商务沟通中的书面沟通
书面沟通的特征
任务名称：书面沟通的特征1. 引言书面沟通是人类社会中非常重要的一种交流方式，它通过文字和符号来传递思想、观点和信息。
与口头沟通相比，书面沟通具有其独特的特征和优势。
本文将探讨书面沟通的特征，包括准确性、持久性、可追踪性、可编辑性和多样性。
2. 准确性书面沟通的首要特征是准确性。
文字可以被反复推敲和斟酌，具有更高的表达精确度。
写作者可以选择合适的单词、词组和语法结构来准确地表达自己的意思。
此外，书面材料可以被多次修改和校对，从而降低错误的可能性。
2.1 使用精确的语言书面沟通要求使用精确的语言，避免模棱两可的表达和歧义。
作者需要选择恰当的词汇和措辞，确保读者能够准确理解所传达的信息。
2.2 书面材料的校对与修改书面沟通允许作者在发送之前对其作品进行校对和修改。
这种审查过程可以纠正语法和拼写错误，提高文本的准确性。
3. 持久性书面沟通的特征之一是其持久性。
一旦文字被记录下来，它可以长期保存并被多个人阅读。
这为信息的长期存储和传播提供了方便。
3.1 文字的保存书面沟通可以通过印刷、电子文件等方式将文字保存下来。
这样，文字信息不会因时间的推移而消失，人们可以随时查阅和回顾。
3.2 信息的长期传播书面材料可以被多次阅读、传播和分享。
它们可以被复制、转发和存档，以便在需要时进行参考和使用。
这种持久性使得书面沟通成为历史、文化和知识的传承工具。
4. 可追踪性书面沟通具有可追踪性的特点。
每一段文字都可以追溯到发送者和接收者，这有助于确保信息的可信度和责任。
4.1 作者和接收者的身份书面沟通可以通过署名、电子邮件地址等方式准确地确定作者和接收者的身份。
这有助于在沟通过程中建立信任和责任感。
4.2 文字的传递路径书面材料可以通过邮件、博客、论坛等方式传递。
这些传递路径能够记录信息的传输轨迹，使得信息的来源和传递过程可以被追踪。
5. 可编辑性与口头沟通不同，书面沟通具有可编辑性的特征。
文字可以被删除、添加和修改，以改进表达和提高交流效果。
商务沟通中的书面沟通
第二节常用商务文件的写作
备忘录 备忘录是一种记录会议、谈活内容或关于特定问题观点的商 务文件。备忘录的功能不仅仅是作为记忆的辅助手段，同时 也是一种相互交流的手段。与信函或报告相比，备忘录的主 要特点在于去掉了一些烦琐的格式和礼貌方面的要求，采取 了一些方便查阅的格式。 介绍信(咨询信)、证明信(推荐信)、回复信 介绍信、证明信、回复信都属于对外使用的一些简短文件， 其形式和内容大同小异。
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第二节常用商务文件的写作
报告的目的 一般来说，报告的目的有提供信息、档案记录、回答问题、 提出建议、影响他人意见、公开宣传、完成法律义务等。 报告的基本结构 报告的形式虽然多种多样，但其基本结构则大同小异，报告 通常包括三个基本的部分，即报告简介、报告正文和报告结 尾。 报告简介 报告简介的作用在于给报告的阅读者一个清晰的概括性认识。
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第二节常用商务文件的写作
按照报告的正式程度，可以将报告分为非正式报告和正式报 告等。 按照提交报告的周期，可以将报告分为每日报告、每周报告、 月度报告、季度报告、年度报告等。 按照报告内容的紧迫性，可以将报告分为日常报告、特殊报 告和紧急报告 按照报告的写作文体，可以将报告分为叙述性报告、说明性 报告述性报告、图解性报告和统计性报告等。 按照报告涉及的业务范围，可以将报告分为工程报告、财务 报告评故报告等。 按照报告的使用范围，可以将报告分为公开报告和内部报告 等。
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第二节常用商务文件的写作
商务沟通的形式与非语言沟通
商务沟通的形式与非语言沟通商务沟通是现代商业活动中至关重要的一环，它涉及到信息传递、合作协商、问题解决和决策制定等方面。
在商务沟通中，人们除了使用语言进行交流外，还借助非语言沟通方式来传递信息、表达态度和建立信任关系。
本文将探讨商务沟通的形式以及非语言沟通的重要性。
一、商务沟通的形式1. 口头沟通口头沟通是商务活动中最常见的沟通方式，其便捷性和实时性使得信息能够迅速传递和及时反馈。
在商务谈判、会议和业务洽谈等场合，人们通过口头表达来交流意见、咨询问题和传递决策等情况。
同时，口头沟通还包含语音电话、视频会议等远程方式，帮助跨地域团队进行交流和协作。
2. 书面沟通书面沟通在商务活动中也占据重要地位，它具有便于记录、审阅和核查的特点。
商务信函、合同、报告和备忘录等文书形式成为商务沟通的重要工具。
书面沟通需要注意语言准确、表达简练、逻辑清晰，以确保信息传递的准确性和可读性。
3. 电子沟通随着科技的发展，电子沟通方式在商务活动中得到广泛应用。
电子邮件、即时通讯工具和社交媒体等平台为商务沟通提供了更多的选择。
这些工具可以帮助商务伙伴迅速分享文件、交流想法和做出决策，提高工作效率和便捷性。
二、非语言沟通的重要性1. 肢体语言肢体语言包括面部表情、姿势、手势和目光等，它们在商务沟通中起着重要的作用。
面带微笑、自信的姿态和坚定的目光等肢体语言，能够传递积极的态度和专业形象，建立互信和合作关系。
而紧皱的眉头、手舞足蹈或目光游离等肢体语言，则可能引发误解和不信任，阻碍有效的沟通。
2. 言语语调言语语调是指语言的音调、语速和语气等方面。
适当的言语语调可以增强沟通效果和表达意图，使得信息更加生动有力。
相反，语气尖刻或低沉、杂乱无章的语速则可能导致误解和不满，降低沟通效果。
3. 外貌仪态外貌仪态是指外表形象、穿着打扮以及言行举止等方面。
在商务沟通中，良好的外貌仪态能够增加个人或企业的信任度和专业形象，传达出自信和可靠的信息。
商务沟通第一次书面作业
商务沟通第一次书面作业案例分析1：中方购买荷兰仪器的谈判1、荷方的谈判人员为什么能够将价格从4000美元降到300美圆？答：中方掌握的资料表明此种产品的售价为3000美元，并将这一信息向荷方表明，荷方自知4000美元的报价与世界其他生产厂家相比自身没有竞争优势。
所以选择了让步。
2、请简要分析4000美元、3000美元、2500美元等价格之间的关系？答：4000美元是荷方的理想成交价格，2500美元是中方的理想成交价格，而3000美元则是国际市场的普遍接受的价格。
双方都从自身利益出发，因此理想价格是很难达到的，而3000美元是一个双方都可以考虑的价格，也是双方博弈的一个参考价。
3、当荷方提出终止谈判时，为什么中方谈判人员依旧从容，在此次谈判中，中方谈判人员运用的是何种策略？答：中方人员从容的原因：中方在谈判前对荷方做了详细的调查了解，并且知道荷方的厂商正面临着债务危机，急需卖出产品，收回资金，此时也只有中方发出了购买信号。
中方相信荷方不会轻易放弃这笔交易。
中方人员运用的策略：虚实结合，抓住对方弱点。
4、从上面这个案例中，你能得出几点启示？请总结一下。
答：启示：（1）商务谈判一定要知己知彼，了解各方信息。
（2）不管你的对手是谁，谈判时一定要沉着冷静，还要有自信。
（3）互利第一，单赢第二。
不能只考虑自身的利益，也要考虑对方的需求。
（4）要学会从对方的角度考虑问题。
案例分析2：谈判对手的类型1、分析整个谈判成交的原因？答：（1）谈判双方都很想谈成这笔生意。
（2）双方都互有让步，使谈判能够不断推进。
（3）这次谈判可以使双方实现共赢。
2、在这个谈判中，双方都使用了什么谈判策略？答：虚实结合3、这个意大利的谈判对手是属于那种类型的人（从思维角度看）？答:活跃型复习思考题1、谈判人员应该具备哪些素质？你现在具备其中的哪些？答：谈判人员应具备的素质：（1）良好的思想修养（2）良好的职业道德（3）良好的心理素质（4）较好的沟通能力（5）掌握有关的商务和技术知识（6）“T”型知识结构（7）作为谈判者的能力我具备的素质：（1）、（2）2、谈判班子应具备哪些专业人员？其主要职责是什么？答：谈判班子应具备的专业人员：（1）技术人员（2）商务人员（3）法律人员（4）翻译人员（5）财务人员主要职责：技术人员主要负责技术方面的问题，为团队提供技术支持。
商务沟通：提升有效沟通能力的5个方法
商务沟通：提升有效沟通能力的5个方法概述商务沟通是在商业环境下进行信息传递和交流的过程。
良好的商务沟通能力对于成功的商业运作至关重要。
本文将介绍五种提升有效商务沟通能力的方法。
1. 倾听技巧倾听是一项必备的沟通技巧，在商务场景中尤为重要。
通过积极倾听，您可以理解对方的需求、意见和问题，并更好地回应和解决。
以下是一些有效的倾听技巧：•注重眼神接触，展示出你关注和专注的态度。
•使用肢体语言和微笑来表达你在倾听对话时的兴趣。
•不要打断对方，等待他们完成发言后再回应。
•反馈自己理解对方所说内容，以确保双方彼此理解。
2. 清晰简洁的表达在商务场景中，清晰简洁地表达意图非常重要，避免引起误解或混淆。
下面是一些提高表达能力的方法：•使用明确而简单的语言，避免使用行业术语或复杂词汇。
•确保语气平和、自信而清晰。
•组织你的思维，先列出要点，然后依次展开。
3. 积极参与和回应积极参与和回应是有效商务沟通的基础。
通过积极参与，您可以建立信任并更好地理解对方的需求。
以下是一些建议：•提前准备好相关资料和信息，以便在讨论中提供有价值的观点和见解。
•在会议或演讲场合中提问或发表意见，展示你的专业知识和兴趣。
•及时回复邮件、信息或电话，并确保回答准确、详细。
4. 跨文化敏感性随着全球化的推进，跨文化交流在商务环境中变得越来越普遍。
要成功地进行跨文化沟通，了解不同文化背景下的差异至关重要。
以下是一些建议：•学习对方国家或地区的基本礼节和习惯，•避免使用冒犯性语言或行为。
•尊重对方的观点、信仰和价值观。
5. 有效书面沟通商业文件和邮件是商务沟通中常见且重要的形式。
以下是一些提高书面沟通能力的技巧：•使用简洁、明确的语句和段落结构。
•仔细校对和编辑你的文档，确保拼写、语法和标点符号正确。
•对于重要文件，可以考虑使用表格、图表或其他可视化工具来增强可读性。
总结通过掌握这五个方法来提升有效商务沟通能力，您将能够更好地与合作伙伴、客户和团队成员进行交流，并取得商业上的成功。
书面沟通技巧让邮件更有效传达
书面沟通技巧让邮件更有效传达在现代社会，邮件已成为商务沟通的主要方式之一。
然而，由于书面沟通的特点，邮件往往容易被误读或造成误解。
为了确保邮件能够更有效地传达信息，以下是一些书面沟通技巧，可帮助您提高邮件的沟通效果。
一、清晰明了的主题一个清晰明了的主题是邮件的核心。
在选择邮件主题时，应尽量简洁明了，能够概括邮件内容的要点。
这样可以使收件人一目了然，更快地了解邮件的目的和内容，以便做出相应的处理。
二、准确的称呼在邮件中，使用准确的称呼是非常重要的。
如果您不确定对方的姓名或职位，可以通过查询官方网站或其他途径获取准确的信息。
使用正确的称呼可以展示您的专业素养，并表达出对收件人的尊重。
三、简明扼要的段落良好的邮件应该具备简明扼要的段落。
每个段落应该聚焦于一个主题，并围绕这个主题进行组织和叙述。
每段应包含一个明确的观点，并用简洁的语言进行表达，避免过多的修饰词和重复的描述。
四、适当的格式适当的格式可以提高邮件的可读性。
在书写邮件时，可以使用段落来划分不同的主题和观点。
使用项目符号或编号可以清晰地列出要点或步骤。
另外，使用粗体、斜体或下划线来强调重要的内容，可以帮助读者更容易地理解和记忆信息。
五、准确的语气和措辞在邮件中，使用准确的语气和措辞非常重要。
避免使用含糊不清或模棱两可的措辞，以免给读者造成困惑。
同样，应避免使用过于直接或冒犯的语气，以免引起误解或不必要的冲突。
选择准确的词语和句式，可以更好地表达您的意图和观点。
六、恰当的段落结构恰当的段落结构有助于提高邮件的可读性。
在每个段落中，首句应该概括该段的主题，中间部分展开阐述或论证，最后一句用于总结或过渡到下一个主题。
这种段落结构可以使邮件更具逻辑性和条理性，方便读者理解和理顺思路。
七、礼貌和谦虚在书面沟通中，礼貌和谦虚是十分重要的品质。
在邮件中，应注意使用礼貌用语，如请多多关照、感谢您的时间等。
同时，避免使用过于自大或傲慢的措辞，表达出对对方的尊重和谦虚的态度。
书面沟通技巧撰写成功的商务信函
书面沟通技巧撰写成功的商务信函商务信函是在商业交流和合作中非常常见的书面沟通形式。
撰写成功的商务信函需要一定的技巧，以保证信息的准确传达，并取得良好的商业效果。
本文将讨论撰写成功的商务信函的书面沟通技巧。
第一部分：引言在商务信函的引言中，应该包括称呼、表达对收信者的关注以及引出主题。
一个好的引言可以吸引读者的兴趣，增加信函的可读性。
例如：尊敬的先生/女士，我希望这封信能找到您时一切顺利。
对于我们在过去的合作中的支持与信任，我非常感激。
本信是就最近我们讨论的合作项目进行进一步的沟通，我希望能够在此信中详细介绍并讨论相关事宜。
第二部分：内容商务信函的主体内容需要清晰、简洁地表达信函的目的和关键信息。
以下是一些建议：1. 指明目的：在信函的开始部分，清楚地陈述信函的目的，以便读者能够快速了解信函的重点。
例如：我写信是为了向您介绍我们公司最新推出的产品系列，并探讨双方的商业合作机会。
2. 使用简明的语言：使用简短、明了的语句，避免使用过于复杂的词汇或长句子。
这样可以确保读者更容易理解信函的内容，并提高阅读效率。
3. 给出具体信息：在商务信函中，提供具体的信息是关键。
例如，如果您正在与合作伙伴商谈一个项目，清楚地提供所涉及的时间、地点、费用和其他重要细节。
4. 引用可靠数据：如果可能的话，提供可靠的数据来支持您的观点。
这不仅增强了您的信誉，还可以提供对话的基础。
5. 表示尊重：在信函中表示对读者的尊重和欣赏，可以增加您的信誉。
例如，通过感谢对方的支持、赞赏其专业能力等方式来表达。
第三部分：结束语商务信函的结尾部分需要给读者一个明确的行动方向，并表示感谢。
以下是一些建议：1. 总结主要内容：在信函的结尾总结一下信中的主要内容，以便读者能够快速回顾重点。
2. 提供行动建议：明确告诉读者接下来需要采取的行动步骤，并提供相应的联系信息或文件。
3. 表达感谢：在信函结束时，表达对读者的感谢，并再次强调对其关注和支持的重要性。
简述商务信函的分类
简述商务信函的分类商务信函是商务沟通中常用的一种书面形式，用于传达商务信息、提出请求、解决问题或进行商务协商。
根据不同的目的和内容，商务信函可以分为以下几类：1. 询价信：用于向供应商询问产品或服务的价格、质量、交货期等详细信息。
这种信函通常需要提供具体的要求和规格，并要求供应商提供详尽的回答。
2. 订单信：用于向供应商下达订单，明确产品或服务的数量、规格、价格等细节。
订单信通常需要包括双方的联系方式、交货地点和时间等重要信息，以确保订单的准确执行。
3. 投诉信：用于向供应商或合作伙伴表达不满或投诉的信函。
投诉信应该清楚地描述问题的性质和具体情况，并提出合理的要求或解决方案。
这种信函需要保持客观和礼貌，以增加问题解决的可能性。
4. 道歉信：用于向客户或合作伙伴表达歉意和道歉的信函。
道歉信需要诚恳地表达对错误或失误的认识，并表示愿意承担责任和采取措施避免类似问题再次发生。
5. 感谢信：用于向客户、供应商或合作伙伴表示感谢。
感谢信应该具体表达对对方的感谢之情，并说明感谢的原因和对方的重要贡献。
这种信函通常可以增进双方的关系和合作。
6. 邀请信：用于邀请客户、合作伙伴或员工参加会议、活动或庆祝活动等。
邀请信应包含明确的时间、地点和活动内容，并要求对方确认是否能够参加。
7. 推荐信：用于向他人推荐某个人或机构。
推荐信应该详细描述被推荐人的优点、能力和相关经验，并说明推荐的原因和目的。
这种信函通常用于求职或合作伙伴的选择过程中。
商务信函的分类并不仅限于以上几种，还可以根据具体的目的和内容进行进一步细分。
无论何种类型的商务信函，都需要保持专业、礼貌和准确的语言表达，以确保有效的商务沟通和合作。
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第二节常用商务文件的写作
撰写报告的程序和注意事项 撰写报告的程序 撰写报告应遵循一定的程序。基本的程序包括:确定目标、搜 集资料、组织材料、写作报告初稿、修改报告、确定终稿等 步骤。
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第二节常用商务文件的写作
写作报告的注意事项 在写作报告的过程中，要注意以下事项: 报告的内容应该前后统一，仅仅围绕一个主题，不要掺杂与 主题无关的内容; 在结构和内容上要完整，能够提供阅读者所需要的全部信息; 报告中的资料、信息和推理过程要准确、严密，否则会削弱 报告的说服力; 在整个组织结构上要保持清晰的思路和逻辑，向阅读者传达 清晰的信息; 写作顺序和风格要适应读者的需要，使读者能很容易地获得 报告中的信息; 报告的风格应尽量简洁、精炼，意思明确。
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第三节书面文件的阅读
提问， 提问是正式阅读前的一个重要步骤。为了进行有目的的阅读， 阅读者在概览之后要确定阅读中必须解决或回答的若干重要 问题，这是提高阅读效率的一个重要方法。 阅读 在阅读阶段，阅读者要在概览所得出的基本结沦，以及之后 提出的若干问题的基础上进行仔细、全面的阅读，确认和评 估每一部分的主要观点，分析不同部分之间的罗辑关系
书面沟通的缺点 主要表现在: 书面沟通方式对沟通者的要求比较高。 书面材料的准备比较耗时。 书面材料不利于反馈 书面材料缺少非语言信息。
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第一节书面沟通概述
商务文件写作的原则
在商务文件写作中要遵循以下原则: 使用规范的语言和格式 根据不同需要使用不同的语言风格 根据阅读者对信息的接受态度，我们可以将书面文件分为正 面的文件、中性的文件、负面的文件和说服性文件4种类型
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第二节常用商务文件的写作
按照报告的正式程度，可以将报告分为非正式报告和正式报 告等。 按照提交报告的周期，可以将报告分为每日报告、每周报告、 月度报告、季度报告、年度报告等。 按照报告内容的紧迫性，可以将报告分为日常报告、特殊报 告和紧急报告 按照报告的写作文体，可以将报告分为叙述性报告、说明性 报告述性报告、图解性报告和统计性报告等。 按照报告涉及的业务范围，可以将报告分为工程报告、财务 报告评故报告等。 按照报告的使用范围，可以将报告分为公开报告和内部报告 等。
第七章商务沟通中的书面沟通
第一节书面沟通概述 第二节常用商务文件的写作 第三节书面文件的阅读
第一节书面沟通概述
书面沟通方式的优势与缺点
书面沟通，就是指采用信函、电报、字条、电子文档等书 面形式进行的信息传递和交流。书面沟通是口头沟通、非 语言沟通之外的第三种沟通形式。 书面沟通包括写作和阅读两个方面，其优势与缺点如下: 书面沟通的优势 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口 头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。
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第一节书面沟通概述
书面沟通具有准确性、权威性 书面沟通具有较强的规范性 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用 书面沟通形式有利于减少信息错误 书面材料可以配合口头表达使用 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦
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第一节书面沟通概述
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第二节常用商务文件的写作
其他商务文件的写作
除了商务信函和报告之外，还有通知、会议记录(备忘录)、 证明信等。 主要包括:通知、会议记录、证明信等。 通知 通知是所有商务文件中最常见的一种。虽然大部分通知的内 容都比较简短、精练，但通知的写作也是有一定要求的。 会议记录或备忘录 会议记录 在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记 录下来，就形成了会议记录
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第二节常用商务文件的写作
存档号码 设置存档号码主要是为了商务信函的存档和查阅，同时，为 了便于双方查阅各自的相关信函。存档号通常分为你方存档 号和我方存档号。 收信人地址 很多人在写商务信函时不在信函中写人收信人的地址和姓名， 因为信封上已经有这些内容了。事实上，在信函中加人收信 人的地址和姓名还是很有用的。 主题行或标题 主题行或标题是用来说明信函的主要内容的。主题行或标题 的主要功能是帮助归类存档，因此每封商务信函都应该有一 个主题行，以便收信人一眼就可以看出书信的内容。
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第二节常用商务文件的写作
报告的目的 一般来说，报告的目的有提供信息、档案记录、回答问题、 提出建议、影响他人意见、公开宣传、完成法律义务等。 报告的基本结构 报告的形式虽然多种多样，但其基本结构则大同小异，报告 通常包括三个基本的部分，即报告简介、报告正文和报告结 尾。 报告简介 报告简介的作用在于给报告的阅读者一个清晰的概括性认识。
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第三节书面文件的阅读
回忆 在回忆阶段，阅读者要凭借自己的记忆将资料中的主要观点 和支持性细节记录下来。 回顾 回顾的目的是检查自己在回忆阶段有没有遗漏重要的关键点， 是否已经找到了阅读前提出的所有问题的答案。回顾的过程 就是将前面的概览、提问、阅读和回忆四个阶段全部重复一 遍。
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第三节书面文件的阅读
阅读基本技巧
为了更好、更快地阅读，商务人员必须掌握一些基本的阅读 技巧。这些技巧包括:材料分类、采用不同的阅读方法等。 材料分类 我们可以将需要阅读的材料按照重要性的程度分为三类:第一 类属于重要的资料，不去阅读这类资料，很多重要的工作就 无法进行;第二类属于有用的资料，例如，一些相关背景资料 信息，这些信息对于深人了解重要的资料是有帮助的，但并 不很着急，可以在有时间的时候阅读;第三类基本属于无用或 无关的信息，这些信息可能是误传给阅读者的，或者虽然有 用但已经为阅读者所掌握，这类资料可以弃之不读。
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第三节书面文件的阅读
Hale Waihona Puke 采用不同的阅读方法 有些人喜欢在所有阶段都采用相同的速度和方法阅读所有的 材料，殊不知这样做既浪费时间，效果也不好。正确的做法 是根据材料的不同和阅读的不同阶段采取不同的阅读方法。 根据阅读速度的不同，我们可以把常见阅读方法区分为浏览、 快速阅读和精读三种。
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第二节常用商务文件的写作
信函
信函是最常见的商务文件形式之一，主要用于外部沟通。商 务信函不仅是向客户展示公司形象和素质的重要手段之一， 也是提高工作效率的重要手段。 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、 收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束语、落款、 时间九个部分。 信头 信头指事先印制在信纸上方或下方的内容，信头的内容通常 包括:公司的名称、地址、邮政编码、电话号码、传真号码、 网址、公司标志等。
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第二节常用商务文件的写作
报告正文 报告正文是处于报告简介和报告结尾之间的内容，也是报告 的主体。 报告结尾 报告结尾的主要目的是简洁、清晰地提出报告的结沦和建议， 必要时报告结尾还要附加附录材料。 在撰写报告结尾时，要注意以下要求:不引入任何新的观点; 简介和报告正文相一致;突出所要传达的结沦。
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第二节常用商务文件的写作
称谓 称谓指写信人对收信人的称呼，不留空格。 正文 正文是一封商务信函的核心部分。信函的正文部分应该简明 清楚、段落清晰、标点正确。 结束语 结束语是信函正文内容结束之后的礼节性语言，如中文中的 “此致”、 “顺祝商祺”等。 落款 落款指信函末尾处表明寄信人姓名、身份、职务的文字。 时间 中文信函的时间一般写在信的末尾。
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第二节常用商务文件的写作
备忘录 备忘录是一种记录会议、谈活内容或关于特定问题观点的商 务文件。备忘录的功能不仅仅是作为记忆的辅助手段，同时 也是一种相互交流的手段。与信函或报告相比，备忘录的主 要特点在于去掉了一些烦琐的格式和礼貌方面的要求，采取 了一些方便查阅的格式。 介绍信(咨询信)、证明信(推荐信)、回复信 介绍信、证明信、回复信都属于对外使用的一些简短文件， 其形式和内容大同小异。
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第三节书面文件的阅读
SQ3R阅读法
SQ3R阅读法是一种比较系统的精读阅读方法，一共包括五 个步骤，前两个步骤的英文首字符分别为S和Q，后三个步骤 的英文首字符均为R,所以称为SQ3R阅读法。这五个步骤分 别为概览、提问、阅读、回忆和回顾。 概览 概览的主要目的是获得阅读材料的基本信息，包括中心思想、 内容结构等。
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第二节常用商务文件的写作
报告
与信函一样，报告也是很常见的商务文件。报告是搜集、研 究事实的人与出于特定目的而要求提交报告的人之间的书面 信息交流形式。 报告的分类 按照不同的分类标准，报告可以分为不同的形式。 按照报告的格式特征，可以将报告分为信函式报告和纲要式 报告等。 按照报告的长短，可以将报告分为长篇报告、中篇报告和短 篇报告等。