《收发文管理规定》
文件收发管理规定
文件收发管理规定一、文件收发的基本原则1.文件收发是组织内部沟通传递信息的重要手段，应当遵循以下原则：（1）准确性原则：文件内容应当真实准确，不得包含虚假信息。
（2）及时性原则：文件应当及时发出，并在规定时间内收到回复。
（3）保密性原则：机密文件应当采取相应的保密措施，确保信息安全。
（4）权威性原则：文件应当由相应职权人员签发，并按照权限进行收发。
（5）规范性原则：文件收发应当符合相关法律法规和组织内部制度规定。
二、文件的收发流程1.文件的发起：文件的发起人应当填写发文单，明确文件的主题、目的和内容，并附上相应的材料或附件。
2.文件的签发：发文单应当由相应职权人员签发，并按照权限进行批准。
3.文件的发出：文件应当由行政人员负责将签发后的文件按照规定的渠道和方式发出，并妥善保管发文单。
4.文件的收取：收文人员应当按照规定的程序接收文件，并及时记录文件的来文时间、发文单位和文号等信息。
5.文件的登记：接收文件后，收文人员应当及时将文件进行登记，并分发给相应的责任人处理。
6.文件的处理：责任人收到文件后，应当认真阅读并按照要求进行处理，并在规定时间内作出回复或处理意见。
7.文件的归档：完成文件处理后，责任人应当将文件归档，确保档案的完整性和可查性。
三、文件的分类管理1.文件根据内容和用途可以分为：公文、函件、会议纪要、报告、通知、指示等；2.文件根据形式可以分为：纸质文件和电子文件；3.文件根据密级可以分为：机密文件、秘密文件和普通文件。
四、电子文件的收发管理1.电子文件的发送应当采用安全可靠的电子邮件系统，并确保文件的完整性和保密性。
2.电子文件的接收应当由指定责任人进行，并进行相应的验证和登记。
3.电子文件的存储应当按照不同分类方式进行归档，并采取相应的保密措施。
4.电子文件的备份应当定期进行，并确保备份的安全性和可恢复性。
五、文件收发的监督和检查1.组织应当建立健全的文件收发管理制度，并明确相关责任人。
办公室收发文管理制度
办公室收发文管理制度一、总则为了规范办公室的文件收发流程，提高工作效率和文件管理水平，特制定本办公室收发文管理制度。
二、收文管理规定1.收文登记（1）每份收到的文件都需要进行登记，包括文件编号、文件标题、文件日期、发文单位、文件份数等内容。
同时，需要记录下登记人、登记日期和备注等信息。
（2）所有文件按照文件编号的顺序进行存放，方便查询和检索。
2.收文分类根据文件的性质和内容，进行分类归档。
常见分类包括行政文件、会议文件、来文资料、请示报告等。
文件分类应根据实际需要进行调整和补充。
3.收文传阅（1）收到的文件需要以应急级别进行处理，及时传阅给相关人员。
（2）传阅时需要填写传阅单，包括传阅人员、传阅日期、传阅事由等内容。
相关人员需及时阅读并签署传阅单，确保文电流转畅通。
4.收文审核对重要文件或需要审核的文件，办公室需与相关部门进行协调，进行审核。
审核内容包括文件内容的合法性、相关手续的齐备性等。
5.收文分发（1）已审核通过的文件需要及时分发给相关部门或个人，确保文件的及时处理和落实。
（2）分发时需要填写分发单，包括分发人员、分发日期、分发事由等内容。
相关部门或个人需及时签收分发单。
6.收文归档（1）已处理完毕的文件需要及时归档存档，便于日后查询。
（2）归档时需要填写归档单，包括归档人员、归档日期、归档位置等内容。
确保文件归档有序、准确。
三、发文管理规定1.发文申请发文申请需要包括发文内容、发文单位、发文日期、发文份数等信息。
申请人需填写申请表，经相关负责人审核同意后方可进行发文。
2.发文备案发文后，需及时进行备案登记，包括文件编号、文件标题、发文日期、发文单位等信息。
同时，需要记录下备案人、备案日期等信息。
备案表格需妥善保存。
3.发文分发已备案的文件需及时分发给相关部门或个人。
发文时需要填写发文传递单，包括发文人员、发文日期、发文事由等内容。
相关部门或个人需及时签收传递单。
4.发文归档（1）发文后，已分发文件仍需进行归档。
《收发文管理规定》
1。
1 为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定。
1.2 本规定合用于公司及各直属部门。
2。
1 本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2 。
2 本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。
内部收文内容包括:内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2。
3 本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。
外部收文内容包括：外部文件、函件等。
2.4 本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发(会签)、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3.1 行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2 行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查.3。
3 各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误,推委，原则在2 个工作日内完成对来文的处理.3.4 各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效"的原则，确保文件的格式规范、用词准确。
4.1 文件的拟办和批办4。
1.1 签收登记4。
1。
1。
1 内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息审阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4。
1.2 收文编号4。
1。
2。
14.1.2.2 .4.1。
3 拟办和批办4.1.3.1 文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议,按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2 文件的承办4.2.1 凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或者分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或者建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或者决定。
4。
2。
3 承办部门普通要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有艰难的，承办部门应及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明.4。
文件收发管理规定
文件收发管理规定第一章总则第一条为规范公司的文件收发管理工作，提高工作效率和信息流畅度，特制定本文件收发管理规定（以下简称“规定”）。
第二条公司全体员工都应遵守本规定，并按照规定要求进行文件的收发工作。
第二章文件的分类和编号第三条公司文件按照性质和用途分为内部文件和外部文件。
第四条内部文件指公司内部使用的文件，包括各部门之间的文件、通知、会议纪要等。
第五条外部文件指与外部单位或个人之间的文件，包括公函、合同、协议等。
第六条公司应对每份文件进行编号，编号应包含文件类型、发文部门、年份和序号。
第三章文件的收发流程第七条文件的发起人应填写发文登记表，包括文件标题、发文日期、发文部门、收文单位、主题分类等内容，并将文件正本和副本交由发文部门。
第八条发文部门应核对发文登记表，对文件进行编号、加盖公章，并在发文登记表上签字确认。
第九条发文部门应将文件送至收文部门，收文部门应签收并登记收文信息。
第十条收文部门应对收到的文件进行目录归档，并将文件传阅至相关人员。
第十一条文件的传阅应按照公司内部相关流程进行，并记录传阅人员的姓名和时间。
第十二条收文部门应及时处理文件，并在规定时间内作出回复或反馈。
第四章文件的保密与归档第十三条公司文件涉及机密内容的，应按照保密规定进行保管和传递。
第十四条公司文件的归档应按照文件分类和编号的要求进行归档，并定期进行整理和清理。
第十五条归档文件的保管应放置在指定的文件柜或保险柜内，确保安全和防火防水。
第十六条对于过期或无效的文件，应及时进行销毁或归档处理，并记录销毁或归档的相关信息。
第五章责任与违规处理第十七条文件的发起人、发文部门、收文部门应按照规定的流程和时间节点完成文件的收发工作，确保文件的及时传递和处理。
第十八条对于违反本规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
第十九条对于严重违反保密规定、泄露机密信息或滥用文件管理权限的行为，将依照公司相关规定和国家法律法规进行处理，包括但不限于行政处罚、经济处罚和法律追究。
《收发文管理规定》
收发文管理规定前言为规范公司内部收发文流程，提高工作效率，特制定此收发文管理规定。
该规定适用于公司内所有部门。
收文管理1. 收文渠道公司内部所有收文都需通过公司公共信箱进行收取。
信箱应设在公司易接触的地方，并由专人负责管理。
2. 收文分发不同部门收到的文档需由专人进行整理，并下发至对应部门。
对于有涉密内容的文档，需按公司相关规定进行保密，并上报公司领导。
3. 收文登记每份收文需进行登记，包括收文日期、文号、文件标题、发文机关、主要内容等信息，以便后续管理和追踪。
4. 收文备份所有收到的文档需进行备份，应设置明确的文档存档负责人和负责区域，方便查询和管理。
5. 收文归档收到的文档应按照公司相关规定进行归档，各部门归档人员应做好涉密文件的保密措施。
发文管理1. 发文审批所有的发文都需经过审批程序，必须由公司领导签字才能正式下发。
审批程序包括部门负责人审批、公司领导审批等环节。
2. 发文登记每份发文需进行登记，同样包括文号、文档标题、发文日期、发文机关、收文机关等信息，并及时进行更新。
3. 发文备份所有发出的文档必须进行备份，包括硬拷贝和电子备份，并指定明确的文档存档负责人和备份区域。
4. 发文追踪针对重要的发文，需指定专人进行追踪确认，确保发文到达收文机关并得到及时回复。
文档保密管理1. 保密人员管理公司内部有涉密工作的部门，需指定保密人员，并进行定期的保密培训。
2. 保密措施对于涉密文档，根据保密级别进行安全管理，并设置专人负责文件查阅和管理。
3. 保密守则公司内部所有员工都需遵守公司的保密守则，保护公司利益和内部秘密。
对于违反保密规定的员工，将进行相应的处罚并追究其法律责任。
结束语本规定是公司内部收发文必须遵守的管理规则，若对规定有任何疑问，可向公司领导或文档管理人员进行咨询。
收发文管理制度
收发文管理制度第一章总则第一条为加强机关单位的文件制度管理，规范公文的处理、传阅、签发和归档流程，提高工作效率和保障信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于机关单位各类文件的管理，包括纸质文件和电子文档。
第三条文件的收发管理应当遵循科学、准确、规范、高效的原则，实现信息的准确传达和及时处理。
第四条文件的收发管理应当严格遵守法律法规，保护国家机密和单位信息安全，禁止私自泄露、篡改文件内容。
第五条文件管理人员应当具备专业知识和严谨作风，严格执行本制度的各项规定，保证文件管理工作的顺利进行。
第二章文件的收发第六条文件的收发是指机关单位接收来自外部或内部的文件，并对其进行分类、分发和传达的过程。
第七条文件的收发应当由专门负责文件管理的人员负责，且必须有签收的记录和跟踪流程。
第八条文件的收发应当及时、准确传达，保证信息不失真和不遗漏。
第九条文件的收发应当根据文件的内容和重要程度，确定其优先级和处理周期，以便及时处理和回复。
第十条文件的收发应当建立健全的登记和归档系统，对文件内容进行归类整理，方便查阅和检索。
第三章文件的处理第十一条对于来自外部的文件，应当根据接收渠道的不同，确定处理方式和流程。
第十二条对于来自上级机关或重要文件，应当及时进行阅读和处理，并按照要求签发、传达或作出回复。
第十三条对于内部文件，应当根据接收对象的不同，确定传达的范围和方式。
第十四条对于需要集体讨论或决策的文件，应当组织开展相关会议或研讨，并形成相应的决议和备忘录。
第十五条对于需要落实的文件，应当确定责任人和时限，监督其执行情况。
第四章文件的签发第十六条签发是指机关单位负责人或指定人员对文件内容进行确认和授权，确认其真实性和有效性。
第十七条对于需要签发的文件，应当严格按照规定的签字顺序和权限层级，确保签字人有权签发。
第十八条签发人应当认真审阅文件内容，确保其符合相关规定和要求，避免出现漏洞和错误。
第十九条签发人应当按照规定的流程和要求，进行签名、盖章和日期，并留下相关的签发记录和备注。
《收发文管理规定》
收发文管理规定本文旨在规范机构和单位的收发文工作，保证联络顺畅，保密工作得以顺利进行。
同时，也要求个人在参与收发文工作时应严格遵守规定。
一、收文管理1.收文范围应收录机构或单位委派的工作，以及来自外界的正式文件和商务函件。
具体包括：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真2.收文程序（1）收文登记所有机构和单位都应该设立收文登记控制点，收到文件后应及时进行登记。
登记时应注明时间、类型、文件编号、主要内容、送达单位等信息。
在二级库房设立注册处，由主管工作人员进行登记与管理。
（2）审查整理对于收到的红头文件和公函等重要文件，应由主管领导或技术人员进行审查，确定文件的密级、保密期限和阅读范围。
然后将文件传递到不同的阅读室，由专人进行整理工作。
（3）分发传阅分发传阅工作应该及时地进行。
文件的传递应该严格控制，必须保证到达的阅读者是有关工作的人员并且必须按照规定的阅读范围进行管理。
如果对文件内容有疑问，应及时向主管领导或者技术人员进行咨询。
3.收文查询查询收文信息时，可以根据文件的关键字、单位等信息进行查询。
同时，需要注意的是查询者应当确保是有合法权利的人员，在查询后也应该及时关闭查询系统。
二、发文管理1.发文类型发文类型具有多样性，比如：•红头文件•公文•政务文件•商务函件•文件传真•电子邮件2.发文程序（1）发文依据为了确保发出的文件具有统一性和合法性，发文前必须由主管领导或技术人员进行审批。
发文依据应该是机构或单位的相关规定和制度。
（2）撰写文件撰写文件时，需要遵循以下原则：•风格简洁明了，语言规范，表述准确、具体、到位。
•文件结构严谨，排版整齐有序，字迹工整不要错别字。
•文件格式统一，容易堆叠，排版合理。
（3）校对核实校对核对是发文工作中必不可少的环节。
对于重要文件，应设置二级审核程序。
（4）按时分发如无特殊情况，发文应当在规定时间内交付接收单位。
对于机关和事业单位，应注意发文和收文之间的相关工作管理，不得随意旷工或出差未经批准。
收发文管理规定
收发文管理规定管理规定一、对外收发文1、收发文原则。
对外的总收发置于管理部（总务处），原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2、对外收文的启封。
2、1 收文者是公司名称，由总务处收发员启封收文。
2、2 收文者是部门名称，由部门文书管理员启封收文。
2、3 收文者是私人名称，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
3、对外发文。
3、1 对外发文原则上则上一律以公司名义行文，并由总务处总收发发送。
3、2 如须以部门名义行文时，须由总务处文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务处总收发发送。
4、对外收发文编码原则。
对外发文工编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：朗 X字第0-0-0-。
4、1 第一码代表本公司。
如：使用公司名称中的“朗”字来代表“深圳X X X 有限公司”。
4、2 第二码代表发文部门。
总：代表总经理室。
管：代表管理部。
业：代表业务部。
4、3 第三、第四码代表发文的公历元年度。
如：01代表公元2001年。
4、4 第五、第六码代表发文的月份。
如：01代表1月。
4、5 第七、第八码代表发文的日期。
如：01代表1日。
4、6 如该日发文有两件以上时间则可加一位流水码，并以“-”符号连接。
5、存档。
5、1 对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝到其他单位存档，作为凭证。
5、2 管理部总务处收发人员须设置“对外收发文登记簿”，并对每一件的对外收发文予以登记，以便追踪查核。
二、对内收发文1、收发文原则。
1、1 为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用“内部公文单”作业。
1、2 必要时须经总务处同意始可变更格式作业。
2、公告。
2、1 对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务处总收发，经由总务处呈总经理核准后方可发文公告。
2、2 公告除由总务处总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪的凭证。
3、内部公文单。
内部公文单签办，存档说明如下：3、1 收发文原则。
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收发文管理规定（试行）1总则1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特制定本管理规定。
1.2本规定适用于公司及各直属部门。
2定义2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.2本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。
内部收文内容包括：内部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2.3本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。
外部收文内容包括：外部文件、函件等。
2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等3职责3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。
3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日内完成对来文的处理。
3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格式规范、用词准确。
4收文管理4.1文件的拟办和批办4.1.1签收登记4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4.1.2收文编号4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
4.1.2.2内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
4.1.3拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2文件的承办4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及姓名和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
4.2.3承办部门一般要在二个工作日内完成来文处理；特殊情况确有困难的，承办部门应及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明。
4.2.4对不需要承办、也不需要传阅的公文由行政部作存查处理。
4.2.5文件的催办4.2.6.1送领导或者交承办部门处理的来文，行政部要负责催办，做到紧急来文跟踪催办，重要来文重点催办，一般来文定期催办。
4.2.6.2对在规定时间内没有及时处理，同时没有特殊困难原因的承办部门，由办公室予以记录，做为部门月度考核内容之一。
4.3反馈和办复4.3.1若行使决定权的公司领导另行指示或授权相关部门或公司领导跟踪、落实或处理来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或公司领导，并由他们签署传阅部门/人员意见。
4.3.2行使决定权的公司领导要求向其反馈来文所涉事项的进展或处理结果，则行政部须将该事项的进展或处理结果及时反馈。
4.3.3行政部应在公司领导作出决定的当天将相关处理意见、建议或决定及时反馈给来文部门或单位。
4.3.4对于上报的请示类公文，上一级管理组织可以批复、简复、批示等形式的公文回复。
对于上报的报告、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，可以简复的形式回复。
对于专项业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见。
4.4收文管理的注意事项4.4.1对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围。
4.4.2所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递（除相互沟通外），须经行政部进行流转。
4.4.3行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密和保管。
4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅。
5 发文管理5.1文件种类及适用范围5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项。
5.1.2决定是对重要事项或重大行动作出的安排。
5.1.3通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。
5.1.5公示是对重大人事任命、各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部。
5.1.6批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、人事类等请示可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部。
5.1.7质询（问责）是针对具体事件、问题的质询（问责），要求下一级组织作出回复解释等，一般用于公司范围内部。
5.1.8简复是作为批复的一种简单文件形式，对下一级组织上报的非计划考核类、方案类、规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部。
5.1.9批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司范围内部。
5.1.10请示是向上一级组织请求批示、批准。
5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或要求。
5.1.12意见是对重要问题提出见解和处理办法。
5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用。
主要有：商洽函、建议函、质问函、告知函等。
5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项（仅作为内部文件使用）。
执行性的会议纪要，必须以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。
6 发文文件格式6.1文件格式组成：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、核对、打印等部分。
6.2保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限。
6.3发文编号应当包括公司代字、年份、流水号其中的流水号从“1”开始，表示流水号的实际阿拉伯数字前面无须另加“0”。
6.3.1以股东会/董事会/监事会名义发文按公司简称·股东会/董事会/监事会［发文年份］流水号方式编号。
6.3.2以公司名义发文按公司简称［发文年份］流水号方式编号。
6.3.3以部门名义发文按部门简称［发文年份］流水号方式编号。
6.4文件标题：应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。
文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。
6.5主题词：是文件内容的高度概括，是标题的浓缩，一般用词组表示，最多用四个词组，每个词组不超过4个字。
6.6主送单位：指文件的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送单位写在正文之前，标题的下面。
6.7抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应先单位后个人，单位应当使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。
6.8成文日期：以有权签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
6.9落款及印章：文件应当加盖公司印章。
6.10附件：文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。
6.11附注：文件如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
6.12文件用纸：一般采用国际A4型（210mm*297mm），特殊文种用纸可根据实际需要确定。
6.13文头与页边：文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。
一般天头宽25毫米，地脚20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。
6.14字体、字号与行间距：按附件规定行文。
6.15页码：文件应标明页码，在每页的中间标出第x页共y页。
6.16装订：文件左上侧装订，不掉页。
7发文程序7.1拟稿：公司或所属部门因工作需要以公司或所属部门名义发文的，由业务经办人草拟发文稿。
7.2初审：由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，并编制统一的“发文会签单”。
7.3文件会签：发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容涉及其它部门的，应由行政部提出会签意见，对有关部门提出的意见，发文部门应与其协商，如意见不一致的应如实反映，最终由签发领导定稿。
文件会签由行政部负责流转。
7.4文件签发：以公司名义发文由公司总经理签发；以部门名义发文由公司总经理授权分管副总经理签发。
7.5文件签收：经有权签发人签发的文件，通过网络或书面形式送达相关部门、人员。
以书面形式发布的，行政部应做好签收登记。
7.6印章：有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部根据《印信管理规定》办理手续后加盖相应的印鉴并送有关单位。
7.7文件归档及管理：7.7.1文件签发完毕后，签发的文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用印、归档和销毁。
7.7.2文件归档时，应保证文件不少于一份，便于备份查阅。
文件翻印需经行政部负责人或业务经办部门负责人批准，注明不准翻印的文件除外。
7.7.3归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值大小等整理，要保证归档文件的齐全、完整，便于保管和查找利用。
7.7.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
热敏纸传真件不得直接作为文件归档，应将复印件存档。
7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力；文件被废止,视作自废止之日起不产生效力。
7.7.6如部门撤消，需要归档的文件整理后按《档案管理规定》移交行政部存档。
8发文行文规定8.1行文应当确有必要，注重效用。
8.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。
8.3对外单位的重要发文，可以另行抄送公司股东范围内的相关公司。
8.4“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送同级和下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
8.5下一级组织内部行文或下行文，可以抄送的形式送上一级组织阅知、备案。
8.6文件中的数字，除发文编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，均用汉字书写。
在同一文件中，数字的使用应前后一致。
9 附则9.1本规定由行政部负责解释及修改。
9.2本规定自下发之日起执行。
公司信息批阅单密级：□绝密□机密□秘密×××有限公司文件（1号仿宋加黑）杭州安科［发文年份］**号(4号仿宋)(空1行)标题(3号宋体加黑)(空1行)主送单位:(小4号宋体)发文日期：年月日(小4号宋体)主题词(黑小4号):(小4号宋体)抄送: (小4号宋体)打印: 核对: 年月日(小4号宋体)×××有限公司文件简复（批示）单×××有限公司发文会签单编号:。