项目管理在大型学术会议中的应用
IPMP培训之一(项目与项目管理)
项目实施
项目控制 生产安排
初始阶段
实施阶段
运行阶段
结束阶段
新的项目设想
12.项目的分类原则
大类：工程、非 工程 行业：建筑、制 造 、 农 业、 医 疗 、 金 融 、电 子 、 纺织、交通、 ……
工程 程 非工
性 质 ： 研制 、 技 改 、 引 进、 风 险 投资、产品开发 、转包生产、组 织活动、……
《国际项目管理专业资质认证(IPMP)》培训之一
第一部分 项目与项目管理
IPMP中国认证委员会 中国项目管理研究委员会 西北工业大学项目管理研究与发展中心 029-8494295/8494294/8492484----8807/8808
培训目标
通过本部分的培训：
了解项目管理的发展及其应用
了解项目的定义和特征
4.项目管理与一般作业管理的区别
项目管理：
①充满了不确定因素 ②跨越部门的界限 ③有严格的时间期限要求
项目管理必须通过不完全确定的过程，在确定的期限 内生产出不完全确定的产品，日程安排和进度控制常对项目 管理产生很大的压力。
一般的作业管理：
①注重对效率和质量的考核 ②注重当前执行情况与前期进行比较
项目的定义
项目定义的说明
项目的主要属性
项目的三重约束 项目的生命周期
--NEW Orleans河滩房地产开发项目
1.认识项目
1.认识项目 —第15届奥林匹克冬季运动会
1.认识项目 —一个残疾人的环球旅行
2.典型的项目
建造一座大楼、一座工厂或一座水库 举办各种类型的活动，如一次会议、一次 晚宴、一次庆典等 新企业、新产品、新工程的开发 进行一个组织的规划、规划实施一项活动 进行一次旅行、解决某个研究课题、开发 一套软件
浅谈学术会议的组织与管理
作 。广 大农经 信 息员 在搞 好信 息搜 集 上报 的 同时 ， 还经 常 利 用 村里 的广 播 和 公 开栏 向村 民传 播及 时 实用 的信 息 。并 坚持 经常 性 的深 入 到农 民中 去 ， 倾 听和 征 求广大 农 村干 部 的农 民对 网刊 的意见 ， 时 及 反 映上报 ， 以便 改进信 息 服务 工作 ， 高服 务质 量 。 提 与 此 同 时， 经 学会 还建 立 健全 《 坊市 农 村 经济 农 潍 信 息 员 岗位 职 责及 考 核 办 法 》、《 村 经 济 信 息搜 农 集 上 报 制 度 》、 农 村 经 济 信 息 网 上 发 布 制 度 》， 《
《 农经 信 息 反馈 制 度 》、 计 算机 操 作维 护 制度 》 《 等
业部的 “ 农村 供求 信 息 全 国联 播 ” 动 及 “ 行 供求 信
息 网上 连锁 服 务 ”， 升 级 为 地 级服 务 站 ， 并 负责 潍
坊 地 区的县 乡服 务站 开通 工作 。为方 便查 找 ， 农经 学会 不仅 在新 浪 、 搜狐 等 搜 索 引擎 上 登记 “ 坊 农 潍 经 网 ”，还 与全 国 １０多个 农 业 站 建 立 了友 情 联 ５ 接， 扩大 了影 响面 。 目前 为止 ， 到 网站 日浏 览逐 步增
报工 作 ， 时随地 做好 农 经信 息传 播和 推广 应 用工 随
学会 自安 装 开通 了农经 天 地 社 区 系 统 ， 到 目前 为 止 ，社 区注册 会 员 已达 ２０ 人 ，每 天信 息量 达 ００余
６ ０条 。在注 重 内容 更新 的 同时 ， 还加 强 了网站 的宣 传 力度 ， 过 各 种形 式 扩 大 网站 知 名 度 ， 入 了农 通 加
高、 性命攸关， 以及 时的传播新信息， 所 交 流 新 思 想 ， 导 “ 花 齐 放 、 家 争 倡 百 百
我国项目管理的国际化及应对措施
际互联网上建起 了自己的站点 ，各种项 目 管理专业 信息 可以在
网上很快查 阅。
２ 项 目管理 的多元化发展 ．
由于人类社会 的大部分 活动都可以按项 目来运作 ，因此 当
代的项 目 管理 已深入 到各行 各业 ，以不同 的类型 ，不 同的规模 出现 ，从 而出现了各种各样 的项 目管理方法 ，使得项 目管理 向
多元化发展 。
在 激烈竞 争 的环境 下 ，面对 各种复 杂 的项 目有 大量 的信
息、数据需要 动态 管理 ，要 提高管理水平 ，提高工作效率 ，就 必须使用先进 的方法 和工具 。有数据表明 ，在美国项 目管理人
３ 项 目管理 的专业化学科发展 ． 项 目管理知识 体系在不 断发展和完善之 中。美 国 Ｐ 将其 ＭＩ 作为该组织专业证 书制 考试 的主要 内容 ，欧洲 ＩＭＡ和其他 各 Ｐ 国的项 目管理组织也 纷纷 提 出了 自己的体 系 。学历教 育从 学 士、硕士到博士 ，非学历教育从基层项 目管理 人员 到高层项 目 经理形成 了层次化的教育培训体系 。对项 目与项 目管理 的学科 探索正在 积极进 行之中 ，有分析性的 ，也有综合性 的 ，有 原理 概念性的 ，也有工 具方 法性 的。国际项 目管理组织 目前 正在 积
员 中有 ９％ ０ 左右 的人已在不 同程 度上 使用了项 目管理软件 ，有 面 向计划与进度管理 的，有基 于网络环境信息共享的 ，有围绕 时间 、 、 费用 质量三 坐标控制 的 ， 有信息资源系统管理 的等等。
三 、我国项 目管理存在 的问题 与国际项 目管理 比较 ，我 国的项 目管 理存 在以下问题 ：项 目管理缺席 ；对项 目管理带有偏见 ；缺乏制度化平 台 ；专业化 水平 较低 ；法 规制度不完善 ；实 际操 作不 当 ；学科建设有待提 高 ；缺乏专业机构 ；项 目投资效益亟待提 高。 四、我国项 目管理的发展应对措 施 １ ．与国际惯例接轨 项 目管理要走 出国门 ，参与国际竞争 ，开拓国际市场就必 须全面与 国际惯例接轨 。主要从 合同管理、工程管理、质量管 理 、安全管理 、报价管理等方 面向国际惯 例接轨。对于项 目管 理国际上有一套全面完备 的法规 。对 承包 商进行严格要求 的资 质管理 ，对工程开工 、竣工和投入使 用要有严 格的制 度 ，对建 筑师等专业技术人员的资格注册实行严格 的管理 ，通过各种技 术法规规范施 工方法 ，保证质量标准 ；通过监 理工程师 的监督
国际建设工程项目管理的特点及对策
国际建设工程项目管理的特点及对策项目管理是一种特别适用于那些责任重大、关系复杂、时间紧迫、资源有限的一次性任务的管理方法。
近几年来，随着国际、国内形势的发展，这类任务越来越多，人们对项目管理的呼声越来越强烈，专业界的活动也日益频繁。
国际项目管理发展的现状和特点是什么，我国应该如何发展项目管理，已成为政府部门和各行各业共同关注的问题。
一、国际项目管理的发展现状与特点尽管人类的项目实践可以追溯到几千年前，但是将项目管理作为一门科学来进行分析研究，其历史并不长，从第一个专业性国际组织IPMA（International Project Management Association)1965年成立至今不过三十余年的时间。
经过这三十多年的努力，目前国际专业人士对项目管理的重要性及其基本概念已有了初步共识，各种专业性组织如学会、培训教育机构，咨询服务机构和研究与开发机构等等，如雨后春笋，竞相成长，发展势头非常迅猛。
据报道，一些国际知名的学术组织和大公司，如IEEE，IBM，Motorola, Boeing等等也都特别青睐项目管理的知识体系及其证书制。
分析当前国际项目管理的发展情况，我们可以用三大特点，三个热点来概括。
三大特点是：全球化的时代特点多元化的行业特点专业化的学科特点三个热点是：证书制热培训热软件热1、项目管理的全球化发展知识经济时代的一个重要特点是知识与经济的全球化。
因为竞争的需要和信息技术的支撑，促使了项目管理的全球化发展。
具体体现是：国际间的项目合作日益增多。
国际间的合作与交流往往都是通过具体项目实现的。
通过这些项目，使各国的项目管理方法、文化、观念也得到了交流与沟通。
国际化的专业活动日益频繁。
现在每年都有许多项目管理专业学术会议在世界各地举行，少则几百人，多则上千人，吸引着各行各业的专业人士。
项目管理专业信息的国际共享。
由于Internet的发展，许多国际组织已在国际互联网上建起了自己的站点，各种项目管理专业信息可以在网上很快查阅。
高校科研项目管理实施方案
高校科研项目管理实施方案一、引言高校科研项目管理是保障高校科研成果产出与应用的重要环节。
为了提高高校科研项目管理的效率和质量，本文将提出一套实施方案，以帮助高校更好地管理科研项目。
二、项目申报与立项1.明确目标：在项目申报过程中，必须明确项目的目标和预期成果，确保项目的科研目标与高校的发展战略相匹配。
2.制定准则：制定科研项目申报与立项的准则，明确项目评估和审核的标准，确保项目质量。
三、项目组建与管理1.团队构建：重视团队建设，选择合适的研究人员组成项目团队，确保项目团队的专业技能和合作能力。
2.明确责任：明确项目组内部的职责分工，确保每位成员都清楚自己在项目中的职责和任务。
四、项目进度管理1.制定计划：项目开始前制定详细的项目实施计划，明确每个阶段的任务和时间安排。
2.监控进展：定期跟踪和监控项目进展，发现问题及时解决，并及时调整项目计划。
五、项目经费管理1.预算编制：在项目申报过程中，编制详细的项目经费预算，确保经费合理分配。
2.费用控制：项目实施过程中，进行经费监控，确保经费使用合规，并及时调整预算。
六、信息共享与沟通1.建立平台：建立科研项目管理平台，方便项目成员之间的信息共享和沟通。
2.定期会议：定期召开项目组会议，及时汇报项目进展和问题，以便及时解决。
七、项目成果交流与应用1.学术交流：鼓励项目团队成员参加学术会议和论坛，分享项目成果，提升团队的学术影响力。
2.产学研对接：积极推动项目成果与产业界、政府部门的对接，促进项目成果的应用转化。
八、项目评估与总结1.评估指标：制定科研项目评估指标，进行全面评估，及时发现问题和不足，以改进项目管理。
2.总结经验：项目结束后，对项目管理进行总结，总结经验教训，为今后项目管理提供借鉴。
九、培训与提升1.培训机制：建立项目管理人员的培训机制，定期组织项目管理相关的培训活动，提升管理团队的能力水平。
2.管理创新：鼓励项目管理人员在实践中创新，探索适合高校科研项目管理的新方法和新理念。
中国地质学会2024年学术会议计划方案_范文模板及概述
中国地质学会2024年学术会议计划方案范文模板及概述1. 引言1.1 概述中国地质学会作为我国地质科研领域的重要组织机构，一直致力于促进地质学的发展和学术交流。
为了推动中国地质事业的持续发展并促进国际间的合作与交流，中国地质学会定于2024年举办一次规模宏大的学术会议。
本文将对中国地质学会2024年学术会议计划方案进行详细梳理与阐述。
首先，将对中国地质学会及其重要性进行背景介绍；然后，将着重介绍2024年学术会议计划方案概述，包括会议主题、规模、议题安排以及主要演讲嘉宾和邀请对象等内容；接下来，将详细描述细节实施计划及筹备工作分工，包括经费筹备与分配方案、场地、设备、人员及物资准备以及各项细节计划执行流程等；最后，对预期成果与展望进行阐述，探讨这次学术会议的意义、重要性以及对于中国地质事业的推动作用。
1.2 文章结构本文共分为五个部分。
引言部分作为开篇，将对整篇文章进行概述；背景介绍部分将对中国地质学会的历史沿革、重要性以及目前现状进行介绍；2024年学术会议计划方案概述部分将详细概括这次学术会议的主题、规模、议题安排和主要演讲嘉宾等内容；细节实施计划及筹备工作分工部分将具体描述各项细节计划的执行流程，并展示经费筹备与分配方案以及场地、设备、人员及物资准备等内容；最后一部分是预期成果与展望，旨在探讨这次学术会议的意义和影响力，并展望未来的发展与可持续性。
1.3 目的本文的目的是全面而清晰地撰写中国地质学会2024年学术会议计划方案，以便组织者和参与者更好地了解和理解这次盛会。
通过详细介绍背景信息、计划概述、实施计划及工作分工，以及预期成果与展望，旨在为顺利举办此次学术会议提供有力支持，并为推进中国地质事业的发展提供重要参考。
2. 背景介绍：2.1 中国地质学会历史沿革中国地质学会是国家自然科学基金委员会主管的全国性学术组织。
成立于1949年，起初称为中国地球科学学会，2004年更名为中国地质学会。
国家自然科学基金委员会关于重大项目评审管理暂行办法-
国家自然科学基金委员会关于重大项目评审管理暂行办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国家自然科学基金委员会关于重大项目评审管理暂行办法（一九八六年十月九日）第一章总则第一条国家自然科学基金委员会（以下简称国家科学基金委）在择优资助量大面广申请课题的同时，有计划、有步骤地组织若干意义重大、目标明确、基础好、可望在近期取得重要成果的重大研究项目，加强项目管理，促进成果转化，以便更有效地为四化建设作出贡献。
第二条重大项目的组织，要贯彻经济建设必须依靠科学技术，科学技术必须面向经济建设的战略方针。
处理好目前和长远、面向和储备、应用和基础的关系，协调好与高技术、“七五”攻关项目、国家重点实验室的关系。
第三条国家科学基金委成立重大项目领导小组，负责重大项目组织工作的统一部署、资助项目及资助经费的综合平衡，并指导、协调科学部重大项目的立项、评审、管理、成果评价等工作。
重大项目领导小组依靠科学部进行工作，其办事机构设在综合局。
第二章立项原则第四条重大项目必须确属学科前沿领域，对科学技术自身发展具有重大意义，经过努力可以达到国际先进水平的基础研究，或者经过预研证明对开拓新兴技术领域有重大应用前景的研究，以及有利于发挥我国自然资源优势，可望获得重大效益的研究。
第五条重大项目要有总体思想和目标，课题之间具有有机的联系，能够组织发挥跨学科、跨部门优势的合作研究。
第六条重大项目要有创新的学术思想和研究方法，有先进、合理、可行的研究方案，具备国内领先的研究基础和必要的实验条件。
第七条重大项目要有学术水平高、组织能力强的学术带头人和相应的学术梯队，能够形成国家水平的研究队伍。
项目管理在中国的发展历程_[全文]
![项目管理在中国的发展历程_[全文]](https://img.taocdn.com/s3/m/d9358d55bf1e650e52ea551810a6f524ccbfcb1c.png)
项目管理在中国的发展历程我国项目管理发展历史回顾我国最早的大型项目可以追溯到2000多年前的万里长城，但是真正称得上中国项目管理的里程碑工作，是著名科学家华罗庚教授和钱学森教授分别倡导的统筹法和系统工程。
华罗庚也是我们中国优选法统筹法与经济数学研究会的创始人，我们对他比较熟悉，因此下面主要介绍他的工作。
华罗庚教授于1964年倡导并开始应用推广的“统筹法”（Overall Planning Method），1965年华罗庚著的《统筹方法平话及其补充》由中国工业出版社出版，该书的核心是提出了一套较系统的、适合我国国情的项目管理方法，包括调查研究，绘制箭头图，找主要矛盾线，以及在设定目标条件下优化资源配置等。
1964年华罗庚带领中国科技大学部分老师和学生到西南三线建设工地推广应用统筹法，在修铁路、架桥梁、挖隧道等工程项目管理上取得了成功。
毛泽东主席在1965年3月18日给华罗庚的信上鼓励他：“诗和信已经收读。
壮志凌云，可喜可贺。
”1965年7月21日毛主席再次写信祝贺和勉励他“奋发有为，不为个人而为人民服务”。
1970年5月，华得到了周恩来总理的支持鼓励，带领陈德泉、计雷两位助手到上海炼油厂蹲点，在“酚精炼扩建改建工程”上应用统筹法。
该设备每天产值20多万元，原计划需停工一个多月的扩建改建工程，应用统筹法后实际只用了5天便完成了。
其后的十多年中，华罗庚带领“推广优选法统筹法小分队”，到过全国23个省市自治区推广双法。
各地在建筑工程、设备维修、生产组织、生产运作流程重建等诸多领域很快地创造了数以千计的成果，取得了巨大的经济效益。
尤其值得指出的是，在这一期间开发出了数以百计的作业流程，为进一步实施规范化和标准化奠定了坚实的基础。
1980年后，华罗庚和他的助手们开始将统筹法应用于国家特大型项目，例如1980年中国科协联合5个部委、7个学会启动的“两淮煤矿开发”项目（涉及投资60亿元）；1983年启动的“准噶尔露天煤矿煤、电、运同步建设”项目（涉及投资120亿元）。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
项目管理在大型学术会议组织中的应用成果简介大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。
近年来，随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技成果和将科研成果回馈社会的途径之一。
大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形式上的独特性。
其独特性主要体现在：会议的形式多样化、主体内容抽象性强、涉及的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。
举办大型学术会议需要有效利用及整合人力资源和其他资源：以达到预期学术效果、提高会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术研讨可持续发展为愿景。
本手册运用项目管理中的工作分解结构Work Breakdown Structure(WBS)方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：细部任务、时间节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。
由于会议项目具有管理范围较分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。
本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》）和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。
本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术会议及作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。
为我院实现企业转型升级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞争力。
一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。
如何更有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果，同时还能取得经济效益的关键。
由于经常面临工作分配不合理、人力资源有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。
项目管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。
因此，将项目管理模式应用于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。
现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动进行动态的交流。
随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化，我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有效途径。
我院自2012年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。
通过经验总结可看出：我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。
将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。
表1我院2012年至2014年举办学术会议列表1/ 282/ 283/ 28二、总体思路和技术路线有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源。
需要我们在筹备组织大型学术会议初期就确定筹划的总体思路，本文利用WBS方法将会议筹划的总体思路到细微任务进行分解，使会议筹划总体思路、具体流程到任务分配都直观化的表现。
总体思路大致可以分解为以下五方面：●组织结构●任务分解●工作清单●进度控制●成本控制●会后总结根据这五个方面的思路，可将总体思路技术路线图用流程图（图1）的形式表现出来(见下页)：图1学术会议总体思路技术路线图（一）、组织结构为保证各项筹备工作有条不紊地进行，首先需根据WBS方法分解会议的主要工作任务，确定运营会议的项目组织结构。
一般由项目总负责人负责统筹任务分配、进度控制、质量监督，设会议秘书、分组负责人、根据会议需求按项目任务类型分组、设分组负责人、组员（即任务落实人），搭建完整的组织结构（图2）。
图2会议组织结构示意图为了确保组织结构顺利运行，可以按照组织结构分工明确分工任务。
但分组分工中的任务主要内容应根据会议实际筹备情况，由会议总负责人进行调配。
（二）、任务分解任务分解是根据不同会议的筹备情况，先利用项目管理中的工作分解结构WBS方法，将会议主要活动项目或工作任务内容进行分解。
WBS任务分解结构图是描述整体思路的规划设计工具，可以清晰地演示各项工作的结构关系、进度计划、资源规划等结构联系。
准备任务分解图（图3）能够更使筹划者掌控会议各项工作任务，保证筹划思路清晰。
当会议规模达到中大型时，主要任务可细分为更小的、益于管理的分组或工作项目、细部任务，并将详细项目任务工作分解表（清单），随着各项任务的进行，不断地更新修正，直到全部会议任务完成。
图3大型学术会议任务分解结构示意图（三）、工作清单根据WBS方法将项目任务分解，可得基础工作清单（表2），作为会议筹划的基础依据。
当会议规模达到中大型时，主要任务可细分为更小的、益于管理的分组或工作项目、细部任务，并分配详细项目任务工作清单（表3），随着各项任务的进行，不断地更新修正，输入工作注意事项及重点，并由会议总负责人控制筹备进度，由小组负责人分配指导工作任务，由小组落实人跟进、汇报、完成工作任务，直到全部会议任务完成。
由于不同会议的参会对象、规模、筹办形式有所不同，所以清单形式也存在差异。
但罗列清单的目的是一致的，即：通过精细的过程筹划，使会议既能提高经济效益、满足感官、共享成果，并促进会议主题研讨交流等预期效果。
表2基础工作清单表3《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》工作清单（四）、进度控制确定大型学术会议的工作内容清单表后，所有项目活动在实施过程中都需按照一定的顺序进行，某些活动之间依存着先后的逻辑关系，为了编制会议项目管理进度计划（图4），我们可以使用梦龙或者VISIO等项目管理软件。
需要根据WBS方法中各个项目活动的逻辑关系和假设前提、约束条件来确定项目各项活动的排序，控制各分工小组的关键工作，保证相应的节点工作按时、按量的完成。
图4 会议项目管理进度计划示意图举办大型学术会议时，会议总负责人应根据会议项目进度计划和本手册第三点中提到的任务清单掌控、调节工作进展，有效的将二者整合，作为会议项目筹备的有利工具。
由于人力资源有限，本手册只引用了较直观的工作分解结构WBS 作为基本方法将所有任务和计划可以一目了然，目的是合理化的配备人力资源、发挥有限的人力资源力量、有效的调动工作人员的主人翁意识，提高工作效率，提升经济效益。
在实际操作中，工作人员可对照图4中的会议项目管理进度计划得知所分配任务所处的进度环节，同时也可以根据Excel《筹备工作清单》的录入信息对照查找所分配的任务和其他相关信息（图5）。
图5 Excel《筹备工作清单》筛选自查功能示意图（五）、成本管理我院举办的大多数会议都不以盈利为主要目标,主要目的是为了搭建学术交流、信息交流等各种平台。
但在市场机制的作用和引导下，成本管理也是企业运营和会议运作的重要体现。
大型学术会议的成本管理大致可分为“概算与备用金”、“预算”、“支出与结算”三部分。
1、概算与备用金成本概算是在会议筹备初期对支出进行的粗率统计，可根据会议规模及会场效果要求等经验进行概况计算，例如：●硬件筹备费=会场布置费+资料费+宣传费...●服务筹备费=劳务费+差旅费+招待费...成本概算所得金额即可成为备用金准备的参考。
一般情况下，由会议秘书支配备及记录备用金。
为了确保各项筹备工作的正常进行，会议秘书应在会议筹备初期向财务部门提出借用备用金的申请。
2、预算会议成本预算能够定量地反映出会议的支出情况,保障会议用品采购支出经济合理，减少会议筹备期间就餐、打印等支出的浪费，提高会议资金的使用效率。
结合我院的财务部对于“会议费用”的有关规定，会议费用可分为场地租赁费、会场布置费、餐饮费、车辆租赁费、住宿费、其他费用等。
根据会议相关的支出费用，可制定会议成本预算清单表。
3、支出与结算以会议成本预算作为依据，会议秘书应严格记录及核算会议支出情况，总结提出相应的成本节约措施，减少各项费用的浪费，以及可增加费用投入的项目，制定会议成本结算表。
（六）、会议总结对会议筹备过程、会议效果进行回顾、分析和评价，通过对优点和缺点的分析，进一步吸取经验教训，升华会议工作。
（七）、动态宣传利用院内院外相关宣传平台，将会议成果形成多种形式、多角度的动态宣传方式，营造良好的科技氛围，为我院发展助力。
三、应用案例--绿色低碳生态论坛1、“低碳论坛”的背景介绍我国绿色建筑的发展将从“启蒙”阶段迈向“快速发展”阶段。
这场建设的革命既助推我国走向绿色低碳发展之路，同时，也给城市规划和建设带来巨大的挑战与机遇。
低碳生态城市建设已是国际发展趋势，在低碳生态城市建设中，绿色建筑的发展成为重中之重。
为此我院联合广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司发起广东省的“低碳生态城市与绿色建筑”的研讨论坛。
2、“低碳论坛”的工作分解结构“低碳论坛”以我院为主办单位、广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司为协办单位，会议工作人员来自三家单位。
为明确会议各方的职责和分工，组织会务工作的工作组织结构，“低碳论坛”工作组织结构如下图6所示：图6“低碳论坛”工作组织结构7运用项目管理理论中的工作分解结构（WBS）把“低碳论坛”分解为较为细小的项目活动，确保会议按时完成。
“低碳论坛”的WBS如下表4所示：表4“低碳论坛”筹备工作清单图7 “低碳论坛”工作结构分解图（WBS）3、“低碳论坛”的工作流程图注：○1~○17为进度计划顺序编号5、10、15、17、20、30为所需时间（单位：工作日）图8 “低碳论坛”工作流程图16/ 284、“低碳论坛”大会效果到会嘉宾签名留念致辞嘉宾：曾少华（左上）、王子牛（右上）、徐天平（左下）、曹大燕（右下）论坛由广东省建筑科学研究院曹大燕院长主持，国家住建部标准定额研究所曾少华所长、中国勘察设计协会王子牛秘书长、广东省建筑工程集团有限公司徐天平总工程师分别为大会致辞，三位领导均高度肯定本次论坛的重要意义，并分别就全球温室气体排放、广东省低碳生态城市建设示范、新形势下低碳生态技术和绿色循环技术的机遇与挑战等问题作讲话。
论坛上，四位资深建设行业专家带来了精彩的报告：报告专家：王铁宏（左上）、Roland Winkler（右上）、牛建磊（左下）、杨仕超（右下）国家住建部科技委副主任王铁宏博士的报告——《基本建设领域若干改革问题思考》讲解了建设领域改革方向和重点、建筑企业发展模式改革的思路，及从多年以来从事建设领域科研和管理工作的宝贵经验出发讲解如何将城市总规和城市建设中低碳生态技术更好地结合。