第5章 外贸公司出口型企业跟单模式

• 四、日后相关资料整理
• （一）订单相关资料整理 • 为了便于订单跟踪，对于已接订单中哪些已经出货， 哪些还没有出货应有归类。通过两张表即可做到， 一是《已出货订单一览表》，二是《未出货订单一 览表》。 • 《未出货订单一览表》中要显示接单日、订单号、 订货数量、交货期等几项关键指标。 • 《已出货订单一览表》中要显示订单号、数量、交 货期、工厂实际交货期等。 • 另外，还要根据客户分类，把有关订单相关资料放 在同一个文件夹中，便于日后查找。这些相关资料 主要有：《生产通知单》、形式发票、信用证、订 单变更通知、包装资料文件、出货装箱单等。
• 四、货物出厂后，跟单员应做好以下售后服务工 作： • 1、货出工厂后，可能会有部分不良产品。客户投 诉并退回产品，需填写《退货单》给仓库作收货 凭证。再填写《客户抱怨处理单》给质保部讨论， 分析是什么原因，，如何避免此类现象再次发生 做出总结。然后将改善对策回馈给客户。将退回 的产品返修完毕后，给质保部门检验合格后再出 工厂。 • 2、每半年需传给每个客户一张《客户满意度调查 表》，请客户回传.以便巩固业已建立的业务关系。 • 3、针对不同客户进行分类管理。一般是按照一年 度订单数量及购货金额来分类。
第六节 出货联系
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一、联系对象 1、船公司（自营出口企业） 2、外贸公司（不能自营出口的企业） 二、联系内容 1、出货时间（要具体些，譬如×月×日上 午几点或下午几点） • 2、《装箱单》。即准确传出《装箱单》上 的内容，还要附注其他信息：如拉货地址、 线路图、联系电话等等，以便顺利拉货。 • 3、其它内容
• 一、备货程序 • 1、制作《生产通知单》 • 一般是将客户订单副本（或复印件）直接发到生 产车间，作为《生产通知单》进行加工生产，也 可以自己动手转化为正式的《生产通知单》。 • 《生产通知单》内容：品名、规格、数量、包装、 交货期等 • 2、制作《仓库发料通知单》 • 《仓库发料通知单》内容：物料名称、规格（或 型号）、计量单位、数量、仓库存量
第五节
生产跟踪
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这个阶段的工作重点是：有两个方面 1、生产进度怎么样？ 2、检查生产与订单要求是否相符？ 3、关于订单更改的跟踪 客户更改订单严格讲，属于变更合同内容。 如果是变更合同主要条款，我方视情况， 采取三种措施：①可以拒绝；②也可以接 受；③或进一步协商。
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• 获取提单流程：
• 申请表，租、订 签发提单
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• 托运人
提单
船公司
大副收据
承运人
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• 催单流程： •
• ①催单
出口方
②交付提单
船公司•Biblioteka • •③审核与信用证是否相符
• 二、商业发票 • 三、装箱单：即发货明细。 • 四、重量单、尺码单：船公司收货、进口 方验货依据 • 五、产地证：是货物原产地或制造地的证 明文件，以此确定生产国别。 • 六、商检证（又叫通关单） • 七、出口许可证 • 八、保险单
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二、客户对询盘的处理 1、询盘方式： 电话、传真、电子邮件。 2、询盘的一般内容：品名、品质（规格、 型号、等级等）、包装、价格（可单询）、 交货条件（交货期、运输方式）、付款条 件等。 • 特别提醒：回复询盘（即发盘）要谨慎， 一定要弄清楚对方真实用意后再报价。
• 对询盘的处理技巧： • ⑴弄清楚对方发询盘的真实用意。是刺探市场？ 还是要货？若是前者应予以拒绝或不报实际价格。 • ⑵客户要求的货物，若本厂已经生产过，可以查 出档案资料报出指导价。如果没有生产过，但可 以生产，应在核算成本加税收加预期利润后再给 对方报价。如果需要添加模具，其模具费用原则 上由客户负担。如果客户对货物需求量较大，可 灵活掌握。 • ⑶如果是电话询盘，应做好电话记录：客户名称、 来电时间、号码、内容等。
• 三、样品制作与寄样 • 1、卖方样的制作。 • 2、填制《样品生产通知单》，送生产部门加工制 作。 • 3、生产部门做好样品后，物料防止做错，保险的 方法是自己查看样品是否符合客户要求，无误后， 打好包装准备寄样，并做好一切记录。 • 4、通知买方查收并予以确认。 • 5、进口方将确认样返寄给出口方。 • 6、出口方按照买方的回样（又叫确认样）送交生 产部门加工生产。
• 3、制作《仓库发料通知单》 • 此表与上表内容基本相同，所不同的是要 加上耗料率和耗料明细。
《仓库发料通知单》 《材料耗用明细表》
仓管员
查料
返交跟单员
第四节 物料采购与物料进仓跟踪
• 1、制作《采购单》。 • 《采购单》内容：与《材料耗用明细表》 内容相同，即：物料名称、规格型号、数 量、单价及金额、交货期等。 • 2、打印《采购单》。 • 《采购单》经采购员签字后发给供应商， 同时收妥后回传予以确认。 • 3、对物料进仓实施跟踪。
内容积 （M）
20尺柜 6米柜
40尺柜 12米柜
5.896×2. 33 35×2.38 5 40×8×8 67 .6
40×8×9 76 .6
配货毛 重 （T） 2.340× 17.5 2.274
2.339× 22 2.274
2.3402 ×.577 22
40尺高 加高12 柜 米柜
• 货柜的选择有两种方法： • 一是按客户要求选定货柜。 • 二是出口方根据不同货物自己选定。基本 原则是便于订舱。
• 三、开形式发票要注意的问题 • 1、单价条款和贸易术语要明确。因为，不 同的贸易术语其价格构成是不同的。比如 EXW、FOB、CFR、CIF价格构成相差甚 远。 • 2、交货期要明确。交货期有多种表示方法。 • 3、开证日期（L/C－信用证 或T/T－电汇） 的天数要明确。
第三节 备料生产 ――制作《生产通知单》 《仓库发料通知单》 《材料耗用明细表》
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三、《装箱单》制作 1、品名、规格、数量 2、箱数 3、毛重与净重 4、包装尺寸与体积 5、箱号排列 6、唛头
第七节 货柜的选择
• 一、货柜种类 • 常见的货柜有：干货柜、冷冻柜、框 架式柜、罐式柜、吊挂柜等。其中干 货柜最为常见。
• 二、货柜及其尺寸选择 • 常用的干货柜种类及其规格表 种类 外尺寸 体积 (M³ ) （M） 名称 又名
第八节
出货跟踪
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一、出货前的准备工作 1、货柜车是否到厂？ 2、记录车辆资料，以备后用 3、协助安排装货。 4、填制《提货单》（每柜一单），签字确 认，并告知目的地。 • 二、出货时的工作 • 1、通知生产部门备货待运。 • 2、提前一天清点数量。
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三、出货后工作 1、保安放行，并通知报关员：车已经驶出。 2、询问报关员，报关是否完成？ 3、传真装货资料给国外客户。 2、每半年需传给每个客户一张《客户满意 度调查表》，请客户回传，以便巩固业已 建立的业务关系。 • 3、针对不同客户进行分类管理。一般是按 照一年度订单数量及购货金额来分类。
第九节
催交单据
• 催单――以催交海运提单为核心的各种所有单据 催交活动的总称。 • 一、提单 • 概念：是承运人（船长、大副）收到托运货物后 签发给托运人（出口方或物流公司）的单据。 • 作用：⑴是货物的收据，证明承运人已经收妥货 物； • ⑵是所有权凭证，凭此提单可以提货、转让、银 行质押贷款； • ⑶是承运人与托运人之间的运输协议的证明。
第五章
外贸公司出口型企业 跟单模式
• 外贸公司的出口贸易订单流程图：
接到国外进口商订单 审单
开出形式发票
进口客户确认后开出信用证 工厂备货生产 检验、报关、装运
第一节 接单与审单
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一、接单 1、接单的含义 2、客户落单方式 3、对接单的理解 对接单的要求： 一是要看订单上有没有公章印和法人代表的签字 （最好是原件） • 二是要看订单上的产品本企业有没有库存、交货 期内国内市场的货源情况（即能否采购得到）， • 三是要核算一下国内产品的价格并与买方的发价 对比，看能否接受。
• 催单后的工作： • ⑴出口方将提单连同其他单据交单证员缮 制，然后提交到议付行办理押汇业务，收 回货款。 • ⑵通知买方尽快到开证行或付款行（汇付 方式）付款赎单。
第十节 日常事务处理
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一、寄目录（即发询盘） 目录内容： ①本公司（或工厂）的情况介绍； ②各种类型商品的指导价。
• 二、审单
• • • • • • （一）货物名称、规格、数量的审查 （二）单价和金额的审核 （三）交货期审查 （四）交货方式审查（即运输方式审查） （五）付款方式审查 （六）包装要求的审查
第二节 开出形式发票
• 一、什么是形式发票？ • 形式发票的内容类似于货物发票，但它不 能作为会计做账的依据，只能是作为进口 方开出信用证的依据。 • 二、形式发票的内容 • 1、订单上信息：收货单位、开单日期、合 同号、形式发票号等。 • 2、产品信息：品名、规格、数量、包装、 交货期、单价及金额。 • 3、通知行信息：即收证行信息，以便进口 方顺利信用证。
1、生产进度怎么样？ 2、检查生产与订单要求是否相符？ 针对以上两个重点，分别采取相应措施。 3、关于订单更改的跟踪 产品在生产加工过程中，不可避免地会发 生客户临时更改订单内容的事情。 • 客户更改订单严格讲，属于变更合同内容。 如果是变更合同主要条款，我方视情况， 采取三种措施：①可以拒绝；②也可以接 受；③或进一步协商。
• （二）产品相关资料整理 • 为了便于自己查阅资料，把工厂所生产的 产品，按客户再按品牌的相关资料整理在 同一张表格上。 • 表项内容：名称、规格、产品代码、条形 码、包装资料、单价等。 • 有了此表，在客户下单、开形式发票和做 包装资料时，就不用那么辛苦要查很多， 只要拿出此表，所有资料一目了然。