办公室人员及岗位设置的说明
Part 2 办公室机构设置与人员配备
基础办事能力的养成
凡事计划在先 朝思暮想 小本随身 办公用品齐全，摆放有序 从小事做起 化繁为简 即事即作 一次完成
一般技巧
参谋技巧 调研技巧 协调技巧
案例分析：
申某，大学毕业后考入某机关办公室，任科员。 但工作一段时间以后，申某抱怨说，领导根本 没有把他放在眼里，很少听取他的建议。有一 次为了一件事，他向领导提了七八次意见，领 导不仅不采用，还说他太幼稚。他感到在这样 固执己见的领导手下工作太没劲了，想辞职不 干了。
老许与市长配合了四年，市长的书籍和资料增 加了五倍。市长升任省长后，每晚睡觉前看 第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退 休了，但被他画着各种符号的各类资料，还 经常在原任市长、现在的李省长的手中、枕 下和书桌上。
讨论：根据以上案例，你认为秘书或办公室主 任需要怎样的职业素养？
4.办公室主任的管理作风
办公室人员性格特征
意志坚强 灵活应变 幽默 合作
办公室人员的心理健康
心理健康的标准 有正确的自我意识 有良好的智力和适应 力 有开朗的心境 有统一的人格 有和谐的人际关系 常见几种心理障碍 嫉妒 焦虑 急躁 厌烦 自傲和自卑
一位成功的办公室人员的经验
案例分析（略） 讨论：成功经验之谈
（二）群体素质结构
专制式 官僚式 外交式 参与式 放任式
练习1：
芙蓉公司行政部王经理是一个严谨的人，他所领导的办公 室各有任务：孙秘书担任文字工作，李秘书担任联络工 作，沈秘书管公章、介绍信和文书档案，王经理负责全 面工作。平时，办公室工作井井有条，大家干得都还不 错。前不久，出了点差错，一份文件竟不翼而飞，几个 人翻箱倒柜，折腾了半天，也没找到。这件事让公司总 经理知道后，王经理挨了顿批评。为防止再出差错，他 除小心翼翼外，还把办公室里所有柜子的钥匙都由其掌 管。这样，他每天提前上班，最后一个离开。若有事要 离开几天，也要专门委托人代为管理。结果，给大家带 来极大的不便。有时，王经理难免迟来一步，其他几人 就只好站在门口恭候他。于是，不快之情由此而生，久 而久之，办公室气氛也不对了，办事也拖拉了，关系不 太协调了。王经理也十分苦闷，不知这局面如何解决。 请问：问题出在哪？该如何解决？
岗位设置说明书(精选)
岗位设置说明书(精选)岗位设置说明书一、前言本公司为了更好地协调和管理各项工作，提高工作效率和质量，特制定本岗位设置说明书。
本说明书旨在规范岗位设置，明确各岗位的职责和权限，为员工提供清晰的工作指导。
二、岗位设置原则1. 合理性原则：岗位设置应根据公司的组织结构、业务发展和工作需求合理分配。
2. 专业性原则：岗位设置应注重人员的专业性和技能需求，确保每个岗位能够胜任相应的工作。
3. 适应性原则：岗位设置应适应市场环境的变化和公司战略的调整，能够灵活应对新兴需求。
4. 优化性原则：岗位设置应根据工作流程和效率优化的原则，避免冗余和重复工作。
5. 公平性原则：岗位设置应公平合理，避免任何形式的歧视，保障员工权益。
三、岗位设置详解1. 总经理办公室- 职位：总经理- 职责：a. 全面负责公司战略规划、业务拓展和绩效目标的制定。
b. 监督各部门的工作，协调解决重要问题和把握公司发展方向。
c. 与高层管理层保持沟通，提供决策依据和参与战略决策。
d. 代表公司与各级政府、商业合作伙伴和媒体进行沟通与协调。
- 权限：a. 全面管理公司各项事务，拥有决策权和管理权。
b. 签署重要合同和协议，代表公司参与外部事务。
2. 综合管理部- 职位：综合管理部经理- 职责：a. 负责人力资源管理、行政管理和资产管理等综合性工作。
b. 制定和完善公司的行政管理制度和规章制度。
c. 协助各部门进行绩效评估和薪酬福利管理。
- 权限：a. 负责行政管理和人力资源管理的决策和执行。
b. 管理公司的资产、设备和办公场所等资源。
3. 销售部- 职位：销售总监、销售代表- 职责：a. 销售总监：- 制定销售目标和销售策略，推动销售团队完成销售任务。
- 开展市场调研和竞争情报收集，为销售活动提供决策支持。
- 建立和维护与客户的良好关系，开拓新客户资源。
b. 销售代表：- 负责公司产品的销售和市场开拓工作。
- 开展客户拜访和产品演示，解决客户问题和需求。
公司办公室工作职责与岗位设置
公司办公室工作职责与岗位设置公司办公室的职责和岗位设置一、公司办公室的职责1.协助总经理和分管副总，建立、完善公司的办公和行政规章制度，并督查规章制度的执行情况。
2.组织、准备和记录公司级会议，并编写、发放公司会议纪要。
3.负责分类、登记、传递和催办外来公文，处理来信来访和文件材料，并定期进行文档清理和归档工作。
4.协助公司相关领导，做好公司对外相关部门的工作衔接。
5.配合主要领导，协调公司各部室的工作，推动公司的整体工作高效运转。
6.负责公司档案的保管和使用。
7.负责公司报刊的征订和发放工作，以及邮件的收发。
8.管理公司文印室。
9.编制公司办公用品采购的报批计划并调配使用。
10.管理公司餐厅、浴室和门卫。
11.负责公司办公区域的保洁工作。
12.配合公司领导及其他部室，做好公司对外业务的接待和招待工作。
13.建立公司企业文化，丰富业余文化生活和打造团队精神。
14.管理公司党建和工会工作。
15.XXX对外宣传的文字和资料准备工作。
16.管理公司总经理办公室和会议室的保洁服务以及大小会议室的使用。
17.XXX网站、内部电话、网络和OA系统。
18.执行公司总经理及分管领导赋予的其他工作职能。
二、岗位设置及人员编制序号。
岗位名称。
人员编制。
主要工作职责1.办公室主任。
1.负责办公室全面工作2.行政助理。
1.文件传递、资产管理、接待、会议室管理、公司大事记3.企业文化专员。
1.党建、工会、企业文化、档案、宣传、会议组织4.网络管理专员。
1.网站、电话、网络、OA系统、电脑维修、文印室5.办公文员。
1.负责公司餐厅、保卫等后勤工作合计。
5.三、岗位说明1.办公室主任岗位说明书工作岗位：办公室主任所属部门：公司办公室直属上级：行政人事副总岗位概述：在公司行政人事副总领导下，主持办公室全面工作。
工作任务：1.在主管领导直接领导下，贯彻执行公司规定的各项管理制度，保证公司各项行政事务工作的正常开展。
2.负责公司文件材料的审核办理，公司年度计划、总结等各种综合材料的拟草。
公司办公室工作职责与岗位设置
让知识带有温度。
公司办公室工作职责与岗位设置公司办公室工作职责与岗位设置一、办公室工作职责1、乐观帮助总经理做好公司办公、行政规则制度的建立、健全与完美，督查规则制度的执行状况。
2、做好公司会议的组织、预备和记录收拾工作，贯彻会议内容和决议，编写、发放公司会议纪要。
3、负责外来文件的分类、记下、传递、催办工作，负责来访接待、文件材料处理, 定期举行文档清理和归档工作。
4、帮助公司领导，做好公司对外相关工作连接等。
5、协作领导，做好公司各部门的工作协调，推进公司的整体工作高效运转。
6、公司公章、档案、公共资产的保管与使用。
7、公司办公用品选购的报批方案及调配使用。
8、负责公司办公区域的卫生清洁工作。
9、协作做好公司对外业务的接待与款待工作。
10、负责公司企业文化的建立、业余文化生活的丰盛和团队精神的打造工作。
11、管理公司对外宣扬的文字及资料预备工作。
第1页/共3页千里之行，始于足下12、负责公司内部电话、网络、办公设备的维护管理工作。
13、公司车辆的年审、保险、修理等相关事宜。
14、公司领导给予的其他工作职能。
二、岗位设置及人员编制三、岗位说明1、办公室主管岗位说明书2、行政助理岗位说明书3、办公室文员岗位说明书4、项目经理岗位说明书标准工作程序，结合工程所在地的实际，主持制订、修订项目人员职责范围、管理制度和有关规定。
7．组织编制月度、季度、年度工作方案和组织实施，并向公司领导及财务报告方案的实施状况，组织编制年度工作总结。
第2页/共3页让知识带有温度。
8．参与对重大质量事故，重大平安事故的调查处理和审查施工单位编制的事故整改计划。
9．组织对重要分项工程的验收并举行审核，参与对重大施工技术问题的攻关和解决。
10．组织人员审查竣工资料，参与单位工程及单项工程的初验，组织竣工验收。
1．负责起草与工程相关的合同及甲供材料、设备供货合同，组织与承包商、供给商举行合同洽谈、队伍考察等预备工作，主办项目的招标详细事宜，会同相关部门做好工程招投标工作，向政府有关部门申办招投标手续文档内容到此结束，欢迎大家下载、修改、丰富并分享给更多有需要的人。
办公室岗位设置及主要职责
办公室岗位设置及主要职责办公室岗位设置及主要职责（精选11篇）在快速变化和不断变革的今天，大家逐渐认识到岗位职责的重要性，岗位职责可以明确每个人工作职责是什么内容，该承担什么样的工作、担当什么样的责任、如何更好的去做、什么是不该做的等等。
那么岗位职责怎么制定才能发挥它最大的作用呢？下面是店铺为大家整理的办公室岗位设置及主要职责，欢迎大家分享。
办公室岗位设置及主要职责篇1主任1．负责办公室的行政领导工作，带领全体员工完成职责范围内的各项工作任务。
2．负责处理企业日常行政事务，协调各部门的工作，协助总经理解决有关问题。
3．了解和掌握企业生产、经营、管理信息，检查各部门对会议决议和总经理指示的执行情况。
4．负责企业对外联络工作，与上级部门、行政机关、行业协会、新闻媒体、合作单位等保持良好关系。
5．负责生活用车的安排调度和有关职工福利费用报销的审批工作。
6．完成总经理交办的其它工作。
行政、文秘及纪检1．负责企业内部管理制度建设方面的文字起草和修订完善工作。
2．负责企业有关文件的起草、对外发文的核稿及有关会议的记录工作。
3．负责企业的文化建设，办好简报。
4．负责办理企业纪检、监察方面的工作。
5．协助处理有关行政事务，负责职工医药费报销的登记、审核工作。
6．完成领导交办的其它工作。
人事、劳资及档案1．负责办理员工的聘用、调配、辞职（退）、退休及考勤等劳动人事方面的工作。
2．负责员工人事档案和劳动合同的保管工作。
3．负责员工培训方面的工作。
4．负责文书、科技档案的收集、整理、立卷、归档和财务档案的保管工作。
5．负责办理专利、商标的申照、验证等方面的工作。
6．完成领导交办的其它工作。
后勤、安保及基建1．负责食堂、浴室等后勤设施的管理工作。
2．负责安全生产、治安保卫、防汛防台等方面的管理工作。
3．负责环境保护方面的工作。
4．负责卫生、除害灭虫、环境绿化等方面的管理工作。
5．负责基建项目的预算、施工、验收、决算工作。
办公室岗位职责及岗位分工
办公室岗位职责及岗位分工
一、前台接待岗。
1. 负责接听电话、接待来访客人，并进行信息记录和转达。
2. 负责办公室门禁管理，对来访人员进行登记和引导。
3. 维护前台区域的整洁和秩序，保持良好的工作环境。
二、行政文秘岗。
1. 负责办公室文件的整理、归档和管理。
2. 协助上级领导进行日常行政工作，包括会议安排、行程安排等。
3. 负责办公用品的采购和库存管理。
三、财务会计岗。
1. 负责公司的日常记账和财务报表的编制。
2. 协助上级领导进行财务预算和成本控制。
3. 负责办公室的费用报销和发票管理。
四、人力资源岗。
1. 负责招聘、培训和员工福利的管理。
2. 协助上级领导进行人事档案的管理和员工绩效考核。
3. 负责员工的入职和离职手续办理。
五、办公室设备维护岗。
1. 负责办公设备的日常维护和保养。
2. 负责办公室环境的清洁和卫生管理。
3. 协助上级领导进行办公设备的采购和更新。
以上是办公室常见的岗位职责及岗位分工，每个岗位都有其独特的职责和任务，需要员工们严格按照要求进行工作，以保证办公室的正常运转和工作效率的提高。
办公室岗位设置说明书
办公室岗位设置说明书一、背景介绍办公室是一个高效运转的地方，各种岗位的设置直接影响到工作的效率和流程。
因此，正确设置办公室岗位是提高工作效率的关键，本说明书将详细介绍办公室中常见的岗位设置及其作用。
二、前台接待岗位前台接待岗位是办公室中不可或缺的一环。
前台接待人员负责接待来访客人、接听电话、传递信息等工作。
他们是公司形象的代表，能够以友好的态度迎接来访者，使其感受到公司的专业和热情。
例如，某公司前台接待员小李每天接待许多外来客户。
他总是微笑着迎接他们，主动询问需求并及时提供帮助。
这种个人职业素养和高效的工作态度不仅给客户留下深刻的印象，还提高了客户对该公司的信任度。
根据数据统计，公司的前台接待员对70%的客户满意度有直接影响。
因此，正确设置前台接待岗位并培养出色的前台接待员对公司形象和口碑至关重要。
三、行政助理岗位行政助理是办公室中的重要角色，他们负责各种文档的起草与整理、日程安排、会议安排等。
行政助理的工作高度组织化、细致化，能够解决一些日常琐事，为其他岗位员工提供便利。
例如，某公司的行政助理小王在整理公司文件时，总能找出合适的整理方法并使得文件存放井然有序。
他的工作使得文件的查找、传递变得便捷快速，极大地提高了公司内部员工的工作效率。
数据显示，行政助理的工作效率直接影响到其他岗位员工的工作效率，能够提供高效的行政支持。
所以，为公司设置行政助理岗位有助于提高整体工作效率。
四、人力资源管理岗位在一个公司内，人力资源管理岗位的设立是非常重要的。
他们主要负责选聘人员、制定薪资福利制度、组织培训和员工关系管理等任务。
通过合理设置人力资源管理岗位，能够为公司提供人才保障，促进员工的发展。
例如，某公司的人力资源经理小张在招聘时，会尽心尽力地为公司寻找合适的候选人，并严格筛选，确保招聘到的员工具备所需的技能和素质。
她还注重员工的发展和激励，使员工能够在公司中得到成长，提升整体绩效。
研究表明，正确设置人力资源管理岗位能够提高员工的满意度和参与度，增强公司的凝聚力和竞争力。
办公室岗位职责及岗位分工
办公室岗位职责及岗位分工
办公室是一个组织内部的重要部门，负责协调和管理组织内部
的日常事务。
办公室岗位职责及岗位分工是确保办公室工作高效有
序进行的关键。
1. 行政助理。
行政助理是办公室中的重要岗位，负责协助办公室主管处理日
常事务。
行政助理的职责包括但不限于，接听电话、处理文件、安
排会议、协助制定办公室日程安排等。
2. 人力资源专员。
人力资源专员负责招聘、培训、绩效管理等人力资源相关工作。
他们需要与部门经理合作，了解各部门的人力资源需求，并制定相
应的招聘计划和培训方案。
3. 财务专员。
财务专员负责办公室的财务管理工作，包括但不限于，财务报
表的编制、费用报销的审批、资金管理等。
4. 行政主管。
行政主管是办公室中的管理者，负责协调办公室内部的各项工作。
他们需要制定办公室的工作计划、管理办公室的预算，并监督办公室的日常运营。
5. 文秘。
文秘是办公室中的重要岗位，负责文件的处理、资料的整理、会议记录等工作。
他们需要具备一定的文字处理能力和组织能力。
以上是办公室岗位职责及岗位分工的简要介绍，不同的组织可能会有不同的岗位设置和职责划分，但总体来说，办公室的工作需要各个岗位之间密切合作，共同推动办公室工作的高效进行。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
办公室人员及岗位设置的说
明
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
办公室人员及岗位职责
建立和完善办公室的工作程序、岗位职责，使部门工作更加灵活高效；同时规范明晰部门日常工作特制定本制度。
一、办公室人员设置
根据公司现状及工作实际，办公室人员拟定5人。
具体为：
行政办公室主任1人，行政助理1人，人事助理1人、前台文员1人、行政内勤1人。
二、办公室职责
1、负责贯彻公司领导指示。
做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。
2、协助公司领导制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检查制度的贯彻执行。
3、负责公司会务安排，做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作，根据需要按会议决定发文。
4.负责公司的各项文秘工作，起草、修改、审核公司的文件，处理和催办公司的各项指令。
5、负责员工的考勤记录，每日分析、汇总，月底上报公司领导和财务。
6、负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩效考核结果。
7、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作, 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。
8、负责公司人力资源相关业务，办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。
代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。
9、办理员工的社会福利保险事项。
10.负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。
11.负责公司办公用品的计划、采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，控制费用，厉行节约。
12、负责建立健全员工的人事档案。
做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。
13.负责公司的前台接待、客人来访迎送等招待工作。
14.负责公司环境卫生打扫分配与安排。
15.负责固定资产盘点、整理、存档。
16.调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。
17.公司领导临时交办的工作。
18.其他需要配合完成的工作。
三、岗位职责
（一）办公室主任
1、.对公司总经理负责，根据总经理的工作部署，按照办公室的职能，负责主持办公室的全面工作。
2.检查督促本部门日常工作，并经常向总经理汇报工作；
3.每周六下午4时召开本部门会议，总结一周工作完成情况，安排下周工作；
2、负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布。
3、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任的执行，努力提高工作水平和工作效率。
指导督促本部门工作人员按时、按量、按质完成工作；
4、组织安排公司会议议程，并安排会议记录，同时负责检查会议的执行情况。
5、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的存档保存。
6、负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。
7、注意了解公司日常运营中的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策提供参考。
8.做好内外联协调工作，为公司经营做好服务工作；
9. 负责公司保密工作和法律事务，调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。
10.做好公司领导临时交办的工作
（二）行政助理
1、协助办公室主任做好办公室日常工作。
4、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查、不出错。
5、负责员工的考勤记录。
每日分析、汇总，月底上报公司领导和财务。
6.协助制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检查制度的贯彻
执行。
7.负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩效考
核结果。
8、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作, 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。
9、完成领导交办的其他工作，并将完成情况及时回报。
（三）前台文员
1. 做好公司的文字工作，包括文件、信函、报告、请示的起
草、校核等，并协助做好文书档案的归档和清档工作。
3. 及时递送上级文件及有关请示、报告给领导批阅，做到及时准确、无误，并做好催办工作。
4. 根据会议的安排及主任的指示，及时发出会议通知，安排好会议室，做好会议记录和会议纪要整理工作，并配合搞好卫生和开
水供应等服务工作。
5. 协助搞好接待和来访工作。
6.负责公司电话接听、转接、登记。
7. 完成领导临时交办的任务。
（四）人事助理
1. 根据公司上级要求制订公司用工制度、人力资源管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度，经上次批准批准后组织实施，并根据公司的实际情况、发展战略和经营计划制定公司的人力资源计划。
2. 制订和实施人力资源年度工作目标和工作计划，按月做出预算及工作计划。
每年度根据公司的经营目标及公司的人员需求计划审核公司的人员编制，对公司人员的档案进行统一的管理。
3. 依据公司的人力资源需求计划，组织各种形式的招聘工作，收集招聘信息，进行人员的招聘、选拔、聘用及配置。
根据公司对不合格的员工进行解聘。
4. 负责建立公司的培训体系，制定公司的年度培训计划，全面负责公司管理层的培训与能力开发工作，并对公司各个部门的培训工作进行监督和考核。
5. 根据公司发展规划，对公司的各个职能部门进行职务分析，编制各岗位的岗位说明书。
6. 建立员工沟通渠道，定期收集信息，拟订并不断评估公司激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施。
7. 负责办理员工的各项社会保险手续及有关证件的注册、登记、变更、年检等手续。
8. 负责公司与外部各级组织、机构的业务联系，负责对内、对外劳资统计工作。
9、督促各部门建立、完善员工入职培训，提高员工的素质。
10、负责代表公司与入职员工签订劳动合同。
（五）行政内勤
1.协助办公室主任进行日常行政管理工作；
3.负责协助办公室主任办理公司办公设备、办公用品的购买；
4.负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作；
5.在各种行政事务方面帮助和服务于公公司员工；
6、做好办公用品的申报、购置、保修等管理工作，保管登记和按规定发放公司办公用品及劳保用品。
7、对月底水电气的统计和缴费,公司固话及网费。
8.负责公司环境卫生打扫分配与安排。
9.负责固定资产盘点、整理、存档。