公司办公室主要职能、职责

一、公司办公室主要职能、职责

1、根据党的方针政策，上级机关的决议、指示以及公司党委、行政的决定，起草、办理各类文件；负责印章、介绍信的妥善保管与使用。

2、负责公司总经理办公会议、党委会议及公司工作会议等的会务管理工作。

3、负责公司党委、行政决定事项的督办。

4、负责保密工作的实施与开展。

5、负责人民来信、群众来访的接待、处理。

6、负责党务、政务信息工作。

7、负责重大外事活动的安排、来宾接待、重要领导来公司活动安排及协调对口接待工作。

8、负责对外的联络工作。

9、负责公司内人员因公出国的审查呈报工作。

10、负责公司档案管理工作。

11、负责公司法律事务工作。

12、负责公司计划生育事务工作。

13、负责公司机关小车队车辆管理工作。

14、负责完成公司领导、上级机关交办的其他工作。

二、办公室主要工作流程

1、公文办理

A公司外来文

文书登记——办公室主任阅批——公司领导批示——承办部门执行——文件归档。

B公司内请示、报告

单位、部门呈报——文书登记——办公室主任阅批——分管领导批示——办公会议讨论（视情况）——办理批复——承办部门执行——文件归档。

C公文制发（以党委、公司名义）

职能部门起草——有关部门会签（视情况）——办公室核稿——公司领导签发——文书编号——文件打印——办公室校核——文件印制——盖章——发文——文件归档。

2、传真

使用人申请――办公室主任审核――文书登记——发传真。

3、复印

申请（内部资料、密级文件）——办公室主任审批——登记——复印。

4、会议室使用

部门申请——到办公室登记——办公室开门——使用部门布置会场——使用部门清理会场。

5、下发会议通知

部门申请——分管领导批准——办公室登记——办公室负责电话通知。

6、接待

部门申请——分管领导批准——办公室登记——办公室牵头安排接待方案。

7、出具介绍信

使用人申请、登记——分管领导批准或办公室主任批准——办公室盖章。8、用印管理

经办人申请、登记――部门领导审核――分管公司领导或办公室主任审批――办公室盖章。

9、档案查询

经办人申请、登记――分管公司领导或办公室主任审批――档案室查找---借阅。

10、法律咨询

经办人申请、登记――法律事务处研究、分析――给出建议。

11、计划生育

12、使用小车申请

部门申请、添用车申请单——分管领导批准——办公室小车队登记——安排车辆。

三、办公室工作方案和规定

（一）秘书工作

秘书工作是公司党委办公室、行政办公室的主要工作，是参与政务、管理事务的综合性工作。它为领导的决策提供文件、资料、情况以及建议、意见；为会议的召开提供议题、会场记录、纪要撰写；为领导的组织和指挥起传达、督促和检查作用。

（二）办会

1、负责公司党委会议、总经理办公会议和党政联席会议议题的收集、登记、

会议安排、会议材料准备、会议记录以及会议纪要、决定事项的起草等工作。

2、提前制定会议安排方案和意见，呈领导审定。

3、会议纪要、决定事项须在会后2个工作日内草拟完毕，送有关部门征求意

见后报办公室领导审核，呈领导审签。

4、对已审议过的会议材料、会议记录、会议纪要、决定事项及时进行整理。

5、负责跨局、跨部门会议的统筹协调工作。

（三）请示件办理

1、负责请示件的分类、登记、办理工作，做到来文登记清楚、明了，查阅快捷，随时掌握文件办理情况。

2、根据来文的情况，呈办公室主任提出拟办意见，再送分管领导批示：

3、来文如需征求各职能部门的意见，由办公室办理，并做到及时催办，跟踪落实，保证在规定时间内征求完意见，并对各职能部门反馈回来的意见进行分析综合，提出意见，供领导决策时参考。

4、文件办理严格遵守承诺制，力求在最短时间内办结。一般性且需征求职能部门意见的文件在3个工作日内提出拟办意见，呈领导审定。特急件随到随办，立刻提出拟办意见，呈请领导审定。

5、对领导已有批示的上下级来文，应及时、准确地反馈给有关单位。

6、根据领导批示，在1个工作日内，及时将有关材料移交相关部门、单位的负责同志。

（三）发文办理

1、负责以公司党委、行政名义发出的各类文件的草拟工作。

2、审核公司党委、行政职能部门代公司党委、行政草拟的代拟稿。

3、负责文件制作完成后，发出之前的最后核对工作。并负责对送上级机关和外单位的文件进行登记签收。

4、负责报告件的办理。对有领导批示的报告件，及时跟踪督办。

5、协助业务主办部门做好专题会议的会务工作。

6、除特殊情况外，文稿起草在3个工作日内完成，急件即到即办，并在规定时限内完成。

7、草拟或审核过的文稿，在呈分管领导签审前，须先送处办公室核稿。

（四）公文运转

1、负责呈领导审阅、审批文件的分类登记和传递工作。

2、负责领导临时交办事务的分类、办理及督促工作。

3、对领导活动安排提出办理意见，呈办公室领导审示。

4、跟踪、掌握呈领导审批文件的办理情况，并及时与有关岗位沟通反馈情况。

5、对呈送领导阅、批的文件必须每天进行清理、转呈，提高文件呈批速度。

6、对呈领导签批的文件，原则上在2天内追踪办理进度情况。如遇领导外出应及时电话请示办理，或将文件收回报办公室主任决定处理意见，以免压误文件。

7、对来往的公文，严格实行登记和签收手续。在与通讯员交接文件时，严格履行交接手续，逐一对号、逐一签收；详细登记、编号。

8、根据上级来文的内容，分轻重缓急，及时呈送有关领导审批或转送各有关部