《电子文件管理》思考与练习题讲解

《电子文件管理》思考与练习题
第一章：
1．什么是电子文件，如何理解电子文件的基本特征。

2．如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成，结合具体类型的电子文件进行分析。

3．按电子文件的信息存在形式，可将电子文件划分为几种类型。

4．结合实际，谈谈对数字化文本是否可以作为电子文件的看法。

5．电子文件生命周期理论的基本思想有哪些。

6．结合电子文件管理中所遇到的一些问题，谈谈对文件连续体理论的认识。

7．电子文件的主要技术特点有哪些。

8．结合实际，谈谈对电子文件形成特点的认识。

第二章：
1.结合机构的特点，分析电子文件管理的目标。

2.结合实际，谈谈如何保证电子文件的真实性。

3.电子文件完整性的含义及其保证措施。

4.可能造成电子文件无法读取的原因以及保证其长期可读的措施。

5.电子文件管理工作和业务活动是否会产生冲突？如何把握两者的
平衡点？
6.电子文件管理应该遵循哪些管理原则。

7.如何理解电子文件管理的全程管理原则？
8.如何理解电子文件管理的前端控制原则？
9.电子文件的集成管理具体会表现在哪些方面？
10.为什么可以把纸质文件的管理特征归结为“以静制静”，把电子文件管理特征归结为“以动制动”？
11.电子文件管理大致要经历哪几个阶段，选择一个开展电子文件管理的机构，试分析该机构所处的阶段，预测未来的发展趋向。

12.电子文件管理有哪几种模式？
13.机构内电子文件的管理应该注意哪些问题？
14.结合实际，分析在机构内部实现电子文件统一管理的必要性。

15.档案馆电子文件集中式保管模式和分布式保管模式的优缺点。

16.你认为目前我国针对电子文件管理最迫切需要的制度和标准有哪些？为什么？
第三章：
1.电子环境中文件鉴定面临哪些新要求，为什么？
2.电子文件鉴定工作的内容包括哪些？
3.应如何选择电子文件的鉴定方法？
4.试评价“以来源为基础的结构职能”鉴定方法。

5.电子文件内容分析的步骤。

6.电子文件技术分析的方法。

7.处置的具体方式有哪些？
第四章：
1．如何确定电子文件的归档范围？
2．试述电子文件的归档方式。

3．电子文件的归档要求包括哪些方面？
4．如何履行电子文件的归档手续？
5．本章所列举的浙江省电力公司的案例对你有何启发？
6．如何在实际工作中贯彻《电子公文归档管理暂行办法》？
7．电子文件整理包括哪几个方面的工作？
8．什么是电子文件分类？电子文件分类的目的是什么？
9．如何理解电子文件的职能分类方法？
10．什么是电子文件分类方案，电子文件分类方案的一般结构，有哪些组成部分？
11．电子文件在逻辑卷中的排列应遵循什么原则？
12．如何理解“电子公文的归档与管理、档案信息资源的保护与开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作”？
第五章：
1.辨析电子文件开发利用工作的主要内容及其相互关系。

2.结合实际，分析电子文件用户的组成及其需求。

3.电子文件检索系统应满足哪些功能要求？
4.分析电子文件检索标准体系中各个标准的功能以及相互关系。

5.提供电子文件利用，应遵循哪些原则？
6.结合实际，分析网站服务方式的特点、要求。

7.结合实际，分析局域网服务方式的特点、要求
第六章：
1．影响电子文件存储管理的因素有哪些？
2．电子文件的主要存储设备。

3．电子文件的存储系统架构有哪几种？
4．如何进行电子文件的保护工作？
5．电子文件信息保护的目标是什么？
6．影响电子文件信息保护的因素有哪些？
7．电子文件信息保护的核心技术有哪些？
第七章：
1.电子文件管理系统的概念。

2.电子文件管理系统与档案计算机辅助管理系统的区别和联系。

3.你认为电子文件管理系统有哪些实现方式？
4.结合实际，谈谈电子文件管理系统应具有哪些功能。

5.如果贵机构在讨论是否开展电子文件管理系统的建设，请结合实际情况，就实施该项目的利弊进行分析，提交一份供决策者参考的报告。

6.结合工作实践，谈谈电子文件管理系统开发的原则？
7.系统的开发过程大致分为以下几个阶段：系统的调查分析、功能需求的确立、管理战略的确定、系统设计、系统实施、系统评价；谈谈这些阶段的主要内容和相互关系？
8.机构职能调查的主要目的、内容是什么，需要使用哪些工具机构业务活动调查的主要目的、内容是什么，需要使用哪些工具？
9.结合机构实践，利用职能分析图和业务流程图，从电子文件管理的角度对机构某些职能、业务活动进行分析？
10.结合机构实践，借鉴文件管理需求分析方法，大致制订机构电子文件管理需求。

11.机构准备以招标的形式开发电子文件管理系统，请结合本机构文档管理的实际情况，借鉴有关研究成果，起草有关的功能需求报告。

12.机构目前的信息系统有哪些？从其系统电子文件管理能力的角度划分，大致有哪几种类型？
13.如何确定评价机构信息系统电子文件管理能力的标准？
14.机构电子文件管理的整体战略包括哪几种类型的方法？这些方法各有什么特点？
15.结合实践，谈谈在电子文件管理系统建设的过程中，如何有效的制订机构电子文件管理的整体战略？
16.请给主管领导提交有关机构电子文件管理战略的报告。

17.贵机构实施电子文件管理系统之后，你会如何评价系统实施的效果
第八章：
1．从流程的角度来理解电子文件生命周期全部的管理活动有何意义？
2．电子环境中文件管理流程发生的变化对电子文件管理流程设计产生哪些方面的影响与作用？
3．电子文件管理流程的设计，主要包括哪些内容？
4．结合实践，分析“将电子文件管理流程设计纳入业务流程总体设计中”这条策略？
5．找到可以成为您所在单位电子文件管理“基准”的单位，分析它（们）的电子文件管理流程及其得以发展的条件。

6．查看有关标准，画出您所在单位电子文件管理流程图，了解该图被信息技术人员、业务人员的理解和接受程度。

7．请简单评价电子文件管理流程的推荐模式。

8．阅读参考材料，分析改变、改进电子文件管理流程的难度和应对办法
第九章：
1.著录为何能够维护电子文件的真实性、完整性？
2.电子文件著录的特点有哪些特点？
3.如何认识元数据和著录的关系？
4.结合实际，谈谈元数据的作用。

5.电子文件管理系统中元数据设计包括哪些内容？
6.分析元数据管理与其他电子文件管理活动之间的关系。

7.阅读参考材料，分析其中元数据元素（著录项目）的设置思路及其合理性。

第十章：
1.简述制作电子文件的格式模板应遵循的国家标准。

2.如何依据电子文件的命名规则为电子文件命名？
3.电子文件的运转规则包括哪些内容？
4.基于XML电子公文有哪些主要特点？
5.基于XML 的电子公文格式的内容包含哪些要素？
6.美国电子文件保管期限表引发的官司对有效控制电子文件运转过程的启示
第十一章：
1．试述电子公务邮件不同于其他电子邮件的主要特点。

2．如何有效管理电子公务邮件？
3．阅读上述参考材料，分析美国国家档案馆在电子邮件管理方面的教训，提出管理对策。

4．影响网站文件管理的因素有哪些？
5．如何有效网站文件的管理？
6．数据库电子文件管理有两种管理思路，在实际工作中，你会选择
哪种管理思路，为什么？
7．数据库系统中，常见的数据对象有哪些？
8．表、视图、索引、查询、快照等数据对象的特点、操作机制、及其对文件管理的影响。

9．数据库管理系统中有哪些管理工具可以为文件管理提供支持？数据字典、日志在文件管理中能发挥什么作用？
10．结合实际，谈谈数据库文件管理的一般策略？
11．对照传统数据库系统的缺陷，分析数据库技术的发展趋势，你认为这些趋势对数据库文件管理会有什么影响？。