文书档案归档操作指引
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理是一项重要的工作，它涉及到对文件资料的分类、整理、归档和保管等工作。
好的文书档案整理方法可以提高工作效率，保证文件资料的完整性和安全性。
下面将介绍一些常用的文书档案整理方法，希望能对大家有所帮助。
首先，文书档案整理的第一步是分类。
在进行分类时，我们可以按照文件的性质、用途、部门、时间等进行分类，将文件资料进行归类整理。
这样可以方便我们在需要查找文件时能够快速找到所需的文件资料，提高工作效率。
其次，整理文件时需要注意文件的编号和标识。
给文件进行编号和标识可以方便我们对文件进行跟踪和管理，确保文件的完整性和准确性。
同时，建立文件档案目录，对文件进行索引，也是一种有效的整理方法，可以帮助我们更加方便地管理文件资料。
另外，文书档案整理还需要注意文件的保管和存储。
在进行文件保管和存储时，我们需要选择合适的文件柜、文件盒等存储设备，确保文件的安全性和可靠性。
同时，对于一些重要的文件资料，我们还可以采取备份的方式，以防止文件的丢失和损坏。
此外，定期清理和更新文件资料也是文书档案整理的重要环节。
我们可以定期对文件进行清理，将一些过期、无用的文件进行销毁或归档，以保持文件资料的整洁和完整。
同时，对于一些需要更新的文件资料，我们也需要及时进行更新，确保文件的时效性和有效性。
最后，文书档案整理还需要注重文件的保密和安全。
在处理文件资料时，我们需要严格遵守文件保密的规定，确保文件的安全性和保密性。
对于一些涉密的文件资料，我们还需要采取相应的措施，以防止文件的泄露和丢失。
总之，文书档案整理是一项需要认真对待的工作，它涉及到文件资料的管理和保管，对工作效率和质量有着重要的影响。
通过采取合理的整理方法，我们可以更加方便地管理和利用文件资料，提高工作效率，保证文件的完整性和安全性。
希望大家能够认真对待文书档案整理工作，做好文件资料的管理和保管工作。
文书档案归档整理操作方法
文书档案归档整理操作方法文书档案、科技档案、会计档案、干部职工档案、诉讼档案、照片档案、音像档案和电子档案等，不同种类的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则是相同的，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
为了整理好文书档案，必须研究领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
归档文件的整理包括将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒等过程。
归档的意义在于将文件转化为档案，是文书处理的终点和档案管理的起点。
全宗指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一个全宗。
全宗号是档案馆给立档单位的代号。
整理方法包括收集、整理、编目、装盒等步骤。
收集是整理的前提和根本，没有收集齐全完整的文件材料，整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整，收集范围是本单位的收文、发文和内部文件。
立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，并根据归档范围收集所登记的“红头文件”的归档。
同时，应检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档，如会议材料、综合材料等。
本单位在工作过程中收集了许多“红头文件”和“白头文件”，这些文件是立档单位必须收集的文件材料。
归档单位需要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（___令第8号）的归档范围和不归档范围，对收集到的材料进行判断和筛选。
不符合归档范围的文件材料需要剔除，剩下的文件材料则必须归档。
资料归档指南
对员工进行资料归档培训，提高其对资料管理重要性的认识；强调每位员工对资料归档的责任和义务，促进团队合作和工作效率提升
资料归档指南
序号
资料归档有助于管理、保护重要信息
1
确定文件归档的命名标准和分类规则，确保一致性、易查性；制定文件保存期限和销毁规定，避免过度保留或丢失重要信息
2
设计清晰的文件夹结构，按照部门、项目、日期等分类建立文件夹；使用逻辑顺序和简洁明了的文件夹名称，便于查找和管理
3
统一文件命名规范，包括项目名、日期、版本号等信息；避免使用含繁体字、特殊符号或过长的文件名，保持简洁明了
4
确定文件归档责任人，负责文件整理、归档和更新；确保及时将新文件归档到正，及时更新归档信息；需求调整文件分类、整理过期文件，保持文件库的清晰和有序
6
定期对重要文件进行备份，确保数据安全性和可恢复性；设置权限控制，限制文件访问权限，防止数据泄露或丢失
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。
文书档案管理细则范文
文书档案管理细则范文目录：一、总则二、档案的归档管理三、档案的借阅管理四、档案的销毁管理五、档案流转管理六、档案的安全保密管理七、档案的电子化管理八、档案的定期检查与整理九、档案的培训与宣传十、档案管理的监督与评估一、总则1.1 本细则制定的目的是规范文书档案的管理，确保档案的安全、完整、准确、可查，并提高档案的利用效益。
1.2 本细则适用于本单位内所有的文书档案的管理工作。
1.3 档案管理工作应注重法律法规的遵循，严格遵守国家有关法律、法规、规章和政府文件的有关规定。
二、档案的归档管理2.1 档案的归档应按照文件的属性和内容进行分类，并制定分类编码，以便于快速查找和管理。
2.2 档案的归档应按照统一的流程进行，包括准备归档文件、制作归档目录、填写归档记录等。
2.3 归档后的档案应放置在专门的档案柜中，并标有档案名称、归档日期等信息，以便查找和管理。
三、档案的借阅管理3.1 借阅档案应填写借阅登记表，在借阅档案之前，借阅者应提供本人身份证件和借阅理由。
3.2 借阅档案一般不得超过7天，如有特殊情况需要延期，应提前向档案管理部门申请，并说明理由。
3.3 档案管理人员应按照借阅登记表上的信息，核实借阅者身份，并在借阅档案之前进行登记。
3.4 借阅档案归还后，档案管理人员应核实档案的完整性，并在借阅登记表上进行登记。
四、档案的销毁管理4.1 档案的销毁应按照国家有关规定的期限和程序进行，不得擅自销毁档案。
4.2 档案销毁时，要进行档案清点，核实档案的完整性，并填写相关的销毁记录。
4.3 档案销毁应有相关部门的批准，并严格按照规定的程序进行，避免造成档案的丢失或泄露。
五、档案流转管理5.1 档案的流转应按照统一的流程进行，包括委托流转、接收流转和签名确认等环节。
5.2 档案的流转必须经过相关部门的批准，并在档案流转单上填写详细的流转信息。
5.3 档案的接收方应及时进行档案的查收，并在档案流转单上签字确认。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
档案材料归档标准化
档案材料归档的标准化涉及多个方面，以下是一些关键步骤和注意事项：1.保持历史联系与区分保存价值：在归档过程中，需要保持文件材料之间的历史联系，区分它们的保存价值。
这有助于确定哪些文件需要归档，哪些不需要，从而确保档案的完整性和准确性。
2.分类整理与立卷：归档的文件材料需要按照一定的分类标准进行整理，形成档案卷。
分类的依据可以是文件的内容、形式、时间等。
立卷时，要确保案卷标题简明确切，便于后续的保管和利用。
3.档案借阅手续：为了确保档案的安全和完整，需要制定严格的档案借阅手续。
这包括对借阅人的身份进行核实、登记借阅信息、限定借阅时间等。
同时，要杜绝档案乱借乱发，防止档案的分散流失。
4.提高公文质量：公文是档案的前身，因此提高公文质量对于档案归档的标准化至关重要。
这包括确保公文的用纸质量及规格统一、规范、标准，排版形式为横写横排，左侧装订。
此外，还需要检查公文的签发手续、审批权限、标题准确性等，以确保公文的完整性和规范性。
5.改变传统的立卷方法：在实际档案工作操作中，可以改变传统的以“卷”为单位的立卷方法，改为以“件”为单位。
这有助于简化归档过程，提高工作效率。
同时，在确定归档范围时，要正确分析文件材料的价值，确保该归档的文件材料收集齐全、完整归档，同时避免不必要的文件材料被归档。
6.明确立卷归档的重点和分工：在立卷归档过程中，需要明确重点和进行合理的分工。
这有助于减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用效率。
同时，要确保立卷归档过程中遵循相关标准和规范，确保档案的质量和完整性。
7.分门别类与充分利用档案原基础：在归档过程中，需要对档案进行分门别类的管理，充分利用档案的原基础。
这有助于减少著录环节，提高著录速度，同时便于迅速查寻和利用档案。
对于特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等，可以采用计算机程序进行分类标引和管理。
总之，档案材料归档的标准化需要从多个方面入手，包括保持历史联系与区分保存价值、分类整理与立卷、档案借阅手续、提高公文质量、改变传统的立卷方法、明确立卷归档的重点和分工以及分门别类与充分利用档案原基础等。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
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文书档案归档操作指引1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。
2.2 归档文件整理2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.整理方法3.1件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订3.2.1归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。
3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3.3分类3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。
保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。
3.3.3归档文件的年度。
一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。
3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档。
3.4排列3.4.1盒的排列。
在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。
即，永久、30年、10年，排列顺序进行。
3.4.2盒内归档文件的排列。
应在分类方案的最低一级类目(部门)内，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。
3.4.3没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。
3.4.4同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文件在后。
3.5 编号与填写归档章3.5.1为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列顺序，必须在每份归档文件上加盖归档章（即：档号章），由档案部门对归档的每件文件编制室件号、馆件号和盒号并同时填写全宗号、年度、保管期限、机构。
文书档案归档章式样（单位：毫米）①全宗（号）：即全宗名称代号，集团公司给所属立档单位的全宗编号（详见集团公司独立立档单位档案全宗编号表）。
②年度：指归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元年。
③期限：指归档文件的保管期限，一般划分为永久、30年、10年（详见归档文件保管期限表）。
④机构：指机关内部组织机构名称(或规范化的简称)。
⑤室件号：编号方式为：一个部门、在一个年度、一种保管期限内编制盒内文件排列顺序号。
（PS：脊背填写起止号）⑥馆件号：指档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后，档案部门根据档案变动情况编制的件号。
它反映每份档案在全宗中的最终位置。
（PS：脊背填写起止号）⑦盒号：指档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。
它反映全宗上架的排列方式。
其编号方法为：在一个全宗内，按一个年度、一种保管期限分别编制盒流水号。
3.5.2归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置。
加盖归档章用红色印泥。
3.5.3 无归档章部门档号编写方式为：全宗号—年度·保管期限—机构·类别—流水号。
3.6编目3.6.1编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
各级机关部门应编制归档文件目录（详见附表2-1）；档案部门在汇总归档文件目录的基础上编制归档目录索引（详见附表2-3）。
3.6.2归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文编目，来文标题用〔〕表示。
归档文件目录著录项包括：机构、盒号、件号、责任者、文件字号、题名、文件日期、张数、电子文件名、备注等项目。
①盒号、件号（同室件号，详见3.5.1-⑤、⑦内容）。
②责任者：文件的制发单位（部门），即文件的发文机关或署名者。
联合发文时应将所有责任者都照实抄录。
填写责任者时，应使用全称或规范性简称。
③文件字号：文件的发文字号，由机关代字、年度、本年度发文序号组成。
转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示，可在标题后加〔〕注明。
④题名：文件标题。
附件、被转发文件的题名及文件字号可加〔〕抄在正文标题(后);文件有副标题的,在正题名能够反映文件内容时,副标题一般无须抄录;文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题，外加〔〕号；有的正本题名不能反映附件内容，可在正本题名后抄录附件题名外加〔〕号。
⑤文件日期：文件形成日期。
以8位阿拉伯数字标注年、月、日。
如2010年9月9日，填写为2010-09-09。
⑥张数：指每一件归档文件的总张数（来文与复文为一件）文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的张数计算。
在文件的右上角，用铅笔加编张号。
⑦电子文件名：电子文件归档时使用的文件名和文件扩展名。
⑧备注：注释归档文件需要说明的情况。
⑨机构（部门）：指机关内部组织机构。
3.6.3归档文件目录在一个年度下按保管期限装订成册并编制归档文件目录封面（详见附表2-2）3.6.4归档文件目录及封面采用横式打印。
3.6.5一个立档单位的归档文件目录在汇总时，可按本单位归档文件分类进行装订。
3.6.6为查找方便，应编制归档文件目录索引。
在每页归档文件目录右上角编制页号，将每个立档单位内部组织机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目录索引内。
4.装盒4.1档案盒①档案盒的外形尺寸为310毫米×220毫米（长×宽）（详见附表2-4）。
脊背厚度分别为20、30、40毫米（详见附表2-5）等。
需加盒舌。
②档案盒应根据摆放方式的不同，在脊背设置全宗号、年度、保管期限、机构、室件号、馆件号（室、馆件号填写盒内文件起止件号，中间用“—”连接）、盒号等项目（详见附件2-4）。
③档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称）。
4.2归档文件目录归档文件目录是固定盒内归档文件顺序的依据和检索工具。
应在一个年度内，按部门—保管期限—盒打印，并置于盒内归档文件之前。
4.3备考表（详见附表2-6）放在盒内文件之后，项目包括盒内文件的份数、张数以及情况说明、整理人、检查人和日期。
①盒内文件情况说明：填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、补充、移出、销毁等情况。
②整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
③检查人：档案部门负责检查案卷质量的人员姓名。
④日期：归档文件整理完毕的日期。
5. 档案系统录入5.1 案卷归档时，由移交单位组卷人负责录入档案资源智能管理系统。
5.2 档案系统流程1.录入文书档案盒目录→>2.录入盒内文件→3.卷内排序→4.移交统计→5.档案移交6.移交6.1各级机关部门将以件为保管单位的归档文件整理装盒后向档案部门移交。
档案部门经过系统整理、排列后，统一填写盒脊背内容和编目(在汇总归档文件目录的基础上编制归档文件目录索引)，按分类方案排列上架，提供利用。
6.2各级机关部门移交归档文件材料时，要编制“移交清册”（详见附件2-7），并附归档文件目录一式两份，对归档文件中的特殊情况应编写移交归档说明（详见附件2-8）。
交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，方可在移交清册上履行签字手续，双方各存一份备查，档案部门应将移交清册按年度装订成册并编制封面（详见附件2-9）。
附表2-1：归档文件目录式样年归档文件目录部门：盒号：类别：附表2-2：归档文件目录封面式样归档文件目录全宗名称：保管期限：年附表2-3：归档文件目录索引式样归档文件目录索引期限：类别：附表2-4：文书档案盒式样及尺寸式样附表2-5：文书档案盒脊背式样单位：毫米附表2-6：文书档案备考表式样备考表盒号：附表2-7：归档文件移交清册式样年归档文件移交清册共计：盒件其中：永久盒长期盒短期盒永久件长期件短期件移交单位：接收单位：移交人：接收人：年月日附表2-8：文件归档说明式样年归档说明附表2-9：文书档案移交清册封面式样全宗号：文书档案移交清册年代：精选文档，供参考！（此文档部分内容来源于网络，如有侵权请告知删除，文档可自行编辑修改内容，供参考，感谢您的支持）精选文档，供参考！。