文件管理制度培训课件PPT课件

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（二）发文稿纸填写 具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是： 1.主送和文件称谓保持一致； 2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不得提前打印。 二、文件质量及生效要求 （一）字迹要求 因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，
不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。墨汁、碳 素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹 材料。 （二）纸张要求 所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接 收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。 （三）避免出现无效文件 落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无 效文件，没有归档价值，可视为作废文件； 各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的， 视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。
内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打 一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据 人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示； 是外收文、集团来文时：在收文经总经理批示后明确指示 转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关 部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转 阅；如有需要，可复印给相关责任人一份； 4.办理情况：必须填写处理情况、经办人、日期。 比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须 在办文单下面的处理情况一栏写上：“复印给**科室**人, 张三,10.10”；
印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一 律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿 拉伯数字。
三、特别说明 1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必4
2.不能采用“此页无正文”方式； 3.发文机关标识（红头）规格：高2cm，宽15cm；红色反
线宽17cm。 4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。
第二部分 子公司文件分类及处理 方法
公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理工 作至关重要。此处理方法仅适用于集团下属子公司的公文 处理工作。
红头有两种： 公司红头：公司全称+文件（集团统一备案的文号） 纪要红头：公司简称+纪要（公司文号插入“会”字） 文件种类有： （1）发文：上传总部文件；对外报送的请示等；分公司
内部的通知、决定、通报、会议纪要。 （2）收文：外收文——外单位函件、通知、公告等正式
文件；内部请示；集团来文。
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一、各类办文封面使用 （一）办文单使用强调 1.内容提要：不可照搬原文，提炼出文章主题，用一两句
话概括说明文件内容，一般最多不超过3行字； 2.办公室拟办意见：填写完整“呈**阅示，张三，日期”； 3.相关部门意见：当文件为内部请示时：办文单上面该项
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工程部：设备的购买、 维修 建筑事业部：土建 装 修 改造
秘 书 处 编 号
董事 局领 导签 署拟 办意 见
业 务 部 门 会 签
人资部：工伤、薪酬、 人员定编等
IT部：购买电脑等 品管部：实验室、计 量器具
事 业 部 领 导 审 批
事业部审 批权内的 不再呈报
总 裁 根据实际 审 情况呈报 批
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第一部分 公文格式关键注意点
本教材均依据《国家行政机关公文格式》《国家行政机关 公文处理办法》，结合本集团实际情况拟定，解释权归董 事局办公室秘书处。
公文管理主管部门：企管办是子公司内部公文工作的唯一 管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经 过企管办统一行文、统一办理而随意乱用红头。
公文管理原则：本着实事求是的原则开展。所有文件以纸 质文件为准，电子版文件无效，台帐与实际纸质文件必须 一一对应，不得虚报台帐。
公文管理工具：公文管理台帐。保持连续性和完整性，一 个公司一个年度只有一个台帐，不得按月份制作多个台帐， 以避免管理混乱。
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一、排版 行距设置：一般为固定值28磅，可在25磅～28磅之间调整。
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三、办理、归档要求 （一）分类归档 大致分为：集团来文、公司文件、外收文，按台帐顺序归
档。其中外收文主要是指当地政府部门发来的红头文件、 各类函件等正式文件；外部检验报告、统计报表、备案表 等都不属于外收文。 （二）归档 所有正式办文的文件，必须在企管办归档原件。
第三部分 传总部文件的特别注意 事项
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善于使用附件：如有表格、或者需要详细阐述的事情， 请使用附件形式。格式：
在正文下一行空2字写上“附件”两个字，后用全角冒号+ 附件名称，附件名称后不加标点符号。多个附件写法， 见附件。附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行 顶格标识“附件”，有序号时标识序号，并且序号顺序和 正文里的序号保持一致。
但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此 页无正文”方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然 后可适当调整页边距和删减内容。 二、主体部分详细说明 1.标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列， 如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当； 2.主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：标题下空 一行，顶格书写后用全角冒号；如使用“您好”字样，左空 2个字； 3.正文：每自然段空2个字，回行顶格。需要用序号说明的， 第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四 层用“（１）”。如有附注说明的事项，在成文日期下一行 用三号仿宋体字，左空2个字书写加圆括号；
4.落款：只写成写要用“插入特殊符号”里面的。
5.版记：“主题词”三个字用黑体三号字，居左顶格，后 标全角冒号；词目用三号宋体字，词目之间空1字，主题 词中不能加任何标点符号。抄送：左空1字，三号仿宋体 字，用全角冒号标识，用逗号隔开，最后一个抄送机关 标句号；只有一个抄送机关时，不加标点符号。
董 事 长 审 批
物流中心：运费价格、 物流车辆等 其他不 再列举
原则：按集团制度规定，所有上报总部的红头文件必须传真至董事局 秘书处统一办文，不得直接发往其他部门或分管领导处。