《归档文件整理规则》
《归档文件整理规则》讲稿
《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。
《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。
大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。
因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。
我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。
下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。
一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。
企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。
《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。
国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。
对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。
因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。
归档文件整理规则
（四）机关文件材料归档范围的具体内容
1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：
a.上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料； b.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非 本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； c.上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词； d.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； e.上级机关转发本机关文件的文件。
件材料； ⑾内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理
报告、领导批示、统计分析材料；
⑿本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位 带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；
⒀反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；
⒁本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方 面的文件材料；
本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
长期 短期
永久 长期
永久 短期
方针政策性的重要问题的
永久
一般事务性问题的
短期
内
容
13 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的
13.2 半年的、季度的、一般专题的
14 本机关计划、规划、控制数字
件材料； ⒎上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⒏同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、
批复等文件材料。
㈡、定期保管的文书档案
⒈本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； ⒉本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； ⒊本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； ⒋本机关一般性事务管理文件材料； ⒌本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示以及一般性的
《归档文件整理规则》介绍
归档文件的分类
归档文件同意采用档案实体分类法中的 保管期限—年度—机构 保管期限—年度分类法 统一全宗应保持分类方法的稳定、统一 凡单位内设机构比较健全稳定的，职能分工明确的， 可按保管期限—年度—机构分类法 凡单位内设机构简单或不便按机构分类的，或者年度 形成归档文件数量少的，可采用保管期限—年度分类 法
归档文件的排列
一、事由原则 事由原则要求同一事由的相关文件应当排列在一 事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 起。“事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 一段较紧密的工作过程。 事由”的具体划分尺度， 一段较紧密的工作过程。“事由”的具体划分尺度， 由整理者根据办理时间的长短、 由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及 文书处理程序的不同等，自行掌握。 文书处理程序的不同等，自行掌握。 二、排列方法 总原则：在分类方案的最低一级类目内， 总原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间、重要程度等排列。会议文件、 结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等 成套性文件可集中排列。 成套性文件可集中排列。 同一事由内归档文件的排列，按时间、 同一事由内归档文件的排列，按时间、重要程度 进行。 归档文件的排列，按事由先后、 进行。不同事由间 归档文件的排列，按事由先后、重 要程度、事由共同属性进行。 要程度、事由共同属性进行。
归档文件的整理单位与装订 一、整理单位
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”或“为 归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“ 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 二、归档文件的装订 1.装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 装订前的文件排序 装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 文在后；复文在前，来文在后（请示与批复、报告与批示、 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； ）；汉文文本在前 函与复函等）；汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 中文文本在前，外文文本在后。 中文文本在前，外文文本在后。 2.装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐；左侧 装订的对齐方式 装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐； 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 3.装订形式与装订材料：凡需要向各级各类档案馆移交的 装订形式与装订材料： 装订形式与装订材料 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。 不锈钢夹、粘贴等形式。
归档文件整理规则
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法（六个部分，三十三条）。 （一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
（一） 装订
装订是归档文件文件整理的基础环节，即采用符合档案保护要求的装订 材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。通过装订，从实体上将归档 文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。
◆《意见》第五条：没有按《工业企业档案分类试行规
则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参 照执行《规则》。根据《工业企业档案分类试行规则》 进行实体分类的企业，其党群工作、行政管理、经营 管理和生产技术管理四大类的文件材料可参照执行 《规则》的规定，按“件”进行整理。具体操作中四 大类 可以继续保留，不再设置二级类目；也可以四 大类合并为“管理类”，划断年度重新调整分类编号， 制定新的分类方案。
四、质量要求 （1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，
字迹模糊或易退变的文件应予复制。 归档文件应齐全完整
反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本单 位各部门各项工作中形成的应归档文件必须齐全，不能缺 少某个部门或某项工作的文件。 一组有密切联系的文件必须齐全完整。如召开某会议，应 有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次 会议全貌的主要文件，若缺少会议通知，就视为不齐全。 文件正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与 被转发文、请示与批复、报告与批示、函与复函应齐全完 整.
（7）重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 （8）来文与复文是指不同单位之间就某一问题的往 来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批 示、函与复函、通知与报告等。 来文与复文可以作为一件，也可以分别各为一件， 故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。 我省规定：来文与复文各为一件。
《归档文件整理规则》实施细则
归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。
本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。
2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。
3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。
3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。
3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。
3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。
4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。
4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。
4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。
4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。
4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。
5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。
5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。
5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。
5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。
6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。
6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。
6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。
归档文件整理规则
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
?
简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
甘肃省档案干部培训系列讲座之二《归档文件整理规则》讲座第一讲《归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。
由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。
我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。
这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。
在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。
但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。
这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。
与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。
计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。
我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。
科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。
在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。
《规则》的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。
它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。
作为档案工作的一项基础性法规标准，《规则》带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。
由于其内在的科学性、合理性，《规则》充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。
二、《归档文件整理规则》的编制原则《规则》编制的原则主要有三项，即简化原则、兼容原则和前瞻原则。
第一、关于简化原则。
简化原则就是简化整理程序，减少手工劳动，提高工作效率。
简化整理程序就是减掉那些难以把握的人为因素和不必要的手工劳动，减少整理工作对机关档案部门人力、财力和物力的不必要占用。
《规则》之所以以“件”代“卷”，将“件”作为归档文件的整理单位，简化原则在此起到了至关重要的作用。
第二、关于兼容原则。
兼容原则主要体现在三个方面：一是兼容手工和计算机两种管理方式，这是因为虽然引入计算机对档案管理具有重要意义，但从我国国情看，全面普及计算机还有一个过程，目前尚处于一个手工和计算机两种管理方式并存、衔接和过渡的阶段，并且这一阶段要持续相当长的一个历史时期。
因此，《规则》在适应现代化管理需要的前提下，兼顾了手工管理的方式，做到既有引导性，又体现出过渡性；二是便于档案室与档案馆衔接，按照国家有关规定，归档文件中永久、长期保管部分到一定时间就要向档案馆移交，所以《规则》兼顾到了档案馆管理的特点和要求。
例如，鉴于档案移交进馆时或进馆后需要再鉴定，件号可能会出现断号、跳号等现象，因此《规则》对件号设置了室编、馆编两种，并在设计归档章和盒脊的项目时预留下了相应位置；三是与现有规定相兼容，尽量对原来反映文件整理的有益成果予以采用，做到总结继承促发展，发展之中有继承。
第三、关于前瞻原则。
从长远看，文档一体化管理是机关文秘、档案工作的发展趋势。
机关办公自动化和档案管理现代化是相辅相成的，文书处理和归档文件整理是先后衔接的过程，两者都需要文件的有序化和系统化。
因此，将文件整理程序的有关环节与文书处理的有关环节衔接起来，实现文件的随时归档和信息共享，既能理顺二者之间的关系，又能充分利用文书处理的成果，减少档案部门的重复劳动。
《规则》的制定与实施，有利于机关文档一体化的实现。
三、我省实施《归档文件整理规则》的情况国家档案局颁布《归档文件整理规则》后，我省开展了积极的实施工作，主要做了以下三个方面的工作：第一、由省档案局选派业务骨干在省粮食局进行了一个年度归档文件整理的试点工作，为全面实施摸索经验；第二、由省档案局组织制定了《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，印发全省贯彻实施；第三、首批培训了400多名遍布全省各地各系统的业务骨干，为《归档文件整理规则》的全面实施提供了业务支持。
第四、组织厂家印制了规范的档案装具和相关用品，为《归档文件整理规则》的实施提供了必要的物质条件。
目前，《归档文件整理规则》已在全省范围内的各地、各级党政机关推开，收到了良好的效果，受到绝大多数一线档案管理人员的好评。
第二讲归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级机关转发本机关文件的文件。
（二）应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：1、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；5、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；7、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；9、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；17、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料；24、死亡干部档案材料。
（三）应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、下级机关报送的法规性备案文件；3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。
下列文件不列入归档范围：1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。
各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。
第二步：确定归档文件整理保管的单位——“件”应归档文件收集齐全完整后，即应正确确定归档文件的整理保管单位——“件”，具体做法如下：（一）一般以一份文件为一件，如：某单位收到的“中共甘肃省委组织部印发《关于进一步加强非公有制经济组织党的建设工作的意见》的通知”（甘组通［2002］61号）、本机关形成的党组会议记录等，即可直接作为一件进行整理保管。
（二）文件的定稿和正式印发件合为一件，这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况。
（三）正文与附件合为一件，例如：《甘肃省档案局关于通报2000年度全省档案工作目标管理任务完成情况和下达2001年度目标管理任务的通知》（甘档[2001]18号），其后有“2001年全省档案工作目标管理任务指标表”和“关于2001年全省档案工作目标管理任务有关问题的说明”两个附件，整理时要作为一件对待，不能分开。
（四）转发文与被转发文合为一件，例如：“中共甘肃省委办公厅转发省档案局党组《关于进一步加强全省档案工作的意见》的通知”（省委办[2003]66号）一文，前面的“通知”是转发文，后面所附的“意见”是被转发文，整理时要作为一件对待，不能分开。