[浅述公证告知义务] 告知义务

[浅述公证告知义务] 告知义务浅述公证告知义务―――*** [内容摘要]根据《公证法》规定，告知已成为公证机构和公证员的一项法定义务。

依法履行告知义务，既是当事人享有知情权的体现，也是公证机构和公证员维护公证文书的法律效力、避免责任风险的重要措施。

本文试从公证告知义务的重要性、告知的主体和对象、告知的内容、告知的时间和方式、告知应注意的事项等方面结合办证实务浅述公证的告知义务，目的在于加深对告知义务的认识，从而促使公证人员切实履行该项义务。

[关键词] 公证告知义务内容实务公证告知义务是《公证法》的一条独具特色的规定，既体现了公证行业作为一个法律服务行业的特殊性，也是公证行业多年来实践经验的总结。

《公证法》第27条第2款规定：“公证机构受理申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容记录存档。

”司法部颁布的《公证程序规则》第21条规定：“公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其再办理公证过程中享有的权利、承担的义务。

告知内容、告知方式和时间，应当记录存档。

”这样告知就成为公证机构和公证员的法定义务，成为公证程序中不可或缺的一环。

对于公证这样一个以程序为重的法律活动而言，未履行告知义务就违反了法定程序，这无疑是致命的，轻则引起当事人对公证书效力的质疑，重则引起当事人相互之间、当事人与利害关系人之间、当事人与公证机构之间的纠纷，影响当事人的权益和公证机构的声誉。

因此告知义务不仅是公证员作为法律人的义务，也是公证员维护和体现公证文书的法律效力、避免公证责任风险的重要方式，更是公证制度自身预防纠纷的必然要求。

一、公证告知的重要性(一)有利于维护当事人及利害关系人的合法权益。

公证是一项专门的法律职业活动，大多当事人在申请办理公证事项时，对相关的权利义务并不了解，对相关的程序和要求也不清楚，有的甚至不知道自己该办理哪种公证，只是简单的认为“你盖个章就行了”。

《公证法》正是基于这些考虑规定了公证告知义务。

实际上履行公证告知义务的过程，也是一个宣传普法、维护当事人知情权的过程。

公证员在办理公证事项的过程中，明确告知当事人申请办理公证事项的法律意义及可能产生的法律后果，可使当事人知道何事可为、当为，何事不可为、不当为。

例如目前很多房屋委托公证，当事人虽然声称是委托中介卖房，但实际上已经将房屋卖给中介，即卖房将房产证交由买房，再办理一份委托书公证，写明房主委托买方办理此房的买卖、过户、代收房款等相关事宜。

这样实质上经过了买卖交易，但没有到房管部门登记过户，房产证没有变更，买方却通过委托公证获得了该房屋的处置权，同时省下一笔契税。

鉴于实践中很多买方认为到了公证处，办理了委托公证，房款也拿到了，事情就算完了，以后中介将房屋卖给谁和自己都没什么关系了。

公证员应当了解当事人的真实意愿、澄清事实，向当事人说明公证事项所涉及的法律，在笔录中清楚准确地记录当事人的意思表示，不使无经验和老实的人受到损害。

对事实是否符合法律或对当事人的真实意愿有怀疑时，公证员应当与当事人交换意见。

公证员若怀疑事实，而当事人坚持要求公证时，则公证员应在笔录中加以注明当事人对此的陈述。

再如办理赠与合同公证时，应告知赠与人根据《中华人民共和国婚姻法》第十八条第三款的规定赠与给夫妻一方的财产只能作为受赠人一方的个人财产，而不能作为受赠人的夫妻共同财产；根据《中华人民共和国合同法》第一百九十条的规定，赠与可以附义务。

在类似情况下，如果公证人员在当事人申请或咨询时不给予认真想些详细的告知和解答，当事人就不大可能准确及时地作出正确的判断，当事人的相关合法权益也就很难得到保障。

(二)是有效减轻或避免公证员法律责任的重要保障。

从当前的现实来看，公证员在办理具体公证业务的过程中面临巨大的执业风险。

有些当事人为达到非法目的，通过采取冒名顶替、提供虚假证明材料，编造虚假法律关系等手段，企图蒙骗公证员，骗取出具公证书。

这些人一旦得逞，受害人往往不向诈骗人寻求救济，而是向公证机构寻求赔偿。

在这种情况下，公证卷宗就成为了减免公证机构和公证员法律责任的有力凭证。

在诉讼中，法院也只有通过公证卷宗中的资料特别是谈话笔录来判断公证机构和公证员是否尽到了自己的告知义务。

正因如此，我国《公证法》明确要求公证员在履行自己的告知义务时，必须记录存档。

(三)有利于减少纠纷，防止诉讼。

有的公证事项涉及双方或多方当事人，公证员就要针对不同的情况给予不同的告知内容。

如当事人申请办理继承权公证时，有部分愿意继承，有部分愿意放弃继承。

公证员就应该告知愿意放弃继承权的当事人放弃继承所产生的法律后果；如果被继承人有债务的，应当告知愿意继承的当事人根据《中华人民共和国继承法》第三十三条的规定：第一款，继承遗产应当清偿被继承人依法应当缴纳的税款和债务，缴纳税款和清偿债务以他的遗产实际价值为限。

超过实际价值部分，继承人自愿偿还的不在此限。

第二款，继承人放弃继承的，对被继承人依法应当缴纳的税款和债务可以不负偿还责任。

这样就可以尽量避免日后当事人后悔而发生纠纷，也从一定程度上防止了因此而产生的诉讼。

二、公证告知的主体和对象(一)告知主体。

“公证员有向当事人告知的法定义务，这也是当事人知情权的体现，不告知就违反法定程序”[1]法律已明确公证机构是告知义务的主体，作为公证员只是告知义务履行的主要执行者，不是对外的告知主体。

这就意味着不履行或不适当履行告知义务的后果承担者是受理该公证事项的公证机构，而非承办的公证员。

在整个公证活动中，公证机构指派具体公证员承办某件公证事项，需要其他工作人员的配合和支持，如公证员助理、翻译人员等。

有些告知（权利义务方面）可以由公证员助理去完成。

(二)告知对象。

公证告知的对象主要是公证当事人，“公证当事人是指与公证事项有利害关系并以自己的名义向公证机构提出公证申请，在公证活动中享有权利和承担义务的自然人、法人或其他社会组织。

”[2]公证告知的的对象还应包括公证活动的参与人，公证活动的参与人指公证机构、公证当事人以外的其他参与公证活动的人。

主要有公证申请人、公证活动中的代理人、见证人、翻译以及公证事项的利害关系人等。

三、公证告知的内容。

公证实务中，公证事项千差万别，不同的公证事项有不同的告知内容。

结合实践，可以将告知内容分为程序性内容和实体性内容。

(一)程序性的告知内容程序性的告知内容主要包括在办理所有公证业务时，应当告知当事人的权利义务和一般的办证程序、公证的作用和后果等事项。

1、公证当事人权利义务的告知当事人的权利义务是告知中最基本的内容。

通常，当事人在公证活动中的权利包括申请公证员回避、对谈话笔录进行核实修改、撤回公证申请、要求对出具的公证书进行复查等等。

当事人在公证活动中的义务主要有遵守法律法规、如实陈述相关问题、提供真实合法的证明材料、按规定缴纳公证费等等。

同时还应当告知当事人不履行上述义务所应承担的不利后果和法律责任。

为提高公证活动的效率，规范公证法律服务，对这些权利义务的告知一般可以使用定式的书面形式告知，由当事人自行阅读。

公证员只需在当事人阅读后询问其是否理解，如当事人有疑问再予以解释、说明，并由当事人签字确认。

2、一般办证程序的告知一般办证程序的告知，主要指公证必经的程序环节、办证期限、文书送达的告知等，同时根据《公证法》的规定，还应告知当事人对公证书有争议的可以提起民事诉讼等。

3、普遍意义上的公证法律意义和后果的告知普遍意义上的公证法律意义和后果的告知指告知办理公证的一般作用，如证据效力、对抗第三人的效力等。

公证法律意义和后果的告知，对于当事人从法律层面正确理解所申办的公证事项和公证员依法办理好公证都有积极意义，也是对公证活动的一种无形宣传，有助于当事人认识公证、理解公证、运用公证手段维护自身利益，从而扩大公证的社会影响力。

(二)实体性的告知内容这部分一般可以分为两类：1、单方性质的公证事项单方性质的公证事项，如委托、声明、遗嘱公证，主要是告知当事人公证的意义和法律后果、公证后的权利义务及需要履行的登记或变更手续。

例如在遗嘱公证中，应告知当事人遗嘱的意义、生效时间以及办理遗嘱公证后当事人的权利义务。

如果当事人立有数份遗嘱，内容互相抵触，以公证遗嘱为准；立有数份公证遗嘱，内容互相抵触，以最后的公证遗嘱为准；特别应告知当事人自书、代书、口头遗嘱不能撤销、变更公证遗嘱。

再如立遗嘱人在办理遗嘱公证后，仍然有权处分遗嘱所涉及的财产，如果生前另行处分了遗嘱所涉及的财产，该遗嘱视为被撤销或部分撤销等。

2、双方或多方的合同、协议公证在双方或多方的合同、协议公证中，告知的内容主要是从法律人的角度，首先对合同、协议的内容进行解释，告知当事人签订合同、协议的后果、可能承担的风险等。

同时，也应告知当事人在公证后依据法律法规必须履行的登记手续等。

如办理借款抵押合同公证时，应明确告知当事人，根据《物权法》的规定，相关的抵押必须经法定的登记部门登记才生效及具有对抗第三人的效力。

当然，还应向当事人对在办证过程中涉及的一些法律法规进行解释，让当事人充分理解自己的权利义务及救济手段。

四、公证告知的时间和方式(一)公证告知的时间从当事人的申请到公证员受理、谈话、办证及公证文书送达等程序均涉及到有关的公证告知，公证员不可能仅仅通过一个告知书或笔录来达到全面告知的目的。

公证告知涉及到整个公证程序，公证员必须考虑周详，及时地随机告知有关人员，让他们明白自己该怎么做、要注意哪些事项，给予当事人最大的方便。

(二)公证告知的方式1、格式化告知格式化告知是指根据同类公证事项的共性，将相关的法律规定及具有普遍性可重复适用的告知内容收集起来，作为办理此类公证的专门告知，以便当事人申办公证时交由其阅读。

这种形式一方面可以明确法条的表述，提高公证接待的效率和质量，防止遗漏告知内容，也便于当事人在阅读后签字确认，形成告知内容记录的档案；另一方面，格式化书面告知还可以通过实践经验的积累不断得到补充和完善，使得告知事项更加规范、详尽，有利于提升公证机构和公证员得业务水平。

2、通过谈话笔录进行告知公证谈话笔录是公证员在个案中履行告知义务的另一重要途径。

由于格式化的告知已将繁杂的法律规定进行了详尽的罗列，使公证员可以在承办公证时将主要精力放在对个案具体情况的把握和告知上。

在制作谈话笔录时，对个案所具有的法律意义、后果、责任和风险的告知以及当事人对告知的反应和回答都应当记录于此，存于公证卷宗。

3、通过录音、录像进行告知对于强制执行、证据保全等特殊公证事项的告知，也可以采取录音、录像等手段进行，以保全告知的实况。

4、通过其他方式进行告知在办理公证过程中，有时需要向远在异地的利害关系人核实情况、进行告知，经常会通过电话、发函、电子邮件等形式进行告知。