档案收集是档案工作的起点
现代档案管理基础知识
档案知识一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。
（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。
2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
（2）对整理不善的档案进行局部调整。
（3）零散文件的整理。
2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。
（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（3）档案的整理必须便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。
（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。
全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。
全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。
全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。
全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。
整理档案工作八个流程
整理档案工作八个流程1.搜集档案资料：这是整理档案工作的起点，需要对各个部门、个人收集档案资料。
这可以通过调查、调阅文件、采访等方式进行，确保收集到全面、准确的档案资料。
同时，对资料进行标记，以便后续的整理和归类。
2.整理档案资料：整理工作是对档案资料进行分类、编目和归档的过程。
首先，需要对收集到的资料进行分类，如按照时间、地点、主题等进行归类。
然后，对每个分类进行编目，即对每个文件进行编号、标注文件类型、时间、重要性等信息。
最后，将资料按照分类和编目的结果进行归档，确保档案文件的有序保存。
3.录入电子化系统：现代科技手段的发展使得电子化档案管理成为可能。
在整理档案工作中，需要将整理好的档案资料录入电子化系统中。
这包括将纸质文件进行扫描、转化为电子文件；将编目信息输入系统，以便进行档案查询和管理；对重要的电子文件进行备份和存档等。
电子化系统的运用可以提高档案的管理效率和安全性。
5.修复和保管：在整理档案的过程中，可能会遇到一些老化或损坏的文件。
为了保护这些档案文件，需要进行修复和保管工作。
修复工作包括对纸张进行清洁、去黄、补裂等；对字迹模糊的文件进行防脱墨处理等。
同时，需要选择合适的保管设施，如档案柜、防火防潮的储存箱等，确保档案的安全保存。
7.归档鉴定和破除：在一些特殊情况下，如司法调查、历史研究等，可能需要对一些档案文件进行鉴定和破除。
鉴定工作包括对档案的真实性、合法性等进行认定，以确定其在司法决策和历史研究中的价值。
破除工作则是为了解开一些受限于机密等原因的档案文件，以展现实际的历史面貌。
8.定期检查和更新：整理档案是一个持续的工作，需要定期进行档案的检查和更新。
定期检查可以确保档案的完整性和准确性，及时发现可能存在的问题并进行处理。
同时，根据工作和需要的变动，还需要对已整理的档案进行更新和补充，以保持档案的及时性和可用性。
总之，整理档案工作包括搜集档案资料、整理档案资料、录入电子化系统、鉴定和摄影、修复和保管、知识服务和利用、归档鉴定和破除、定期检查和更新等八个流程。
档案管理 规范
档案管理规范在当今信息爆炸的时代，档案管理的重要性日益凸显。
无论是企业、政府机构还是社会组织，档案都是其宝贵的资产和历史记录。
规范的档案管理不仅有助于提高工作效率，保障信息的安全与完整，还能为决策提供有力的支持。
档案管理是一项复杂而细致的工作，涉及到档案的收集、整理、保管、利用和销毁等多个环节。
每个环节都需要遵循一定的规范和标准，以确保档案管理的科学性和有效性。
首先，档案的收集是档案管理的起点。
这一环节要求全面、准确地获取相关的档案资料。
在收集过程中，需要明确收集的范围和对象，制定详细的收集计划。
对于企业来说，可能包括财务报表、合同文件、人事档案等；对于政府机构，可能涵盖政策法规、行政公文、审批文件等。
同时，要保证收集的档案具有真实性和可靠性，避免虚假或无效的信息混入其中。
收集到的档案需要进行整理。
整理工作的目的是使档案条理清晰、易于查找和利用。
这包括对档案进行分类、编号、装订等操作。
分类是按照一定的标准将档案划分成不同的类别，如按照时间、部门、业务类型等。
编号则是为每一份档案赋予唯一的标识符，便于识别和管理。
装订则是将整理好的档案进行固定，防止散失和混乱。
保管是档案管理的重要环节。
合适的保管条件能够延长档案的寿命，确保其安全。
档案保管需要有专门的库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。
同时，要对库房的温度、湿度进行控制，保持适宜的环境。
档案的存放也要遵循一定的规则，按照分类和编号有序排列，便于快速查找。
档案的利用是档案管理的最终目的。
只有充分利用档案，才能发挥其价值。
在利用档案时，需要建立严格的借阅制度，明确借阅的流程和审批权限。
借阅者要填写借阅申请表，经过相关负责人审批后才能借阅。
同时，要对借阅的档案进行登记，跟踪其使用情况，确保按时归还。
为了方便利用，还可以建立档案检索系统，通过计算机技术实现快速检索和查询。
档案的销毁也是档案管理中不可忽视的环节。
对于超过保存期限、失去保存价值的档案，需要按照规定的程序进行销毁。
第一讲 机关档案的收集
第一讲机关档案的收集工作省档案局黄志康机关档案的收集工作是档案工作的起点，具有十分重要的意义，机关档案的收集工作是由机关档案室来承担的，它有具体的工作任务和明确的工作要求。
一、档案收集工作意义（一）档案收集工作是档案工作的起点。
档案是档案工作的物质对象，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。
所以档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。
（二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。
实行档案集中统一管理是我国档案工作基本原则的核心问题，而只有通过对档案的收集、接收才能把党和国家的档案集中到各机关档案室，才能进行积极有效的统一管理。
（三）档案收集工作的质量高低是影响其他业务环节的直接因素。
档案收集工作的质量高低，收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。
如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中，就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。
二、收集工作的内容机关档案室的收集工作，就是遵照归档制度，督促、指导机关文秘部门和业务部门按照规范要求整理立卷，把分散在机关各个部门及其个人手中的档案集中到机关档案室统一保管。
档案的收集，是实现集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案，维护其完整与安全的重要手段，也是机关档案室工作的起点和基础。
机关档案室收集工作的基本要求是，收集归档的档案材料，必须完整与齐全。
所谓完整，就是指本机关所形成的各种门类和各种载体的档案，应做到全部收集、完整无缺；所谓齐全，就是指记述和反映每一项工作、每一个会议、每一个项目、每一个工程所形成的档案材料，应做到收集齐全，一份不漏。
机关档案室收集工作的内容，主要有三个方面：第一，接收本机关文秘部门和业务部门移交的档案。
初中级档案职称《档案事业概论》档案与档案工作题库一
初中级档案职称《档案事业概论》档案与档案工作题库一[单选题]（江南博哥）1.（）是与档案最接近、关系最密切的事物。
A.资料B.图书C.信息D.情报参考答案：A[单选题]3.在档案事业的建设和档案工作的组织管理过程中，应当以（）为指导，运用科学管理方法与手段来研究和处理各种问题。
A.现代科学理论B.档案现代化理论C.档案标准化理论D.档案信息化理论参考答案：A[单选题]4.档案工作是一项传承文明、传播文化的工作，是一项文化性的工作，是国家（）的重要组成部分。
A.文化事业B.社会事务C.发展事业D.科学文化事业参考答案：A[单选题]5.档案工作的（），是档案工作赖以存在和发展的条件。
A.服务性B.凭证性C.原始性D.回溯性参考答案：A[单选题]6.档案工作各项业务环节都有各自不同的工作内容、特点和要求，每项工作都是整个档案工作的重要组成部分，都是必不可少的、（）的一个环节。
A.相辅相成B.各自分开C.相对独立D.协调共处参考答案：C[单选题]7.档案收集工作是档案由（）的过程，它是档案工作的起点，也是档案工作的首要环节。
A.分散到集中B.业务科室到档案室C.无序到有序D.零乱到系统参考答案：A[单选题]8.档案的作用是通过人们在（）中反复利用而发挥出来的。
因此，档案作用发挥的程度取决于人们的利用程度。
A.日常活动B.公务活动C.个人事务D.社团活动参考答案：A[单选题]9.档案作用是由（）决定的，社会的需要在各个时期不断变化，档案发挥作用的主要方面也随之变化。
A.政治需求B.社会需要C.阶级斗争D.国家需求导向参考答案：B[单选题]10.通过档案来进行宣传教育，既真实、直观、生动、形象、具体，又有很强的说服力和（）。
A.宣传力B.感染力C.认知感D.艺术性参考答案：B[单选题]11.档案具有知识性和信息性，因此，档案具有参考价值即（）价值。
A.记录B.证据C.信息D.情报参考答案：D[单选题]12.（）是指档案可以成为法律诉讼、争端处理、权属确认、责任区分等活动的有效凭据。
人事档案工作的七大环节
七大环节人事档案工作包括人事档案的收集归档、鉴别、整理、保管、利用、转递、登记和统计七大环节。
1.人事档案的收集归档人事档案材料的收集是人事档案工作的起点，也是人事档案工作的前提和基础，它解决了材料分散形成和人事档案集中使用的矛盾。
根据档案管理规定，人事档案管理人员应通过相关部门或相对人收集入档材料，并及时归档。
在人事档案管理过程中，应及时地将员工的继续教育、培训情况、绩效考核情况等信息资料加入到人事档案中，并不断地完善和补充，做好零散材料的收集归档工作。
同时，要建立和健全归档制度、移交制度、联系沟通制度、检查核对制度等。
人事档案的鉴别是指按照一定的原则和方法，对收集的档案材料进行审查和甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入人事档案的工作。
人事档案材料必须经过认真鉴别，符合真实准确、齐全完整、规范精炼、观点鲜明、办理完毕、手续完备等要求，确实是属于本人的、属于人事档案的且符合归档条件的材料；对于不符合归档要求的材料，可选择转出、退回、留存或销毁等相应的处理方式。
人事档案的整理是指依据一定的原则、方法和程序，对收集起来并经鉴别的人事档案材料，以个人为立卷单位，进行分类、排列、编目、复制加工和装订等，使之条理化、系统化的过程。
整理人事档案要做到分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理的档案应该完整、真实、条理、精炼和实用。
人事档案的保管是指根据档案材料的成分、状况而采取的存放、安全保护措施，包括日常管理、流动中保护、专门保护等。
人事档案保管的意义在于维护人事档案材料的完整和有序，防止人事档案材料自然或人为地损坏，延长人事档案的寿命。
人事档案的保管要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。
人事档案的利用是指根据有关规定和原则，为人事工作和其他工作以提供人事档案内容中有关情况和材料为方式的一种服务工作。
人事档案的利用在整个人事档案管理工作中处于主导地位，是人事档案管理中最有活力的环节，是人事档案工作成果的集中反映。
事业单位招考档案管理基础知识练习题及答案
事业单位招考(档案管理)基础知识练习题及答案一、填空题1、档案室对档案收集主要通过一定的归档制度来完成。
2、文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料整理后向档案室或档案人员移交的时间一般在次年上半年。
3、档案工作狭义上是指档案馆（室）对档案信息资源的管理与开发工作，包括档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和提供利用工作。
4、档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
5、档案具有参考作用和凭证作用。
6、省级及省辖市级档案馆接收立档单位保管满20年的档案。
7、县级档案馆接收立档单位保管满10年的档案。
8、机关撤销或合并，必须将本机关全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并按照规定进行移交处理。
9、档案库房设备主要有三类：温湿度测量、监控、调节装置；库房防火、防盗监控装置；库房空气净化装置。
10、档案代理卡是档案暂时移出库外的替代物，便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，有效地防止档案放错位置11、常用的纸质档案修复技术有：去污、修裱、加固、去酸，字迹恢复。
12、档案保管，是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全措施。
13、纸质档案字迹材料的耐久性与字迹中的色素成份的耐久性、色素成份与纸张结合方式有很大关系。
14、纸质档案的纸张的耐久性与造纸选用的植物纤维原料的质量、纸浆和造纸工艺过程有直接关系。
15、档案库房适宜的温湿度标准为：温度14-24，相对湿度45-60%。
16、影响档案制成材料耐久性的有害气体主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。
17、档案提供利用的具体方式主要有档案阅览、档案外借、制发档案证明、制发档案复制本、举办档案展览、提供档案咨询。
18、档案馆（室）在制发档案证明时，要以引述和节录原文为主要编写方法。
19、档案利用工作，是档案馆（室）以收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会服务的一项业务活动。
档案管理习题答案仅供参考
档案管理第一章档案概述单项选择题1、档案产生的前提条件是（C ）A、人类的产生B、语言的出现C、文字的发明D、生产的发展2、根据现有材料记载，“档案”一词最早出现在（D ）时期。
A、殷商B、两汉C、唐宋D、明末清初3、国家档案全宗是（D ）档案工作和档案学中的专业术语。
A、世界B、欧美C、亚洲D、社会主义国家4、革命历史档案的年限为（D ）。
A、1949年以前B、1949年以后C、1921年~1949年D、1919年~1949年5、私人档案可通过（C ）的方式进馆，但档案的所有权仍归个人所有。
A、捐赠B、出售C、寄存D、交换6、公务档案在形成单位保存一定时期后，（D ）国家档案馆。
A、必须捐赠给B、必须出售给C、必须寄存在D、必须移交给7、迄今我国所发现的最早档案是（B ）档案。
A、结绳B、甲骨Ｃ、刻契Ｄ、陶器8、档案的（D ）作用，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。
A、参考B、历史C、法律D、凭证9、档案作用发挥程度取决于人们对档案的（B ）程度。
A、关心B、利用C、了解D、喜好多项选择题1、档案的起源包括档案的（AE ）阶段。
A、萌芽B、产生C、发展D、成熟E、最终形成2、在我国古代，档案的名称多种多样，包括（ABCDE ）。
A、册B、典C、中D、文书E、案卷3、按载体划分，国家档案全宗可分为（AB ）。
A、纸质档案B、非纸质档案C、专门档案D、甲骨档案E、胶磁档案4、按内容性质分，国家档案全宗可分为（BCE ）。
A、私人档案B、科技档案C、各种专门档案D、公务档案E、文书档案5、文书档案，又称（ABCD ）。
A、普通档案B、党政档案C、政务档案D、行政档案E、人事档案6、档案的一般作用包括（BCD ）A、凭证作用B、宣传教育的生动素材C、经济建设的重要资源D、科学研究的可靠依据E、参考作用7、档案的凭证作用是由（AC ）决定的。
A、档案形成的特点B、内容的广泛性C、档案自身的D、可靠性E、内容的真实性8、档案作用的性质包括（AE ）两个方面。
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档案收集是档案工作的起点
全宗是一个独立的机关或社会人物在社会生活中形成的档案的整体
形成全宗的机关称为立档单位也是全宗的构成者一个机关就是一个立档单位一个立档单位形成的全部档案就构成了一个全宗
全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，在全宗名册上登记编订的
全宗在库房内的排列属于保管工作
全宗号的编定是用档号的组成部分填写于案卷的封面全宗的排列等也属于档案的基本编目和系统化得课题
全宗的编制和使用方法：全宗进馆的时间顺序分编流水号
按本馆全宗的时间，地区，性质等分编流水号
全宗一律按进馆顺序统一分编流水号
全宗的重要程度编号
全宗群连续编号
全宗群留空统编全宗号
分组单编全宗号
多级分类单编全宗号
编大全宗号
分类：文件产生时间分类；包括年度分类法；时期分类法
文件来源分类，包括组织机构分类法；作者分类，通讯分类法
文件形式分类，包括文件种类分类，制成材料分类，形状分类
常用分类法：年度分类法：年代分类，根据形成和处理文件的所属年度将全宗内档案分成各个类别
组织机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类按照立档单位的内部组织机构将全宗内各个档案分成各个类别。
问题分类法：按照档案内容所说明的总是将全宗内档案分为各个类别
分类方法的选择和分类方法的编制：
组合分法：年度-组织机构分类法组织机构-年度分类法年度-问题分类法问题-年度分类法
分类方案：便于对全宗档案具体的分类，在选定了某种分类方法之后，就应编制一份“分类方案”标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，“分类纲要”分类方案的类目力求明确和具有系统性。
立卷：
定义：一个全宗的文件经过分类之后，个各类内都有相当数量的文件，还要进一步的系统化，将若干文件组成案卷，称为立卷（组卷）
内容：组成案卷单位，拟写题目，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件的目录和备考表，案卷封面的编目和装订。
意义：案卷是密切联系的若干文件的组合体，是档案的保管单位。
是统计档案数量和进行检索的基本单位之一，案卷是组成全宗的基本单位，立卷是档案整理工作的重要基础。
案卷的组合方式：根据文件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起的组成一个案卷，一些具有不同特点，联系不密切的文件，可以分别组成案卷。
立卷的：“六特征“
1.按问题立卷
2.按作者立卷
3.按文件（名称）立卷
4.按时间立卷
5.按地点立卷
6.按收发机关立卷
六个特征综合运用
1.卷内文件整理：内容：卷内排列和编号，填写卷内文件目录和备考表。
2.案卷封面编目和案卷装封
项目包括
（立档单位名称，组织机构名称，案卷标题，卷内文件的起止日期，总页数，保管期限以及全宗号，案卷目录号，案卷号等）
拟写案卷标题以及整个案卷封面编目的基本要求：
A.历史观点和政治上的正确性
B.文字简练，表达准确
C.标题基本结构力求完整
3.内案卷排列和案卷的目录：
（1）案卷排列：全宗内档案，经分类，立卷之后（或档案馆，档案室接受的案卷），还需要进行系统的排列，将根据一定方法，确定每内案卷的前后次序和安放
的位置或四角号码等方法排列
（2）案卷排列：
1.按照案卷所反映的工作上的联系来排列
2.按照案卷内容所反映的一定问题来排列
3.按照案卷所属的起止日期{时间}来排列
4.按照文件的作者，收发机关以及文件内容所涉及的地区来排列
5.人事档案，监察，信访等按人头成立的案卷，按姓氏笔画，汉语拼音字母顺
序或四角号码等方法排列
（3）案卷目录：一个全宗内的全部档案，经过分类，立卷进行系统的排列以后，应当将案卷登记在案卷目录上，案卷目录也就是案卷名册，是著录案件内容
成分并按一定次序编排的一览表
（4）案卷目录的作用：固定全宗内档案的分类体系和案卷排列的顺序，最后完成档案整理工作。
案卷目录的类型和选择：综合目录和分册目录。
分册目录又可分为：
A：以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录
B：按保管期限结合分类方案编制的案卷目录
C：按保管期限结合分类方案编制的案卷目录
D：按机密程度分别编制
（6）：案卷目录的结构：封面和扉页，目次，序言或说明，简称表，案卷目录表，备考表。
至少一式两份，一般一式四份为好。
以全宗为单位编定各本目录的顺序号，称作，案卷目录号。
档案整理工作的组织：
（1）档案整理工作基本程序：区分全宗，分类，案卷的编立，案卷排列以及编制案卷目录等主要步骤。
（2）档案的系统化与基本编目
（3）现行机关档案整理工作的组织：归档制度与档案室档案整理工作的关系,档案形成过程中划分全宗和分类，档案形成过程中案卷的编立和目录的编制工作。
（4）积存档案和零散文件整理工作的组织：整理工作方案，对立档单位的历史沿革和档
案状况的态度，零散文件的整理程序。
档号：
使用的混乱现象：一是档号残缺不全，馆内许多全宗，没有全宗号，全宗内许多案卷目录没有目录号，二是编号重复，一个馆内有相同的全宗号，一个全宗号内有相同的目录号，以本案卷目录中有相同的全宗号，一卷之内有相同的文件页码
组成：全宗号，案卷目录号，案卷号，和卷内文件页号，对不装订的案卷，编有文件的件号使用规则要求：1.档号残缺不全，全宗没有全宗号，全宗内的案卷没有目录号，2.编号重复，有相同的全宗号，全宗内有相同的目录号，案卷目录中有相同的全宗号，一卷之内有相同的文件页码。
组成：全宗号，案卷目录号，案卷号和卷内文件页。
对不装订的案卷，往往还编有文件的件号。
档号的使用规则要求：档号要完整成套，上述几部分档号均应编排：一个档案馆内全宗号不能重，一个全宗内的案卷目录号不能重，一本案卷目录中的案卷号不能重，一个案卷之内的文件件号，页号也不能重。
档案鉴定
1.工作内容：一方面确定哪些档案应该保存，保存多久，哪些档案不保存，进行销
毁。
2.鉴定工作内容的意义：不论档案有无价值，和价值的大小，全部加以保存。
保存
多长。