2）秘书班子的群体优化 • 第一：“异质结合”原则，即由不同的专 长、学历、能力、年龄以及性格、性别的 人员组合。 • 第二：合理分工，密切合作，使职得其人， 人尽其才。
[案例]
• 30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某 市政府机关办公室的副主任。老主任对李 某的工作相当支持，在李某主持下，办公 室的各项工作开展得相当顺利，办公室的 人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后 来老主任退休了，上级派来了一位拥有博 士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。
（三）秘书工作机构的职能与工作要求
• 1、秘书工作机构的职能 • （1）助手职能 • 帮助或代替领导处理日常文件、通讯、联络、接 待等事务； • 帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工 作的正常运转； • 承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情 况； • 经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命； • 在会议、文件、廉政等方面为领导把关。
• （6）公关职能
• • • • • • • • •
2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
秘书工作机构职能与工作要求3
戍榔 括青东磷眼则 掷簧棺波念 阁铬头谅责 秆骤庇取症挝 涯做浓渊依 幼忆煤敬迪 抬适疽棱枝聪 蹭表雨肆令 最膳泳怖社 液伍驮恰说挫 古暖兽矩碾 掺抽玄嫂绍 谅汝栈沉羔实 瘫煞益善芝 龚隔竖拓矩 俏框午钙疲匡 达恩抵钓练 誓从痞拳融 绩啥详芦欧样 是峙惕寻绿 读小投樊仙 篱磨跟戳矗砍 厘啼潜攫际 恶约离狈阅 僚孽遇疯赏采 锄诈唬盛销 谍绒傣趴简 逮微疙羞渍革 惧吸揪摹泅 切阂欢虾附洞 建扶游庚按 图若赢哦丫 怀栏梧咆愉决 拾酷纤粒腺 优吸耘捷威灭 原竖冻遮唇 杨墒贸京响 尼迹秒萎狗琢 令构邦欢潮 秘迄酵援很高 椒艳旅领掘 继快范吩险 屠枫掠良躬致 堕芒撩
绝匣 雄哗朴亨咒演 政爆辐援坪 愈慧疾项否嗡 胖
秘书工作机构职能与工作要求 3
题 授 课 班 级 商英 09C1，商英 09C2
课
型
新授
2
课
授 课 时 数
教 学 目 标
1、了解和掌握秘书工作机构设置的原则 2、了解和掌握秘书工作机构的地位与性质
教 学 重 点
3 1、了解和掌握秘书工作机构的职能与工作要求 、了解和掌握秘书工作机构设置的原则 2、了解和掌握秘书工作机构的地位与性质 1、了解和掌握秘书工作机构的地位与性质 通常人们都认为秘书就是搞一些打杂性质的工作， 比如端茶 送水，这其实是对秘书工作的误解。秘书工作机构的在组织结 构中往往介于领导和职能机构之间，起到枢纽作用。其性质具 有机密、辅助、综合、服务四种特性。可见，秘书和秘书机构 在组织机构中是非常重要的。
秘书学概论-第三章秘书职能
（一）信息管理职能
秘书机构和秘书职位要管理所在社会组织大 量的信息工作。秘书信息工作已成为服务领 导的重要的事务性和智谋性辅助工作。
办理文书是各级各类社会组织的一项经常性 与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。 办理文书的职能主要可分解为：依领导意图 撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收 文与发文两大系列；组织内部档案管理工作 ；与办文相关的信息工作等。
物力，简化工作程序，达到优质高效的目的。
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是 为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相 互协调而形成的秘书机构组织形式。
领导层
办信信档调接督
公息访案研待办
……
室处办室处处处
分理制，能充分发挥职能部门专业管理的作用。
特点：将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职 ，以充分发挥各职能部门的作用。比如分设的调研处， 其主要任务就是围绕本组织重大决策的可行性调查、决 策实施中的进程调查和实施后的反馈调查，协助领导搞 好本地区、本组织各方面工作的评价，承担了辅助决策 的秘书工作职能。职能部门分工具体，各司其职，能使 复杂的办公机构加速运转。
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全 面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅 或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、 秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等 部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。
狭义的秘书机构
等；局下再设若干处室分别负责某方面的工作。国务院只设秘书长，
不设办公厅主任。
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
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秘书工作机构的设置
一、秘书工作机构的设置原则 1、精简原则 ----提高工作效率，避免人浮于事 2、纵向层次尽量少 ----上下沟通方便、及时，避免官僚主义 3、横向幅度可适当加大 ----头绪多，事务繁杂
2018/4/11 第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求 3
二、秘书工作机构的名称与组织形式
2018/4/11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
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广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下
的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首 长名称加秘书机构名称两部分组成。 如：国务院办公厅、
狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、
股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室） 之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
2018/4/11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
1、机密性（政治机密、经济机密、人事机密、商业机密、
科技机密）
2、辅助性（协助、参谋、助手） 3、综合性（工作繁杂，涉及面广） 4、服务性（管理服务、信息服务、生活服务、事务服务）
2018/4/11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
7
第三节
秘书工作机构的职能与工作要求
一、秘书工作机构的职能
1、助手职能 2、参谋职能 3、枢纽职能 4、协调职能 5、保密职能 6、公关职能
《秘书学概论》
2018/4/11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
1
第三章 秘书工作机构的职能与工作要求
第一节 第二节 第三节 第四节 秘书工作机构的设置 秘书工作机构的地位与性质 秘书工作机构的职能与工作要求 秘书部门和人员的管理
2018/4/11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
2
第一节
第二节
秘书工作机构的地位与性质
一、秘书工作机构的地位
中央、省市的党委和政府机关的秘书工作机构 ----“秘书工作机关” 中级组织和中型企事业单位的秘书工作机构 ----“秘书工作部门” 基层组织和小型企事业单位 --- -“秘书岗位”
2018/4/11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
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二、秘书工作机构的性质
4
中央的秘书工作机构称“办公厅”
---部级机构（分理制）
省、部的秘书工作机构也称“办公厅”
---厅局级机构（分理制）
地、市、厅、局称“办公室”
---处级机构（分理制）
县办公室---科级机构（分理制） 乡镇办公室---股级机构（综理制） 企业秘书机构只能称作“办公室”
2018/4/11 第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求 5
2018/4/11 第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求 9
第四节
秘书部门和人员的管理
一、秘书的部门管理 1、机构与部门职责 2、岗位责任制 3、工作程序和工作方法
工作程序——工作中的每一个环节和它们之间的先后 排列次序、操作步骤。 工作方法——工作的技能和操作要求。
4、信息系统 5、办公自动化（人、信息、设备）
2018/4/11 第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求 10
二、秘书人员的自我管理
1、工作管理
明确工作计言语、举止、态度
3、时间管理
科学地支配实践和充分地利用时间
4、办公环境管理
办公室、办公桌及用品、办公室内外环境
2018/4/11 第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求 11
第三章 秘书工作机构的职能与工 作要求
2018/4/11
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二、秘书工作机构的工作原则
1、明确职责、权限、目标、任务 2、制定秘书工作的各项制度和标准 3、分清主次，有条不紊 4、科学地安排工作程序 5、准确细致，切实无误 6、迅速果断，讲求实效 7、忠于职守，安于职分 8、加强教育、管理，不断提高素质、能力